Analytika prijatých faktúr

Analytika prijatých faktúr je štatistická stránka faktúr, ktoré dostávaš od dodávateľov. Nevypisuje jednotlivé faktúry, ale sumarizuje: ukazuje, koľko ti dodávatelia fakturovali, od ktorých dodávateľov si najviac závislý, koľko ešte a kedy musíš zaplatiť, ako často platíš včas, na ktoré čísla účtov a s akými sadzbami DPH sa náklady zaúčtovali a kde je faktúra podozrivá alebo neúplná. Pomôže ti napríklad pri týchto otázkach:

• Koľko ešte dlhuješ, koľko z toho je po splatnosti a ktorému dodávateľovi dlhuješ najviac?
• Nakoľko si závislý od troch najväčších dodávateľov a s koľkými novými dodávateľmi si v období pracoval?
• Za koľko dní priemerne uhradíš faktúru a koľko percent platíš včas?
• Na aké číslo účtu, číslo zákazky alebo stredisko sa náklady zaúčtovali a koľko položiek ešte nie je zaúčtovaných?
• Zadal si tú istú faktúru dvakrát a líši sa suma faktúry od hodnoty objednávky dodávateľovi?

• Prehľad: faktúry dnes, tento týždeň, tento mesiac, tento rok a spolu, hlavné ukazovatele v porovnaní s predchádzajúcim obdobím, otvorené záväzky a záväzky po splatnosti, mesačný vývoj, rozdelenie podľa stavu a meny.
• Dodávatelia: top dodávatelia, Pareto poradie, index koncentrácie, noví, vracajúci sa a neaktívni dodávatelia, otvorený zostatok voči úverovému limitu.
• Platby: vekové rozdelenie záväzkov, stav úhrady, prognóza splatnosti, spôsob úhrady, priemerná doba úhrady a najdlhšie po splatnosti faktúry.
• Náklady: hodnota bez DPH, DPH podľa sadzby, náklady podľa účtu, kategórie produktov, čísla zákazky a strediska, menová expozícia, náklady na dopravu a monitor zmien nákupných cien.
• Kolegovia a čas: oneskorenie účtovania, čas zadania faktúr (tepelná mapa, dni v mesiaci) a rozdelenie podľa kolegov.
• Kontrola: podozrenie na duplikáty, faktúry bez objednávky alebo príjmu, sumy odlišné od objednávky, neskoré účtovanie, cudzia mena bez kurzu, položky bez čísla účtu, miera storna a odstránených, staré koncepty.

Možné stavy prijatej faktúry sú: Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný. Štatistika započítava do hodnoty a počtu platné faktúry: sú to neodstránené faktúry, ktoré nie sú Koncept ani Storno/Stornovaný, v praxi faktúry v stave Uzavretý. Koncepty a Storno/Stornované faktúry zostávajú mimo súčtov, ale vidíš ich v rozdelení podľa stavu na karte Prehľad a v ukazovateľoch karty Kontrola. Odstránené faktúry meria ukazovateľ Podiel odstránených. Každá suma sa zobrazuje v predvolenej mene, prepočítaná kurzom samotnej faktúry.

1. Otvorenie stránky a filtrovanie

Stránku otvoríš kliknutím na Hlavné menu / Obstarávanie / Analytika / Analytika prijatých faktúr. Na karte Hľadať môžeš údaje zúžiť dvojicou polí Dátum vystavenia dokladu, časťou názvu firmy zadanou do poľa Dodávateľ a zoznamom Zamestnanec, potom klikni na tlačidlo Hľadať. Pri otvorení sa zobrazí obdobie od 1. januára aktuálneho roka do dnešného dňa. Dátum vystavenia dokladu filtruje čas zadania faktúry, nie dátum plnenia ani lehotu splatnosti. K dispozícii je šesť kariet a filter funguje na každej rovnako. Pozor: prvky, ktoré ukazujú otvorené záväzky (napríklad Otvorené záväzky alebo vekové rozdelenie), zobrazujú aktuálny stav, preto dátumový filter na ne nepôsobí, len filter Dodávateľ a Zamestnanec. Snímky obrazovky pochádzajú z maďarského demo rozhrania.

2. Prehľad

Horný pás s názvom Objem prijatých faktúr ukazuje počet a hodnotu platných faktúr za Dnes, Tento týždeň, Tento mesiac, Tento rok a Spolu (nezávisle od filtra). Pod ním sú ukazovatele zvoleného obdobia, každý v porovnaní s predchádzajúcim rovnako dlhým obdobím, s percentuálnou zmenou:

• Prijaté faktúry, Hodnota s DPH, Hodnota bez DPH, DPH: počet a hodnota faktúr.
• Dodávatelia: od koľkých rôznych dodávateľov si dostal faktúry; Priemerná hodnota dokladu je hodnota s DPH na jednu faktúru.
• Otvorené záväzky a Záväzky po splatnosti: ešte neuhradená suma a jej časť po lehote splatnosti, s počtom faktúr. Tieto dva ukazovatele ukazujú celý otvorený stav, nielen obdobia; podrobnosti nájdeš na karte Platby.

Nižšie sú dva mesačné grafy: Hodnota s DPH po mesiacoch a Hodnota bez DPH a DPH po mesiacoch (skladané stĺpce). Rozdelenie podľa stavu ukazuje faktúry v stave Koncept, Uzavretý, Storno a Stornovaný podľa počtu, Rozdelenie podľa meny ukazuje, v akej mene faktúry prišli (hodnota v predvolenej mene).

Analytika prijatých faktúr – karta Prehľad (Áttekintés)

3. Dodávatelia

Päť ukazovateľov: Aktívni dodávatelia (koľkí fakturovali v období), Podiel TOP3 (spoločný podiel troch najväčších dodávateľov na hodnote; nad 60 % sa zafarbí na žlto, lebo signalizuje nákupnú závislosť), Koncentračný index HHI, Noví dodávatelia a Neaktívni dodávatelia. HHI je súčet druhých mocnín podielov dodávateľov (%) v rozsahu 0 až 10 000: pod 1500 je Nízka koncentrácia, medzi 1500 a 2500 Stredná koncentrácia, nad tým Vysoká koncentrácia. Nový dodávateľ je ten, ktorého prvá prijatá faktúra spadá do obdobia. Graf Top dodávatelia ukazuje desať najväčších dodávateľov podľa hodnoty, graf Noví a vracajúci sa dodávatelia rozdeľuje fakturujúcich dodávateľov po mesiacoch.

Tabuľka Poradie dodávateľov zoraďuje podľa hodnoty v štýle Pareto (najviac 25 riadkov): počet, hodnotu a priemernú hodnotu faktúr, Podiel, Kumulatívny podiel a Priem. doba úhrady (dni) podľa dodávateľa. Tabuľka Neaktívni dodávatelia vypisuje dodávateľov, ktorí fakturovali skôr, ale nie v posledných 90 dňoch; tento zoznam nezávisí od filtrov. Tabuľka Otvorený zostatok a úverový limit ukazuje podľa dodávateľa otvorenú sumu a sumu po splatnosti vedľa Úverový limit (platobného limitu) zadaného pri partnerovi; Využitie je pomer otvorenej sumy k úverovému limitu a zobrazí sa len tam, kde má partner úverový limit.

Analytika prijatých faktúr – karta Dodávatelia (Beszállítók)

4. Platby

Tu vidíš finančnú stránku. Hore je päť ukazovateľov: Otvorené záväzky a Záväzky po splatnosti (aktuálny stav), Priemerná doba úhrady (DPO) (priemer dní od zadania faktúry po poslednú úhradu pri plne uhradených faktúrach obdobia), podiel Uhradené včas (posledná úhrada sa uskutočnila najneskôr v lehote splatnosti) a Priemerné oneskorenie (dni), ktoré spriemeruje iba neskoro uhradené faktúry. Ak v období ešte nie je uhradená faktúra, namiesto hodnoty je pomlčka.

• Vekové rozdelenie záväzkov: všetky otvorené faktúry podľa lehoty splatnosti v piatich skupinách: Ešte nesplatné, 1-30 dní po splatnosti, 31-60 dní po splatnosti, 61-90 dní po splatnosti a Viac ako 90 dní po splatnosti, v grafe aj v tabuľke (počet, suma, podiel). Čím viac sa graf kloní k starším skupinám, tým je prevod naliehavejší.
• Stav úhrady: faktúry obdobia podľa počtu ako Uhradené, Čiastočne uhradené a Neuhradené.
• Prognóza splatnosti (30 dní): neuhradené faktúry splatné v nasledujúcich 30 dňoch v týždenných úsekoch, aby si mohol plánovať odliv peňazí.
• Rozdelenie podľa spôsobu úhrady: hodnota faktúr obdobia podľa spôsobu úhrady.
• Najdlhšie po splatnosti: dvadsať najstarších faktúr po splatnosti (Číslo dokladu je odkaz, ktorý faktúru otvorí) a súhrn Záväzky po splatnosti podľa dodávateľa s hodnotou Max. omeškanie (dni).

Analytika prijatých faktúr – karta Platby (Fizetések)

5. Náklady

Kartu otvára šesť ukazovateľov: Hodnota bez DPH, DPH (s percentom z hodnoty bez DPH), Mimoriadne náklady (súčet mimoriadnych nákladov zadaných na faktúrach), Podiel cudzej meny (podiel faktúr v inej než predvolenej mene na hodnote), Podiel nezaúčtovaných (podiel hodnoty bez DPH položiek bez čísla účtu) a Náklady na dopravu (hodnota bez DPH položiek nákladov na dopravu).

• DPH podľa sadzby a Sadzby DPH v období: mesačná suma DPH podľa sadzby DPH položiek a hodnota bez DPH, DPH a podiel podľa sadzby. Pred daňovým priznaním tak rýchlo skontroluješ, koľko DPH sa nazbieralo pri ktorej sadzbe.
• Čisté náklady podľa účtu: hodnota bez DPH položiek rozdelená podľa priradeného čísla účtu; položky bez čísla účtu idú do riadku Nezaúčtované.
• Rozdelenie podľa kategórie produktov (bez DPH): berie do úvahy len položky produktov; produkt bez kategórie sa zobrazí ako Bez kategórie.
• Rozdelenie podľa čísla zákazky a Rozdelenie podľa strediska: hodnota faktúr bez DPH podľa interných nákladových miest; kde nie je zadané, ide do riadku Neznáme.
• Menová expozícia: podľa meny počet faktúr, suma v pôvodnej mene a v predvolenej mene, typ (Cudzia mena alebo Predvolená mena) a podiel.
• Tovar a položky dopravy/služieb: položky rozdelené do troch typov: Tovar (produkty), Náklady na dopravu a Ostatné položky (napríklad služba), s počtom položiek, hodnotou bez DPH a podielom.
• Monitor zmien nákupných cien: porovnáva fakturovanú jednotkovú cenu s priemernou nákupnou cenou produktu. Zmena ukazuje odchýlku v percentách, Dodatočné náklady ako množstvo × (fakturovaná cena – priemerná nákupná cena); kladné číslo znamená zdraženie. Zobrazuje sa najviac 15 produktov s najväčšími absolútnymi dodatočnými nákladmi a len produkty, ktorých priemerná nákupná cena je známa.

Analytika prijatých faktúr – karta Náklady (Költségek)

6. Kolegovia a čas

Štyri ukazovatele: počet a hodnota Prijaté faktúry, Priem. oneskorenie účtovania (dni) a Oneskorenie účtovania, medián (dni) (dni medzi dátumom plnenia a zadaním faktúry, len pri faktúrach s dátumom plnenia; medián je menej citlivý na extrémne hodnoty než priemer) a podiel a počet faktúr Zaúčtované po viac ako 30 dňoch. Tepelná mapa Čas vystavenia (deň × hodina) ukazuje, kedy sa faktúry zadávajú, graf Účtovanie podľa dňa v mesiaci, ktorý deň v mesiaci sa zadávajú (stĺpec: počet, čiara: hodnota). Vrchol na konci mesiaca poukazuje na hromadné, neskoré účtovanie. Graf a tabuľka Kolegovia udávajú počet, hodnotu a priemernú hodnotu faktúr podľa kolegu.

Analytika prijatých faktúr – karta Kolegovia a čas (Munkatársak és idő)

7. Kontrola

Táto karta slúži na odhaľovanie účtovných chýb a nedostatkov. Hore je osem ukazovateľov (zelené, ak je všetko v poriadku, žlté alebo červené, ak je problém):

• Podozrenie na duplikát: počet faktúr, ku ktorým má ten istý dodávateľ skoršiu faktúru s rovnakým číslom faktúry alebo s rovnakou sumou v ten istý deň. Je to len podozrenie, nie dôkaz.
• Bez objednávky / príjmu: podiel faktúr, ktoré nie sú prepojené so žiadnou objednávkou, prijatým dodacím listom ani príjmom tovaru (chýbajúci 3-way match).
• Faktúry odlišné od objednávky: počet faktúr, ktoré sa odchyľujú o viac ako 1 % od hodnoty prepojenej objednávky dodávateľovi s DPH; počíta sa len tam, kde existuje prepojenie s objednávkou.
• Neskoré účtovanie: počet a podiel faktúr zadaných viac ako 30 dní po dátume plnenia.
• Cudzia mena bez kurzu: faktúry v cudzej mene bez zadaného kurzu; ich hodnotu nemožno prepočítať na predvolenú menu, preto v súčtoch chýbajú. Doplň kurz na faktúre.
• Položky bez čísla účtu: podiel a počet položiek bez čísla účtu.
• Miera storna a Podiel odstránených: podiel stornovaných a odstránených faktúr.

Nižšie nasledujú podrobné zoznamy. V tabuľke Faktúry s podozrením na duplikát stĺpec Dôvod (skoršia faktúra) hovorí, či podozrenie vyvolalo Rovnaké číslo faktúry alebo Rovnaká suma a deň, a jeho odkaz otvorí skoršiu faktúru. Graf Podiel prepojených dokladov (3-way match) a tabuľka Väzby podrobne ukazujú, pri koľkých percentách faktúr patrí do rovnakého obchodného procesu Objednávka dodávateľovi, Prijatý dodací list a Prevzatie tovaru. Faktúry bez prepojenia vypisujú faktúry s najvyššou hodnotou, Odchýlka sumy faktúry a objednávky najväčšie rozdiely (Suma faktúry, Suma objednávky, Rozdiel, Rozdiel (%)) a Neskoro zaúčtované faktúry tie s najväčším oneskorením (Plnenie, Dátum vystavenia dokladu, Oneskorenie (dni)). Graf Vek konceptov (Do 7 dní, 8–30 dní, Nad 30 dní) a zoznam Najstaršie koncepty ukazujú nedokončené faktúry; obe sú aktuálnym stavom, nezávislým od dátumového filtra.

Analytika prijatých faktúr – karta Kontrola (Ellenőrzés)

Prvky karty Hľadať a ich význam:

Význam dôležitejších ukazovateľov: