Analytika žiadostí o ponuku je štatistická stránka žiadostí o ponuku, ktoré si poslal dodávateľom. Nevypisuje jednotlivé doklady, ale sumarizuje: ukazuje, koľko ponúk si žiadal, od koho, na aké produkty, či dodávatelia odpovedali, ako rýchlo a či z toho vznikla objednávka dodávateľovi. Pomôže ti nájsť odpoveď napríklad na tieto otázky:
Jeden doklad žiadosti o ponuku vždy smeruje jednému dodávateľovi. Ak žiadaš cenu na rovnakú potrebu od viacerých dodávateľov, zaznamenáš viac dokladov a tie patria spolu s prepojenými prijatými ponukami a objednávkami dodávateľom do jedného obchodného procesu (jednej skupiny prepojení). Stránka podľa tohto prepojenia zisťuje, či na žiadosť o ponuku prišla ponuka a či z nej vznikla objednávka.
Možné stavy žiadosti o ponuku (Odoslaná ponuka dodávateľa): Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný. Štatistika považuje za platné Uzavreté (odoslané) žiadosti o ponuku. Koncepty a doklady Storno/Stornovaný zostávajú mimo výpočtov, ale vidíš ich v ukazovateľoch Koncepty a Miera storna a v rozdelení podľa stavu. Odstránené doklady sa nezobrazujú nikde.
Stránku otvoríš kliknutím na menu Hlavné menu / Obstarávanie / Analytika / Analytika žiadostí o ponuku. Hore vidíš štyri karty: Prehľad, Reakcia dodávateľov, Dopyt a Proces. Na karte Hľadať môžeš údaje zúžiť dvojicou polí Dátum vystavenia dokladu, časťou názvu firmy zadanou do poľa Dodávateľ a zoznamom Zamestnanec, potom klikni na tlačidlo Hľadať. Po otvorení vidíš obdobie od 1. januára aktuálneho roka do dnešného dňa. Filter funguje rovnako na všetkých štyroch kartách, no pri prepnutí karty sa vráti na predvolené obdobie, preto najprv vyber kartu a až potom filtruj. Ak sa myšou postavíš na malú ikonu otáznika pri ukazovateli, prečítaš si jeho presnú definíciu. Snímky obrazovky pochádzajú z maďarského demo rozhrania.
Horný rad ukazuje údaje zvoleného obdobia. Žiadosti o ponuku je počet platných žiadostí o ponuku v porovnaní s predchádzajúcim, rovnako dlhým obdobím (s percentuálnou zmenou). Položky je počet žiadaných riadkov položiek, pod ním vidíš, koľko rôznych produktov to je, a Množstvo je súčet žiadaných množstiev. Oslovení dodávatelia je počet rôznych oslovených dodávateľov, Priem. dodávateľov / proces ukazuje, od koľkých dodávateľov v priemere žiadaš ponuku v jednom obchodnom procese: ak je hodnota okolo 1, zvyčajne sa pýtaš na cenu len jedného dodávateľa, takže nie je s čím porovnávať. Miera odpovedí je percento žiadostí, na ktoré prišla ponuka od rovnakého dodávateľa. Miera storna a Koncepty ukazujú nedokončené alebo stiahnuté žiadosti, žltou farbou, ak nejaké sú. Nižšie stĺpce grafu Mesačný vývoj ukazujú mesačné žiadosti o ponuku a čiara oslovených dodávateľov. Koláčový graf Rozdelenie podľa stavu člení žiadosti o ponuku podľa stavu a tabuľka Kolegovia ukazuje, kto poslal koľko žiadostí, koľkým dodávateľom a koľko z nich dostalo odpoveď. Kde doklad nemá zamestnanca, skončí v riadku Neznáme.
Táto karta ukazuje, ktorí dodávatelia odpovedajú a ako rýchlo. Miera odpovedí a Miera úspešnosti sa počítajú z platných žiadostí o ponuku: miera úspešnosti hovorí, po koľkých žiadostiach si skutočne zadal objednávku dodávateľovi u osloveného dodávateľa. Priem. doba odpovede (dni) je priemer času medzi vytvorením žiadosti o ponuku a prijatou ponukou a Žiadosti bez odpovede je počet žiadostí odoslaných pred aspoň 7 dňami, ktoré sú stále nezodpovedané (žlté, ak nejaké sú). Graf Miera odpovedí podľa dodávateľa porovnáva desiatich dodávateľov s najviac žiadosťami o ponuku, koláčový graf ukazuje pomer zodpovedaných a nezodpovedaných žiadostí. Tabuľka Reakcia dodávateľov vypisuje podľa dodávateľa počty Odoslané žiadosti, Zodpovedané, Objednané a Bez odpovede (7+ dní), percentuálne podiely a dobu odpovede ako Priemer (dni) a Medián (dni) (medián ukazuje typického dodávateľa, pretože ho jedna-dve mimoriadne pomalé odpovede neskreslia). Tam, kde dodávateľ ešte nikdy neodpovedal, je namiesto doby odpovede pomlčka. Tabuľka ukazuje 50 dodávateľov s najviac žiadosťami o ponuku. Pod ňou zoznam Žiadosti bez odpovede (7+ dní) vypisuje 20 najstarších takýchto žiadostí a kliknutím na Číslo dokladu sa žiadosť o ponuku otvorí na novej karte prehliadača.
