Bejövő számla analitika

A Bejövő számla analitika a beszállítóktól kapott számlák statisztikai oldala. Nem egyes számlákat listáz, hanem összesít: megmutatja, mennyit számláztak neked a beszállítók, kitől függsz leginkább, mennyit és mikor kell még kifizetned, mennyire fizetsz határidőre, milyen főkönyvi számra és ÁFA-kulccsal könyveltek, és hol van gyanús vagy hiányos számla. Segítségével például ezekre kaphatsz választ:

• Mennyi a még ki nem fizetett tartozásod, ebből mennyi járt le, és melyik beszállítónak tartozol a legtöbbel?
• Mennyire függsz a legnagyobb három beszállítódtól, és hány új beszállítóval dolgoztál az időszakban?
• Átlagosan hány nap alatt fizeted ki a számlákat, és az hány százalékát fizeted határidőre?
• Melyik főkönyvi számra, munkaszámra vagy részlegre könyvelted a költségeket, és mennyi a kontírozatlan tétel?
• Rögzítettél-e kétszer ugyanazt a számlát, és eltér-e a számla összege a szállítói rendelés összegétől?

• Áttekintés: mai, heti, havi, éves és összes számla, a fő mutatók az előző időszakhoz hasonlítva, a nyitott és lejárt kötelezettség, havi alakulás, állapot és pénznem szerinti megoszlás.
• Beszállítók: top beszállítók, Pareto rangsor, koncentrációs index, új és visszatérő, valamint inaktív beszállítók, nyitott tartozás a hitelkerethez képest.
• Fizetések: kötelezettségek korosztályos bontása, fizetési állapot, esedékességi előrejelzés, fizetési mód, átlagos fizetési idő és a legrégebben lejárt számlák.
• Költségek: nettó érték, ÁFA áfakulcsonként, költség főkönyvi szám, termékkategória, munkaszám és részleg szerint, devizakitettség, szállítási költség és beszerzési ár változás figyelő.
• Munkatársak és idő: könyvelési késés, a számlák rögzítésének ideje (hőtérkép, hónap napjai) és a munkatársak szerinti bontás.
• Ellenőrzés: duplikátum gyanús számlák, rendeléshez és átvételhez nem kötött számlák, rendeléstől eltérő összegek, késői könyvelés, árfolyam nélküli deviza, kontírozatlan tételek, sztornó és törölt arány, régi piszkozatok.

A bejövő számla lehetséges állapotai: Piszkozat, Lezárt, Sztornó, Sztornózott. A statisztika az érvényes számlákat számolja bele az értékbe és a darabszámba: ezek a nem törölt, nem Piszkozat és nem Sztornó/Sztornózott számlák, gyakorlatban a Lezárt számlák. A Piszkozat és a Sztornó/Sztornózott számla kimarad az összegekből, de az Áttekintés állapot szerinti diagramján és az Ellenőrzés fül mutatóiban látod őket. A törölt számlákat a Törölt arány mutató számolja. Minden pénzösszeg az alapértelmezett pénznemben jelenik meg, a számla saját árfolyamával átváltva.

1. Az oldal megnyitása és a szűrés

A Főmenü / Beszerzés / Analitika / Bejövő számla analitika menüpontra kattintva nyílik meg az oldal. A Keresés fülön a Bizonylat kelte mezőpárral, a Beszállító mezőbe írt cégnévrészlettel és a Munkatárs listával szűkítheted az adatokat, majd kattints a Keresés gombra. Megnyitáskor az aktuális év január 1-jétől a mai napig tartó időszak látszik. A Bizonylat kelte a számla rögzítésének időpontját szűri, nem a teljesítés vagy a fizetési határidő napját. Hat fül áll rendelkezésedre, a szűrő mindegyiken ugyanígy működik. Figyelj rá: a nyitott tartozásokat mutató elemek (például a Nyitott kötelezettség vagy a korosztályos bontás) az aktuális állapotot adják, ezért a dátumszűrő nem érinti őket, csak a Beszállító és a Munkatárs szűrő. A képernyőképek a magyar demó felületről készülnek.

2. Áttekintés

A felső sáv a Bejövő számlák forgalma címmel a Ma, Ezen a héten, Ebben a hónapban, Ebben az évben és Összes bontásban mutatja az érvényes számlák számát és értékét (a szűrőtől függetlenül). Alatta a kiválasztott időszak mutatói állnak, mindegyik az előző, azonos hosszú időszakhoz hasonlítva, százalékos változással:

• Bejövő számlák, Bruttó érték, Nettó érték, ÁFA: a számlák száma és értéke.
• Beszállítók: hány különböző beszállítótól kaptál számlát; az Átlagos bizonylatérték az egy számlára jutó bruttó érték.
• Nyitott kötelezettség és Lejárt tartozás: a még ki nem fizetett összeg, illetve annak a határidőn túli része, a számlák darabszámával. Ez a két mutató a teljes nyitott állományt mutatja, nem csak az időszakét; a részleteket a Fizetések fülön találod.

