Analitica facturilor primite este pagina de statistici a facturilor pe care le primești de la furnizori. Nu listează facturi individuale, ci le sintetizează: arată cât ți-au facturat furnizorii, de care furnizori depinzi cel mai mult, cât mai ai de plătit și când, cât de des plătești la termen, pe ce conturi contabile și cu ce cote de TVA s-au înregistrat costurile și unde o factură este suspectă sau incompletă. Te ajută, de exemplu, la întrebări ca acestea:
Stările posibile ale unei facturi primite sunt: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat. Statisticile includ în valoare și în număr facturile valide: acestea sunt facturile neșterse care nu sunt Ciornă și nici Stornare/Stornat, în practică facturile în starea Finalizat. Ciornele și facturile Stornare/Stornat rămân în afara totalurilor, dar le vezi în distribuția pe stări din fila Prezentare generală și în indicatorii filei Control. Facturile șterse sunt măsurate de indicatorul Rata documentelor șterse. Fiecare sumă se afișează în moneda implicită, convertită cu cursul facturii însăși.
Pagina se deschide dând clic pe Meniu principal / Achiziție / Analiză / Analitică facturi primite. În fila Căutare poți restrânge datele cu perechea de câmpuri Data documentului, cu o parte din numele firmei introdusă în câmpul Furnizor și cu lista Angajat, apoi dă clic pe butonul Căutare. La deschidere se afișează perioada de la 1 ianuarie a anului curent până astăzi. Data documentului filtrează momentul înregistrării facturii, nu data prestării și nici scadența. Există șase file, iar filtrul funcționează la fel în fiecare. Atenție: elementele care arată datoriile deschise (de exemplu Datorii deschise sau vechimea datoriilor) afișează starea curentă, de aceea filtrul de dată nu le influențează, ci doar filtrul Furnizor și Angajat. Capturile de ecran provin din interfața demo maghiară.
Banda de sus, intitulată Volumul facturilor primite, arată numărul și valoarea facturilor valide pentru Astăzi, Săptămâna aceasta, Luna aceasta, Anul acesta și Total (independent de filtru). Dedesubt urmează indicatorii perioadei alese, fiecare față de perioada anterioară de aceeași lungime, cu modificarea procentuală:
Urmează două grafice lunare: Valoare brută pe luni și Valoare netă și TVA pe luni (coloane suprapuse). Distribuție pe stări arată facturile în stările Ciornă, Finalizat, Stornare și Stornat după număr, iar Distribuție pe monedă arată în ce monedă au sosit facturile (valoarea în moneda implicită).
Cei cinci indicatori: Furnizori activi (câți au facturat în perioadă), Ponderea TOP3 (ponderea comună în valoare a celor mai mari trei furnizori; peste 60 % devine galbenă, deoarece semnalează o dependență de achiziții), Indicele de concentrare HHI, Furnizori noi și Furnizori inactivi. HHI este suma pătratelor ponderilor furnizorilor (%) între 0 și 10 000: sub 1500 este Concentrare scăzută, între 1500 și 2500 Concentrare medie, peste Concentrare ridicată. Furnizor nou este cel a cărui primă factură primită cade în perioadă. Graficul Top furnizori arată cei zece mari furnizori după valoare, graficul Furnizori noi și recurenți împarte lunar furnizorii care facturează.
Tabelul Clasamentul furnizorilor ordonează după valoare în stil Pareto (maximum 25 de rânduri): numărul, valoarea și valoarea medie a facturilor, Pondere, Pondere cumulată și Zile medii de plată pe furnizor. Tabelul Furnizori inactivi listează furnizorii care au facturat mai demult, dar nu în ultimele 90 de zile; această listă nu depinde de filtre. Tabelul Sold deschis și limită de credit arată pe furnizor suma deschisă și suma restantă alături de Limită de credit (limita de plată) înregistrată la partener; Grad de utilizare este raportul dintre suma deschisă și limita de credit și apare doar unde partenerul are o limită de credit.
