A Bejövő számla adatlapon rögzítheted a beszállítótól kapott számla adatait: ki állította ki, mikor, milyen fizetési feltételekkel, és mely termékeket vagy szolgáltatásokat tartalmaz. Ugyanitt tudod a számlát lezárni, kiegyenlíteni, sztornózni, valamint a kapcsolódó raktári bevét bizonylatot elindítani. A lezárt bejövő számla a beszerzési folyamat egyik alapbizonylata, amelyből a készletre vétel és a beszállítói tartozás követése indul.
A bejövő számla állapotai: Piszkozat (szerkeszthető, még nem véglegesített), Lezárt (véglegesített, nem módosítható), Sztornó és Sztornózott (a számla sztornózása után). A rögzített számlák áttekintéséhez nézd meg a Bejövő számla lista útmutatót.
Kattints a Főmenü / Beszerzés / Bejövő számlák / Új menüpontra, vagy a Bejövő számla lista Új gombjára. Megnyílik az Új bejövő számla adatlap Piszkozat státusszal és üres Tételek táblával. Meglévő számlát a listából a Megnyitás gombbal nyithatsz meg.
Az adatlap felső részén három fül található: a Műveletek (mentés, lezárás, sztornó, történet, letöltés, nyomtatás, bizonylatkezelés, kiegyenlítés), a Kiegészítő funkciók (elküldött levelek, új email, új termék, új partner, új teendő, partnerkarton, szállítólevél felhasználás) és a Nézet és elrendezés (felület és működés, oszlopok).
Töltsd ki a számla fejlécét a beszállítótól kapott számla alapján:
A Bizonylatszám mező melletti frissítés ikonra (a Bizonylatszám ellenőrzés gombra) kattintva a rendszer megnézi, hogy a megadott sorszámmal rögzítettek-e már bejövő számlát. Ha igen, a „Iktatásra került már egy másik bejövő számla ezen a sorszámon!” figyelmeztetés jelenik meg, ahol az Újat kezdek gombbal újrakezdheted a számla rögzítését, a Folytatom gombbal pedig megtarthatod az eddigi adatokat. Ha a sorszám még szabad, az „A sorszámon még nem került iktatásra számla!” üzenetet kapod. Ez az ellenőrzés segít elkerülni, hogy ugyanazt a beszállítói számlát kétszer rögzítsd; mentéskor a rendszer külön is figyelmeztet, ha a bizonylatszám már létezik („A bizonylatszám már létezik a rendszerben!”).
A Tételek fülön vedd fel a számlán szereplő termékeket és szolgáltatásokat. A tábla felett található eszköztár gombjai:
A tábla oszlopai: Megnevezés, Cikkszám, Mennyiség, Nettó egységár, Áfa kulcs, Nettó érték, Áfa érték és Bruttó érték. A tábla alatt látható a sorok és a tételek száma, valamint az Egyéb költségek mező (például szállítási vagy vámköltség), amely a tételek bekerülési árán arányosan kerül szétosztásra (bekerülési ár = beszerzési ár + arányos egyéb költség), továbbá a számla Nettó érték, Áfa érték és Bruttó érték összegei.
Az Új gombra megnyíló tételszerkesztő ablakban a Tulajdonságok fülön adhatod meg a tétel adatait: Cikkszám, Megnevezés, Mennyiség, Áfa kulcs, Nettó alapár, Kedvezmény / Felár (%), Nettó egységár, Bruttó egységár és Tétel megjegyzés. További füleken a Raktározási alapadatok és a Könyvelés adatai állíthatók. A jobb oldali panel az Alapadatok fülön a kiválasztott termék ár- és készletadatait mutatja (eladási és beszerzési ár, fizikai, foglalt, elérhető és beérkező készlet), az Egyéb fülön pedig további információkat. Az ablak alján a tétel nettó, áfa és bruttó értéke látható. A Hozzáadás gombbal a tétel a számlára kerül, a Hozzáadás és új termék gombbal pedig a tétel felvétele után azonnal új, a törzsadatban még nem szereplő termék felvételét is elindíthatod.
Ha a beszállítótól már rögzítettél bejövő szállítólevelet, a tételeit nem kell újra beírnod. Válaszd ki a partnert, majd a Kiegészítő funkciók fülön kattints a Szállítólevél felhasználás gombra. A megnyíló ablak az adott partner lezárt, még nem számlázott bejövő szállítólevelei közül listázza (legfeljebb 99 db-ot) a Bizonylatszám, Partner cégnév és Bruttó érték adatokkal. Jelöld be a felhasználni kívánt szállítóleveleket, és kattints a Mentés gombra: a szállítólevelek tételei bekerülnek a számla Tételek táblájába. A tételek véglegesen a számla mentésekor rögzülnek. Ha nincs kiválasztva partner, a rendszer a „Kérlek válassz egy partnert!” figyelmeztetést jeleníti meg. A funkció csak Piszkozat állapotú számlán érhető el. A szállítólevelek kezelését a Bejövő szállítólevél bizonylat útmutató mutatja be.
Az AI feldolgozás gomb a Tételek fül eszköztárán csak akkor jelenik meg, ha az adatlapot egy e-mailben érkezett, PDF mellékletet tartalmazó számlából nyitottad meg (lásd az E-mail számlák útmutatót); ilyenkor az adatlap jobb oldalán a PDF is látható. A gomb a mellékelt PDF számla tételeinek felismerését indítja mesterséges intelligencia segítségével. A rendszer megerősítést kér („Ez néhány másodpercig tarthat, a felismert tételek automatikusan bekerülnek a listába, ellenőrizd mentés előtt. Folytatod?”), majd a felismert tételeket a Tételek táblába tölti. Ha egy felismert termék nincs a törzsadatban, a rendszer figyelmeztetést ad. Ha az AI nem talál feldolgozható tételt, az „Az AI nem talált feldolgozható tételt a számlán” üzenetet kapod, hiba esetén pedig az „Az AI feldolgozás sikertelen, próbáld újra!” üzenetet. A felismerés eredménye minden esetben ellenőrzést igényel, ezért mentés előtt vesd össze a tételeket az eredeti számlával.
A Műveletek fülön a Mentés gomb rögzíti az adatokat, de a számla Piszkozat állapotban marad, tehát tovább szerkeszthető. A legördülő menüben található Mentés és lezárás a mentés után azonnal lezárja a számlát. Ha már mentett piszkozatot szeretnél véglegesíteni, használd a Lezárás gombot. Lezáráskor a számla véglegesítésre kerül, és további módosításra nincs lehetőség. Ha a cégnél be van kapcsolva a lezárás előtti ellenőrzés, a rendszer a lezárás előtt figyelmeztet az esetleges eltérésekre. A Lezárás gomb legördülő menüjéből a lezárás után egyből nyomtathatsz is (Lezárás és nyomtatás) vagy letölthetsz (Lezárás és letöltés).
A Kiegyenlítés gomb legördülő menüjében a következő lehetőségek közül választhatsz: Bankbizonylat, Banki tranzakció és Kiegyenlítés (a Pénztárbizonylat opció jelenleg nem választható). A Kiegyenlítés parancs Piszkozat vagy Lezárt számlán használható, a bank- és pénztárbizonylat opciók lezárt számlán. A Kiegyenlítés ablakban látod a partnert, a számlaszámot, a fizetési módot, a számla bruttó végösszegét és a fennmaradó összeget; ha még nem rögzítettél kiegyenlítést, az „A bizonylatra még nem könyveltünk kiegyenlítést!” üzenet olvasható. Add meg a Kiegyenlítés összege és a Kiegyenlítés dátuma mezőt, majd kattints a Mentés gombra részkiegyenlítéshez, vagy a Mentés teljes kiegyenlítéssel gombra, ha a számla teljes fennmaradó összegét ki szeretnéd egyenlíteni.
A Sztornó gomb a Piszkozat vagy Lezárt számlát sztornózza, a legördülő menüben pedig a Sztornó és másolás is elérhető. Mivel a bejövő számla sztornóját is a beszállító állítja ki, a megnyíló Rendszerüzenet ablak a sztornó számla sorszámát kéri: töltsd ki a Sztornó számlaszám mezőt (alapértelmezésként az eredeti bizonylatszám „-S” utótaggal van kitöltve), szükség esetén a Teljesítés, Belső megjegyzés és Ügyfél megjegyzés mezőt is, majd kattints a Mentés gombra. Az ablak felső részében látod az eredeti számla azonosítóját, keltét, teljesítési dátumát és végösszegét. Mentés után a számla sztornózottnak minősül, visszaállításra nincs lehetőség.
A lezárt számlából a Bizonylatkezelés menüben indíthatsz Raktári bevét (lásd a Raktári bevét bizonylat útmutatót) vagy Munkalapok bizonylatot, a Másolás paranccsal pedig új bejövő számlát indíthatsz az adatok átvételével. A Letöltés menüből PDF-et vagy XLSX exportot kérhetsz, a PDF előnézet a számlát letöltés nélkül jeleníti meg, a Nyomtatás menüből pedig a bizonylatot vagy a termékcímkét nyomtathatod. A Történet gomb a számlához kapcsolódó bizonylatokat mutatja.
Mielőtt hosszabb számlát kezdesz rögzíteni, írd be a Bizonylatszám mezőbe a beszállító sorszámát és ellenőrizd az ikonnal: így nem fordulhat elő, hogy a számlát kétszer rögzíted. Mentsd a piszkozatot rendszeresen, a lezárással pedig várd meg, amíg a tételeket összevetetted az eredeti számlával, mert lezárás után már nem módosítható.
Az adatlap fejlécének mezői:
| Mező / Elem | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Bizonylatszám | A beszállító számláján szereplő sorszám. A frissítés ikonnal ellenőrizhető, hogy már rögzítették-e. | |
| Státusz | A számla állapota (Piszkozat, Lezárt, Sztornó, Sztornózott). Csak megtekinthető. | |
| Deviza | A számla pénzneme. Az első mentés után már nem módosítható. | |
| Árfolyam | Az alkalmazott árfolyam; csak idegen devizás számlánál jelenik meg. | |
| Fizetési mód | A számlán szereplő fizetési mód; a + ikonnal új hozható létre. | |
| Bizonylat kelte | A számla keltének dátuma. | |
| Teljesítés | A teljesítés dátuma. | |
| Esedékesség | A fizetési határidő. | |
| Elszám. idő | Az az időpont, amelyhez a számla az elszámolás szempontjából tartozik. | |
| Partner cégnév | A számlát kiállító beszállító. Új partner a + ikonnal vehető fel, a partnerkarton ikon megnyitja a partner adatlapját. | |
| Partner ügyintéző | A partner kapcsolattartója. | |
| Számlázási cím | A partner számlázási címe. | |
| Szállítási cím | A partner szállítási címe. |
A Tételek tábla és a tételszerkesztő ablak elemei:
| Mező / Oszlop | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Cikkszám | A termék azonosítója a törzsadatban. | |
| Megnevezés | A termék vagy szolgáltatás neve a számlán. | |
| Mennyiség | A beszerzett mennyiség. | |
| Áfa kulcs | A tételre vonatkozó áfa kulcs. | |
| Nettó alapár | A tétel kedvezmény vagy felár előtti nettó ára. | |
| Kedvezmény / Felár (%) | Százalékos kedvezmény vagy felár a nettó alapáron. | |
| Nettó egységár | Egy egységre jutó nettó ár (a kedvezménnyel vagy felárral módosítva). | |
| Bruttó egységár | Egy egységre jutó bruttó ár. | |
| Tétel megjegyzés | Szabad szöveges megjegyzés a tételhez. | |
| Nettó érték, Áfa érték, Bruttó érték | A tétel, illetve a számla végösszegének nettó, áfa és bruttó értéke; a rendszer számolja. | |
| Egyéb költségek | Például szállítási vagy vámköltség, amely arányosan oszlik szét a tételek bekerülési árán. |
A kötelező mezőket a rendszer mentéskor ellenőrzi; ha valamelyik hiányzik, a mentés nem hajtódik végre.
A lezárt számla véglegesített bizonylat, ezért a tételei és a fejlécadatai már nem szerkeszthetők. Hiba esetén sztornózd a számlát, vagy a listában a Bizonylatkezelés / Módosítás paranccsal sztornózhatod és egyben le is másolhatod, majd a másolatot javítva újra rögzítheted.
Az AI feldolgozás gomb csak akkor jelenik meg, ha az adatlapot egy e-mailben érkezett, PDF mellékletet tartalmazó számlából nyitottad meg. Kézzel felvett új számlánál a gomb nem látszik. Az E-mail számlák listájából indítva használható.
A felismerés segítség, de nem helyettesíti az ellenőrzést. A felismert tételek automatikusan bekerülnek a Tételek táblába, a rendszer is erre figyelmeztet: ellenőrizd őket mentés előtt, és vesd össze az adatlap mellett látható PDF számlával. Ha egy termék nincs a törzsadatban, a rendszer figyelmeztetést ad.
A Bizonylatszám ellenőrzés talált egy már rögzített bejövő számlát ugyanezzel a sorszámmal. Valószínűleg ugyanazt a számlát már felvitted. Az Újat kezdek gombbal újrakezdheted a rögzítést, a Folytatom gombbal pedig megtarthatod az eddigi adatokat, ha tudatosan rögzítesz azonos sorszámú számlát.
Az ablak csak az adott partner lezárt, még nem számlázott bejövő szállítólevelét listázza, ezért először válaszd ki a partnert. Ha nincs találat, ellenőrizd, hogy a szállítólevél le van-e zárva és ugyanarra a partnerre szól-e. Részletek a Bejövő szállítólevél bizonylat útmutatóban.
Nyisd meg a Kiegyenlítés / Kiegyenlítés ablakot, írd be a Kiegyenlítés összege mezőbe a kiegyenlített részösszeget és a Kiegyenlítés dátuma mezőbe a fizetés napját, majd kattints a Mentés gombra. A Fennmaradó összeg mező mutatja, mennyi van még hátra. Ha a teljes hátralévő összeget egyenlítenéd ki, használd a Mentés teljes kiegyenlítéssel gombot.
A bejövő számla sztornózásához a beszállítótól kapott sztornó számla sorszámát kell megadnod, mert a sztornózást nem te, hanem a beszállító állítja ki. A mező előre ki van töltve az eredeti sorszám és az „-S” utótag kombinációjával; ha a beszállító más sorszámot adott, írd át.
Nem. A rendszer a törlés előtt is jelzi: törléskor a bizonylat törölt vagy sztornózott státuszba kerül, visszaállításra nincs lehetőség. Ha a számla mégis érvényes, rögzíts egy újat, például a Másolás paranccsal az eredeti adatokból.
Az egyéb költség (például szállítás, vám) a tételek bekerülési árán arányosan kerül szétosztásra: bekerülési ár = beszerzési ár + arányos egyéb költség. Ezt a mező melletti tájékoztató ikon is jelzi.
Nem szeretnél órákon át keresgélni a megoldás után? Válaszd a leghatékonyabb utat: jelentkezz egy személyre szabott, 45 perces online oktatásra, ahol kizárólag veled foglalkozunk. Legyen szó az alapok átnézéséről vagy egy konkrét modul részletes beállításáról, szakértő kollégánk lépésről lépésre végigvezet a teljes folyamaton.
Ne vesztegesd az időd – kérj segítséget!
A célunk az, hogy minél gyorsabban és hatékonyabban használd a rendszerünket. Akár teljesen új vagy nálunk, akár csak egy specifikus beállítással akadtál el, ne habozz segítséget kérni!
Érdeklődsz a szoftverünkkel kapcsolatban, írj bátran!
Ha nem találod a választ és szükséged van segítségre
Regisztrációdat hozd létre most,
fizess később!
