Prezentare generală achiziții este pagina de statistici sintetică a întregului proces de achiziție. Nu listează documente individuale, ci reunește datele celor patru module de achiziție – Comenzi furnizori, Facturi de intrare, Oferte furnizor primite și Oferte trimise către furnizori (cereri de ofertă) – și arată cum avansează o achiziție de la cererea de ofertă până la plată. Te poate ajuta să răspunzi, de exemplu, la întrebări ca acestea:
Stările posibile ale unei Comenzi furnizor sunt: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat, Îndeplinit, Aprobat, Îndeplinit parțial, Poate fi descărcat. Stările posibile ale unei Facturi de intrare, ale unei Oferte primite și ale unei Cereri de ofertă sunt: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat. Statistica numără documentele valide: cele care nu sunt șterse și nu au starea Ciornă, Stornare sau Stornat (la comenzi se numără deci și Finalizat și stările mai avansate). Un document în stare Ciornă apare doar în casetele Comenzi în lucru și Facturi în lucru ale restanțelor. Pagina afișează doar elementele modulelor care îți sunt atribuite.
Pagina se deschide cu clic pe Meniu principal / Achiziție / Analiză / Prezentare generală achiziții. Poți alege dintre trei file: Prezentare generală, Proces și Încărcare. Pe fila Căutare poți restrânge perioada cu perechea de câmpuri Data documentului (de la – până la), apoi apeși butonul Căutare. La deschidere se afișează perioada de la 1 ianuarie al anului curent până astăzi. Nu există alt câmp de filtrare; defalcarea pe furnizor, produs sau coleg o găsești pe paginile de analiză conexe. La schimbarea filei, perioada revine la cea implicită, de aceea introdu din nou datele pe fila nouă. Capturile de ecran provin din interfața demo maghiară.
Bara de sus (Trafic zilnic, săptămânal și lunar) arată numărul documentelor valide create Astăzi, Săptămâna aceasta și Luna aceasta; primul modul disponibil este numărul mare, celelalte sunt dedesubt cu litere mai mici. Nu depinde de filtru.
Casetele din Restanțe și listă de monitorizare arată ce așteaptă acum să fie rezolvat; nici ele nu depind de filtru. Valoarea 0 este verde, o valoare pozitivă este galbenă, iar o valoare pozitivă la Comenzi întârziate și Facturi scadente depășite este roșie:
Casetele blocului Perioada selectată arată indicatorii perioadei setate în filtru: numărul și valoarea Comenzilor către furnizori și ale Facturilor primite, numărul Ofertelor primite și al Cererilor de ofertă, precum și Datoriile deschise, adică suma rămasă a facturilor primite neachitate (independent de perioadă). Casetele arată și modificarea procentuală față de perioada imediat anterioară de aceeași lungime (la comenzi și facturi a valorii, la oferte și cereri de ofertă a numărului); dacă în perioada anterioară nu au existat date, modificarea nu se afișează.
Graficul liniar Valoarea comenzilor și a facturilor arată valoarea lunară a comenzilor și a facturilor primite, graficul cu coloane Oferte și cereri de ofertă numărul lunar al ofertelor primite și al cererilor de ofertă trimise. Tabelul Top furnizori ierarhizează cei cinci mari furnizori ai perioadei cu coloanele Furnizor, Documente și Valoare; după valoarea facturilor dacă ai modulul Facturi primite, altfel după valoarea comenzilor.
Fila urmărește drumul unei achiziții având ca punct de plecare Comanda furnizor. Cei cinci indicatori de sus sunt: numărul comenzilor (Comenzi către furnizori), apoi ponderea celor care au început cu o cerere de ofertă (Început cu cerere de ofertă), au fost create pe baza unei oferte (Pe baza unei oferte), precum și ponderea Comenzilor recepționate și a Comenzilor achitate. Graficul Pâlnia procesului și tabelul Etape în detaliu arată câte comenzi au ajuns la Preluare marfă, la Factură de intrare și la Factură primită achitată. În tabel, Pondere este procentul comenzilor, Neatins numărul comenzilor care nu au ajuns la etapa respectivă, iar Medie (zile) și Mediană (zile) timpul scurs de la comandă, la plată de la data facturii. Tabelul Timpi de execuție dă media și mediana a cinci etape: Cerere de ofertă → ofertă, Ofertă → comandă, Comandă → recepție marfă, Comandă → factură primită și Factură primită → plată. Legătura o preia sistemul din apartenența documentelor la proces, deci sunt considerate legate doar documentele create unele din altele.
Fila arată când apare munca de achiziții. Documente în perioadă este numărul total al comenzilor, ofertelor primite și cererilor de ofertă (fără facturi); sub Cea mai aglomerată zi și Ora cu cea mai mare încărcare apare ponderea în procente. Harta termică Încărcarea achizițiilor (zi × oră) colorează după ziua săptămânii și momentul zilei când au fost create documentele; facturile sunt înregistrate doar pe zi, de aceea nu sunt incluse. Graficele Încărcare pe zile și Încărcare pe ore rezumă același lucru, iar Sezonalitate arată documentele ultimilor 3 ani pe luni (independent de filtru, inclusiv facturile). Tabelul Cele mai aglomerate zile listează cele 10 zile cu cele mai multe documente cu coloanele Dată, Comenzi către furnizori, Facturi primite, Oferte primite, Cereri de ofertă și Total.
Începe săptămâna pe fila Prezentare generală: dacă caseta Comenzi întârziate este roșie, sună furnizorii vizați, iar cu suma de sub Facturi scadente depășite planifică plata săptămânală. Caseta Facturi scadente în decurs de o săptămână îți arată de câți bani vei avea nevoie în următoarele 7 zile.
Pe fila Proces urmărește, pe lângă Medie (zile), și Mediană (zile): dacă media este mult mai mare decât mediana, câteva comenzi foarte îndelungate strică media. În acest caz caută în Lista comenzilor furnizorilor, la etapa Preluare marfă, cele mai vechi comenzi încă nerecepționate.
Elementele filei Căutare și semnificația lor:
| Câmp / Element | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Data documentului (de la – până la) | Perioada datelor documentelor. Implicit 1 ianuarie al anului curent și ziua de azi. Se aplică majorității indicatorilor, cu excepția celor la care descrierea menționează expres că nu depind de filtru. | |
| Butonul Căutare | Reîncarcă fila activă cu perioada introdusă. |
Indicatorii filei Prezentare generală:
| Indicator | Ce arată | Cum se calculează |
|---|---|---|
| Trafic zilnic, săptămânal și lunar | Numărul documentelor valide pe tipuri. | Documente create astăzi, în săptămâna care începe luni și în luna calendaristică; independent de filtru. |
| Comenzi în așteptarea confirmării | Comenzi trimise, dar neconfirmate. | Stare Finalizat, mai vechi de 7 zile, iar niciun articol nu are dată confirmată sau cantitate îndeplinită. |
| Comenzi întârziate | Comenzi cu termen expirat care nu au fost recepționate. | Comandă în stare Finalizat, Aprobat sau Îndeplinit parțial la care termenul confirmat al unui articol a expirat și procesul nu conține preluare de marfă. |
| Facturi scadente depășite | Facturi primite neachitate, după termen. | Factură validă cu termen de plată anterior zilei de azi și cu sumă rămasă (diferența dintre suma brută și suma achitată). |
| Facturi scadente în decurs de o săptămână | Facturi de plătit în următoarele 7 zile. | Factură validă, parțial sau integral neachitată, al cărei termen de plată cade între azi și următoarele 7 zile. |
| Cereri de ofertă fără răspuns | Cereri trimise, dar fără răspuns. | Cerere de ofertă validă, mai veche de 7 zile, al cărei proces nu conține nicio ofertă primită. |
| Oferte în așteptarea deciziei | Oferte primite fără comandă. | Ofertă validă, mai veche de 14 zile, al cărei proces nu conține nicio comandă către furnizor. |
| Comenzi către furnizori și Facturi primite | Numărul și valoarea brută a documentelor perioadei. | Suma brută a documentelor valide în moneda implicită, convertită cu cursul documentului; modificarea este procentul față de valoarea perioadei anterioare de aceeași lungime. |
| Oferte primite și Cereri de ofertă | Numărul documentelor perioadei. | Numărul documentelor valide; modificarea este procentul față de numărul perioadei anterioare de aceeași lungime. |
| Datorii deschise | Suma rămasă a facturilor primite neachitate. | Suma rămasă a facturilor valide în moneda implicită, indiferent de perioadă. |
| Top furnizori | Cei cinci mari furnizori ai perioadei. | Număr de documente și valoare brută pe furnizor, în ordine descrescătoare a valorii (după facturi, fără modulul de facturi după comenzi). |
Indicatorii filei Proces:
| Indicator | Ce arată | Cum se calculează |
|---|---|---|
| Comenzi către furnizori | Punctul de plecare al procesului. | Numărul comenzilor valide către furnizori create în perioadă. |
| Început cu cerere de ofertă | Ponderea comenzilor care au pornit dintr-o cerere de ofertă. | Procentul comenzilor în al căror proces există o cerere de ofertă. |
| Pe baza unei oferte | Ponderea comenzilor create pe baza unei oferte. | Procentul comenzilor în al căror proces există o ofertă primită. |
| Comenzi recepționate | Ponderea comenzilor care au ajuns la recepția mărfii. | Procentul comenzilor în al căror proces există o Preluare marfă sau un Aviz de expediție de intrare. |
| Comenzi achitate | Ponderea comenzilor care se încheie cu o factură integral achitată. | Procentul comenzilor în al căror proces există o factură de intrare validă, integral achitată. |
| Neatins | Câte comenzi s-au oprit înainte de etapa respectivă. | Diferența dintre toate comenzile și comenzile care au ajuns la etapa respectivă. |
| Medie (zile) și Mediană (zile) | Timpul de execuție al etapelor în zile. | Media și valoarea de mijloc a zilelor întregi scurse până la primul document legat; la plată de la data facturii până la ultima achitare, doar pentru facturile integral achitate. |
Indicatorii filei Încărcare:
| Indicator | Ce arată | Cum se calculează |
|---|---|---|
| Documente în perioadă | Volumul muncii de achiziții. | Numărul total al comenzilor, ofertelor primite și cererilor de ofertă, fără facturi. |
| Cea mai aglomerată zi și Ora cu cea mai mare încărcare | Când apar cele mai multe documente. | Ziua săptămânii, respectiv ora cu cele mai multe documente, cu ponderea procentuală din toate documentele. |
| Încărcarea achizițiilor (zi × oră) | Momentul creării documentelor. | Numărul documentelor de luni până duminică și pe ore; fără facturi. |
| Sezonalitate | Distribuția documentelor pe luni. | Suma tuturor celor patru tipuri de documente din ultimii 3 ani pe luni, independent de filtru. |
| Cele mai aglomerate zile | Cele 10 zile cu cele mai multe documente. | Numărul documentelor pe tipuri și în total, descrescător după total. |
Elementul de meniu apare dacă îți este atribuit cel puțin unul dintre modulele de achiziție: Comenzi furnizori, Facturi de intrare, Oferte furnizor primite sau Oferte trimise către furnizori. Dacă nu ai niciunul, roagă administratorul să verifice atribuirea modulelor tale.
Fila Prezentare generală afișează doar elementele modulelor care îți sunt atribuite. Fără modulul Facturi de intrare, de exemplu, nu există casetele Datorii deschise, Facturi scadente depășite și Facturi scadente în decurs de o săptămână, iar tabelul Top furnizori se face după valoarea comenzilor. Nu este o eroare.
Casetele din Restanțe și listă de monitorizare, bara Trafic zilnic, săptămânal și lunar și Datoriile deschise arată întotdeauna starea de azi, de aceea nu depind de filtrul Data documentului. Indicatorii legați de perioadă se află în blocul Perioada selectată, pe grafice și în tabele.
Sistemul stabilește legătura dintre documente pe baza procesului de afaceri, deci numără doar ceea ce ai creat din ofertă sau din cererea de ofertă (de exemplu, din oferta primită ai făcut o comandă). Dacă ai introdus comanda independent de ele, aceasta nu este legată de ofertă și nu apare în indicator. Același lucru este valabil pentru recepția mărfii și pentru factură.
Statistica numără doar documentele valide: un document șters, precum și unul în stare Ciornă, Stornare sau Stornat, nu este inclus nici în număr, nici în valoare. Comenzile și facturile în lucru le arată o casetă separată între restanțe, ca să nu rămână niciun document nefinalizat. De aceea o cifră poate diferi de totalul rândurilor din liste.
Facturile primite sunt înregistrate doar pe zi, fără oră, de aceea nu pot fi plasate pe harta termică zi × oră, pe graficele Încărcare pe zile și Încărcare pe ore și nici în indicatorul Documente în perioadă. În tabelul Cele mai aglomerate zile și pe graficul Sezonalitate sunt însă incluse.
Această pagină sintetizează; defalcarea detaliată o oferă pagina de analiză a fiecăruia dintre cele patru module sursă: Analiza comenzilor către furnizori, Analitică facturi primite, Analiză oferte primite și Analiză cereri de ofertă. Rulajul pe furnizor îl arată Listă rulaj furnizori.
Nu doriți să petreceți ore căutând o soluție? Alegeți cea mai eficientă cale: programați-vă la o sesiune de instruire online personalizată de 45 de minute, dedicată exclusiv dumneavoastră. Fie că este vorba despre o trecere în revistă a elementelor de bază sau despre configurarea detaliată a unui modul specific, colegul nostru expert vă va ghida pas cu pas prin întregul proces.
Nu vă pierdeți timpul - solicitați ajutor!
Scopul nostru este să folosiți sistemul nostru cât mai rapid și eficient posibil. Indiferent dacă sunteți complet nou la noi sau ați rămas blocat la o setare specifică, nu ezitați să cereți ajutor!
Ești interesat de software-ul nostru? Scrie-ne cu încredere!
Dacă nu găsești răspunsul și ai nevoie de asistență
Creează-ți contul acum,
plătește mai târziu!
