Zoznam prijatých faktúr

V tomto module si môžeš prezerať a spravovať prijaté faktúry. Prijatá faktúra je základný doklad obstarávania: zaznamenávaš na nej údaje faktúry prijatej od dodávateľa, teda čo si od koho kúpil, za akú cenu a s akými platobnými podmienkami. Zoznam zobrazuje všetky zaevidované prijaté faktúry na jednom mieste, umožňuje vyhľadávanie a je východiskom najdôležitejších operácií (zaevidovanie novej faktúry, uzavretie, stornovanie, zúčtovanie, odoslanie e-mailu, tlač, stiahnutie, vytvorenie príjmu na sklad).

Snímky obrazovky v tomto návode pochádzajú z maďarského rozhrania; maďarské názvy sú v popisoch obrázkov uvedené v zátvorkách.

• Prehľadný zoznam: faktúry sa zobrazujú v tabuľke so stránkovaním podľa čísla dokladu, dátumu, partnera, sumy, vyrovnania a stavu; pod tabuľkou sa zobrazuje súhrnný riadok podľa meny.
• Rýchle operácie: jedným kliknutím môžeš vybranú faktúru otvoriť, uzavrieť, stornovať, skopírovať, vyrovnať alebo stiahnuť, bez toho, aby si musel otvárať každú faktúru zvlášť.
• Okno náhľadu: pod zoznamom okamžite vidíš položky a súvisiace údaje vybranej faktúry bez toho, aby si opustil zoznam.
• Prispôsobiteľné zobrazenie: určíš, ktoré stĺpce sa zobrazia, koľko riadkov má mať jedna stránka a v akom poradí systém údaje zoradí.
• Analytika: odkaz Analytika vpravo hore v zozname vedie na štatistickú stránku prijatých faktúr.

Možné stavy prijatých faktúr sú: Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný — význam a obmedzenia jednotlivých stavov vysvetľuje časť Časté otázky. Okrem hlavného zoznamu nájdeš v menu Obstarávanie / Prijaté faktúry aj samostatné pohľady: zoznam prijatých faktúr blížiacich sa k splatnosti, online prijatých faktúr a faktúr z e-mailu.

1. Prezeranie zoznamu a operácie s faktúrami

Klikni na Hlavné menu / Obstarávanie / Prijaté faktúry / Zoznam a zobrazia sa všetky doteraz zaevidované prijaté faktúry. Nad tabuľkou môžeš na karte Operácie pracovať s vybranou faktúrou pomocou týchto tlačidiel:

• Nový: zaevidovanie novej prijatej faktúry na prázdnej karte — vyber túto možnosť, ak chceš údaje faktúry dodávateľa zadať ručne.
• Otvoriť: otvorenie detailu vybranej faktúry na úpravu položiek a hlavičkových údajov (pri uzavretej faktúre len na prezeranie).
• Uzavretie: finalizovanie faktúry, podľa potreby s okamžitou tlačou (Uzavretie a tlač) alebo stiahnutím (Uzavretie a stiahnutie) — dostupné len pri faktúre v stave Koncept.
• Stornovanie: stornovanie faktúry. V rozbaľovacom menu nájdeš okrem Stornovania aj Stornovanie a kopírovanie (popri storne vytvorí aj kópiu, takže chybne zaevidovanú faktúru môžeš začať odznova jedným krokom) a Trvalé vymazanie (dostupné len pri už stornovaných faktúrach). Pri spustení storna musíš zadať číslo stornovacej faktúry (pozri Časté otázky).
• Kopírovanie: vytvorenie novej prijatej faktúry z údajov vybranej — pri podobných faktúrach toho istého dodávateľa rýchlejšie než všetko zadávať odznova.
• História: zobrazenie dokladov súvisiacich s vybranou faktúrou.
• Zúčtovanie: zaevidovanie vyrovnania faktúry — v rozbaľovacom menu môžeš vybrať medzi Bankový doklad, Banková transakcia a Zúčtovanie. Možnosť Pokladničný doklad momentálne nie je dostupná. Príkaz Zúčtovanie je dostupný pri faktúre v stave Koncept alebo Uzavretý, ostatné možnosti pri uzavretej faktúre.
• Odoslanie e-mailu: odoslanie uzavretej faktúry e-mailom.
• Stiahnuť: export zoznamu alebo vybranej faktúry — v skupine Operácie zoznamu XLSX zoznam, XLSX zoznam položiek a Zoznam položiek XLSX zoskupený, v skupine Operácie dokladu XLSX položky, Položky XLSX zoskupené a XLSX zoznam sériových čísiel, ďalej pre faktúru PDF (pri uzavretej faktúre), PDF náhľad a Stiahnutie priložených súborov.
• Tlač: priama tlač vybranej faktúry (Doklad, pri uzavretej faktúre), prípadne tlač štítku produktu pre položky.
• Správa dokladov: vytvorenie nového súvisiaceho dokladu z faktúry alebo úprava faktúry (pozri nižšie).

