Die Beschaffungsübersicht ist die zusammenfassende Statistikseite des gesamten Beschaffungsprozesses. Sie listet keine einzelnen Belege auf, sondern fasst die Daten der vier Beschaffungsmodule zusammen – Lieferantenbestellungen, Eingangsrechnungen, Eingegangene Lieferantenangebote und Gesendete Lieferantenangebote (Angebotsanfragen) – und zeigt, wie ein Einkauf von der Angebotsanfrage bis zur Zahlung voranschreitet. Damit kannst du zum Beispiel diese Fragen beantworten:
Die möglichen Status einer Lieferantenbestellung sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert, Erfüllt, Finalisiert, Genehmigt, Teilweise erfüllt, Auslagerbar. Die möglichen Status einer Eingangsrechnung, eines eingegangenen Angebots und einer Angebotsanfrage sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert. Die Statistik zählt die gültigen Belege: diejenigen, die nicht gelöscht sind und nicht den Status Entwurf, Storno oder Storniert haben (bei Bestellungen zählen also Abgeschlossen und die weiter fortgeschrittenen Status mit). Ein Beleg im Status Entwurf erscheint nur in den kleinen Karten Entwurf-Bestellungen und Entwurf-Rechnungen der Rückstände. Die Seite zeigt nur die Elemente der Module, die dir zugewiesen sind.
Klicke auf Hauptmenü / Beschaffung / Analytik / Beschaffungsübersicht, um die Seite zu öffnen. Du kannst zwischen drei Reitern wählen: Übersicht, Prozess und Auslastung. Auf dem Reiter Suche kannst du den Zeitraum mit dem Feldpaar Belegdatum (von – bis) eingrenzen und dann auf Suche klicken. Beim Öffnen wird der Zeitraum vom 1. Januar des laufenden Jahres bis heute angezeigt. Weitere Filterfelder gibt es nicht; die Aufschlüsselung nach Lieferant, Produkt oder Mitarbeiter findest du auf den verwandten Analytik-Seiten. Beim Wechsel des Reiters springt der Zeitraum auf den Standard zurück, gib die Daten daher auf dem neuen Reiter erneut ein. Die Screenshots stammen von der ungarischen Demo-Oberfläche.
Die obere Leiste (Tages-, Wochen- und Monatsaufkommen) zeigt die Anzahl der gültigen Belege, die Heute, Diese Woche und Dieser Monat erstellt wurden; das erste verfügbare Modul ist die große Zahl, die anderen stehen darunter in kleinerer Schrift. Sie hängt nicht vom Filter ab.
Die Karten von Rückstände und Beobachtungsliste zeigen, was jetzt zu erledigen ist; auch sie hängen nicht vom Filter ab. Der Wert 0 ist grün, ein positiver Wert gelb, und ein positiver Wert bei Verspätete Bestellungen und Überfällige Rechnungen ist rot:
Die Karten des Blocks Gewählter Zeitraum zeigen die Kennzahlen des im Filter eingestellten Zeitraums: Anzahl und Wert der Lieferantenbestellungen und Eingangsrechnungen, die Anzahl der Eingegangenen Angebote und Angebotsanfragen sowie die Offenen Verbindlichkeiten, also den Restbetrag der unbezahlten Eingangsrechnungen (unabhängig vom Zeitraum). Die Karten zeigen außerdem die prozentuale Veränderung gegenüber dem unmittelbar vorangehenden, gleich langen Zeitraum (bei Bestellungen und Rechnungen den Wert, bei Angeboten und Angebotsanfragen die Anzahl); gab es im vorherigen Zeitraum keine Daten, wird die Veränderung nicht angezeigt.
Das Liniendiagramm Wert der Bestellungen und Rechnungen zeigt den monatlichen Wert der Bestellungen und der Eingangsrechnungen, das Säulendiagramm Angebote und Angebotsanfragen die monatliche Anzahl der eingegangenen Angebote und der versendeten Angebotsanfragen. Die Tabelle Top-Lieferanten reiht die fünf größten Lieferanten des Zeitraums mit den Spalten Lieferant, Belege und Wert; nach dem Wert der Rechnungen, wenn du das Modul Eingangsrechnungen hast, sonst nach dem Wert der Bestellungen.
