În acest modul consulți și gestionezi documentele Ofertă trimisă către furnizor. Cu acest document ceri unui furnizor o ofertă (un preț): înregistrezi de la ce partener vrei să cumperi ce, cu ce cod articol și în ce cantitate, și până când trebuie să aibă loc prestarea. Documentul nu conține prețuri, ci doar pozițiile cerute, deci este cererea de ofertă adresată furnizorului. Lista îți oferă toate cererile create până acum într-un singur loc, poți căuta printre ele și poți porni direct de aici cele mai importante acțiuni. Când furnizorul a răspuns, dintr-o cerere finalizată poți porni cu un singur clic, din meniul Gestionare documente, documentul Ofertă furnizor primită, în care înregistrezi prețurile primite.
Nu confunda cele două documente de ofertă de achiziție: Ofertă trimisă către furnizor este cererea pe care o trimiți furnizorului (fără prețuri); Ofertă furnizor primită este răspunsul cu prețuri al furnizorului, pe care îl înregistrezi. Denumirile din meniu urmează terminologia sistemului; tipul acestui document apare în lista Documente asociate ca Cerere de ofertă furnizor.
Stările posibile ale documentelor sunt: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat — semnificația și restricțiile fiecărei stări sunt detaliate în secțiunea Întrebări frecvente.
Dacă faci clic pe Meniu principal / Achiziție / Ofertă trimisă către furnizor / Listă, apar toate cererile de ofertă create până acum. Deasupra tabelului, cu butoanele din fila Acțiuni poți lucra cu documentul selectat. Un document nou îl creezi cu elementul de meniu Meniu principal / Achiziție / Ofertă trimisă către furnizor / Nou sau cu butonul Nou al listei. Capturile de ecran provin din interfața demo în limba maghiară.
La capătul din dreapta al rândului de file, linkul Analiză duce la pagina de statistici a cererilor de ofertă trimise.
Meniul Gestionare documente pornește un document nou din cererea selectată și finalizată. Pentru un document în starea ciornă se poate folosi doar Copiere.
Dacă faci clic pe fila Căutare de deasupra tabelului, apar opțiunile de filtrare. Câmpurile vizibile imediat sunt Nume companie partener, Număr document, Monedă și Stare (se pot selecta mai multe stări). Cu butonul „Extindere” se deschid filtre suplimentare: Data documentului și Data prestării de la–până la, Angajat, Proiect, Număr comandă, Număr departament și Cod articol, cu care găsești cererile care conțin un anumit produs. Cu butonul Căutare filtrezi după condițiile setate. Cu pictograma dischetă de lângă buton poți salva căutarea curentă (lista se încarcă apoi conform stării salvate), iar cu pictograma X ștergi căutarea salvată, după care se încarcă din nou lista completă.
În fila Vizualizare și aspect setezi cum se afișează lista pentru tine:
Aceste setări se salvează per utilizator, deci se păstrează și la următoarea autentificare. Denumirile Coloane și Rânduri apar în interfață în limba maghiară (Oszlopok, Sorok).
În panoul de sub listă vezi rapid detaliile unui document selectat, fără a deschide documentul propriu-zis. Panoul are două file:
Panoul poate fi fixat (dimensiune fixă) cu pictograma din colțul din dreapta sus, iar dimensiunea lui o ajustezi trăgând linia de separare de la marginea de sus a panoului.
În fila Funcții suplimentare găsești opțiuni în plus pentru documentul selectat, care ușurează munca de zi cu zi:
Să presupunem că un client îți cere 20 de bucăți dintr-un produs, dar încă nu cunoști prețul de achiziție. Cu elementul de meniu Ofertă trimisă către furnizor / Nou creezi cererea către furnizor cu codul articolului și cantitatea, introduci data dorită a prestării, apoi o finalizezi și o trimiți furnizorului (de exemplu cu opțiunea Finalizare și descărcare). Când furnizorul răspunde, selectezi cererea în listă și cu Gestionare documente > Ofertă furnizor primită deschizi oferta primită precompletată, în care trebuie doar să introduci prețurile și valabilitatea.
Dacă ceri oferte pentru aceeași listă de poziții de la mai mulți furnizori, nu crea fiecare cerere separat: creează prima cerere, folosește apoi butonul Copiere și pe documentul nou schimbă doar partenerul. Cu filtrul Cod articol poți găsi ulterior rapid cui i-ai cerut deja ofertă pentru un anumit produs.
Coloanele tabelului implicit și semnificația lor:
| Câmp / Coloană | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Număr document | Identificatorul unic al cererii (de ex. SZAJKER000003/2025), atribuit de sistem la prima salvare. | |
| Data documentului | Data la care a fost creat documentul. | |
| Data prestării | Data dorită a prestării; trebuie completată obligatoriu pe document. | |
| Nume companie partener | Furnizorul de la care ceri oferta (câmp obligatoriu pe document). | |
| Persoană de contact partener | Numele persoanei de contact din partea furnizorului. | |
| Monedă | Moneda documentului. | |
| Curs de schimb | Cursul de schimb, dacă documentul nu a fost întocmit în moneda de bază a firmei tale. | |
| Angajat | Numele colegului care a înregistrat documentul. | |
| Stare | Starea curentă a documentului (Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat). |
Alegerea coloanelor afișate o poți personaliza în setarea Vizualizare și aspect > Coloane — lista de mai sus arată vizualizarea implicită. Această listă nu are coloane de preț sau valoare, deoarece o cerere de ofertă nu conține preț. Marcajul Obligatoriu arată că la salvare completarea câmpului pe document este obligatorie.
Coloanele filei Poziții din fereastra de previzualizare și semnificația lor:
| Câmp / Coloană | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Denumire | Denumirea produsului sau a serviciului cerut. | |
| Cod articol | Codul articolului produsului, prin care poate fi identificat în datele de bază. | |
| Greutate brută | Greutatea brută a poziției, pe baza datelor înregistrate în datele de bază ale produsului. | |
| Cantitate | Cantitatea cerută de la furnizor. |
Coloanele filei Documente asociate din fereastra de previzualizare:
| Câmp / Coloană | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Număr document | Identificatorul documentului asociat. | |
| Data documentului | Data la care a fost creat documentul asociat. | |
| Tip document | Felul documentului asociat (de exemplu Cerere de ofertă client, Ofertă furnizor). | |
| Angajat emitent | Colegul care a emis documentul asociat. |
Ofertă trimisă către furnizor este documentul pe care îl emiți și îl trimiți furnizorului: o cerere de ofertă fără prețuri, doar cu pozițiile, cantitățile și data prestării cerute. Ofertă furnizor primită este răspunsul cu prețuri al furnizorului, pe care îl înregistrezi în sistem, cu prețuri unitare, TVA și dată de valabilitate. Cele două se succed: mai întâi ceri o ofertă, apoi înregistrezi răspunsul primit. Denumirile din meniu urmează terminologia sistemului, nu direcția documentului, așa că merită să verifici și tipul documentului (Cerere de ofertă furnizor sau Ofertă furnizor) în lista Documente asociate.
Doar un document în starea Ciornă poate fi finalizat, iar doar un document în starea Ciornă sau Finalizat poate fi șters — documentele în starea Stornare și Stornat nu pot fi nici finalizate, nici șterse. Finalizarea face documentul definitiv, iar după aceea nu mai poate fi modificat. Dacă finalizarea se oprește cu un mesaj de eroare, citește mesajul și verifică câmpurile obligatorii ale documentului (de exemplu partenerul, moneda, data prestării și codurile articolelor de pe poziții), apoi încearcă din nou.
Aceste acțiuni sunt disponibile doar pentru un document finalizat (sau mai avansat). Pentru o ciornă poți folosi Descărcare > PDF Previzualizare, Poziții XLSX și Gestionare documente > Copiere — dacă ai nevoie de copia finală, finalizează mai întâi documentul (de exemplu cu opțiunea Finalizare și descărcare). Verifică și dacă rândul este selectat în tabel, deoarece fără selecție butoanele nu sunt active.
Un document șters nu dispare definitiv: primește starea Stornat și în această stare îl găsești în continuare în listă, dacă filtrezi după el cu filtrul Stare din fila Căutare. Ștergerea nu poate fi anulată, documentul nu poate fi restaurat, iar un document stornat nu mai poate fi nici finalizat, nici șters din nou. Dacă vrei să-l creezi din nou cu aceleași date, folosește opțiunea Ștergere și copiere, care pe lângă ștergere creează și o copie.
O cerere de ofertă nu conține prețuri, așa că prețurile le înregistrezi pe alt document. Finalizează cererea, selecteaz-o în listă și din meniul Gestionare documente alege Ofertă furnizor primită. Sistemul deschide fișa documentului nou, precompletată cu datele cererii; documentul se creează doar dacă îl salvezi. Documentul nou îl găsești ulterior și în fila Documente asociate a cererii.
Filtrează lista pe documentele de care ai nevoie în fila Căutare, apoi cu opțiunea Descărcare > Listă XLSX poți exporta într-un tabel întreaga listă afișată în acel moment, chiar și fără selecție. Dacă ai nevoie și de poziții, folosește opțiunea Listă poziții XLSX.
Selectează documentul și deschide fila Documente asociate din fereastra de previzualizare, sau deschide documentul propriu-zis și folosește acolo fila Documente asociate. Textul rândurilor arată direcția legăturii, de exemplu „creat din documentul nr. …” sau „folosit pe documentul nr. …” (formularea acestor rânduri apare în limba maghiară).
Modulul Ofertă trimisă către furnizor apare în Meniu principal / Achiziție doar dacă este atribuit utilizatorului tău. Dacă nu îl vezi, roagă administratorul sistemului să verifice atribuirea modulelor în setările utilizatorului tău.
Nu doriți să petreceți ore căutând o soluție? Alegeți cea mai eficientă cale: programați-vă la o sesiune de instruire online personalizată de 45 de minute, dedicată exclusiv dumneavoastră. Fie că este vorba despre o trecere în revistă a elementelor de bază sau despre configurarea detaliată a unui modul specific, colegul nostru expert vă va ghida pas cu pas prin întregul proces.
Nu vă pierdeți timpul - solicitați ajutor!
Scopul nostru este să folosiți sistemul nostru cât mai rapid și eficient posibil. Indiferent dacă sunteți complet nou la noi sau ați rămas blocat la o setare specifică, nu ezitați să cereți ajutor!
Ești interesat de software-ul nostru? Scrie-ne cu încredere!
Dacă nu găsești răspunsul și ai nevoie de asistență
Creează-ți contul acum,
plătește mai târziu!
