V tomto module si prezeráte a spravujete doklady Prijatá žiadosť dodávateľa (v maďarskom origináli Szállítói beérkező ajánlat). Na tomto doklade evidujete cenovú ponuku, ktorú ste dostali od dodávateľa: viazanú na partnera, s dátumom platnosti, menou a predmetom, pri položkách s názvom, kódom položky, množstvom, jednotkovou cenou a DPH. Zvyčajne sa sem zaznamenáva odpoveď na žiadosť, ktorú ste dodávateľovi odoslali (Odoslaná ponuka dodávateľa), takže nákupné ponuky vidíte aj s cenami na jednom mieste. V zozname nájdete všetky doteraz založené doklady, môžete v nich vyhľadávať a najdôležitejšie operácie spustíte priamo odtiaľto. Z uzavretej ponuky môžete cez menu Správa dokladov vytvoriť ponuku zákazníkovi, objednávku dodávateľovi alebo pracovný list.
Nezamieňajte dva doklady obstarávacích ponúk: Odoslaná ponuka dodávateľa (maď. Szállítói elküldött ajánlat) je žiadosť, ktorú posielate dodávateľovi (bez cien, len s požadovanými položkami a množstvami); Prijatá žiadosť dodávateľa (maď. Szállítói beérkező ajánlat) je cenovo ohodnotená odpoveď dodávateľa, ktorú zaznamenávate v systéme. Slovenské názvy menu nie sú doslovným prekladom maďarských, preto sa pri orientácii riaďte aj maďarským názvom uvedeným v zátvorkách a v popisoch obrázkov. Typ dokladu sa v zozname Súvisiace doklady zobrazuje ako Odoslaná ponuka dodávateľa (maď. Szállítói ajánlatküldés).
Možné stavy dokladov sú: Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný — význam a obmedzenia jednotlivých stavov sú vysvetlené v sekcii Často kladené otázky.
Kliknutím na položku Hlavné menu / Obstarávanie / Prijatá žiadosť dodávateľa / Zoznam sa zobrazia všetky doteraz založené prijaté ponuky dodávateľov. Nad tabuľkou môžete na karte Operácie pomocou tlačidiel pracovať s vybraným dokladom. Nový doklad založíte položkou Hlavné menu / Obstarávanie / Prijatá žiadosť dodávateľa / Nový alebo tlačidlom Nový v zozname. Snímky obrazovky pochádzajú z maďarského demo rozhrania.
Na pravom konci riadka kariet odkaz Analytika vedie na štatistickú stránku prijatých ponúk dodávateľov.
Menu Správa dokladov spúšťa nový doklad z vybranej uzavretej ponuky. Pri doklade v stave koncept je použiteľné len Kopírovanie.
Kliknutím na kartu Hľadať nad tabuľkou sa zobrazia možnosti filtrovania. Okamžite viditeľné polia: Názov firmy partnera, Číslo dokladu, Mena a Stav (môžete vybrať viac stavov). Tlačidlom „Rozšírenie“ sa otvoria ďalšie filtre: Dátum vystavenia dokladu a Plnenie od–do, Zamestnanec, Projekt, Číslo úlohy a Číslo strediska. Tlačidlom Hľadať filtrujete podľa nastavených podmienok. Ikonou diskety vedľa tlačidla uložíte aktuálne vyhľadávanie (zoznam sa potom načíta podľa uloženého stavu), ikonou X uložené vyhľadávanie zrušíte a znova sa načíta celý zoznam. Tento zoznam nemá samostatný filter Kód položky.
Dôležité: filter a stĺpec Plnenie pracujú s tým istým dátumom, ktorý na karte vypĺňate ako Platnosť: s dňom, do ktorého je ponuka dodávateľa platná. Ak chcete filtrovať končiace ponuky podľa platnosti, použite pole Plnenie.
Na karte Zobrazenie a rozloženie nastavíte, ako sa vám zoznam zobrazí:
Tieto nastavenia sa ukladajú osobne, viazané na vášho používateľa, takže zostanú zachované aj pri ďalšom prihlásení. Názvy Stĺpce a Riadky sa v rozhraní zobrazujú po maďarsky (Oszlopok, Sorok).
V paneli pod zoznamom si rýchlo pozriete podrobnosti vybraného dokladu bez otvárania samotného dokladu. Panel má dve karty:
Panel možno pripnúť (nastaviť na pevnú veľkosť) ikonou v pravom hornom rohu a jeho veľkosť upraviť ťahaním deliacej čiary na hornom okraji panela.
Na karte Doplnkové funkcie nájdete ďalšie možnosti k vybranému dokladu, ktoré uľahčujú každodennú prácu:
Predpokladajme, že ste sa dodávateľa opýtali na cenu 20 kusov produktu. Ak ste žiadosť už uzavreli v module Odoslaná ponuka dodávateľa, môžete tento doklad spustiť odtiaľ možnosťou Správa dokladov > Prijatá žiadosť dodávateľa, takže položky čakajú predvyplnené a vy len doplníte ceny, DPH a platnosť. Keď ponuka dodávateľa príde, zaevidujete ju tu a uzavriete, potom sa z uzavretej ponuky rozhodnete: objednáte u dodávateľa (Objednávky dodávateľom) alebo ju posuniete vlastnému zákazníkovi (Odoslaná ponuka zákazníkovi).
Použite filter Plnenie (to je platnosť ponuky) na rýchle nájdenie ponúk dodávateľov, ktorým čoskoro skončí platnosť: nastavte rozsah dátumov od dnešného dňa do budúceho týždňa a medzi stavmi vyberte Uzavretý. Takto sa môžete o objednávke rozhodnúť ešte pred uplynutím platnosti.
Stĺpce predvolenej tabuľky a ich význam:
| Pole / Stĺpec | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Číslo dokladu | Jedinečný identifikátor prijatej ponuky dodávateľa (napr. SZAJKUL000005/2025), ktorý systém pridelí pri prvom uložení. | |
| Dátum vystavenia dokladu | Dátum vytvorenia dokladu. | |
| Plnenie | Dátum platnosti ponuky; na karte sa volá Platnosť a musí sa vyplniť. | |
| Názov firmy partnera | Názov dodávateľa, ktorý ponuku dáva (povinné pole na karte). | |
| Kontaktná osoba partnera | Meno kontaktnej osoby na strane dodávateľa. | |
| Netto hodnota | Netto súčet ponuky v mene dokladu. | |
| Sadzba DPH | Sadzba DPH uplatnená na položky; po jednotlivých položkách ju vidíte na karte. | |
| Brutto hodnota | Brutto súčet ponuky v mene dokladu. | |
| Mena | Mena dokladu. | |
| Výmenný kurz | Výmenný kurz, ak ponuka nebola vyhotovená v základnej mene vašej firmy. | |
| Zamestnanec | Meno kolegu, ktorý doklad zaevidoval. | |
| Stav | Aktuálny stav dokladu (Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný). |
Okruh zobrazených stĺpcov sa dá prispôsobiť v nastavení Zobrazenie a rozloženie > Stĺpce — uvedený zoznam zobrazuje predvolené zobrazenie. Značka Povinné ukazuje, že vyplnenie poľa na karte je pri ukladaní povinné.
Stĺpce karty Položky okna náhľadu a ich význam:
| Pole / Stĺpec | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Názov | Názov produktu alebo služby na položke. | |
| Kód položky | Kód položky produktu, podľa ktorého ho možno identifikovať aj v kmeňových údajoch. | |
| Hrubá hmotnosť | Hrubá hmotnosť položky podľa údajov evidovaných v kmeňových údajoch produktu. | |
| Množstvo | Množstvo ponúkané dodávateľom. | |
| Netto jednotková cena | Netto cena produktu za jednotku ponúkaná dodávateľom. |
Stĺpce karty Súvisiace doklady okna náhľadu:
| Pole / Stĺpec | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Číslo dokladu | Identifikátor súvisiaceho dokladu. | |
| Dátum vystavenia dokladu | Dátum vytvorenia súvisiaceho dokladu. | |
| Typ dokladu | Druh súvisiaceho dokladu (napríklad Žiadosť o ponuku dodávateľovi, Odoslaná ponuka zákazníkovi). | |
| Vystavujúci zamestnanec | Kolega, ktorý vystavil súvisiaci doklad. |
Odoslaná ponuka dodávateľa (maď. Szállítói elküldött ajánlat) je doklad, ktorý vystavíte a pošlete dodávateľovi: žiadosť bez cien, len s požadovanými položkami, množstvami a dátumom plnenia. Prijatá žiadosť dodávateľa (maď. Szállítói beérkező ajánlat) je cenovo ohodnotená odpoveď dodávateľa, ktorú zaevidujete v systéme, s jednotkovými cenami, DPH a dátumom platnosti. Tieto dva doklady nasledujú za sebou: najprv si vyžiadate ponuku, potom zaevidujete prijatú ponuku. Slovenské názvy menu nezodpovedajú doslovne obsahu dokladu, preto sa orientujte aj podľa maďarských názvov a podľa typu dokladu v zozname Súvisiace doklady (Žiadosť o ponuku dodávateľovi, resp. Odoslaná ponuka dodávateľa).
Uzavrieť možno len doklad v stave Koncept, vymazať len doklad v stave Koncept alebo Uzavretý — doklady v stave Storno a Stornovaný nemožno ani uzavrieť, ani vymazať. Uzavretím sa doklad stane definitívnym a už ho nemožno meniť. Ak sa uzavretie zastaví s chybovou správou, prečítajte si správu a skontrolujte povinné polia dokladu (napríklad platnosť, partnera a menu), potom to skúste znova.
Tieto operácie sú dostupné len pri uzavretom (alebo pokročilejšom) doklade. Pri doklade v stave koncept môžete použiť Stiahnuť > PDF náhľad, XLSX položky a Správa dokladov > Kopírovanie — ak potrebujete definitívny výtlačok, najprv doklad uzavrite (aj možnosťou Uzavretie a stiahnutie). Uistite sa tiež, že je riadok v tabuľke vybraný, pretože bez výberu tlačidlá nie sú aktívne.
Vymazaný doklad nezmizne natrvalo: získa stav Stornovaný a v tomto stave ho v zozname stále nájdete, ak na karte Hľadať filtrujete filtrom Stav. Vymazanie nemožno vrátiť, doklad nemožno obnoviť a stornovaný doklad už nemožno uzavrieť ani znova vymazať. Ak ho chcete založiť znova s rovnakými údajmi, použite možnosť Vymazanie a kopírovanie, ktorá popri vymazaní vytvorí aj kópiu.
Uzavrite prijatú ponuku dodávateľa, vyberte ju v zozname a v menu Správa dokladov zvoľte Odoslaná ponuka zákazníkovi (ponuka pre vášho zákazníka) alebo Objednávky dodávateľom (objednávka u dodávateľa). Systém otvorí kartu nového dokladu predvyplnenú údajmi ponuky; vznikne len vtedy, ak ho uložíte. Nový doklad neskôr nájdete aj na karte Súvisiace doklady ponuky.
Stĺpec a filter zoznamu aj karta používajú rovnaké dátumové pole, ale zoznam zobrazuje ako Plnenie to, čo na karte vypĺňate ako Platnosť. Dátum tu znamená, dokedy je ponuka dodávateľa platná, nie kedy sa dodáva.
Na karte Hľadať prefiltrujte zoznam na požadované doklady a potom možnosťou Stiahnuť > XLSX zoznam exportujete celý aktuálne zobrazený zoznam do tabuľky, aj bez výberu. Ak potrebujete aj položky, použite možnosť XLSX zoznam položiek.
Vyberte doklad a v okne náhľadu otvorte kartu Súvisiace doklady, alebo otvorte kartu dokladu a tam kartu Súvisiace doklady. Text riadkov ukazuje smer väzby, napríklad „doklad vytvorený z dokladu č. …“ alebo „použité na doklade č. …“ (znenie týchto riadkov sa zobrazuje po maďarsky).
Modul Prijatá žiadosť dodávateľa sa zobrazí v časti Hlavné menu / Obstarávanie len vtedy, ak je pridelený vášmu používateľovi. Ak ho nevidíte, požiadajte správcu systému, aby skontroloval pridelenie modulu v nastaveniach vášho používateľa.
Nechcete stráviť hodiny hľadaním riešenia? Zvoľte najefektívnejšiu cestu: objednajte sa na individuálne 45-minútové online školenie, počas ktorého sa budeme venovať výlučne vám. Či už ide o prehľad základov alebo podrobné nastavenie konkrétneho modulu, náš odborný kolega vás krok za krokom prevedie celým procesom.
Nestrácajte čas – požiadajte o pomoc!
Naším cieľom je, aby ste náš systém začali využívať čo najrýchlejšie a najefektívnejšie. Či už ste u nás úplne noví, alebo ste sa zasekli pri konkrétnom nastavení, neváhajte požiadať o pomoc!
Zaregistruj sa teraz,
zaplať neskôr!