Ikona vpravo hore v zozname skopíruje obsah tabuľky do schránky, takže ho môžeš vložiť napr. do tabuľkového procesora. Rovnaké rýchle operácie dosiahneš aj cez kontextové menu, ktoré sa otvorí pravým kliknutím na riadok faktúry.

Správa dokladov: nový doklad na základe faktúry

Rozbaľovacie menu tlačidla Správa dokladov vytvorí z vybranej faktúry nový súvisiaci doklad, prípadne faktúru upraví:

• Príjem na sklad: spustenie nového dokladu príjmu na sklad na základe uzavretej prijatej faktúry (pozri návod Doklad príjmu na sklad).
• Pracovné listy: spustenie nového pracovného listu prepojeného s uzavretou faktúrou.
• Úprava: stornovanie a skopírovanie faktúry jedným krokom — dostupné pri uzavretej alebo stornovacej faktúre, na opravu chybne zaevidovanej faktúry.
• Kopírovanie: spustenie novej prijatej faktúry s údajmi vybranej faktúry.

Stiahnutie a tlač

Menu Stiahnuť sa delí na dve skupiny: príkazy skupiny Operácie zoznamu exportujú celý aktuálne viditeľný zoznam (aj bez výberu), príkazy skupiny Operácie dokladu sa vzťahujú na vybranú faktúru. PDF náhľad zobrazí faktúru bez stiahnutia.

Vyhľadávanie medzi faktúrami

Klikni nad tabuľkou na kartu Hľadať, aby sa zobrazili možnosti filtrovania. Najčastejšie používané polia sú vidieť hneď: Názov firmy partnera, Číslo dokladu, Mena, Stav (možno vybrať viac hodnôt) a Vyrovnané (Áno / Nie). Tlačidlom Rozšírenie sa otvoria ďalšie, podrobnejšie filtre: vyhľadávanie podľa dátumu v poliach Dátum vystavenia dokladu, Plnenie, Splatnosť a Čas zúčtovania, ako aj filtre podľa Spôsobu platby (možno vybrať viac hodnôt), Zamestnanca, Kódu položky, Projektu, Čísla úlohy a Čísla strediska. Nastavené podmienky použiješ tlačidlom Hľadať; na uloženie vyhľadávania a na vymazanie uloženého vyhľadávania slúži samostatná ikona a uložené vyhľadávanie sa pri ďalšom otvorení automaticky načíta.

Prispôsobenie zobrazenia

Na karte Zobrazenie a rozloženie nastavíš, ako sa zoznam zobrazí:

• Stĺpce: vyberieš, ktoré polia sa zobrazia v tabuľke.
• Riadky (Sorok): určíš, koľko faktúr sa zobrazí na jednej stránke.
• Zoradenie: určíš, podľa ktorého stĺpca a v akom smere systém štandardne zoradí zoznam.
• Okno náhľadu: zapnutie, vypnutie a pripnutie panela náhľadu pod zoznamom (pozri nižšie).
• Rozhranie a fungovanie: ďalšie nastavenia vzhľadu zoznamu.

Tieto nastavenia sa ukladajú pre tvojho používateľa, takže zostanú zachované aj pri ďalšom prihlásení.

Okno náhľadu

Panel zobrazený pod zoznamom ti umožňuje rýchlo prezrieť údaje vybranej faktúry bez jej otvorenia. Panel obsahuje viacero kariet:

• Položky: produkty, množstvá a ceny uvedené na faktúre.
• Súvisiace doklady: ďalšie doklady prepojené s faktúrou.
• Kódy umiestnenia: úložné miesta, sklad a údaje o paletách položiek.
• Zoznam sériových čísel: rozpis jedinečných identifikátorov zaevidovaných k položkám (napr. sériové číslo, trvanlivosť).

Karty Kódy umiestnenia a Zoznam sériových čísel sa zobrazia len vtedy, ak sú tieto funkcie vo tvojej firme zapnuté. Panel môžeš pripnúť (nastaviť na pevnú veľkosť) ikonou vpravo hore a jeho veľkosť zmeníš potiahnutím deliacej čiary na hornom okraji panela.

Doplnkové funkcie

Karta Doplnkové funkcie ponúka ďalšie možnosti k vybranej faktúre, ktoré uľahčujú každodennú prácu:

• Odoslané správy: zobrazenie e-mailov, ktoré boli k faktúre predtým odoslané.
• Nový e-mail: napísanie novej správy týkajúcej sa faktúry, cez Externý poštový klient alebo cez Interný poštový klient integrovaný v systéme.
• Nová úloha: vytvorenie úlohy patriacej k faktúre.
• Karta partnera: otvorenie podrobnej karty partnera na faktúre.
• CRM: zobrazenie poznámok o vzťahu so zákazníkom zaevidovaných k partnerovi.

Štandardné stĺpce zoznamu a ich význam:

Zobrazené stĺpce možno prispôsobiť v nastavení Zobrazenie a rozloženie / Stĺpce — uvedený zoznam zobrazuje štandardné zobrazenie. Medzi stĺpcami možno zvoliť aj samostatný stĺpec s označením súborov.

Stĺpce karty Položky v okne náhľadu a ich význam: