Ebben a modulban tekintheted át és kezelheted a Szállítói beérkező ajánlat bizonylatokat. Ez az a bizonylat, amelyen a szállítótól kapott, árakkal ellátott ajánlatot rögzíted: partnerhez kötve, érvényességi dátummal, devizával és tárggyal, a tételeknél pedig megnevezéssel, cikkszámmal, mennyiséggel, egységárral és áfával. Jellemzően a szállítónak elküldött ajánlatkérésre (Szállítói elküldött ajánlat) érkező válasz kerül ide, így a beszerzési ajánlatokat árral együtt egy helyen látod. A lista felületen egy helyen éred el az összes korábban felvett bizonylatot, kereshetsz közöttük, és közvetlenül innen indíthatod a legfontosabb műveleteket. A lezárt ajánlatból a Bizonylatkezelés menüvel vevői elküldött ajánlatot, szállítói rendelést vagy munkalapot készíthetsz.
Ne keverd össze a két beszerzési ajánlat-bizonylatot: a Szállítói elküldött ajánlat az ajánlatkérés, amelyet te küldesz a szállítónak (ár nélkül, csak a kért tételekkel és mennyiségekkel); a Szállítói beérkező ajánlat pedig a szállító árazott válasza, amelyet te rögzítesz a rendszerben. A menüpontok nevei a rendszer szóhasználatát követik, a bizonylat típusa a Kapcsolódó bizonylatok listában Szállítói ajánlatküldés néven jelenik meg.
A bizonylatok lehetséges állapotai: Piszkozat, Lezárt, Sztornó, Sztornózott — az egyes állapotok jelentését és korlátozásait a Gyakori kérdések szekció részletezi.
A Főmenü / Beszerzés / Szállítói beérkező ajánlat / Lista menüpontra kattintva megjelenik az összes eddig felvett szállítói beérkező ajánlat. A táblázat felett a Műveletek fülön található gombokkal dolgozhatsz a kijelölt bizonylattal. Új bizonylatot a Főmenü / Beszerzés / Szállítói beérkező ajánlat / Új menüponttal vagy a lista Új gombjával is felvehetsz.
A fülek sorának jobb szélén az Analitika hivatkozás a szállítói beérkező ajánlatok statisztikai oldalára visz.
A Bizonylatkezelés menü a kijelölt, lezárt ajánlatból indít új bizonylatot. Piszkozat állapotú bizonylatnál csak a Másolás használható.
A táblázat feletti fülek közül a Keresés fülre kattintva jelennek meg a szűrési lehetőségek. Azonnal látható mezők: Partner cégnév, Bizonylatszám, Deviza és Státusz (a státuszból többet is kiválaszthatsz). A „Bővítés” gombra kattintva további szűrők nyílnak le: Bizonylat kelte és Teljesítés dátumtól–dátumig, Munkatárs, Projekt, Munkaszám és Részlegszám. A beállított feltételekre a Keresés gombbal szűrhetsz. A gomb melletti hajlékonylemez ikonnal elmentheted az aktuális keresést (a lista ezután a mentett állapotnak megfelelően tölt be), az X ikonnal pedig törölheted a mentett keresést, és újra a teljes lista töltődik be. Ezen a listán nincs külön Cikkszám szűrő.
Fontos: a Teljesítés szűrő és oszlop ugyanazt a dátumot kezeli, amelyet az adatlapon Érvényesség néven töltesz ki: azt a napot, ameddig a szállító ajánlata érvényes. Ha az érvényességi idő szerint szeretnéd szűrni a lejáró ajánlatokat, a Teljesítés mezőt használd.
A Nézet és elrendezés fülön állíthatod be, hogyan jelenjen meg számodra a lista:
Ezek a beállítások személyre szabottan, a felhasználódhoz kötve mentődnek el, tehát legközelebbi belépéskor is megmaradnak.
A lista alatt megjelenő panelben egy kijelölt bizonylat részleteit tekintheted meg gyorsan, anélkül hogy meg kellene nyitnod magát a bizonylatot. A panel két fület tartalmaz:
A panel a jobb felső sarkában lévő ikonnal rögzíthető (fix méretűre állítható), mérete pedig a panel tetején lévő elválasztó vonal húzásával állítható.