Der Reiter verfolgt den Weg eines Einkaufs mit der Lieferantenbestellung als Ausgangspunkt. Die fünf oberen Kennzahlen sind: die Anzahl der Bestellungen (Lieferantenbestellungen), dann der Anteil derjenigen, die mit einer Angebotsanfrage begonnen haben (Mit Angebotsanfrage gestartet), auf Basis eines Angebots entstanden sind (Auf Basis eines Angebots), sowie der Anteil der Erhaltenen Bestellungen und der Bezahlten Bestellungen. Das Diagramm Prozesstrichter und die Tabelle Schritte im Detail zeigen, wie viele Bestellungen die Warenübernahme, die Eingangsrechnung und die bezahlte Eingangsrechnung erreicht haben. In der Tabelle ist Anteil der Prozentsatz der Bestellungen, Nicht erreicht die Anzahl der Bestellungen, die den jeweiligen Schritt nicht erreicht haben, und Durchschnitt (Tage) und Median (Tage) die seit der Bestellung verstrichene Zeit, bei der Zahlung seit dem Rechnungsdatum. Die Tabelle Durchlaufzeiten gibt Durchschnitt und Median von fünf Schritten an: Angebotsanfrage → Angebot, Angebot → Bestellung, Bestellung → Wareneingang, Bestellung → Eingangsrechnung und Eingangsrechnung → Zahlung. Die Verknüpfung entnimmt das System der Zusammengehörigkeit der Belege im Prozess, daher gelten nur auseinander erstellte Belege als verknüpft.
Der Reiter zeigt, wann die Beschaffungsarbeit anfällt. Belege im Zeitraum ist die Gesamtzahl der Bestellungen, eingegangenen Angebote und Angebotsanfragen (ohne Rechnungen); unter Verkehrsreichster Tag und Stunde mit der höchsten Auslastung steht der Anteil in Prozent. Die Heatmap Beschaffungsauslastung (Tag × Stunde) färbt nach Wochentag und Tageszeit ein, wann die Belege erstellt wurden; Rechnungen werden nur taggenau erfasst und sind daher nicht enthalten. Die Diagramme Auslastung nach Wochentagen und Auslastung nach Stunden fassen dasselbe zusammen, die Saisonalität zeigt die Belege der letzten 3 Jahre pro Monat (unabhängig vom Filter, Rechnungen eingeschlossen). Die Tabelle Verkehrsreichste Tage listet die 10 Tage mit den meisten Belegen mit den Spalten Datum, Lieferantenbestellungen, Eingangsrechnungen, Eingegangene Angebote, Angebotsanfragen und Gesamt.
Beginne die Woche auf dem Reiter Übersicht: Ist die Karte Verspätete Bestellungen rot, ruf die betroffenen Lieferanten an, und plane mit dem Betrag unter Überfällige Rechnungen die wöchentliche Zahlung. Die Karte Innerhalb einer Woche fällige Rechnungen zeigt dir, wie viel Geld du in den nächsten 7 Tagen brauchst.
Schau auf dem Reiter Prozess neben Durchschnitt (Tage) auch auf den Median (Tage): Liegt der Durchschnitt deutlich über dem Median, verderben einige sehr langwierige Bestellungen den Durchschnitt. Suche dann beim Schritt Warenübernahme in der Lieferantenbestellungen-Liste die ältesten noch nicht erhaltenen Bestellungen.
Die Elemente des Reiters Suche und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegdatum (von – bis) | Der Zeitraum der Belegdaten. Standardmäßig der 1. Januar des laufenden Jahres und der heutige Tag. Er gilt für die meisten Kennzahlen, außer wo die Beschreibung ausdrücklich angibt, dass sie vom Filter unabhängig sind. | |
| Schaltfläche Suche | Lädt den aktiven Reiter mit dem angegebenen Zeitraum neu. |
Die Kennzahlen des Reiters Übersicht:
| Kennzahl | Was sie zeigt | Wie sie berechnet wird |
|---|---|---|
| Tages-, Wochen- und Monatsaufkommen | Die Anzahl der gültigen Belege je Typ. | Belege, die heute, in der am Montag beginnenden Woche und im Kalendermonat erstellt wurden; unabhängig vom Filter. |
| Bestellungen mit ausstehender Bestätigung | Versendete, aber unbestätigte Bestellungen. | Status Abgeschlossen, älter als 7 Tage, und keine Position hat ein bestätigtes Datum oder eine erfüllte Menge. |
| Verspätete Bestellungen | Bestellungen mit abgelaufenem Termin, die nicht erhalten wurden. | Bestellung im Status Abgeschlossen, Genehmigt oder Teilweise erfüllt, bei der der bestätigte Termin einer Position verstrichen ist und der Prozess keinen Wareneingang enthält. |
| Überfällige Rechnungen | Unbezahlte Eingangsrechnungen nach Fristablauf. | Gültige Rechnung mit einer Zahlungsfrist vor dem heutigen Tag und einem Restbetrag (Differenz zwischen Bruttobetrag und beglichenem Betrag). |
| Innerhalb einer Woche fällige Rechnungen | In den nächsten 7 Tagen zu zahlende Rechnungen. | Gültige, teilweise oder ganz unbezahlte Rechnung, deren Zahlungsfrist zwischen heute und den nächsten 7 Tagen liegt. |
| Unbeantwortete Angebotsanfragen | Versendete, aber unbeantwortete Angebotsanfragen. | Gültige Angebotsanfrage, älter als 7 Tage, deren Prozess kein eingegangenes Angebot enthält. |
| Angebote mit ausstehender Entscheidung | Eingegangene Angebote ohne Bestellung. | Gültiges Angebot, älter als 14 Tage, dessen Prozess keine Lieferantenbestellung enthält. |
| Lieferantenbestellungen und Eingangsrechnungen | Anzahl und Bruttowert der Belege des Zeitraums. | Der Bruttobetrag der gültigen Belege in der Standardwährung, mit dem Wechselkurs des Belegs umgerechnet; die Veränderung ist der Prozentsatz im Vergleich zum Wert des vorherigen, gleich langen Zeitraums. |
| Eingegangene Angebote und Angebotsanfragen | Die Anzahl der Belege des Zeitraums. | Die Anzahl der gültigen Belege; die Veränderung ist der Prozentsatz im Vergleich zur Anzahl des vorherigen, gleich langen Zeitraums. |
| Offene Verbindlichkeiten | Der Restbetrag der unbezahlten Eingangsrechnungen. | Der Restbetrag der gültigen Rechnungen in der Standardwährung, unabhängig vom Zeitraum. |
| Top-Lieferanten | Die fünf größten Lieferanten des Zeitraums. | Belegzahl und Bruttowert je Lieferant in absteigender Reihenfolge des Werts (nach Rechnungen, ohne Rechnungsmodul nach Bestellungen). |
Die Kennzahlen des Reiters Prozess:
| Kennzahl | Was sie zeigt | Wie sie berechnet wird |
|---|---|---|
| Lieferantenbestellungen | Der Ausgangspunkt des Prozesses. | Die Anzahl der im Zeitraum erstellten gültigen Lieferantenbestellungen. |
| Mit Angebotsanfrage gestartet | Der Anteil der Bestellungen, die aus einer Angebotsanfrage entstanden sind. | Der Prozentsatz der Bestellungen, deren Prozess eine Angebotsanfrage enthält. |
| Auf Basis eines Angebots | Der Anteil der Bestellungen, die auf Basis eines Angebots entstanden sind. | Der Prozentsatz der Bestellungen, deren Prozess ein eingegangenes Angebot enthält. |
| Erhaltene Bestellungen | Der Anteil der Bestellungen, die den Wareneingang erreicht haben. | Der Prozentsatz der Bestellungen, deren Prozess eine Warenübernahme oder einen Eingehenden Lieferschein enthält. |
| Bezahlte Bestellungen | Der Anteil der Bestellungen, die mit einer vollständig bezahlten Rechnung enden. | Der Prozentsatz der Bestellungen, deren Prozess eine vollständig beglichene, gültige Eingangsrechnung enthält. |
| Nicht erreicht | Wie viele Bestellungen vor dem jeweiligen Schritt hängen geblieben sind. | Die Differenz zwischen allen Bestellungen und den Bestellungen, die den jeweiligen Schritt erreicht haben. |
