Analiza cererilor de ofertă este pagina de statistici a cererilor de ofertă trimise furnizorilor tăi. Nu listează documente individuale, ci le sintetizează: arată câte oferte ai cerut, de la cine, pentru ce produse, dacă furnizorii au răspuns, cât de repede și dacă a urmat o comandă către furnizor. Cu ajutorul ei poți afla, de exemplu, răspunsul la aceste întrebări:
Un document de cerere de ofertă merge întotdeauna la un singur furnizor. Dacă ceri preț pentru aceeași nevoie de la mai mulți furnizori, înregistrezi mai multe documente, iar acestea aparțin, împreună cu ofertele primite și comenzile către furnizori legate de ele, unui singur proces comercial (un grup de legături). Pagina folosește această legătură pentru a stabili dacă o cerere de ofertă a primit o ofertă și dacă a urmat o comandă.
Stările posibile ale unei cereri de ofertă (Ofertă trimisă către furnizor) sunt: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat. Statistica consideră valide cererile de ofertă Finalizat (trimise). Ciornele și documentele Stornare/Stornat rămân în afara calculelor, dar le vezi în indicatorii Ciorne și Rata de stornare și în distribuția pe stări. Documentele șterse nu apar nicăieri.
Pagina se deschide din meniul Meniu principal / Achiziție / Analiză / Analiză cereri de ofertă. Sus vezi patru file: Prezentare generală, Reacția furnizorilor, Cerere și Proces. În fila Căutare poți restrânge datele cu perechea de câmpuri Data documentului, cu o parte din numele firmei introdusă în câmpul Furnizor și cu lista Angajat, apoi apasă butonul Căutare. La deschidere vezi perioada de la 1 ianuarie a anului curent până astăzi. Filtrul funcționează la fel pe toate cele patru file, dar la schimbarea filei revine la perioada implicită, de aceea alege mai întâi fila și abia apoi filtrează. Dacă treci cu mouse-ul peste pictograma mică cu semnul întrebării de lângă un indicator, citești definiția lui exactă. Capturile de ecran provin din interfața demo în limba maghiară.
Rândul de sus arată datele perioadei alese. Cereri de ofertă este numărul cererilor de ofertă valide față de perioada anterioară de aceeași lungime (cu variația procentuală). Articole este numărul rândurilor de articole solicitate, dedesubt vezi câte produse diferite sunt, iar Cantitate este suma cantităților solicitate. Furnizori solicitați este numărul furnizorilor diferiți contactați, iar Furnizori medii / proces arată de la câți furnizori ceri în medie ofertă într-un proces comercial: dacă valoarea este în jur de 1, de obicei ceri preț de la un singur furnizor, deci nu ai cu ce compara. Rată de răspuns este procentul cererilor la care a venit o ofertă de la același furnizor. Rata de stornare și Ciorne arată cererile abandonate sau retrase, cu galben dacă există. Mai jos, coloanele graficului Evoluție lunară arată cererile de ofertă lunare, iar linia furnizorii solicitați. Graficul inelar Distribuție pe stări împarte cererile de ofertă după stare, iar tabelul Colegi arată cine a trimis câte cereri, la câți furnizori și câte au primit răspuns. Unde documentul nu are angajat, ajunge în rândul Necunoscut.
Această filă arată ce furnizori răspund și cât de repede. Rată de răspuns și Rată de câștig se calculează la cererile de ofertă valide: rata de câștig spune după câte cereri ai dat efectiv o comandă furnizorului solicitat. Timp mediu de răspuns (zile) este media timpului dintre crearea cererii de ofertă și oferta primită, iar Cereri fără răspuns este numărul cererilor trimise acum cel puțin 7 zile și încă fără răspuns (galben, dacă există). Graficul Rata de răspuns pe furnizor compară cei zece furnizori cu cele mai multe cereri de ofertă, graficul inelar arată raportul dintre cererile cu răspuns și cele fără răspuns. Tabelul Reacția furnizorilor enumeră pe furnizor numerele Cereri trimise, Cu răspuns, Comandat și Fără răspuns (7+ zile), ponderile procentuale și timpul de răspuns ca Medie (zile) și Mediană (zile) (mediana arată furnizorul tipic, pentru că unul-două răspunsuri extrem de lente nu o distorsionează). Unde un furnizor nu a răspuns niciodată, în locul timpului de răspuns apare o liniuță. Tabelul arată cei 50 de furnizori cu cele mai multe cereri de ofertă. Dedesubt, lista Cereri fără răspuns (7+ zile) enumeră cele mai vechi 20 de astfel de cereri, iar un clic pe Număr document deschide cererea de ofertă într-o filă nouă.
Fila arată pentru ce ceri cel mai des oferte. În rândul de sus vezi Produse solicitate (numărul produselor diferite), Articole, Cantitate și numărul Candidați pentru contract-cadru. Graficul și tabelul Cele mai solicitate produse ordonează după numărul cererilor de ofertă: vezi de la câți furnizori ai cerut preț, pentru ce cantitate, din câte cereri a rezultat o comandă către furnizor (Cereri comandate), când a fost Ultima cerere și cât este Stoc disponibil curent al produsului în toate depozitele. Tabelul Candidați pentru contract-cadru adună produsele care au apărut în cel puțin 3 cereri de ofertă, dar niciuna nu a dus la o comandă către furnizor. Graficul inelar și tabelul Produse solicitate pe categorii (articole) însumează articolele solicitate pe categorii de produse, iar produsele fără categorie ajung în rândul Fără categorie. Tabelele de produse și de categorii arată cele mai frecvente 15, respectiv 12 rânduri. În datele demo, de exemplu, Ceruza apare în 12 cereri de ofertă, dar nu a fost comandată niciodată, de aceea este candidat pentru contract-cadru.
Aici vezi unde se blochează procesul cererii de ofertă. Pâlnia cerere → ofertă → comandă și tabelul Etape în detaliu arată ce procent din cererile de ofertă valide a ajuns la oferta primită, la comanda către furnizor și la comanda dată furnizorului solicitat. Coloana Neatins arată câte cereri au căzut la etapa respectivă. Tabelul Timpi de execuție arată timpul dintre cererea de ofertă și cea mai apropiată ofertă sau comandă către furnizor legată, creată ulterior, ca medie și mediană. Indicatorul Fără răspuns numără cererile de ofertă trimise, dar fără ofertă, Peste 15 zile pe cele mai vechi dintre ele (roșu, dacă există), iar graficul le împarte pe grupe de vechime (0–3, 4–7, 8–14 și peste 15 zile) după data cererii de ofertă. Lista Cele mai vechi cereri fără răspuns le enumeră pe cele mai vechi 20, cu numele furnizorului și numărul din coloana Zile scurse. În datele demo, de exemplu, 2 din cele 14 cereri de ofertă valide au primit ofertă, de aceea pâlnia se îngustează la 14,3 % la a doua etapă.
La începutul fiecărei săptămâni deschide fila Proces și parcurge lista Cele mai vechi cereri fără răspuns. Un clic pe Număr document deschide cererea de ofertă, de unde poți întreba imediat furnizorul sau, dacă bara Peste 15 zile nu este goală, poți trimite aceeași cerere unui alt furnizor.
Înainte de o negociere cu un furnizor sau de un contract-cadru, uită-te în fila Cerere la lista Candidați pentru contract-cadru, iar în fila Reacția furnizorilor vezi cine răspunde cel mai repede. Astfel încheii contractul-cadru pentru cel mai solicitat produs cu un furnizor care reacționează și în mod fiabil.
Elementele filei Căutare și semnificația lor:
| Câmp / Element | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Data documentului (de la – până la) | Data emiterii cererii de ofertă. Implicit 1 ianuarie a anului curent și ziua de azi. | |
| Furnizor | O parte din numele firmei furnizorului. Dacă îl lași gol, se văd toți furnizorii. | |
| Angajat | Angajatul care a emis cererea de ofertă. Rândul Vă rugăm selectați înseamnă toți angajații. | |
| Butonul Căutare | Reîncarcă fila activă cu filtrele date. |
Semnificația indicatorilor principali:
| Indicator | Ce arată | Cum se calculează |
|---|---|---|
| Cereri de ofertă | Numărul cererilor de ofertă valide. | Cereri de ofertă finalizate, neșterse, din perioada filtrată. Variația procentuală compară cu perioada anterioară de aceeași lungime. |
| Furnizori solicitați | De la câți furnizori diferiți ai cerut ofertă. | Numărul furnizorilor diferiți ai cererilor de ofertă valide. |
| Furnizori medii / proces | Câți furnizori ai solicitat în medie într-un proces comercial. | Media furnizorilor diferiți solicitați pe proces. O cerere de ofertă fără legături contează ca proces de sine stătător. |
| Rată de răspuns | La ce parte din cereri a venit o ofertă. | Cu răspuns / cereri de ofertă valide. O cerere are răspuns dacă în același proces există un document Ofertă furnizor primită nestornat de la același furnizor. |
| Rata de stornare | Ponderea cererilor stornate. | Stornare și stornat / (valide + stornare și stornat) cereri de ofertă. |
| Timp mediu de răspuns (zile) | Cât de repede ajunge oferta. | Media orelor dintre crearea cererii de ofertă și cea mai apropiată ofertă ulterioară de la același furnizor, convertită în zile. Se numără doar cererile cu răspuns. |
| Rată de câștig | După câte cereri de ofertă ai comandat de la furnizorul solicitat. | Ponderea cererilor de ofertă valide în al căror proces există o comandă către furnizor (Comenzi furnizori) care nu este ciornă și nici stornată, către același furnizor. |
| Cereri fără răspuns | Cererile de ofertă rămase fără ofertă de 7 zile. | Cereri de ofertă finalizate, datate acum cel puțin 7 zile, la care nu a venit nicio ofertă. |
| Fără răspuns | Toate cererile de ofertă trimise, dar fără ofertă. | Cereri de ofertă finalizate la care nu a venit încă o ofertă, indiferent de vechime. Peste 15 zile numără dintre ele pe cele mai vechi de 15 zile. |
| Produse solicitate | Câte produse diferite ai solicitat. | Produsele diferite din articolele cu produs ale cererilor de ofertă valide. Rândurile text fără produs nu se numără. |
| Candidați pentru contract-cadru | Numărul produselor cerute des, dar niciodată comandate. | Produse care apar în cel puțin 3 cereri de ofertă și pentru care în procesul niciuneia nu există o comandă către furnizor. |
Coloanele tabelelor și ale pâlniei:
| Coloană | Unde o vezi | Descriere |
|---|---|---|
| Cereri trimise | Reacția furnizorilor | Numărul cererilor de ofertă valide ale furnizorului respectiv. |
| Cu răspuns | Reacția furnizorilor, Prezentare generală | La câte cereri de ofertă a venit o ofertă. Rata de răspuns este raportul ei la cererile trimise. |
| Medie (zile) și Mediană (zile) | Reacția furnizorilor, Proces | Media și valoarea de mijloc a timpului de răspuns sau a timpului de execuție, în zile. O liniuță înseamnă că nu există date. |
| Comandat | Reacția furnizorilor | După câte cereri de ofertă s-a creat o comandă către același furnizor. Rata de câștig este raportul ei la cererile trimise. |
| Fără răspuns (7+ zile) | Reacția furnizorilor | Numărul cererilor de ofertă fără răspuns de cel puțin 7 zile, pe furnizor. |
| Zile scurse | Reacția furnizorilor, Proces | Numărul zilelor dintre data cererii de ofertă fără răspuns și ziua de azi. |
| Cereri de ofertă (în tabelul de produse) | Cerere | În câte cereri de ofertă diferite apare produsul. |
| Cereri comandate | Cerere | Numărul cererilor de ofertă în al căror proces există o comandă către furnizor. |
| Stoc disponibil | Cerere | Stocul utilizabil curent al produsului în toate depozitele. Nu depinde de perioada filtrată. |
| Ultima cerere | Cerere | Data ultimei oferte cerute pentru produs. |
| Pondere | Proces | Ce procent din cererile de ofertă valide a ajuns la etapa respectivă. |
| Neatins | Proces | Câte dintre cererile de ofertă valide nu au ajuns la etapa respectivă. |
Elementul de meniu apare dacă ți-a fost atribuit modulul Ofertă trimisă către furnizor. Dacă nu îl vezi, roagă administratorul să verifice atribuirea modulelor tale. Prezentare generală achiziții este vizibilă independent de aceasta, dacă ți-a fost atribuit oricare dintre modulele de achiziții (comandă furnizor, factură primită, ofertă primită, ofertă trimisă).
Pagina asociază oferta cu cererea de ofertă prin legătura procesului comercial. O cerere este considerată cu răspuns dacă în același proces există o ofertă primită nestornată de la același furnizor. Dacă ai înregistrat oferta independent de cerere, fără legătură, sau pe numele altui furnizor, sistemul nu vede legătura. Același lucru este valabil pentru Rata de câștig: se numără doar dacă comanda către furnizor a fost creată în același proces și este adresată aceluiași furnizor. De aceea merită să creezi oferta primită și comanda pornind de la cererea de ofertă.
Sunt valide doar cererile de ofertă Finalizat, adică cele trimise efectiv. O Ciornă nu a plecat încă la furnizor, iar un document Stornare sau Stornat este o cerere retrasă, de aceea niciunul nu distorsionează rata de răspuns. Le vezi separat în indicatorii Ciorne și Rata de stornare și în graficul Distribuție pe stări din fila Prezentare generală. Documentele șterse nu apar nicăieri.
Fără răspuns (fila Proces) numără fiecare cerere de ofertă finalizată la care nu a venit încă o ofertă, chiar dacă ai trimis-o ieri. Cereri fără răspuns (fila Reacția furnizorilor) numără dintre ele doar pe cele datate acum cel puțin 7 zile. Al doilea indicator arată deci furnizorii cu adevărat tăcuți, primul arată tot stocul în așteptare, împărțit pe grupe de vechime.
Lista conține doar produsele pentru care ai trimis în perioada filtrată cel puțin 3 cereri de ofertă și în procesul niciuneia nu există o comandă către furnizor. Dacă ai comandat deja fiecare produs cerut des sau pentru niciunul nu s-a cerut ofertă de mai mult de două ori, lista este goală. Nu este o eroare. Dacă lărgești perioada filtrată, mai multe produse pot ajunge la 3 cereri de ofertă.
O liniuță înseamnă că la nicio cerere de ofertă din perioada filtrată nu a venit ofertă, deci nu există ce să se mediaze. Valoarea 0,00 apare dacă ai înregistrat oferta primită în decurs de o oră de la cererea de ofertă. Sistemul compară momentul în care au fost create cele două documente, nu momentul răspunsului real al furnizorului. Pentru un timp de răspuns exact, înregistrează oferta în momentul în care sosește.
Această pagină urmărește doar dacă la cererea de ofertă a venit răspuns și comandă. Valoarea ofertelor și compararea furnizorilor o arată Analiză oferte primite, evoluția comenzilor date Analiza comenzilor către furnizori, iar facturile care sosesc pentru ele Analitică facturi primite.
Nu doriți să petreceți ore căutând o soluție? Alegeți cea mai eficientă cale: programați-vă la o sesiune de instruire online personalizată de 45 de minute, dedicată exclusiv dumneavoastră. Fie că este vorba despre o trecere în revistă a elementelor de bază sau despre configurarea detaliată a unui modul specific, colegul nostru expert vă va ghida pas cu pas prin întregul proces.
Nu vă pierdeți timpul - solicitați ajutor!
Scopul nostru este să folosiți sistemul nostru cât mai rapid și eficient posibil. Indiferent dacă sunteți complet nou la noi sau ați rămas blocat la o setare specifică, nu ezitați să cereți ajutor!
Ești interesat de software-ul nostru? Scrie-ne cu încredere!
Dacă nu găsești răspunsul și ai nevoie de asistență
Creează-ți contul acum,
plătește mai târziu!