A Kiegészítő funkciók fülön a kijelölt bizonylathoz kapcsolódó, a napi munkát segítő extra lehetőségeket találod:
Tegyük fel, hogy a szállítótól árat kértél 20 darab termékre. Ha az ajánlatkérést a Szállítói elküldött ajánlat modulban már lezártad, onnan a Bizonylatkezelés > Szállítói beérkező ajánlat opcióval indíthatod ezt a bizonylatot, így a tételek előtöltve várnak, neked csak az árakat, az áfát és az érvényességet kell kitöltened. Amikor a szállító ajánlata megérkezett, itt rögzíted, lezárod, majd a lezárt ajánlatból döntesz: megrendeled a szállítótól (Szállítói rendelések), vagy továbbadod a saját vevődnek (Vevői elküldött ajánlat).
Használd a Teljesítés szűrőt (ez az ajánlat érvényessége) arra, hogy rövid idő alatt megtaláld a hamarosan lejáró szállítói ajánlatokat: állítsd a dátumtartományt a mai naptól a következő hétig, és a státuszok közül válaszd a Lezárt elemet. Így még lejárat előtt dönthetsz a megrendelésről.
Az alapértelmezett táblázat oszlopai és jelentésük:
| Mező / Oszlop | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Bizonylatszám | A szállítói beérkező ajánlat egyedi azonosítója (pl. SZAJKUL000005/2025), amelyet a rendszer az első mentéskor oszt ki. | |
| Bizonylat kelte | A bizonylat létrehozásának dátuma. | |
| Teljesítés | Az ajánlat érvényességének dátuma; az adatlapon Érvényesség néven szerepel, és kötelezően ki kell tölteni. | |
| Partner cégnév | Az ajánlatot adó szállító neve (az adatlapon kötelező mező). | |
| Partner ügyintéző | A szállító oldali kapcsolattartó neve. | |
| Nettó érték | Az ajánlat nettó összege a bizonylat devizájában. | |
| Áfa kulcs | A tételekre alkalmazott áfakulcs; tételenkénti bontásban az adatlapon láthatod. | |
| Bruttó érték | Az ajánlat bruttó összege a bizonylat devizájában. | |
| Deviza | A bizonylat pénzneme. | |
| Árfolyam | A devizaárfolyam, ha az ajánlat nem a céged alapdevizájában készült. | |
| Munkatárs | A bizonylatot rögzítő kolléga neve. | |
| Státusz | A bizonylat aktuális állapota (Piszkozat, Lezárt, Sztornó, Sztornózott). |
A megjelenő oszlopok köre a Nézet és elrendezés > Oszlopok beállításban testre szabható — a fenti lista az alapértelmezett nézetet mutatja. A Kötelező jelölés azt mutatja, hogy az adatlapon a mező kitöltése mentéskor kötelező.
A betekintő ablak Tételek fülének oszlopai és jelentésük:
| Mező / Oszlop | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Megnevezés | A tételen szereplő termék vagy szolgáltatás neve. | |
| Cikkszám | A termék cikkszáma, amelyen keresztül a törzsadatban is azonosítható. | |
| Bruttó súly | A tétel bruttó súlya, a termék törzsadatában rögzített adat alapján. | |
| Mennyiség | A szállító által ajánlott mennyiség. | |
| Nettó egységár | A termék egy egységre eső, a szállító által ajánlott nettó ára. |
A betekintő ablak Kapcsolódó bizonylatok fülének oszlopai:
| Mező / Oszlop | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Bizonylatszám | A kapcsolódó bizonylat azonosítója. | |
| Bizonylat kelte | A kapcsolódó bizonylat létrehozásának dátuma. | |
| Bizonylat típus | A kapcsolódó bizonylat fajtája (például Szállítói ajánlatkérés, Vevői ajánlatküldés). | |
| Kiállító munkatárs | A kapcsolódó bizonylatot kiállító kolléga. |
A Szállítói elküldött ajánlat az a bizonylat, amelyet te állítasz ki és küldesz a szállítónak: ajánlatkérés ár nélkül, csak a kért tételekkel, mennyiséggel és teljesítési időponttal. A Szállítói beérkező ajánlat a szállító árazott válasza, amelyet te rögzítesz a rendszerben, egységárakkal, áfával és érvényességi dátummal. A kettő egymás után következik: előbb kérsz ajánlatot, aztán rögzíted a megkapott ajánlatot. A menüpontok elnevezése nem a bizonylat irányát, hanem a rendszer szóhasználatát követi, ezért érdemes a bizonylattípust (Szállítói ajánlatkérés, illetve Szállítói ajánlatküldés) is megnézni a Kapcsolódó bizonylatok listában.
