Eingangsrechnungs-Analytik

Die Eingangsrechnungs-Analytik ist die Statistikseite der Rechnungen, die du von Lieferanten erhältst. Sie listet keine einzelnen Rechnungen auf, sondern fasst zusammen: Sie zeigt, wie viel deine Lieferanten dir in Rechnung gestellt haben, von welchen Lieferanten du am stärksten abhängst, wie viel du noch und wann bezahlen musst, wie oft du fristgerecht zahlst, auf welche Kontonummern und mit welchen MwSt.-Sätzen die Kosten gebucht wurden und wo eine Rechnung verdächtig oder unvollständig ist. Sie hilft dir zum Beispiel bei diesen Fragen:

• Wie viel schuldest du noch, wie viel davon ist überfällig, und welchem Lieferanten schuldest du am meisten?
• Wie abhängig bist du von deinen drei größten Lieferanten, und mit wie vielen neuen Lieferanten hast du im Zeitraum gearbeitet?
• Wie viele Tage dauert es durchschnittlich, bis du eine Rechnung bezahlst, und wie viel Prozent zahlst du fristgerecht?
• Auf welche Kontonummer, Auftragsnummer oder Abteilung wurden die Kosten gebucht, und wie viele Positionen sind noch nicht kontiert?
• Hast du dieselbe Rechnung doppelt erfasst, und weicht eine Rechnung vom Wert der Lieferantenbestellung ab?

• Übersicht: Rechnungen heute, in der Woche, im Monat, im Jahr und gesamt, die wichtigsten Kennzahlen im Vergleich zum Vorzeitraum, offene und überfällige Verbindlichkeiten, Monatsverlauf, Aufteilung nach Status und Währung.
• Lieferanten: Top-Lieferanten, Pareto-Rangliste, Konzentrationsindex, neue, wiederkehrende und inaktive Lieferanten, offener Saldo im Vergleich zum Kreditlimit.
• Zahlungen: Altersstruktur der Verbindlichkeiten, Zahlungsstatus, Fälligkeitsprognose, Zahlungsart, durchschnittliche Zahlungsdauer und die am längsten überfälligen Rechnungen.
• Kosten: Nettowert, MwSt. nach Steuersatz, Kosten nach Kontonummer, Produktkategorie, Auftragsnummer und Abteilung, Währungsexposition, Frachtkosten und die Überwachung der Einkaufspreisänderungen.
• Mitarbeiter und Zeit: Buchungsverzug, Erfassungszeit der Rechnungen (Heatmap, Tage des Monats) und Aufteilung nach Mitarbeitern.
• Prüfung: Duplikatverdacht, Rechnungen ohne Bestellung oder Wareneingang, vom Bestellwert abweichende Beträge, späte Buchung, Fremdwährung ohne Kurs, Positionen ohne Kontonummer, Storno- und Löschquote, alte Entwürfe.

Die möglichen Status einer Eingangsrechnung sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert. Die Statistik zählt die gültigen Rechnungen in Wert und Anzahl: das sind die nicht gelöschten Rechnungen, die weder Entwurf noch Storno/Storniert sind, in der Praxis die Rechnungen im Status Abgeschlossen. Entwürfe sowie Storno-/stornierte Rechnungen bleiben aus den Summen heraus, erscheinen aber in der Statusaufteilung der Übersicht und in den Kennzahlen des Reiters Prüfung. Gelöschte Rechnungen misst die Kennzahl Löschquote. Jeder Betrag wird in der Standardwährung angezeigt, mit dem Kurs der Rechnung selbst umgerechnet.

1. Die Seite öffnen und filtern

Klicke auf Hauptmenü / Beschaffung / Analytik / Eingangsrechnungs-Analytik, um die Seite zu öffnen. Auf dem Reiter Suche kannst du die Daten mit dem Feldpaar Belegdatum, einem im Feld Lieferant eingegebenen Firmennamensteil und der Liste Mitarbeiter eingrenzen und dann auf Suche klicken. Beim Öffnen wird der Zeitraum vom 1. Januar des laufenden Jahres bis heute angezeigt. Das Belegdatum filtert den Zeitpunkt der Erfassung der Rechnung, nicht das Leistungsdatum oder die Zahlungsfrist. Es gibt sechs Reiter, und der Filter funktioniert auf jedem gleich. Beachte: Elemente, die offene Verbindlichkeiten zeigen (zum Beispiel Offene Verbindlichkeiten oder die Altersstruktur), geben den aktuellen Stand wieder, deshalb wirkt der Datumsfilter nicht auf sie, nur der Filter Lieferant und Mitarbeiter. Die Screenshots stammen von der ungarischen Demo-Oberfläche.