Karta ukazuje, na čo žiadaš ponuky najčastejšie. V hornom rade vidíš Žiadané produkty (počet rôznych produktov), Položky, Množstvo a počet Kandidáti na rámcovú zmluvu. Graf a tabuľka Najčastejšie žiadané produkty radia podľa počtu žiadostí o ponuku: vidíš, od koľkých dodávateľov si žiadal cenu, na aké množstvo, z koľkých žiadostí vznikla objednávka dodávateľovi (Objednané žiadosti), kedy bola Posledná žiadosť a aká je aktuálna Voľná zásoba produktu vo všetkých skladoch. Tabuľka Kandidáti na rámcovú zmluvu zbiera produkty, ktoré sa objavili v aspoň 3 žiadostiach o ponuku, ale ani jedna z nich nevyústila do objednávky dodávateľovi. Koláčový graf a tabuľka Žiadané produkty podľa kategórie (položky) sčítavajú žiadané položky podľa kategórie produktu, produkty bez kategórie sa dostanú do riadka Bez kategórie. Tabuľky produktov a kategórií ukazujú najčastejších 15, resp. 12 riadkov. V demo dátach sa napríklad Ceruza nachádza v 12 žiadostiach o ponuku, no ešte nikdy nebola objednaná, preto je kandidátom na rámcovú zmluvu.
Tu vidíš, kde sa proces žiadosti o ponuku zasekáva. Lievik žiadosť → ponuka → objednávka a tabuľka Kroky podrobne ukazujú, koľko percent platných žiadostí o ponuku dosiahlo prijatú ponuku, objednávku dodávateľovi a objednávku u osloveného dodávateľa. Stĺpec Nedosiahlo udáva, koľko žiadostí vypadlo pri danom kroku. Tabuľka Doby spracovania ukazuje čas medzi žiadosťou o ponuku a najbližšou neskôr vytvorenou prepojenou ponukou alebo objednávkou dodávateľovi, v priemere a mediáne. Ukazovateľ Nezodpovedané počíta odoslané žiadosti bez ponuky, Viac ako 15 dní tie najstaršie z nich (červený, ak nejaké sú) a graf ich rozdeľuje do vekových skupín (0–3, 4–7, 8–14 a viac ako 15 dní) podľa dátumu žiadosti o ponuku. Zoznam Najstaršie nezodpovedané žiadosti uvádza 20 najstarších s menom dodávateľa a počtom dní v stĺpci Uplynuté dni. V demo dátach napríklad z 14 platných žiadostí o ponuku dostali ponuku 2, preto sa lievik pri druhom kroku zúži na 14,3 %.
Na začiatku každého týždňa otvor kartu Proces a prejdi zoznam Najstaršie nezodpovedané žiadosti. Kliknutím na Číslo dokladu sa otvorí žiadosť o ponuku, kde sa môžeš hneď dodávateľa opýtať, alebo, ak pruh Viac ako 15 dní nie je prázdny, poslať rovnakú žiadosť inému dodávateľovi.
Pred rokovaním s dodávateľom alebo rámcovou zmluvou si na karte Dopyt pozri zoznam Kandidáti na rámcovú zmluvu a na karte Reakcia dodávateľov, kto odpovedá najrýchlejšie. Rámcovú zmluvu na najčastejšie žiadaný produkt tak uzavrieš s dodávateľom, ktorý aj spoľahlivo reaguje.
Prvky karty Hľadať a ich význam:
| Pole / Prvok | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Dátum vystavenia dokladu (od – do) | Dátum vystavenia žiadosti o ponuku. Predvolene 1. január aktuálneho roka a dnešný deň. | |
| Dodávateľ | Časť názvu firmy dodávateľa. Ak pole necháš prázdne, zobrazia sa všetci dodávatelia. | |
| Zamestnanec | Zamestnanec, ktorý vystavil žiadosť o ponuku. Riadok Vyberte, prosím znamená všetkých zamestnancov. | |
| Tlačidlo Hľadať | Znovu načíta aktívnu kartu so zadanými filtrami. |
Význam dôležitejších ukazovateľov:
| Ukazovateľ | Čo ukazuje | Ako sa počíta |
|---|---|---|
| Žiadosti o ponuku | Počet platných žiadostí o ponuku. | Uzavreté, neodstránené žiadosti o ponuku vo filtrovanom období. Percentuálna zmena porovnáva s predchádzajúcim, rovnako dlhým obdobím. |
| Oslovení dodávatelia | Od koľkých rôznych dodávateľov si žiadal ponuku. | Počet rôznych dodávateľov platných žiadostí o ponuku. |
| Priem. dodávateľov / proces | Koľkých dodávateľov si v jednom obchodnom procese oslovil v priemere. | Priemer rôznych oslovených dodávateľov na proces. Žiadosť o ponuku bez prepojenia sa počíta ako samostatný proces. |
| Miera odpovedí | Na aký podiel žiadostí o ponuku prišla ponuka. | Zodpovedané / platné žiadosti o ponuku. Zodpovedaná je žiadosť, ku ktorej patrí v rovnakom procese nestornovaný doklad Prijatá žiadosť dodávateľa od rovnakého dodávateľa. |
| Miera storna | Podiel stornovaných žiadostí. | Storno a stornované / (platné + storno a stornované) žiadosti o ponuku. |
| Priem. doba odpovede (dni) | Ako rýchlo príde ponuka. | Priemer hodín medzi vytvorením žiadosti o ponuku a najbližšou neskoršou ponukou od rovnakého dodávateľa, prepočítaný na dni. Počítajú sa iba zodpovedané žiadosti. |
| Miera úspešnosti | Po koľkých žiadostiach o ponuku si objednal u osloveného dodávateľa. | Podiel platných žiadostí o ponuku, v ktorých procese existuje nekoncepčná a nestornovaná objednávka dodávateľovi (Objednávky dodávateľom) rovnakému dodávateľovi. |
| Žiadosti bez odpovede | Žiadosti o ponuku bez ponuky už 7 dní. | Uzavreté žiadosti o ponuku datované pred aspoň 7 dňami, na ktoré neprišla ponuka. |
| Nezodpovedané | Všetky odoslané žiadosti o ponuku bez ponuky. | Uzavreté žiadosti o ponuku, na ktoré ešte neprišla ponuka, bez ohľadu na vek. Viac ako 15 dní z nich počíta tie, ktoré sú staršie ako 15 dní. |
| Žiadané produkty | Koľko rôznych produktov si žiadal. | Rôzne produkty z produktových položiek platných žiadostí o ponuku. Textové riadky bez produktu sa nepočítajú. |
| Kandidáti na rámcovú zmluvu | Počet často žiadaných, ale nikdy neobjednaných produktov. | Produkty uvedené v aspoň 3 žiadostiach o ponuku, ku ktorým v procese žiadnej z nich neexistuje objednávka dodávateľovi. |
Stĺpce tabuliek a lievika:
| Stĺpec | Kde ho vidíš | Popis |
|---|---|---|
| Odoslané žiadosti | Reakcia dodávateľov | Počet platných žiadostí o ponuku daného dodávateľa. |
| Zodpovedané | Reakcia dodávateľov, Prehľad | Na koľko žiadostí o ponuku prišla ponuka. Miera odpovedí je jej podiel na odoslaných žiadostiach. |
| Priemer (dni) a Medián (dni) | Reakcia dodávateľov, Proces | Priemer a stredná hodnota doby odpovede alebo doby spracovania v dňoch. Pomlčka znamená, že nie sú údaje. |
| Objednané | Reakcia dodávateľov | Po koľkých žiadostiach o ponuku vznikla objednávka rovnakému dodávateľovi. Miera úspešnosti je jej podiel na odoslaných žiadostiach. |
| Bez odpovede (7+ dní) | Reakcia dodávateľov | Počet žiadostí o ponuku nezodpovedaných aspoň 7 dní, podľa dodávateľa. |
| Uplynuté dni | Reakcia dodávateľov, Proces | Počet dní od dátumu nezodpovedanej žiadosti o ponuku do dnešného dňa. |
| Žiadosti o ponuku (v tabuľke produktov) | Dopyt | V koľkých rôznych žiadostiach o ponuku sa produkt nachádza. |
| Objednané žiadosti | Dopyt | Počet žiadostí o ponuku, v ktorých procese existuje objednávka dodávateľovi. |
| Voľná zásoba | Dopyt | Aktuálna použiteľná zásoba produktu vo všetkých skladoch. Nezávisí od filtrovaného obdobia. |
| Posledná žiadosť | Dopyt | Dátum poslednej žiadosti o ponuku na produkt. |
| Podiel | Proces | Koľko percent platných žiadostí o ponuku dosiahlo daný krok. |
| Nedosiahlo | Proces | Koľko z platných žiadostí o ponuku nedosiahlo daný krok. |
Položka menu sa zobrazí, ak máš pridelený modul Odoslaná ponuka dodávateľa. Ak ju nevidíš, požiadaj správcu, aby skontroloval pridelenie tvojich modulov. Prehľad nákupu je viditeľný nezávisle od toho, ak máš pridelený ktorýkoľvek z modulov obstarávania (objednávka dodávateľovi, prijatá faktúra, prijatá ponuka, odoslaná ponuka).