Aici vezi partea financiară. Sus sunt cinci indicatori: Datorii deschise și Datorii restante (starea curentă), Durata medie de plată (DPO) (media zilelor de la înregistrarea facturii până la ultima plată, pe facturile complet achitate ale perioadei), rata Achitat la termen (ultima plată s-a făcut cel târziu la scadență) și Întârziere medie (zile), care face media doar a facturilor achitate cu întârziere. Dacă în perioadă nu există încă nicio factură achitată, apare o liniuță în loc de valoare.
Înainte de runda săptămânală de plăți deschide fila Plăți: din primul interval al Previziune scadențe (30 de zile) vezi câți bani îți trebuie în următoarele șapte zile, iar în partea de sus a tabelului Datorii restante pe furnizor vezi pe cine să plătești primul, ca întârzierea medie să nu se înrăutățească.
Fila se deschide cu șase indicatori: Valoare netă, TVA (cu procentul din valoarea netă), Costuri extraordinare (suma costurilor extraordinare înregistrate pe facturi), Pondere valută (ponderea în valoare a facturilor într-o altă monedă decât cea implicită), Pondere necontată (ponderea valorii nete a liniilor fără cont contabil) și Costuri de transport (valoarea netă a liniilor de costuri de transport).
Patru indicatori: numărul și valoarea Facturi primite, Întârziere medie înregistrare (zile) și Întârziere înregistrare, mediană (zile) (zilele dintre data prestării și înregistrarea facturii, doar la facturile cu dată a prestării; mediana este mai puțin sensibilă la valorile extreme decât media), precum și ponderea și numărul facturilor Înregistrate după mai mult de 30 de zile. Harta termică Momentul emiterii (zi × oră) arată când se înregistrează facturile, iar graficul Înregistrare pe zilele lunii arată în ce zi a lunii se înregistrează (coloană: număr, linie: valoare). Un vârf la sfârșitul lunii indică o înregistrare în lot, târzie. Graficul și tabelul Colegi dau numărul, valoarea și valoarea medie a facturilor pe coleg.
Această filă servește la depistarea erorilor și a lacunelor de înregistrare. Sus sunt opt indicatori (verzi dacă totul e în regulă, galbeni sau roșii dacă există o problemă):
Mai jos urmează listele detaliate. În tabelul Facturi cu suspiciune de duplicat coloana Motiv (factură anterioară) spune dacă suspiciunea a fost declanșată de Același număr de factură sau de Aceeași sumă și zi, iar linkul ei deschide factura anterioară. Graficul Ponderea documentelor legate (3-way match) și tabelul Legături în detaliu arată la câte procente din facturi aparțin aceluiași proces de afaceri Comandă furnizor, Aviz de expediție de intrare și Preluare marfă. Facturi fără legături listează facturile cu cea mai mare valoare, Diferența dintre suma facturii și a comenzii cele mai mari diferențe (Suma facturii, Suma comenzii, Diferență, Diferență (%)), iar Facturi înregistrate cu întârziere pe cele cu cea mai mare întârziere (Prestare, Data documentului, Întârziere (zile)). Graficul Vechimea ciornelor (În 7 zile, 8–30 zile, Peste 30 de zile) și lista Cele mai vechi ciorne arată facturile nefinalizate; ambele sunt starea curentă, independentă de filtrul de dată.
Înainte de închiderea lunii deschide fila Control cu perioada lunii precedente: parcurge mai întâi lista Facturi cu suspiciune de duplicat, deoarece o factură înregistrată de două ori încarcă costul de două ori, apoi adu ponderea Linii fără cont contabil la zero. Cu filtrul Angajat vezi imediat ale cui înregistrări trebuie verificate.
Elementele filei Căutare și semnificația lor:
| Câmp / Element | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Data documentului (de la – până la) | Momentul înregistrării facturii primite. Implicit 1 ianuarie a anului curent și ziua de azi. | |
| Furnizor | O parte din numele firmei furnizorului. Lăsat gol, se afișează toți furnizorii. | |
| Angajat | Colegul care a înregistrat factura. Rândul Vă rugăm selectați înseamnă toți colegii. | |
| Butonul Căutare | Reîncarcă fila activă cu filtrele indicate. |
Semnificația indicatorilor mai importanți:
| Indicator | Ce arată | Cum se calculează |
|---|---|---|
| Facturi primite | Numărul facturilor valide. | Facturile neșterse care nu sunt Ciornă și nici Stornare/Stornat, în perioada după Data documentului. |
| Valoare brută, Valoare netă, TVA | Valoarea facturilor. | Suma facturii în moneda implicită, convertită cu cursul facturii. |
| Datorii deschise | Valoarea încă neachitată a facturilor. | Suma brută – plățile înregistrate pe toate facturile valide, independent de filtrul de dată (filtrele Furnizor și Angajat se aplică). |
| Datorii restante | Partea datoriilor deschise cu scadența depășită. | Suma neachitată a facturilor deschise a căror scadență este anterioară zilei de azi. |
| Ponderea TOP3 | Ponderea celor mai mari trei furnizori. | Valoarea primilor trei furnizori în procente din valoarea totală; peste 60 % dependența de furnizori este mare. |
| Indicele de concentrare HHI | Gradul de concentrare a furnizorilor. | Suma pătratelor ponderilor furnizorilor (%), între 0 și 10 000; sub 1500 scăzut, peste 2500 ridicat. |
| Furnizori noi | Furnizori care facturează prima dată în perioadă. | Prima lor factură primită cade în perioadă. |
| Furnizori inactivi | Furnizori care au facturat mai demult, dar acum tac. | În ultimele 90 de zile nu a sosit nicio factură de la ei; cel mult 15 rânduri, după valoare, independent de filtre. |
| Grad de utilizare | Soldul deschis față de limita de credit. | Suma deschisă / Limită de credit (limita de plată înregistrată la partener) × 100; doar unde există limită de credit. |
| Durata medie de plată (DPO) | În câte zile plătești facturile. | Media zilelor dintre înregistrarea facturii și ultima plată pe facturile complet achitate ale perioadei. |
| Achitat la termen | Rata facturilor achitate la termen. | Din facturile complet achitate, cele la care ultima plată s-a făcut cel târziu la scadență. |
| Întârziere medie (zile) | Întârzierea medie a facturilor achitate cu întârziere. | Diferența dintre ultima plată și scadență în zile, doar pe facturile achitate cu întârziere. |
| Starea plății | Cât de achitate sunt facturile, după număr. | Achitat: nicio sumă deschisă; Parțial achitat: există o plată, dar rămâne o sumă deschisă; Neachitat: nicio plată. |
| Previziune scadențe (30 de zile) | Suma de plătit în următoarele 30 de zile. | Suma neachitată a facturilor deschise după scadență, în patru intervale săptămânale (zilele 0–6, 7–13, 14–20, 21–30). |
| Pondere valută | Ponderea facturilor în valută. | Valoarea facturilor într-o altă monedă decât cea implicită, în procente din valoarea totală. |
| Pondere necontată | Costul fără cont contabil. | Valoarea netă a liniilor fără cont contabil, în procente din valoarea netă a tuturor liniilor. |
| Costuri extraordinare | Costurile extraordinare înregistrate pe facturi. | Suma câmpurilor de costuri extraordinare ale facturilor în moneda implicită. |
| Modificare, Cost suplimentar | Abaterea prețului facturat față de prețul mediu de achiziție. | (preț facturat – preț mediu de achiziție) / preț mediu de achiziție, în procente; costul suplimentar este cantitate × (preț facturat – preț mediu de achiziție). |
| Întârziere medie înregistrare (zile), Întârziere înregistrare, mediană (zile) | Cât timp trece între prestare și înregistrare. | Media și mediana zilelor dintre data prestării și înregistrarea facturii, pe facturile cu dată a prestării. |
| Suspiciuni de duplicat | Facturi posibil înregistrate de două ori. | O factură anterioară a aceluiași furnizor cu același număr de factură sau cu aceeași sumă în aceeași zi. |
| Fără comandă / recepție | Ponderea facturilor fără legături. | Facturi care nu sunt legate, în același proces de afaceri, de o Comandă furnizor, un Aviz de expediție de intrare sau o Preluare marfă. |
| Facturi diferite de comandă | Numărul facturilor diferite de valoarea comenzii. | Valoarea brută a facturii diferă cu mai mult de 1 % de valoarea brută a comenzilor către furnizor asociate; doar unde există legătură cu o comandă. |
| Înregistrare târzie | Facturi înregistrate târziu. | Facturi înregistrate la mai mult de 30 de zile după data prestării. |
| Valută fără curs | Facturi în valută care lipsesc din totaluri. | Facturi într-o altă monedă decât cea implicită, pentru care nu este indicat cursul. |
| Rata de stornare | Ponderea facturilor stornate. | Stornare și Stornat / (valide + Stornare și Stornat + Ciornă). |
| Rata documentelor șterse | Ponderea facturilor șterse. | Șterse / (șterse + valide + Stornare și Stornat + Ciornă). |
Elementul de meniu apare la Achiziție / Analiză dacă ți-a fost alocat modulul Facturi de intrare. Dacă lipsește, roagă administratorul să verifice alocarea modulelor tale.
Statisticile însumează doar facturile valide (neșterse, care nu sunt Ciornă și nici Stornare/Stornat) în perioada după Data documentului, în moneda implicită, convertite cu cursul facturii. Dacă lista conține și o ciornă sau o factură stornată, aceasta lipsește aici din totaluri. Lipsește și factura în valută fără curs de schimb: acestea sunt arătate de indicatorul Valută fără curs din fila Control.
Datorii deschise, Datorii restante, vechimea datoriilor, previziunea scadențelor, cele mai vechi facturi restante, tabelul soldului deschis și al limitei de credit și ciornele arată starea curentă, deoarece o factură neachitată rămâne o datorie chiar dacă este veche. Filtrul de dată nu le influențează; filtrul Furnizor și Angajat da.
DPO, rata Achitat la termen și Întârziere medie (zile) se calculează doar din facturile complet achitate, pe baza datelor plăților. Dacă toate facturile perioadei sunt încă deschise sau nu au plată înregistrată, nu există ce să se mediaze. Întârziere medie (zile) apare în plus doar dacă a existat o factură achitată cu întârziere.
Grad de utilizare se calculează din Limită de credit, adică limita de plată înregistrată la partener. Dacă în fișa furnizorului nu este indicată nicio limită de credit, coloana rămâne goală; suma deschisă și suma restantă se afișează oricum.
Deschide factura și pe cea anterioară afișată în coloana Motiv (factură anterioară) și compară-le. Dacă a fost într-adevăr înregistrată de două ori, stornează sau șterge-o pe cea greșită, ca să nu încarce costul și datoria de două ori. Dacă sunt două facturi separate cu aceeași sumă (de exemplu o taxă lunară în aceeași zi), suspiciunea este neîntemeiată; sistemul nu modifică lista.
Lista examinează doar facturile legate, în același proces de afaceri, de o Comandă furnizor și a căror valoare brută nu coincide exact. Dacă ai înregistrat factura independent de comandă, fără legătură, o găsești la Facturi fără legături, iar indicatorul de diferență nu o vede.
Ponderea necontată numără liniile la care nu este indicat contul contabil. În fila Control vezi numărul, în fila Costuri valoarea rândului Necontat din distribuția pe cont contabil. Contul contabil lipsă îl poți completa pe liniile facturii; deschide factura din pagina Lista facturilor de intrare.
Nu doriți să petreceți ore căutând o soluție? Alegeți cea mai eficientă cale: programați-vă la o sesiune de instruire online personalizată de 45 de minute, dedicată exclusiv dumneavoastră. Fie că este vorba despre o trecere în revistă a elementelor de bază sau despre configurarea detaliată a unui modul specific, colegul nostru expert vă va ghida pas cu pas prin întregul proces.
Nu vă pierdeți timpul - solicitați ajutor!
Scopul nostru este să folosiți sistemul nostru cât mai rapid și eficient posibil. Indiferent dacă sunteți complet nou la noi sau ați rămas blocat la o setare specifică, nu ezitați să cereți ajutor!
Ești interesat de software-ul nostru? Scrie-ne cu încredere!
Dacă nu găsești răspunsul și ai nevoie de asistență
Creează-ți contul acum,
plătește mai târziu!
