A Beszerzési áttekintő a teljes beszerzési folyamat összesítő statisztikai oldala. Nem egyes bizonylatokat listáz, hanem a négy beszerzési modul – a Szállítói rendelések, a Bejövő számlák, a Beérkezett szállítói ajánlatok és az Elküldött szállítói ajánlatok (ajánlatkérések) – adatait fogja össze, és megmutatja, hogyan halad egy beszerzés az ajánlatkéréstől a kifizetésig. Segítségével például ezekre kaphatsz választ:
A Szállítói rendelés lehetséges állapotai: Piszkozat, Lezárt, Sztornó, Sztornózott, Teljesített, Véglegesített, Jóváhagyott, Részteljesített, Kitárolható. A Bejövő számla, a Beérkezett ajánlat és az Ajánlatkérés lehetséges állapotai: Piszkozat, Lezárt, Sztornó, Sztornózott. A statisztika az érvényes bizonylatokat számolja: azokat, amelyek nincsenek törölve, és nem Piszkozat, Sztornó vagy Sztornózott állapotúak (a rendelésnél tehát a Lezárt és a továbbhaladt állapotok is beleszámítanak). A Piszkozat bizonylatot csak a hátralékok Piszkozat rendelések és Piszkozat számlák csempéje mutatja. Az oldal csak azokat az elemeket jeleníti meg, amelyekhez hozzád van rendelve a modul.
A Főmenü / Beszerzés / Analitika / Beszerzési áttekintő menüpontra kattintva nyílik meg az oldal. Három fül közül választhatsz: Áttekintés, Folyamat és Terhelés. A Keresés fülön a Bizonylat kelte mezőpárral (tól – ig) szűkítheted az időszakot, majd kattints a Keresés gombra. Megnyitáskor az aktuális év január 1-jétől a mai napig tartó időszak látszik. Más szűrőmező nincs; a beszállító, a termék vagy a munkatárs szerinti bontást a kapcsolódó analitikai oldalakon találod. Fület váltva az időszak az alapértelmezettre áll vissza, ezért az új fülön add meg újra a dátumokat. A képernyőképek a magyar demó felületről készülnek.
A felső sáv (Mai, heti és havi forgalom) a Ma, Ezen a héten és Ebben a hónapban létrehozott érvényes bizonylatok számát mutatja; az első elérhető modul a nagy szám, a többi alatta, kisebb betűvel. Ez nem függ a szűrőtől.
A Hátralékok és figyelőlista csempéi azt mutatják, mi vár most intézésre; ezek sem függnek a szűrőtől. A 0 érték zöld, a pozitív sárga, a Késésben lévő rendelések és a Lejárt számlák pozitív értéke piros:
Az A kiválasztott időszak blokk csempéi a szűrőben megadott időszak mutatói: a Szállítói rendelések és a Bejövő számlák darabszáma és értéke, a Beérkezett ajánlatok és az Ajánlatkérések darabszáma, valamint a Nyitott kötelezettség, vagyis a kifizetetlen bejövő számlák hátralévő összege (ez az időszaktól független). A csempék a közvetlenül megelőző, azonos hosszúságú időszakhoz képest százalékos változást is mutatnak (a rendelésnél és a számlánál az értékét, az ajánlatnál és az ajánlatkérésnél a darabszámét); ha az előző időszakban nem volt adat, a változás nem látszik.
A Rendelések és számlák értéke vonaldiagram a rendelések és a bejövő számlák havi értékét, az Ajánlatok és ajánlatkérések oszlopdiagram a beérkezett ajánlatok és az elküldött ajánlatkérések havi számát mutatja. A Top beszállítók táblázat az időszak öt legnagyobb beszállítóját rangsorolja a Beszállító, Bizonylatok és Érték oszlopokkal; ha van Bejövő számla modulod, a számlák értéke alapján, különben a rendelések értéke alapján.
A fül a beszerzés útját követi a Szállítói rendelés kiindulóponttal. Az öt felső mutató: a rendelések száma (Szállítói rendelések), majd azok aránya, amelyek ajánlatkéréssel indultak (Ajánlatkéréssel indult), ajánlat alapján készültek (Ajánlat alapján), illetve az Átvett rendelések és a Kifizetett rendelések aránya. A Folyamat tölcsér diagram és a Lépések részletesen táblázat azt mutatja, hány rendelés jutott el az Áruátvételig, a Bejövő számláig és a Kifizetett bejövő számláig. A táblázatban a Részesedés a rendelések százaléka, a Nem jutott el az adott lépésig el nem jutó rendelések száma, az Átlag (nap) és a Medián (nap) a rendeléstől eltelt idő, a kifizetésnél a számla keltétől. Az Átfutási idők táblázat öt lépés átlagát és mediánját adja: Ajánlatkérés → ajánlat, Ajánlat → rendelés, Rendelés → áruátvétel, Rendelés → bejövő számla és Bejövő számla → kifizetés. A kapcsolatot a rendszer a bizonylatok folyamatbeli összetartozásából veszi, tehát csak az egymásból létrehozott bizonylatok számítanak összetartozónak.
A fül azt mutatja, mikor keletkezik a beszerzési munka. A Bizonylatok az időszakban a rendelések, a beérkezett ajánlatok és az ajánlatkérések együttes száma (a számlák nélkül), a Legforgalmasabb nap és a Legnagyobb terhelésű óra alatt a részesedés látszik százalékban. A Beszerzési terhelés (nap × óra) hőtérkép a hét napjai és a napszak szerint színezi, mikor készültek a bizonylatok; a számlák csak napra pontosan vannak rögzítve, ezért itt nem szerepelnek. A Terhelés napok szerint és a Terhelés óránként diagram ugyanezt összegzi, a Szezonalitás az elmúlt 3 év bizonylatait mutatja hónaponként (független a szűrőtől, a számlákat is beleszámítva). A Legforgalmasabb napok táblázat a 10 legtöbb bizonylatos napot listázza a Dátum, Szállítói rendelések, Bejövő számlák, Beérkezett ajánlatok, Ajánlatkérések és Összesen oszlopokkal.
Kezdd a hetet az Áttekintés fülön: ha a Késésben lévő rendelések csempe piros, hívd fel az érintett beszállítókat, a Lejárt számlák alatti összeggel pedig tervezd meg a heti kifizetést. Az Egy héten belül esedékes számlák csempe pedig azt mutatja, mekkora összegre lesz szükséged a következő 7 napban.
A Folyamat fülön az Átlag (nap) mellett nézd a Medián (nap) értéket is: ha az átlag a mediánnál sokkal nagyobb, néhány nagyon elhúzódó rendelés rontja az átlagot. Ilyenkor érdemes az Áruátvétel lépésnél a legrégebbi, még át nem vett rendeléseket megkeresni a Szállítói rendelések lista oldalon.
A Keresés fül elemei és jelentésük:
| Mező / Elem | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Bizonylat kelte (tól – ig) | A bizonylatok keltének időszaka. Alapértelmezetten az aktuális év január 1-je és a mai nap. A mutatók többségére vonatkozik, kivéve ahol a leírás külön jelzi, hogy független a szűrőtől. | |
| Keresés gomb | A megadott időszakkal újratölti az aktív fület. |
Az Áttekintés fül mutatói:
| Mutató | Mit mutat | Hogyan számolódik |
|---|---|---|
| Mai, heti és havi forgalom | Az érvényes bizonylatok száma típusonként. | A mai napon, a hétfőtől induló héten, illetve a naptári hónapban létrehozott bizonylatok; független a szűrőtől. |
| Visszaigazolásra váró rendelések | Elküldött, de nem visszaigazolt rendelések. | Lezárt állapot, 7 napnál régebbi, és egyik tételén sincs visszaigazolt dátum vagy teljesített mennyiség. |
| Késésben lévő rendelések | Lejárt határidejű, át nem vett rendelések. | Lezárt, Jóváhagyott vagy Részteljesített rendelés, amelynek egy tételén a visszaigazolt határidő lejárt, és a folyamatban nincs áruátvétel. |
| Lejárt számlák | A határidőn túli, kifizetetlen bejövő számlák. | Érvényes számla, a fizetési határidő a mai napnál korábbi, és van fennmaradó összege (a bruttó összeg és a kiegyenlített összeg különbsége). |
| Egy héten belül esedékes számlák | A következő 7 napban fizetendő számlák. | Érvényes, részben vagy egészben kifizetetlen számla, amelynek fizetési határideje a mai nap és a következő 7 nap közé esik. |
| Válasz nélküli ajánlatkérések | Elküldött, de megválaszolatlan ajánlatkérések. | Érvényes, 7 napnál régebbi ajánlatkérés, amelynek folyamatában nincs beérkezett ajánlat. |
| Döntésre váró ajánlatok | Beérkezett ajánlatok rendelés nélkül. | Érvényes, 14 napnál régebbi ajánlat, amelynek folyamatában nincs szállítói rendelés. |
| Szállítói rendelések és Bejövő számlák | Az időszak bizonylatainak száma és bruttó értéke. | Az érvényes bizonylatok bruttó összege alapdevizában, a bizonylat árfolyamával átváltva; a változás az előző, azonos hosszúságú időszak értékéhez viszonyított százalék. |
| Beérkezett ajánlatok és Ajánlatkérések | Az időszak bizonylatainak száma. | Az érvényes bizonylatok darabszáma; a változás az előző, azonos hosszúságú időszak darabszámához viszonyított százalék. |
| Nyitott kötelezettség | A kifizetetlen bejövő számlák hátralévő összege. | Az érvényes számlák fennmaradó összege alapdevizában, az időszaktól függetlenül. |
| Top beszállítók | Az öt legnagyobb beszállító az időszakban. | Bizonylatszám és bruttó érték beszállítónként, érték szerint csökkenő sorrendben (számla, ennek hiányában rendelés alapján). |
A Folyamat fül mutatói:
| Mutató | Mit mutat | Hogyan számolódik |
|---|---|---|
| Szállítói rendelések | A folyamat kiindulópontja. | Az időszakban létrehozott érvényes szállítói rendelések száma. |
| Ajánlatkéréssel indult | Az ajánlatkérésből induló rendelések aránya. | Azoknak a rendeléseknek a százaléka, amelyek folyamatában van ajánlatkérés. |
| Ajánlat alapján | Az ajánlat alapján készült rendelések aránya. | Azoknak a rendeléseknek a százaléka, amelyek folyamatában van beérkezett ajánlat. |
| Átvett rendelések | Az áruátvételig eljutott rendelések aránya. | Azoknak a rendeléseknek a százaléka, amelyek folyamatában van Áruátvétel vagy Bejövő szállítólevél. |
| Kifizetett rendelések | A teljesen kifizetett számlával záruló rendelések aránya. | Azoknak a rendeléseknek a százaléka, amelyek folyamatában van teljesen kiegyenlített, érvényes bejövő számla. |
| Nem jutott el | Hány rendelés akadt el az adott lépés előtt. | Az összes rendelés és az adott lépésig eljutott rendelések különbsége. |
| Átlag (nap) és Medián (nap) | A lépések átfutási ideje napokban. | Az első kapcsolt bizonylatig eltelt egész napok átlaga és középső értéke; a kifizetésnél a számla keltétől az utolsó kiegyenlítésig, csak a teljesen kifizetett számlákra. |
A Terhelés fül mutatói:
| Mutató | Mit mutat | Hogyan számolódik |
|---|---|---|
| Bizonylatok az időszakban | A beszerzési munka mennyisége. | A rendelések, a beérkezett ajánlatok és az ajánlatkérések száma összesen, a számlák nélkül. |
| Legforgalmasabb nap és Legnagyobb terhelésű óra | Mikor keletkezik a legtöbb bizonylat. | A legtöbb bizonylatot tartalmazó hétköznap, illetve óra, az összes bizonylat százalékos részesedésével. |
| Beszerzési terhelés (nap × óra) | A bizonylatok létrehozásának időpontja. | Bizonylatszám hétfőtől vasárnapig és órák szerint; a számlák nélkül. |
| Szezonalitás | A bizonylatok hónaponkénti eloszlása. | Az elmúlt 3 év mind a négy bizonylattípusának összege hónaponként, független a szűrőtől. |
| Legforgalmasabb napok | A 10 legtöbb bizonylatot tartalmazó nap. | Bizonylatszám típusonként és összesen, az összesített szám szerint csökkenően. |
A menüpont akkor jelenik meg, ha hozzád van rendelve legalább az egyik beszerzési modul: a Szállítói rendelések, a Bejövő számlák, a Beérkezett szállítói ajánlatok vagy az Elküldött szállítói ajánlatok. Ha egyik sincs, kérd meg a rendszergazdát, hogy ellenőrizze a modulhozzárendelésedet.
Az Áttekintés fül csak azokat az elemeket mutatja, amelyekhez hozzád van rendelve a modul. Bejövő számlák modul nélkül például nincs Nyitott kötelezettség, Lejárt számlák és Egy héten belül esedékes számlák csempe, a Top beszállítók pedig a rendelések értéke alapján készül. Ez nem hiba.
A Hátralékok és figyelőlista csempéi, a Mai, heti és havi forgalom sáv és a Nyitott kötelezettség mindig a mai állapotot mutatják, ezért függetlenek a Bizonylat kelte szűrőtől. Az időszakhoz kötött mutatók az A kiválasztott időszak blokkban, a diagramokon és a táblázatokon vannak.
A rendszer a bizonylatok kapcsolatát az üzleti folyamat alapján állapítja meg, tehát csak azt számolja, amit az ajánlatból vagy az ajánlatkérésből hoztál létre (például a beérkezett ajánlatból készítettél rendelést). Ha a rendelést attól függetlenül rögzítetted, az nem kapcsolódik az ajánlathoz, és a mutatóban nem jelenik meg. Ugyanez igaz az áruátvételre és a számlára is.
A statisztika csak az érvényes bizonylatokat számolja: a törölt, a Piszkozat, a Sztornó és a Sztornózott bizonylat sem a darabszámban, sem az értékben nem szerepel. A Piszkozat rendelést és számlát külön csempe mutatja a hátralékok között, hogy ne maradjon véglegesítetlen bizonylat. Ezért térhet el a szám a listák összes sorától.
A bejövő számlák csak napra pontosan vannak rögzítve, óra nélkül, ezért nem helyezhetők el a nap × óra hőtérképen, a Terhelés napok szerint és a Terhelés óránként diagramon, valamint a Bizonylatok az időszakban mutatóban. A Legforgalmasabb napok táblázatban és a Szezonalitás diagramon viszont szerepelnek.
Ez az oldal összesít, a részletes bontást a négy forrásmodul saját analitikai oldala adja: Szállítói rendelés analitika, Bejövő számla analitika, Beérkezett ajánlat analitika és Ajánlatkérés analitika. A beszállítónkénti forgalmat a Szállítóforgalmi lista mutatja.
Nem szeretnél órákon át keresgélni a megoldás után? Válaszd a leghatékonyabb utat: jelentkezz egy személyre szabott, 45 perces online oktatásra, ahol kizárólag veled foglalkozunk. Legyen szó az alapok átnézéséről vagy egy konkrét modul részletes beállításáról, szakértő kollégánk lépésről lépésre végigvezet a teljes folyamaton.
Ne vesztegesd az időd – kérj segítséget!
A célunk az, hogy minél gyorsabban és hatékonyabban használd a rendszerünket. Akár teljesen új vagy nálunk, akár csak egy specifikus beállítással akadtál el, ne habozz segítséget kérni!
Érdeklődsz a szoftverünkkel kapcsolatban, írj bátran!
Ha nem találod a választ és szükséged van segítségre
Regisztrációdat hozd létre most,
fizess később!