Lezárni csak Piszkozat állapotú bizonylatot lehet, törölni pedig csak Piszkozat vagy Lezárt állapotút — a Sztornó és Sztornózott bizonylatok már sem lezárhatók, sem törölhetők. A lezárással a bizonylat véglegessé válik, további módosításra nincs lehetőség. Ha a lezárás hibaüzenettel megáll, olvasd el az üzenetet, és ellenőrizd a bizonylat kötelező mezőit (például az érvényességet, a partnert és a devizát), majd próbáld újra.
Ezek a műveletek csak lezárt (vagy annál továbbhaladott) állapotú bizonylatnál érhetők el. Piszkozat állapotú bizonylatnál a Letöltés > PDF előnézet, az XLSX tételek és a Bizonylatkezelés > Másolás használható — ha a végleges példányra van szükséged, előbb zárd le a bizonylatot (akár a Lezárás és letöltés opcióval). Győződj meg arról is, hogy a sor ki van jelölve a táblázatban, mert kijelölés nélkül a gombok nem aktívak.
A törölt bizonylat nem tűnik el végleg: Sztornózott állapotba kerül, és ebben az állapotban a listában továbbra is megtalálható, ha a Keresés fülön a Státusz szűrővel erre az állapotra szűrsz. A törlés nem vonható vissza, a bizonylat nem állítható vissza, és sztornózott bizonylatot már lezárni vagy újra törölni sem lehet. Ha ugyanazokkal az adatokkal újra szeretnéd felvenni, használd a Törlés és másolás opciót, amely a törlés mellett másolatot is készít.
Zárd le a szállítói beérkező ajánlatot, jelöld ki a listában, és a Bizonylatkezelés menüből válaszd a Vevői elküldött ajánlat (a saját vevődnek szóló ajánlat) vagy a Szállítói rendelések (megrendelés a szállítónál) opciót. A rendszer megnyitja az új bizonylat adatlapját az ajánlat adataival előtöltve; az csak akkor jön létre, ha te elmented. Az új bizonylatot később az ajánlat Kapcsolódó bizonylatok fülén is megtalálod.
A lista oszlopa és szűrője, valamint az adatlap ugyanazt a dátummezőt használja, de a lista Teljesítés néven mutatja, amit az adatlapon Érvényesség néven töltesz ki. A dátum itt azt jelenti, meddig érvényes a szállító ajánlata, nem azt, hogy mikor szállítanak.
Szűrd le a listát a kívánt bizonylatokra a Keresés fülön, majd a Letöltés > XLSX lista opcióval a teljes, aktuálisan látott listát egy táblázatba exportálhatod, kijelölés nélkül is. Ha a tételekre is szükséged van, használd az XLSX tétel lista opciót.
Jelöld ki a bizonylatot, és a betekintő ablakban nyisd meg a Kapcsolódó bizonylatok fület, vagy nyisd meg a bizonylat adatlapját és ott a Kapcsolódó bizonylatok fület. A sorok szövege jelzi a kapcsolat irányát: például „… számú bizonylatból készült bizonylat”, illetve „… számú bizonylaton került felhasználásra”.
A Szállítói beérkező ajánlat modul csak akkor jelenik meg a Főmenü / Beszerzés alatt, ha hozzá van rendelve a felhasználódhoz. Ha nem látod, kérd meg a rendszer adminisztrátorát, hogy ellenőrizze a modul hozzárendelését a felhasználód beállításaiban.
Nem szeretnél órákon át keresgélni a megoldás után? Válaszd a leghatékonyabb utat: jelentkezz egy személyre szabott, 45 perces online oktatásra, ahol kizárólag veled foglalkozunk. Legyen szó az alapok átnézéséről vagy egy konkrét modul részletes beállításáról, szakértő kollégánk lépésről lépésre végigvezet a teljes folyamaton.
Ne vesztegesd az időd – kérj segítséget!
A célunk az, hogy minél gyorsabban és hatékonyabban használd a rendszerünket. Akár teljesen új vagy nálunk, akár csak egy specifikus beállítással akadtál el, ne habozz segítséget kérni!
Érdeklődsz a szoftverünkkel kapcsolatban, írj bátran!
Ha nem találod a választ és szükséged van segítségre
Regisztrációdat hozd létre most,
fizess később!