Alatta két havi diagram látható: a Bruttó érték havonta, valamint a Nettó érték és ÁFA havonta (halmozott oszlopok). A Státusz szerinti megoszlás darabszám szerint mutatja a Piszkozat, Lezárt, Sztornó és Sztornózott számlákat, a Devizanem szerinti megoszlás pedig azt, melyik pénznemben érkeztek a számlák (az érték az alapértelmezett pénznemben).

Bejövő számla analitika – Áttekintés fül

3. Beszállítók

Az öt mutató: Aktív beszállítók (az időszakban számlázók száma), TOP3 részesedés (a három legnagyobb beszállító együttes értékrészesedése, 60 % felett sárga, mert beszerzési függőséget jelez), HHI koncentrációs index, Új beszállítók és Inaktív beszállítók. A HHI a beszállítói részesedések (%) négyzetösszege 0 és 10 000 között: 1500 alatt Alacsony koncentráció, 1500 és 2500 között Közepes koncentráció, fölötte Magas koncentráció. Új beszállító az, akitől az első bejövő számlád az időszakba esik. A Top beszállítók diagram a tíz legnagyobb beszállítót mutatja érték szerint, az Új és visszatérő beszállítók diagram havonta bontja a számlázó beszállítókat.

A Beszállítói rangsor táblázat Pareto-szerűen, érték szerint sorol (legfeljebb 25 sor): a számlák száma, értéke, átlagos értéke, a Részesedés, a Kumulált részesedés és az Átl. fizetési idő (nap) beszállítónként. Az Inaktív beszállítók táblázat azokat sorolja fel, akik korábban számláztak, de az elmúlt 90 napban nem; ez a lista nem függ a szűrőktől. A Nyitott tartozás és hitelkeret táblázat beszállítónként mutatja a nyitott és a lejárt összeget a partnernél rögzített Hitelkeret (fizetési limit) mellett; a Kihasználtság a nyitott összeg és a hitelkeret aránya, csak ott jelenik meg, ahol a partnernél van hitelkeret.

Bejövő számla analitika – Beszállítók fül

4. Fizetések

Itt a pénzügyi oldalt látod. Öt mutató áll a tetején: Nyitott kötelezettség és Lejárt tartozás (aktuális állapot), az Átlagos fizetési idő (DPO) (a számla rögzítésétől az utolsó kifizetésig eltelt napok átlaga az időszak teljesen kifizetett számláin), a Határidőre fizetett arány (az utolsó kifizetés legkésőbb a fizetési határidőn megtörtént) és az Átlagos késés (nap), ami csak a késve kifizetett számlákat átlagolja. Ha az időszakban még nincs kifizetett számla, ezek helyén kötőjel áll.

• Kötelezettségek korosztályos bontása: az összes nyitott számla a fizetési határidő szerint hat sávban: Még nem esedékes, 1-30 napja lejárt, 31-60 napja lejárt, 61-90 napja lejárt és 90 napnál régebben lejárt, diagramon és táblázatban (darabszám, összeg, részesedés). Minél jobban kitolódik a diagram a régebbi sávok felé, annál sürgősebb az utalás.
• Fizetési állapot: az időszak számlái darabszám szerint Kifizetett, Részben fizetett és Kifizetetlen bontásban.
• Esedékességi előrejelzés (30 nap): a következő 30 napban esedékes, ki nem egyenlített számlák heti bontásban, hogy tervezhesd a pénzkiáramlást.
• Fizetési mód megoszlása: az időszak számláinak értéke fizetési mód szerint.
• Legrégebben lejárt számlák: a húsz legrégebbi lejárt számla (a Bizonylatszám a számla megnyitására szolgáló link), és a Lejárt tartozás beszállítónként összesítés a Max. késés (nap) értékkel.

Bejövő számla analitika – Fizetések fül

5. Költségek

Hat mutató nyitja a fület: Nettó érték, ÁFA (a nettó értékhez viszonyított százalékkal), Rendkívüli költség (a számlákon rögzített rendkívüli költségek összege), Devizás arány (az alapértelmezettől eltérő pénznemű számlák értékrészesedése), Kontírozatlan arány (a főkönyvi szám nélküli tételsorok nettó értékének aránya) és Szállítási költség (a szállítási költség sorok nettó értéke).

• ÁFA áfakulcsonként és Áfakulcsok az időszakban: havi ÁFA összeg a tételsorok áfakulcsa szerint, valamint a nettó érték, az ÁFA és a részesedés kulcsonként. Ebből gyorsan ellenőrizheted az ÁFA-bevallás előtt, hogy melyik kulcson mekkora levonható ÁFA gyűlt össze.
• Nettó költség főkönyvi szám szerint: a tételsorok nettó értéke a hozzárendelt főkönyvi számra bontva; a főkönyvi szám nélküli sorok a Kontírozatlan sorba kerülnek.
• Termékkategóriák megoszlása (nettó): csak a termék tételsorokat veszi figyelembe; termék kategória nélkül a Kategória nélkül felirat jelenik meg.
• Munkaszám szerinti bontás és Részleg szerinti bontás: a számlák nettó értéke belső költséghelyek szerint; ahol nincs megadva, az Ismeretlen sorba kerül.
• Devizakitettség: pénznemenként a számlák száma, az összeg az eredeti pénznemben és az alapértelmezett pénznemben, a típus (Deviza vagy Alapértelmezett pénznem) és a részesedés.
• Áru és szállítási/szolgáltatási sorok: a tételsorok három típusra bontva: Áru (termék), Szállítási költség és Egyéb sor (például szolgáltatás), tételszámmal, nettó értékkel és részesedéssel.
• Beszerzési ár változás figyelő: a számlázott egységárat veti össze a termék átlagos beszerzési árával. A Változás százalékban, a Többletköltség mennyiség × (számlázott ár – átlagos beszerzési ár) értékben mutatja az eltérést, pozitív szám esetén drágulást. Legfeljebb 15 termék szerepel, a legnagyobb abszolút többletköltséggel; csak olyan terméknél jelenik meg, amelynek az átlagos beszerzési ára ismert.

Bejövő számla analitika – Költségek fül

6. Munkatársak és idő

Négy mutató: a Bejövő számlák száma és értéke, az Átl. könyvelési késés (nap) és a Könyvelési késés, medián (nap) (a teljesítés dátuma és a számla rögzítése között eltelt napok, csak a teljesítési dátummal rendelkező számlákon; a medián a szélsőséges értékekre kevésbé érzékeny, mint az átlag), valamint a 30 napnál későbbi könyvelés aránya és darabszáma. A Kiállítás ideje (nap × óra) hőtérkép a számlák rögzítésének időpontját mutatja, a Könyvelés a hónap napjai szerint diagram pedig azt, a hónap melyik napján kerülnek rögzítésre a számlák (oszlop: darabszám, vonal: érték). A hónap végi csúcs kötegelt, késői könyvelésre utal. A Munkatársak diagram és táblázat munkatársanként adja a számlák számát, értékét és átlagos értékét.

Bejövő számla analitika – Munkatársak és idő fül

7. Ellenőrzés

Ez a fül a könyvelési hibák és hiányosságok kiszűrésére való. Nyolc mutató van a tetején (zöld, ha nincs gond, sárga vagy piros, ha van):

• Duplikátum gyanús: olyan számlák száma, amelyekhez ugyanattól a beszállítótól már van korábbi azonos számlaszámú, vagy azonos összegű és napú számla. Ez csak gyanú, nem bizonyíték.
• Rendeléshez / átvételhez nem kötött: a beszerzési rendeléshez, bejövő szállítólevélhez vagy áruátvételhez egyáltalán nem kapcsolt számlák aránya (3-way match hiány).
• Rendeléstől eltérő számla: a kapcsolt szállítói rendelés bruttó értékétől több mint 1 %-kal eltérő számlák száma; csak ott számít, ahol van rendelés kapcsolat.
• Késői könyvelés: a teljesítés után 30 napnál később rögzített számlák száma és aránya.
• Árfolyam nélküli deviza: devizás számlák árfolyam megadása nélkül; értékük nem váltható át az alapértelmezett pénznemre, ezért nem szerepelnek az összegekben. Pótold az árfolyamot a számlán.
• Kontírozatlan tételek: a főkönyvi szám nélküli tételsorok aránya és száma.
• Sztornó arány és Törölt arány: a sztornózott, illetve a törölt számlák aránya.

Alatta a részletes listák következnek. A Duplikátum gyanús számlák táblázatban a Gyanú oka (korábbi számla) oszlop megmondja, hogy Azonos számlaszám vagy Azonos összeg és nap okozta a gyanút, és linkkel megnyitja a korábbi számlát. A Kapcsolt bizonylatok aránya (3-way match) diagram és a Kapcsolatok részletesen táblázat megmutatja, a számlák hány százalékához tartozik Szállítói rendelés, Bejövő szállítólevél és Áruátvétel ugyanabban az üzleti folyamatban. A Kapcsolat nélküli számlák a legnagyobb értékű számlákat sorolja, a Számla és rendelés összegének eltérése a legnagyobb eltéréseket (Számla összege, Rendelés összege, Eltérés, Eltérés (%)), a Késve könyvelt számlák pedig a legnagyobb késéssel (Teljesítés, Bizonylat kelte, Késés (nap)). A Piszkozatok kora diagram (7 napon belül, 8–30 nap, 30 nap felett) és a Legrégebbi piszkozatok lista a lezáratlan számlákat mutatja; mindkettő az aktuális állapot, a dátumszűrőtől független.

Bejövő számla analitika – Ellenőrzés fül

A Keresés fül elemei és jelentésük:

A fontosabb mutatók jelentése: