Prehľad nákupu je súhrnná štatistická stránka celého nákupného procesu. Nevypisuje jednotlivé doklady, ale spája údaje štyroch nákupných modulov – Objednávky dodávateľom, Prijaté faktúry, Prijaté ponuky od dodávateľov a Odoslané ponuky dodávateľom (dopyty) – a ukazuje, ako nákup postupuje od dopytu až po úhradu. Pomôže ti odpovedať napríklad na tieto otázky:
Možné stavy Objednávky dodávateľovi sú: Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný, Splnený, Finalizovaný, Schválený, Čiastočne splnené, Pripravené na výdaj. Možné stavy Prijatej faktúry, Prijatej ponuky a Dopytu sú: Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný. Štatistika počíta platné doklady: tie, ktoré nie sú odstránené a nemajú stav Koncept, Storno alebo Stornovaný (pri objednávkach sa teda započítava aj Uzavretý a ďalšie pokročilejšie stavy). Doklad v stave Koncept vidíš len na dlaždiciach nedoplatkov Rozpracované objednávky a Rozpracované faktúry. Stránka zobrazuje len prvky modulov, ktoré máš pridelené.
Stránku otvoríš kliknutím na Hlavné menu / Obstarávanie / Analytika / Prehľad nákupu. Na výber máš tri karty: Prehľad, Proces a Vyťaženie. Na karte Hľadať môžeš obdobie zúžiť dvojicou polí Dátum vystavenia dokladu (od – do), potom klikni na tlačidlo Hľadať. Pri otvorení sa zobrazí obdobie od 1. januára aktuálneho roka do dnes. Iné filtračné pole neexistuje; členenie podľa dodávateľa, produktu alebo kolegu nájdeš na súvisiacich analytických stránkach. Pri prepnutí karty sa obdobie vráti na predvolené, preto dátumy na novej karte zadaj znova. Snímky obrazovky vznikli v maďarskom demo rozhraní.
Horný pás (Dnešný, týždenný a mesačný obrat) ukazuje počet platných dokladov vytvorených Dnes, Tento týždeň a Tento mesiac; prvý dostupný modul je veľké číslo, ostatné sú pod ním menším písmom. Nezávisí od filtra.
Dlaždice Nedoplatky a zoznam na sledovanie ukazujú, čo teraz čaká na vybavenie; ani tie nezávisia od filtra. Hodnota 0 je zelená, kladná hodnota žltá a kladná hodnota pri Objednávky v omeškaní a Faktúry po splatnosti je červená:
Dlaždice bloku Zvolené obdobie ukazujú ukazovatele obdobia nastaveného vo filtri: počet a hodnotu Dodávateľských objednávok a Prijatých faktúr, počet Prijatých ponúk a Dopytov na ponuku a Otvorené záväzky, teda zostávajúcu sumu neuhradených prijatých faktúr (nezávisle od obdobia). Dlaždice ukazujú aj percentuálnu zmenu oproti bezprostredne predchádzajúcemu, rovnako dlhému obdobiu (pri objednávkach a faktúrach hodnoty, pri ponukách a dopytoch počtu); ak v predchádzajúcom období neboli údaje, zmena sa nezobrazí.
Čiarový graf Hodnota objednávok a faktúr ukazuje mesačnú hodnotu objednávok a prijatých faktúr, stĺpcový graf Ponuky a dopyty mesačný počet prijatých ponúk a odoslaných dopytov. Tabuľka Top dodávatelia zoraďuje piatich najväčších dodávateľov obdobia so stĺpcami Dodávateľ, Doklady a Hodnota; podľa hodnoty faktúr, ak máš modul Prijaté faktúry, inak podľa hodnoty objednávok.
Karta sleduje cestu nákupu s Objednávkou dodávateľovi ako východiskom. Päť horných ukazovateľov: počet objednávok (Dodávateľské objednávky), potom podiel tých, ktoré sa začali dopytom (Začalo dopytom), vznikli na základe ponuky (Na základe ponuky), a podiel Prijatých objednávok a Uhradených objednávok. Graf Lievik procesu a tabuľka Kroky podrobne ukazujú, koľko objednávok dosiahlo Prevzatie tovaru, Prijatú faktúru a Uhradenú prijatú faktúru. V tabuľke je Podiel percento objednávok, Nedosiahlo počet objednávok, ktoré sa k danému kroku nedostali, a Priemer (dni) a Medián (dni) čas od objednávky, pri úhrade od dátumu faktúry. Tabuľka Doby spracovania udáva priemer a medián piatich krokov: Dopyt → ponuka, Ponuka → objednávka, Objednávka → príjem tovaru, Objednávka → prijatá faktúra a Prijatá faktúra → úhrada. Prepojenie systém preberá z príslušnosti dokladov v procese, takže za prepojené sa považujú len doklady vytvorené jeden z druhého.
Karta ukazuje, kedy vzniká nákupná práca. Doklady v období je celkový počet objednávok, prijatých ponúk a dopytov (bez faktúr); pod Najvyťaženejší deň a Najvyťaženejšia hodina je podiel v percentách. Teplotná mapa Zaťaženie nákupu (deň × hodina) farebne ukazuje podľa dňa v týždni a času dňa, kedy doklady vznikli; faktúry sú evidované len podľa dňa, preto tu nie sú. Grafy Vyťaženie podľa dní a Vyťaženie podľa hodín zhŕňajú to isté, Sezónnosť ukazuje doklady za posledné 3 roky po mesiacoch (nezávisle od filtra, vrátane faktúr). Tabuľka Najvyťaženejšie dni uvádza 10 dní s najviac dokladmi so stĺpcami Dátum, Dodávateľské objednávky, Prijaté faktúry, Prijaté ponuky, Dopyty na ponuku a Spolu.
Týždeň začni na karte Prehľad: ak je dlaždica Objednávky v omeškaní červená, zavolaj dotknutým dodávateľom a so sumou pod Faktúry po splatnosti naplánuj týždennú úhradu. Dlaždica Faktúry splatné do týždňa ti ukáže, koľko peňazí budeš potrebovať v nasledujúcich 7 dňoch.
Na karte Proces sleduj popri Priemer (dni) aj Medián (dni): ak je priemer oveľa vyšší ako medián, priemer kazí niekoľko veľmi zdĺhavých objednávok. Vtedy v Zozname objednávok dodávateľom vyhľadaj pri kroku Prevzatie tovaru najstaršie ešte neprijaté objednávky.
Prvky karty Hľadať a ich význam:
| Pole / Prvok | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Dátum vystavenia dokladu (od – do) | Obdobie dátumov dokladov. Predvolene 1. január aktuálneho roka a dnešný deň. Platí pre väčšinu ukazovateľov, okrem tých, pri ktorých popis výslovne uvádza, že nezávisia od filtra. | |
| Tlačidlo Hľadať | Znova načíta aktívnu kartu so zadaným obdobím. |
Ukazovatele karty Prehľad:
| Ukazovateľ | Čo ukazuje | Ako sa počíta |
|---|---|---|
| Dnešný, týždenný a mesačný obrat | Počet platných dokladov podľa typu. | Doklady vytvorené dnes, v týždni začínajúcom pondelkom a v kalendárnom mesiaci; nezávisle od filtra. |
| Objednávky čakajúce na potvrdenie | Odoslané, ale nepotvrdené objednávky. | Stav Uzavretý, staršie ako 7 dní a žiadna položka nemá potvrdený dátum ani splnené množstvo. |
| Objednávky v omeškaní | Objednávky s uplynutým termínom, ktoré neboli prijaté. | Objednávka v stave Uzavretý, Schválený alebo Čiastočne splnené, pri ktorej uplynul potvrdený termín niektorej položky a v procese nie je prevzatie tovaru. |
| Faktúry po splatnosti | Neuhradené prijaté faktúry po lehote. | Platná faktúra s lehotou splatnosti skôr ako dnes a so zostávajúcou sumou (rozdiel brutto sumy a uhradenej sumy). |
| Faktúry splatné do týždňa | Faktúry splatné v nasledujúcich 7 dňoch. | Platná, čiastočne alebo úplne neuhradená faktúra, ktorej splatnosť pripadá na dnešok alebo nasledujúcich 7 dní. |
| Dopyty bez odpovede | Odoslané, ale nezodpovedané dopyty. | Platný dopyt starší ako 7 dní, v ktorého procese nie je prijatá ponuka. |
| Ponuky čakajúce na rozhodnutie | Prijaté ponuky bez objednávky. | Platná ponuka staršia ako 14 dní, v ktorej procese nie je dodávateľská objednávka. |
| Dodávateľské objednávky a Prijaté faktúry | Počet a hrubá hodnota dokladov obdobia. | Hrubá suma platných dokladov v základnej mene, prepočítaná kurzom dokladu; zmena je percento oproti hodnote predchádzajúceho, rovnako dlhého obdobia. |
| Prijaté ponuky a Dopyty na ponuku | Počet dokladov obdobia. | Počet platných dokladov; zmena je percento oproti počtu predchádzajúceho, rovnako dlhého obdobia. |
| Otvorené záväzky | Zostávajúca suma neuhradených prijatých faktúr. | Zostávajúca suma platných faktúr v základnej mene, bez ohľadu na obdobie. |
| Top dodávatelia | Piati najväčší dodávatelia obdobia. | Počet dokladov a hrubá hodnota podľa dodávateľa v zostupnom poradí hodnoty (podľa faktúr, bez modulu faktúr podľa objednávok). |
Ukazovatele karty Proces:
| Ukazovateľ | Čo ukazuje | Ako sa počíta |
|---|---|---|
| Dodávateľské objednávky | Východisko procesu. | Počet platných dodávateľských objednávok vytvorených v období. |
| Začalo dopytom | Podiel objednávok, ktoré vznikli z dopytu. | Percento objednávok, v ktorých procese je dopyt. |
| Na základe ponuky | Podiel objednávok vytvorených na základe ponuky. | Percento objednávok, v ktorých procese je prijatá ponuka. |
| Prijaté objednávky | Podiel objednávok, ktoré dosiahli príjem tovaru. | Percento objednávok, v ktorých procese je Prevzatie tovaru alebo Prijatý dodací list. |
| Uhradené objednávky | Podiel objednávok, ktoré končia plne uhradenou faktúrou. | Percento objednávok, v ktorých procese je plne uhradená, platná prijatá faktúra. |
| Nedosiahlo | Koľko objednávok uviazlo pred daným krokom. | Rozdiel medzi všetkými objednávkami a objednávkami, ktoré dosiahli daný krok. |
| Priemer (dni) a Medián (dni) | Doba spracovania krokov v dňoch. | Priemer a stredná hodnota celých dní do prvého prepojeného dokladu; pri úhrade od dátumu faktúry po poslednú úhradu, len pre plne uhradené faktúry. |
Ukazovatele karty Vyťaženie:
| Ukazovateľ | Čo ukazuje | Ako sa počíta |
|---|---|---|
| Doklady v období | Množstvo nákupnej práce. | Celkový počet objednávok, prijatých ponúk a dopytov, bez faktúr. |
| Najvyťaženejší deň a Najvyťaženejšia hodina | Kedy vzniká najviac dokladov. | Deň v týždni, resp. hodina s najviac dokladmi, s percentuálnym podielom zo všetkých dokladov. |
| Zaťaženie nákupu (deň × hodina) | Čas vytvorenia dokladov. | Počet dokladov od pondelka do nedele a podľa hodín; bez faktúr. |
| Sezónnosť | Rozloženie dokladov podľa mesiacov. | Súčet všetkých štyroch typov dokladov za posledné 3 roky po mesiacoch, nezávisle od filtra. |
| Najvyťaženejšie dni | 10 dní s najviac dokladmi. | Počet dokladov podľa typu a spolu, zostupne podľa súčtu. |
Položka menu sa zobrazí, ak máš pridelený aspoň jeden z nákupných modulov: Objednávky dodávateľom, Prijaté faktúry, Prijaté ponuky od dodávateľov alebo Odoslané ponuky dodávateľom. Ak nemáš žiadny, požiadaj správcu, aby skontroloval tvoje pridelenie modulov.
Karta Prehľad zobrazuje len prvky modulov, ktoré máš pridelené. Bez modulu Prijaté faktúry nie sú napríklad dlaždice Otvorené záväzky, Faktúry po splatnosti a Faktúry splatné do týždňa a tabuľka Top dodávatelia sa tvorí podľa hodnoty objednávok. Nie je to chyba.
Dlaždice Nedoplatky a zoznam na sledovanie, pás Dnešný, týždenný a mesačný obrat a Otvorené záväzky vždy ukazujú aktuálny stav, preto nezávisia od filtra Dátum vystavenia dokladu. Ukazovatele viazané na obdobie sú v bloku Zvolené obdobie, v grafoch a v tabuľkách.
Systém určuje prepojenie dokladov podľa obchodného procesu, takže počíta len to, čo si vytvoril z ponuky alebo z dopytu (napríklad z prijatej ponuky si urobil objednávku). Ak si objednávku zadal nezávisle od nich, nie je prepojená s ponukou a v ukazovateli sa neobjaví. To isté platí pre príjem tovaru a faktúru.
Štatistika počíta len platné doklady: odstránený doklad, ako aj doklad v stave Koncept, Storno alebo Stornovaný nie je zahrnutý ani v počte, ani v hodnote. Rozpracované objednávky a faktúry ukazuje samostatná dlaždica medzi nedoplatkami, aby nezostal žiadny neuzavretý doklad. Preto sa číslo môže líšiť od súčtu riadkov zoznamov.
Prijaté faktúry sú evidované len podľa dňa, bez času, preto ich nemožno zaradiť na teplotnú mapu deň × hodina, do grafov Vyťaženie podľa dní a Vyťaženie podľa hodín ani do ukazovateľa Doklady v období. V tabuľke Najvyťaženejšie dni a v grafe Sezónnosť však sú.
Táto stránka sumarizuje; podrobné členenie poskytuje analytická stránka každého zo štyroch zdrojových modulov: Analytika objednávok dodávateľom, Analytika prijatých faktúr, Analytika prijatých ponúk a Analytika žiadostí o ponuku. Obrat podľa dodávateľa ukazuje Zoznam obratu dodávateľov.
Nechcete stráviť hodiny hľadaním riešenia? Zvoľte najefektívnejšiu cestu: objednajte sa na individuálne 45-minútové online školenie, počas ktorého sa budeme venovať výlučne vám. Či už ide o prehľad základov alebo podrobné nastavenie konkrétneho modulu, náš odborný kolega vás krok za krokom prevedie celým procesom.
Nestrácajte čas – požiadajte o pomoc!
Naším cieľom je, aby ste náš systém začali využívať čo najrýchlejšie a najefektívnejšie. Či už ste u nás úplne noví, alebo ste sa zasekli pri konkrétnom nastavení, neváhajte požiadať o pomoc!
Zaregistruj sa teraz,
zaplať neskôr!