Stránka páruje ponuku so žiadosťou o ponuku podľa prepojenia obchodného procesu. Za zodpovedanú sa považuje žiadosť, ak v rovnakom procese existuje nestornovaná prijatá ponuka od rovnakého dodávateľa. Ak si ponuku zaznamenal nezávisle od žiadosti, bez prepojenia, alebo na meno iného dodávateľa, systém súvislosť nevidí. To isté platí pre Mieru úspešnosti: počíta sa len vtedy, ak bola objednávka dodávateľovi vytvorená v rovnakom procese a smeruje rovnakému dodávateľovi. Preto sa oplatí vytvárať prijatú ponuku a objednávku vychádzajúc zo žiadosti o ponuku.
Za platné sa považujú len Uzavreté, teda skutočne odoslané žiadosti o ponuku. Koncept ešte nešiel k dodávateľovi a doklad Storno alebo Stornovaný je stiahnutá žiadosť, takže žiadny z nich neskresľuje mieru odpovedí. Vidíš ich osobitne v ukazovateľoch Koncepty a Miera storna a v grafe Rozdelenie podľa stavu na karte Prehľad. Odstránené doklady sa nezobrazujú nikde.
Nezodpovedané (karta Proces) počíta každú uzavretú žiadosť o ponuku, na ktorú ešte neprišla ponuka, aj keď si ju poslal včera. Žiadosti bez odpovede (karta Reakcia dodávateľov) počíta z nich len tie, ktoré sú datované pred aspoň 7 dňami. Druhý ukazovateľ teda ukazuje skutočne mlčiacich dodávateľov, prvý celý čakajúci stav rozdelený do vekových skupín.
Zoznam obsahuje len produkty, na ktoré si vo filtrovanom období poslal aspoň 3 žiadosti o ponuku a v procese žiadnej z nich neexistuje objednávka dodávateľovi. Ak si už objednal každý často žiadaný produkt, alebo na žiadny nebola žiadosť viac ako dvakrát, zoznam je prázdny. Nie je to chyba. Rozšírením filtrovaného obdobia môže viac produktov dosiahnuť 3 žiadosti.
Pomlčka znamená, že na žiadnu žiadosť o ponuku vo filtrovanom období neprišla ponuka, takže nie je čo spriemerovať. Hodnota 0,00 sa objaví, ak si prijatú ponuku zaznamenal do hodiny od žiadosti o ponuku. Systém porovnáva čas, keď boli oba doklady vytvorené, nie čas skutočnej odpovede dodávateľa. Pre presnú dobu odpovede preto ponuku zaznamenaj v momente, keď príde.
Táto stránka sleduje len to, či na žiadosť o ponuku prišla odpoveď a objednávka. Hodnotu ponúk a porovnanie dodávateľov ukazuje Analytika prijatých ponúk, vývoj zadaných objednávok Analytika objednávok dodávateľom a faktúry, ktoré k nim prichádzajú, Analytika prijatých faktúr.
Nechcete stráviť hodiny hľadaním riešenia? Zvoľte najefektívnejšiu cestu: objednajte sa na individuálne 45-minútové online školenie, počas ktorého sa budeme venovať výlučne vám. Či už ide o prehľad základov alebo podrobné nastavenie konkrétneho modulu, náš odborný kolega vás krok za krokom prevedie celým procesom.
Nestrácajte čas – požiadajte o pomoc!
Naším cieľom je, aby ste náš systém začali využívať čo najrýchlejšie a najefektívnejšie. Či už ste u nás úplne noví, alebo ste sa zasekli pri konkrétnom nastavení, neváhajte požiadať o pomoc!
Zaregistruj sa teraz,
zaplať neskôr!