2. Übersicht

Die obere Leiste mit dem Titel Volumen der Eingangsrechnungen zeigt Anzahl und Wert der gültigen Rechnungen für Heute, Diese Woche, Dieser Monat, Dieses Jahr und Gesamt (unabhängig vom Filter). Darunter folgen die Kennzahlen des gewählten Zeitraums, jeweils im Vergleich zum vorherigen gleich langen Zeitraum, mit der prozentualen Veränderung:

• Eingangsrechnungen, Bruttowert, Nettowert, MwSt.: Anzahl und Wert der Rechnungen.
• Lieferanten: von wie vielen verschiedenen Lieferanten du Rechnungen erhalten hast; der Durchschnittlicher Belegwert ist der Bruttowert pro Rechnung.
• Offene Verbindlichkeiten und Überfällige Verbindlichkeiten: der noch nicht bezahlte Betrag und sein Teil jenseits der Zahlungsfrist, mit der Anzahl der Rechnungen. Diese zwei Kennzahlen zeigen den gesamten offenen Bestand, nicht nur den des Zeitraums; die Details findest du auf dem Reiter Zahlungen.

Darunter stehen zwei Monatsdiagramme: Bruttowert pro Monat und Nettowert und MwSt. pro Monat (gestapelte Säulen). Die Aufteilung nach Status zeigt die Rechnungen im Status Entwurf, Abgeschlossen, Storno und Storniert nach Anzahl, die Verteilung nach Währung zeigt, in welcher Währung die Rechnungen eingingen (der Wert in der Standardwährung).

Eingangsrechnungs-Analytik – Reiter Übersicht (Áttekintés)

3. Lieferanten

Die fünf Kennzahlen: Aktive Lieferanten (wie viele im Zeitraum abgerechnet haben), TOP3-Anteil (der gemeinsame Wertanteil der drei größten Lieferanten; über 60 % wird er gelb, weil er eine Einkaufsabhängigkeit anzeigt), HHI-Konzentrationsindex, Neue Lieferanten und Inaktive Lieferanten. Der HHI ist die Quadratsumme der Lieferantenanteile (%) zwischen 0 und 10 000: unter 1500 Niedrige Konzentration, zwischen 1500 und 2500 Mittlere Konzentration, darüber Hohe Konzentration. Ein neuer Lieferant ist einer, dessen erste Eingangsrechnung in den Zeitraum fällt. Das Diagramm Top-Lieferanten zeigt die zehn größten Lieferanten nach Wert, das Diagramm Neue und wiederkehrende Lieferanten teilt die abrechnenden Lieferanten nach Monaten auf.

Die Tabelle Lieferanten-Ranking sortiert nach Wert im Pareto-Stil (bis zu 25 Zeilen): Anzahl, Wert und durchschnittlicher Wert der Rechnungen, Anteil, Kumulierter Anteil und Durchschn. Zahlungsdauer (Tage) je Lieferant. Die Tabelle Inaktive Lieferanten listet Lieferanten auf, die früher abgerechnet haben, aber in den letzten 90 Tagen nicht; diese Liste hängt nicht von den Filtern ab. Die Tabelle Offener Saldo und Kreditlimit zeigt je Lieferant den offenen und den überfälligen Betrag neben dem beim Partner hinterlegten Kreditlimit (Zahlungslimit); die Auslastung ist das Verhältnis des offenen Betrags zum Kreditlimit und erscheint nur, wo der Partner ein Kreditlimit hat.

Eingangsrechnungs-Analytik – Reiter Lieferanten (Beszállítók)

4. Zahlungen

Hier siehst du die finanzielle Seite. Oben stehen fünf Kennzahlen: Offene Verbindlichkeiten und Überfällige Verbindlichkeiten (aktueller Stand), die Durchschnittliche Zahlungsdauer (DPO) (der Durchschnitt der Tage von der Erfassung der Rechnung bis zur letzten Zahlung bei den vollständig bezahlten Rechnungen des Zeitraums), die Quote Fristgerecht bezahlt (die letzte Zahlung erfolgte spätestens zur Zahlungsfrist) und die Durchschnittliche Verspätung (Tage), die nur die verspätet bezahlten Rechnungen mittelt. Gibt es im Zeitraum noch keine bezahlte Rechnung, steht stattdessen ein Strich.

• Altersstruktur der Verbindlichkeiten: alle offenen Rechnungen nach Zahlungsfrist in fünf Gruppen: Noch nicht fällig, 1-30 Tage überfällig, 31-60 Tage überfällig, 61-90 Tage überfällig und Über 90 Tage überfällig, im Diagramm und in der Tabelle (Anzahl, Betrag, Anteil). Je mehr sich das Diagramm zu den älteren Gruppen neigt, desto dringender ist die Überweisung.
• Zahlungsstatus: die Rechnungen des Zeitraums nach Anzahl als Bezahlt, Teilweise bezahlt und Unbezahlt.
• Fälligkeitsprognose (30 Tage): die in den nächsten 30 Tagen fälligen, unbezahlten Rechnungen in Wochenabschnitten, damit du den Geldabfluss planen kannst.
• Verteilung nach Zahlungsart: der Wert der Rechnungen des Zeitraums nach Zahlungsart.
• Am längsten überfällige Rechnungen: die zwanzig ältesten überfälligen Rechnungen (die Belegnummer ist ein Link, der die Rechnung öffnet) und die Zusammenfassung Überfällige Verbindlichkeiten je Lieferant mit dem Wert Max. Verzug (Tage).

Eingangsrechnungs-Analytik – Reiter Zahlungen (Fizetések)

5. Kosten

Sechs Kennzahlen eröffnen den Reiter: Nettowert, MwSt. (mit dem Prozentsatz vom Nettowert), Außerordentliche Kosten (die Summe der auf den Rechnungen erfassten außerordentlichen Kosten), Anteil Fremdwährung (der Wertanteil der Rechnungen in einer anderen als der Standardwährung), Anteil nicht kontiert (der Anteil des Nettowerts der Positionen ohne Kontonummer) und Frachtkosten (der Nettowert der Frachtkostenpositionen).

• MwSt. nach Steuersatz und Steuersätze im Zeitraum: der monatliche MwSt.-Betrag nach dem Steuersatz der Positionen sowie Nettowert, MwSt. und Anteil je Satz. So prüfst du vor der MwSt.-Erklärung schnell, wie viel MwSt. sich je Satz angesammelt hat.
• Nettokosten nach Kontonummer: der Nettowert der Positionen, aufgeteilt nach der zugeordneten Kontonummer; Positionen ohne Kontonummer landen in der Zeile Nicht kontiert.
• Verteilung nach Produktkategorie (netto): berücksichtigt nur die Produktpositionen; ein Produkt ohne Kategorie erscheint als Ohne Kategorie.
• Aufteilung nach Auftragsnummer und Aufteilung nach Abteilung: der Nettowert der Rechnungen nach internen Kostenstellen; wo nichts angegeben ist, landet er in der Zeile Unbekannt.
• Währungsexposition: je Währung die Anzahl der Rechnungen, der Betrag in der Originalwährung und in der Standardwährung, der Typ (Fremdwährung oder Standardwährung) und der Anteil.
• Waren- und Fracht-/Dienstleistungspositionen: die Positionen in drei Typen aufgeteilt: Ware (Produkte), Frachtkosten und Sonstige Positionen (zum Beispiel eine Dienstleistung), mit Positionszahl, Nettowert und Anteil.
• Überwachung der Einkaufspreisänderungen: vergleicht den berechneten Stückpreis mit dem durchschnittlichen Einkaufspreis des Produkts. Die Änderung zeigt die Abweichung in Prozent, die Mehrkosten als Menge × (berechneter Preis – durchschnittlicher Einkaufspreis); eine positive Zahl bedeutet eine Verteuerung. Es werden bis zu 15 Produkte mit den größten absoluten Mehrkosten gelistet, und nur Produkte, deren durchschnittlicher Einkaufspreis bekannt ist, erscheinen.

Eingangsrechnungs-Analytik – Reiter Kosten (Költségek)

6. Mitarbeiter und Zeit

Vier Kennzahlen: Anzahl und Wert der Eingangsrechnungen, der Durchschn. Buchungsverzug (Tage) und der Buchungsverzug, Median (Tage) (die Tage zwischen Leistungsdatum und Erfassung der Rechnung, nur bei Rechnungen mit Leistungsdatum; der Median ist weniger empfindlich gegenüber Extremwerten als der Durchschnitt) sowie Anteil und Anzahl der Rechnungen, die Nach mehr als 30 Tagen gebucht wurden. Die Heatmap Erstellungszeit (Wochentag x Stunde) zeigt, wann die Rechnungen erfasst werden, das Diagramm Buchung nach Tag des Monats, an welchem Tag des Monats sie erfasst werden (Säule: Anzahl, Linie: Wert). Eine Spitze am Monatsende deutet auf gebündelte, späte Buchung hin. Das Diagramm und die Tabelle Mitarbeiter geben Anzahl, Wert und durchschnittlichen Wert der Rechnungen je Mitarbeiter an.

Eingangsrechnungs-Analytik – Reiter Mitarbeiter und Zeit (Munkatársak és idő)

7. Prüfung

Dieser Reiter dient dazu, Buchungsfehler und Lücken aufzuspüren. Oben stehen acht Kennzahlen (grün, wenn alles in Ordnung ist, gelb oder rot, wenn es ein Problem gibt):

• Duplikatverdacht: Anzahl der Rechnungen, zu denen derselbe Lieferant bereits eine frühere Rechnung mit gleicher Rechnungsnummer oder gleichem Betrag am selben Tag hat. Das ist nur ein Verdacht, kein Beweis.
• Ohne Bestellung / Wareneingang: der Anteil der Rechnungen, die mit keiner Bestellung, keinem Eingangslieferschein und keiner Warenübernahme verknüpft sind (3-Way-Match-Lücke).
• Von der Bestellung abweichende Rechnungen: Anzahl der Rechnungen, die um mehr als 1 % vom Bruttowert der verknüpften Lieferantenbestellung abweichen; sie zählt nur, wo eine Bestellverknüpfung besteht.
• Späte Buchung: Anzahl und Anteil der Rechnungen, die mehr als 30 Tage nach dem Leistungsdatum erfasst wurden.
• Fremdwährung ohne Kurs: Fremdwährungsrechnungen ohne Wechselkurs; ihr Wert kann nicht in die Standardwährung umgerechnet werden und fehlt daher in den Summen. Ergänze den Kurs auf der Rechnung.
• Positionen ohne Kontonummer: Anteil und Anzahl der Positionen ohne Kontonummer.
• Stornoquote und Löschquote: der Anteil der stornierten und der gelöschten Rechnungen.

Darunter folgen die detaillierten Listen. In der Tabelle Rechnungen mit Duplikatverdacht sagt die Spalte Grund (frühere Rechnung), ob Gleiche Rechnungsnummer oder Gleicher Betrag und Tag den Verdacht ausgelöst hat, und ihr Link öffnet die frühere Rechnung. Das Diagramm Anteil verknüpfter Belege (3-Way-Match) und die Tabelle Verknüpfungen im Detail zeigen, bei wie viel Prozent der Rechnungen Lieferantenbestellung, Eingehender Lieferschein und Warenübernahme im selben Geschäftsprozess dazugehören. Rechnungen ohne Verknüpfung listet die Rechnungen mit dem höchsten Wert, Abweichung zwischen Rechnungs- und Bestellbetrag die größten Differenzen (Rechnungsbetrag, Bestellbetrag, Abweichung, Abweichung (%)) und Spät gebuchte Rechnungen die mit dem längsten Verzug (Leistung, Belegdatum, Verzug (Tage)). Das Diagramm Alter der Entwürfe (Innerhalb von 7 Tagen, 8–30 Tage, Über 30 Tage) und die Liste Älteste Entwürfe zeigen die unfertigen Rechnungen; beide sind der aktuelle Stand, unabhängig vom Datumsfilter.

Eingangsrechnungs-Analytik – Reiter Prüfung (Ellenőrzés)

Die Elemente des Reiters Suche und ihre Bedeutung:

Die bedeutendsten Kennzahlen: