Analiza comenzilor către furnizori este pagina de statistici a comenzilor pe care le-ai plasat la furnizorii tăi. Nu listează comenzi individuale, ci le sintetizează: arată cât ai comandat și de la cine, ce produse și la ce preț, cât de fiabil livrează furnizorii tăi și pe ce comenzi mai aștepți. Te ajută, de exemplu, la întrebări ca:
Stările posibile ale unei comenzi către furnizor sunt: Ciornă, Aprobat, Îndeplinit parțial, Îndeplinit, Finalizat (starea apare în două variante, finalizat și închis), Stornare, Stornat. Statistica include în valoare și în numărul de documente comenzile valide, adică documentele în stările Aprobat, Îndeplinit parțial, Îndeplinit și Finalizat. Ciornele și documentele Stornare/Stornat nu se numără, dar le vezi în indicatori separați (Ciorne, Rata de stornare) și în diagrama Distribuție pe stări. Comenzile șterse nu sunt numărate nicăieri pe pagină.
Pagina se deschide cu clic pe Meniu principal / Achiziție / Analiză / Analiza comenzilor către furnizori. În fila Căutare poți restrânge datele cu perechea de câmpuri Data documentului, cu o parte din numele firmei scrisă în câmpul Furnizor și cu lista Angajat, apoi apasă butonul Căutare. La deschidere vezi perioada de la 1 ianuarie a anului curent până astăzi. Filtrul funcționează la fel în fiecare filă, dar când treci la altă filă pagina se încarcă din nou cu perioada implicită, de aceea setează filtrul din nou și în fila nouă. Capturile de ecran provin din interfața demo în limba maghiară.
Banda de sus arată numărul și valoarea comenzilor valide pe Astăzi, Săptămâna aceasta, Luna aceasta, Anul acesta și Total (aceasta nu depinde de filtru). Dedesubt sunt indicatorii perioadei selectate: numărul de Comenzi către furnizori, Valoarea comenzilor, Valoarea medie a comenzii, numărul de Furnizori (la câți furnizori diferiți ai comandat) și numărul de Articole (liniile comenzilor), cu Cantitate comandată dedesubt. Aceștia arată modificarea procentuală față de perioada anterioară de aceeași lungime. Indicatorul Ciorne numără comenzile neterminate (galben, dacă există), Rata de stornare arată ponderea documentelor stornate și de stornare. Barele diagramei Evoluție lunară arată valoarea lunară a comenzilor, linia ei numărul comenzilor, iar cercul Distribuție pe stări arată câte comenzi se află în fiecare stare.
Ponderea TOP3 este ponderea cumulată în valoare a celor mai mari trei furnizori: peste 60 % devine galbenă, deoarece semnalează un risc de concentrare. Indice de concentrare (HHI) arată același lucru într-un singur număr între 0 și 10.000: sub 1500 concentrarea este scăzută (verde), între 1500 și 2500 moderată (galben), peste 2500 ridicată (roșu), adică te bazezi practic pe unul-doi furnizori. Furnizori noi sunt cei de la care ai comandat în perioadă pentru prima dată, Furnizori inactivi sunt cei de la care ai comandat înainte, dar fără comandă de 90+ zile. Diagrama Top furnizori arată cei zece mai mari furnizori după valoare, diagrama Furnizori noi și recurenți arată pe luni la câți furnizori ai comandat pentru prima dată și câți au fost recurenți. Tabelul Clasamentul furnizorilor (cel mult 25 de rânduri) ordonează după valoare, coloanele Pondere și Pondere cumulată dau imaginea Pareto: vezi câți furnizori formează 80 % din valoarea comenzilor. Tabelul Furnizori inactivi listează cel mult 15 furnizori inactivi cu cea mai mare valoare, cu data Ultimul document și Zile scurse; această listă nu depinde de filtru. Diagrama și tabelul Distribuție pe monede arată în ce monede ai comandat: Sumă (moneda comenzii) este în moneda documentului însuși, coloana Valoare în moneda implicită.
Pe lângă Articole și Cantitate comandate, indicatorii de sus arată cât de bine folosești piața furnizorilor. Produse cu mai mulți furnizori sunt cele pe care le-ai comandat în perioadă de la cel puțin doi furnizori diferiți (dedesubt este Diferență medie de preț). Economie estimată arată cu cât ar fi fost mai mică valoarea comenzilor dacă ai fi comandat aceste produse mereu la cel mai mic preț unitar al furnizorilor. Respectarea furnizorului preferat arată, la produsele care au setat un furnizor preferat, ce procent din liniile de comandă au mers la acest furnizor; dacă niciun produs nu are furnizor preferat, valoarea este 0 / 0 rânduri. Diagramele Top produse după valoare și Top produse după cantitate arată cele mai mari zece produse, Distribuția categoriilor de produse (valoare) valoarea categoriilor, iar Distribuție pe depozite destinație arată în ce depozit ai comandat marfa (în tabel cu coloanele Depozit, Articole, Cantitate și Valoare). Tabelul Prețul comandat față de prețul mediu de achiziție arată abaterea Preț unitar comandat de la Preț mediu de achiziție: coloana Modificare o dă în procente, Cost suplimentar în bani (un număr pozitiv înseamnă scumpire), cu cele mai mari costuri suplimentare primele. Tabelul Produse cu mai mulți furnizori indică pentru fiecare produs numărul de Furnizori, Preț unitar minim, Preț unitar mediu și Preț unitar maxim, Diferență de preț (diferența dintre prețul maxim și cel minim, în procente din prețul minim) și economia estimată a produsului. În datele demo, de exemplu, produsul Ceruza apare la 11 furnizori diferiți, de aceea are cea mai mare economie estimată.
Această filă arată ce se întâmplă după plasarea comenzii. Rata de confirmare este ponderea comenzilor confirmate de furnizor, Cantitate confirmată / comandată arată ce procent din cantitatea comandată și-a asumat furnizorul la comenzile confirmate. Indicatorii Comandă → termen de livrare confirmat și Comandă → prima recepție de marfă dau media și mediana în zile: timpul dintre comandă și termenul confirmat, respectiv prima recepție de marfă. Livrare la timp arată dacă prima recepție de marfă a avut loc până la data confirmată, Întârziere medie este întârzierea medie a comenzilor întârziate, în zile. Comenzi deschise sunt comenzile Finalizat (închis), Aprobat sau Îndeplinit parțial care nu au încă nicio recepție de marfă (numărul depășite arată comenzile la care data confirmată a trecut deja). Indicatorul Comenzi conduse de cerere este ponderea comenzilor legate de comenzile clienților (back-to-back), Livrare directă ponderea comenzilor pe care furnizorul le livrează direct clientului, iar Link furnizor deschis ponderea comenzilor la care furnizorul a deschis linkul partajat al comenzii. Ține mouse-ul pe iconița cu semnul întrebării de lângă numele indicatorului ca să vezi definiția exactă. Tabelul Durate de livrare dă media și mediana în zile, cercul Conduse de cerere și reaprovizionare stoc separă achizițiile legate de comenzile clienților de cele pentru stocul propriu. Diagrama Comenzi deschise dă vechimea după data documentului (0–7 zile, 8–30 zile, 31–90 zile, Peste 90 de zile). Tabelul Cele mai vechi comenzi deschise listează cel mult 20 dintre cele mai vechi comenzi deschise; cu clic pe Număr document comanda se deschide într-o filă nouă. Evaluarea furnizorilor arată pe furnizor (cel mult 15, după valoare) numărul și valoarea comenzilor, ponderile Confirmate și Livrare la timp și Durată medie de livrare (zile) de la comandă până la prima recepție de marfă. Diagrama Ponderea documentelor asociate și tabelul Legături în detaliu arată la ce procent din comenzi aparțin, în același proces de afaceri, Preluare marfă, Aviz de expediție de intrare, Factură de intrare, Comandă și Aviz de expediție și câte sunt Neasociat.
Harta termică Momentul emiterii (zi × oră) arată când sunt create comenzile, pe zile ale săptămânii și ore. Cercul și tabelul Colegi arată cine a plasat câte comenzi (Comenzi către furnizori), în ce Valoare și care este Valoarea medie a comenzii. Tabelele Distribuție pe număr de lucrare și Distribuție pe departament împart comenzile pe centre de cost interne; unde nu este completat nimic, comanda ajunge în rândul Necunoscut.
Ca rutină săptămânală de achiziții, deschide fila Onorare și parcurge lista Cele mai vechi comenzi deschise: dacă o comandă are mai mult de 30 de zile și nu are alături o Data confirmată, sună furnizorul și cere o confirmare. Înainte de o negociere de achiziții, primul rând din tabelul Produse cu mai mulți furnizori din fila Produse îți arată imediat la ce produs ar conta cel mai mult să comanzi de la cel mai ieftin furnizor.
Elementele filei Căutare și semnificația lor:
| Câmp / Element | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Data documentului (de la – până la) | Momentul emiterii comenzii către furnizor. Implicit 1 ianuarie a anului curent și ziua de azi. | |
| Furnizor | O parte din numele firmei furnizorului. Dacă rămâne gol, se afișează toți furnizorii. | |
| Angajat | Colegul care a emis comanda. Rândul Vă rugăm selectați înseamnă toți colegii. | |
| Butonul Căutare | Reîncarcă fila activă cu filtrele date. |
Semnificația indicatorilor mai importanți:
| Indicator | Ce arată | Cum se calculează |
|---|---|---|
| Valoarea comenzilor | Valoarea brută a comenzilor valide către furnizori. | Suma comenzii în moneda implicită, convertită cu cursul documentului. |
| Rata de stornare | Ponderea documentelor stornate și de stornare. | Stornare și stornat / (valide + stornare și stornat) în perioadă. |
| Ponderea TOP3 | Ponderea celor mai mari trei furnizori. | Valoarea primilor trei furnizori în procente din valoarea totală. |
| Indice de concentrare (HHI) | Cât de concentrate sunt achizițiile tale. | Suma pătratelor ponderilor valorice ale furnizorilor, între 0 și 10.000. |
| Furnizori noi | Furnizori de la care ai comandat pentru prima dată în perioadă. | Data primei lor comenzi valide cade în perioadă (pe baza întregului istoric). |
| Furnizori inactivi | Furnizori de la care nu ai comandat de 90+ zile. | Ultima lor comandă validă a fost acum cel puțin 90 de zile; independent de filtru, cel mult 15 furnizori. |
| Economie estimată | Economia posibilă la produsele cu mai mulți furnizori. | Cantitate × (preț unitar comandat – cel mai mic preț unitar al furnizorilor produsului), însumat. |
| Respectarea furnizorului preferat | Ponderea liniilor de comandă plasate la furnizorul preferat. | Se iau în calcul doar liniile produselor care au setat un furnizor preferat. |
| Modificare și Cost suplimentar | Abaterea prețului comandat de la prețul mediu de achiziție. | (preț unitar comandat – preț mediu de achiziție) / preț mediu de achiziție, în procente; costul suplimentar este acesta înmulțit cu cantitatea. Doar unde prețul mediu de achiziție este cunoscut. |
| Rata de confirmare | Ponderea comenzilor confirmate de furnizor. | Comenzi confirmate / comenzi valide. O comandă este confirmată dacă are starea Aprobat, Îndeplinit parțial, Îndeplinit sau Finalizat, sau dacă un articol al ei are cantitate sau termen de livrare confirmat. |
| Cantitate confirmată / comandată | Ponderea cantității asumate de furnizor. | Cantitatea confirmată (cel mult cantitatea comandată) împărțită la cantitatea comandată, doar la comenzile cu cantitate confirmată. |
| Comandă → termen de livrare confirmat | Timpul până la confirmarea termenului de livrare de către furnizor. | Media și mediana zilelor de la crearea comenzii până la termenul de livrare confirmat, pe baza articolelor legate de comenzile clienților. |
| Comandă → prima recepție de marfă | Timpul până la prima recepție de marfă. | Media și mediana zilelor de la crearea comenzii până la prima recepție de marfă legată care nu este ciornă. |
| Livrare la timp | Ponderea comenzilor sosite la timp. | Data primei recepții de marfă nu depășește cel mai devreme termen de livrare confirmat. Se iau în calcul doar comenzile cu ambele date cunoscute. |
| Comenzi deschise | Comenzi fără marfă. | Starea Finalizat (închis), Aprobat sau Îndeplinit parțial, iar în proces nu există recepție de marfă. |
| Comenzi conduse de cerere | Ponderea achizițiilor legate de comenzile clienților. | Comenzile legate (back-to-back) de articolele comenzilor clienților, în procente din toate comenzile valide. |
Elementul de meniu apare dacă ți-a fost alocat modulul Comenzi furnizori. Dacă lipsește, roagă administratorul să verifice alocarea modulelor tale.
O ciornă, o comandă stornată și o comandă ștearsă nu sunt comenzi valide. Ciornele le numără indicatorul Ciorne, cele stornate Rata de stornare, iar comenzile șterse nu apar nicăieri. Dacă lipsește o comandă, verifică starea ei pe pagina Lista comenzilor furnizorilor și controlează dacă Data documentului cade în perioada filtrată.
Este confirmată comanda cu starea Aprobat, Îndeplinit parțial, Îndeplinit sau Finalizat, sau dacă un articol al ei are cantitate sau termen de livrare confirmat. Dacă la comenzile Finalizat (închis) nu ai înregistrat confirmarea furnizorului, ele nu sunt considerate confirmate, de aceea rata poate fi mică. Confirmarea pe poziții o poți înregistra pe pagina Confirmări pe poziții.
Livrare la timp analizează doar comenzile la care sunt cunoscute atât prima recepție de marfă, cât și termenul de livrare confirmat de furnizor; numărul din paranteză de sub indicator arată din câte documente s-a calculat. Dacă doar puține comenzi au recepție de marfă sau dată confirmată, indicatorul este o liniuță sau se bazează pe puține date. Întârziere medie face media doar a comenzilor întârziate, deci este liniuță dacă niciuna nu a întârziat.
Sistemul asociază recepția de marfă cu comanda prin legătura procesului de afaceri și ignoră o recepție de marfă aflată în stare de ciornă. Dacă ai preluat marfa independent de comandă, fără legătură, sau recepția de marfă este încă ciornă, comanda rămâne deschisă. În diagrama Ponderea documentelor asociate poți verifica la ce procent din comenzi aparține o recepție de marfă.
Tabela de comparare a prețurilor analizează doar articolele la care sistemul cunoaște prețul mediu de achiziție al produsului și acesta diferă de prețul unitar comandat. Dacă toate articolele au fost comandate exact la prețul mediu sau nu există încă preț mediu de achiziție, lista este goală. Respectarea furnizorului preferat numără doar liniile de comandă al căror produs are un furnizor preferat setat; dacă niciunul nu are, valoarea este 0 % (0 / 0 rânduri). Niciuna dintre situații nu este o eroare.
Filele sunt pagini separate, iar filtrul nu se transmite între ele: când treci la altă filă, se încarcă perioada implicită de la 1 ianuarie a anului curent până astăzi. În fila nouă setează din nou filtrele Data documentului, Furnizor și Angajat, apoi apasă butonul Căutare.
Nu doriți să petreceți ore căutând o soluție? Alegeți cea mai eficientă cale: programați-vă la o sesiune de instruire online personalizată de 45 de minute, dedicată exclusiv dumneavoastră. Fie că este vorba despre o trecere în revistă a elementelor de bază sau despre configurarea detaliată a unui modul specific, colegul nostru expert vă va ghida pas cu pas prin întregul proces.
Nu vă pierdeți timpul - solicitați ajutor!
Scopul nostru este să folosiți sistemul nostru cât mai rapid și eficient posibil. Indiferent dacă sunteți complet nou la noi sau ați rămas blocat la o setare specifică, nu ezitați să cereți ajutor!
Ești interesat de software-ul nostru? Scrie-ne cu încredere!
Dacă nu găsești răspunsul și ai nevoie de asistență
Creează-ți contul acum,
plătește mai târziu!