| Durchschnitt (Tage) und Median (Tage) | Die Durchlaufzeit der Schritte in Tagen. | Der Durchschnitt und der mittlere Wert der ganzen Tage bis zum ersten verknüpften Beleg; bei der Zahlung vom Rechnungsdatum bis zum letzten Ausgleich, nur für vollständig bezahlte Rechnungen. |
Die Kennzahlen des Reiters Auslastung:
| Kennzahl | Was sie zeigt | Wie sie berechnet wird |
|---|---|---|
| Belege im Zeitraum | Die Menge der Beschaffungsarbeit. | Die Gesamtzahl der Bestellungen, eingegangenen Angebote und Angebotsanfragen, ohne Rechnungen. |
| Verkehrsreichster Tag und Stunde mit der höchsten Auslastung | Wann die meisten Belege entstehen. | Der Wochentag bzw. die Stunde mit den meisten Belegen, mit dem prozentualen Anteil an allen Belegen. |
| Beschaffungsauslastung (Tag × Stunde) | Der Zeitpunkt der Belegerstellung. | Belegzahl von Montag bis Sonntag und nach Stunden; ohne Rechnungen. |
| Saisonalität | Die Verteilung der Belege nach Monaten. | Die Summe aller vier Belegtypen der letzten 3 Jahre pro Monat, unabhängig vom Filter. |
| Verkehrsreichste Tage | Die 10 Tage mit den meisten Belegen. | Belegzahl je Typ und insgesamt, absteigend nach der Gesamtzahl. |
Der Menüpunkt erscheint, wenn dir mindestens eines der Beschaffungsmodule zugewiesen ist: Lieferantenbestellungen, Eingangsrechnungen, Eingegangene Lieferantenangebote oder Gesendete Lieferantenangebote. Ist dir keines zugewiesen, bitte deinen Administrator, deine Modulzuweisung zu prüfen.
Der Reiter Übersicht zeigt nur die Elemente der Module, die dir zugewiesen sind. Ohne das Modul Eingangsrechnungen gibt es zum Beispiel keine Karten Offene Verbindlichkeiten, Überfällige Rechnungen und Innerhalb einer Woche fällige Rechnungen, und die Tabelle Top-Lieferanten wird nach dem Wert der Bestellungen erstellt. Das ist kein Fehler.
Die Karten von Rückstände und Beobachtungsliste, die Leiste Tages-, Wochen- und Monatsaufkommen und die Offenen Verbindlichkeiten zeigen immer den aktuellen Stand und hängen daher nicht vom Filter Belegdatum ab. Die zeitraumgebundenen Kennzahlen stehen im Block Gewählter Zeitraum, in den Diagrammen und in den Tabellen.
Das System ermittelt die Verknüpfung der Belege anhand des Geschäftsprozesses, zählt also nur, was du aus dem Angebot oder der Angebotsanfrage heraus erstellt hast (zum Beispiel hast du aus dem eingegangenen Angebot eine Bestellung gemacht). Hast du die Bestellung unabhängig davon erfasst, ist sie nicht mit dem Angebot verknüpft und erscheint nicht in der Kennzahl. Dasselbe gilt für den Wareneingang und die Rechnung.
Die Statistik zählt nur die gültigen Belege: Ein gelöschter Beleg sowie ein Beleg im Status Entwurf, Storno oder Storniert ist weder in der Anzahl noch im Wert enthalten. Bestellungen und Rechnungen im Status Entwurf zeigt eine eigene Karte bei den Rückständen, damit kein nicht abgeschlossener Beleg liegen bleibt. Deshalb kann eine Zahl von der Summe der Zeilen der Listen abweichen.
Eingangsrechnungen werden nur taggenau ohne Uhrzeit erfasst, daher lassen sie sich weder in der Heatmap Tag × Stunde noch in den Diagrammen Auslastung nach Wochentagen und Auslastung nach Stunden noch in der Kennzahl Belege im Zeitraum einordnen. In der Tabelle Verkehrsreichste Tage und im Diagramm Saisonalität sind sie dagegen enthalten.
Diese Seite fasst zusammen; die detaillierte Aufschlüsselung liefert die Analytik-Seite jedes der vier Quellmodule: Lieferantenbestellungen-Analytik, Eingangsrechnungs-Analytik, Analyse eingegangener Angebote und Analyse Angebotsanfragen. Den Umsatz je Lieferant zeigt die Lieferantenumsatzliste.
Möchten Sie nicht stundenlang nach einer Lösung suchen? Wählen Sie den effizientesten Weg: Buchen Sie eine persönliche, 45-minütige Online-Schulung, bei der wir uns ausschließlich um Sie kümmern. Ob Überblick über die Grundlagen oder detaillierte Einrichtung eines bestimmten Moduls – unser Experte führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess.
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