În acest modul poți vizualiza și gestiona facturile de intrare. Factura de intrare este documentul de bază al achiziției: pe ea înregistrezi datele facturii primite de la furnizor, adică ce ai cumpărat, de la cine, la ce preț și cu ce condiții de plată. Lista afișează într-un singur loc toate facturile de intrare înregistrate, permite căutarea și este punctul de plecare pentru cele mai importante acțiuni (înregistrarea unei facturi noi, finalizare, stornare, compensare, trimitere e-mail, tipărire, descărcare, crearea recepției de marfă).
Capturile de ecran din acest ghid provin din interfața în limba maghiară; denumirile maghiare apar între paranteze în descrierile imaginilor.
Stările posibile ale facturilor de intrare sunt: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat — semnificația și restricțiile fiecărei stări sunt explicate în secțiunea Întrebări frecvente. Pe lângă lista principală, în meniul Achiziție / Facturi de intrare găsești și vizualizări separate: lista facturilor de intrare care expiră, a facturilor de intrare online și a facturilor primite pe e-mail.
Fă clic pe Meniu principal / Achiziție / Facturi de intrare / Listă și vor apărea toate facturile de intrare înregistrate până acum. Deasupra tabelului, pe fila Acțiuni, poți lucra cu factura selectată folosind următoarele butoane:
Pictograma din dreapta sus a listei copiază conținutul tabelului în clipboard, astfel încât să-l poți lipi, de exemplu, într-un program de calcul tabelar. Aceleași acțiuni rapide le ai și din meniul contextual, care se deschide cu clic dreapta pe rândul facturii.
Meniul derulant al butonului Gestionare documente creează din factura selectată un document nou asociat sau modifică factura:
Meniul Descărcare este împărțit în două grupuri: comenzile din grupul Acțiune listă exportă întreaga listă vizibilă în acel moment (chiar și fără selecție), iar comenzile din grupul Acțiune document se referă la factura selectată. Previzualizare PDF afișează factura fără a o descărca.
Fă clic deasupra tabelului pe fila Căutare pentru a afișa opțiunile de filtrare. Câmpurile cele mai des folosite sunt vizibile imediat: Nume companie partener, Număr document, Monedă, Stare (pot fi alese mai multe valori) și Compensat (Da / Nu). Cu butonul Extindere se deschid filtre suplimentare, mai detaliate: căutare după dată în câmpurile Data documentului, Data prestării, Scadență și Perioadă de decontare, precum și filtre după Mod de plată (pot fi alese mai multe valori), Angajat, Cod articol, Proiect, Număr comandă și Număr departament. Condițiile setate le aplici cu butonul Căutare; pentru salvarea căutării și pentru ștergerea căutării salvate există câte o pictogramă separată, iar căutarea salvată se încarcă automat la următoarea deschidere.
Pe fila Vizualizare și aspect setezi cum se afișează lista:
Aceste setări se salvează pentru utilizatorul tău, deci se păstrează și la următoarea autentificare.
Panoul afișat sub listă îți permite să parcurgi rapid datele facturii selectate, fără să o deschizi. Panoul conține mai multe file:
Filele Coduri loc de depozitare și Lista numerelor de serie apar doar dacă aceste funcții sunt activate în firma ta. Panoul poate fi fixat (setat la dimensiune fixă) cu pictograma din dreapta sus, iar dimensiunea lui o modifici trăgând linia de separare de pe marginea de sus a panoului.
Fila Funcții suplimentare oferă opțiuni în plus pentru factura selectată, care ușurează munca de zi cu zi:
Dacă vrei să știi ce facturi ale furnizorilor nu ai plătit încă, folosește pe fila Căutare filtrul Compensat (Nu) și alege în câmpul Stare starea Finalizat. Lista va afișa doar facturile finalizate și încă necompensate, iar cu comanda Descărcare / Listă XLSX le poți exporta direct într-un tabel.
Coloanele standard ale listei și semnificația lor:
| Câmp / Element | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Număr document | Identificatorul facturii de intrare, adică numărul scris de furnizor pe factură (de exemplu BSZL260817-01). | |
| Data documentului | Data emiterii facturii. | |
| Data prestării | Data efectivă a prestării. | |
| Nume companie partener | Numele furnizorului (partenerului) care a emis factura. | |
| Persoană de contact partener | Numele persoanei de contact din partea partenerului. | |
| Valoare netă | Valoarea netă totală a pozițiilor facturii. | |
| Cotă TVA | Suma totală a TVA a pozițiilor facturii (în ciuda numelui coloanei, se afișează valoarea TVA). | |
| Valoare brută | Valoarea brută totală a pozițiilor facturii, adică suma totală de plată. | |
| Compensat | Suma compensată până acum din factură. Dacă nu ai înregistrat încă nicio compensare, valoarea este 0. | |
| Monedă | Moneda folosită pe factură (de exemplu HUF, EUR). | |
| Curs de schimb | Cursul de schimb aplicat pe factură, dacă factura nu a fost emisă în moneda de bază a firmei. | |
| Angajat | Numele angajatului care a înregistrat factura. | |
| Stare | Starea curentă a facturii (Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat). |
Coloanele afișate pot fi personalizate în setarea Vizualizare și aspect / Coloane — lista de mai sus prezintă afișarea standard. Printre coloane poți alege și o coloană separată de marcare a fișierelor.
Coloanele filei Poziții din fereastra de previzualizare și semnificația lor:
| Câmp / Coloană | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Denumire | Numele produsului sau al serviciului din poziție. | |
| Cod articol | Codul unic al articolului, după care produsul poate fi identificat în datele de bază. | |
| Greutate brută | Greutatea brută totală a poziției (cantitate × greutate unitară), calculată din greutatea unitară înregistrată în datele de bază ale produsului. | |
| Cantitate | Cantitatea achiziționată, în unitatea de măsură a produsului. | |
| Preț unitar net | Prețul net de achiziție pe unitatea de măsură. | |
| Acțiune | Acțiuni rapide pentru rând; în fereastra de previzualizare servește doar pentru vizualizare. |
Finalizarea încheie factura, de aceea pozițiile și datele din antet nu mai pot fi modificate. Dacă găsești o greșeală, poți storna factura sau, cu comanda Gestionare documente / Modificare, o poți storna și copia dintr-un singur pas, apoi corectezi copia și o înregistrezi din nou. Cu funcția Copiere poți porni, în plus, o factură nouă în starea Ciornă dintr-o factură finalizată.
Butoanele sunt active în funcție de starea facturii selectate. Finalizare este disponibilă doar pentru o factură în starea Ciornă. Trimitere e-mail, Document bancar, Tranzacție bancară, Recepție marfă, Fișe de lucru și Tipărire / Document pot fi folosite doar pentru o factură finalizată (sau într-o stare ulterioară), în timp ce comanda Compensare poate fi folosită pentru o factură în starea Ciornă sau Finalizat. Ștergere definitivă poate fi aleasă doar pentru facturile deja stornate. Dacă niciun buton nu este activ, verifică dacă ai selectat un rând în tabel.
Factura de intrare este emisă de furnizor, de aceea și factura de stornare o trimite tot el. La stornare, sistemul cere numărul facturii de stornare cu mesajul „La stornarea facturii de intrare trebuie introdus numărul facturii de stornare!”; în fereastră, câmpul Număr factură de stornare este precompletat cu numărul inițial al documentului plus sufixul „-S”, pe care îl poți înlocui cu numărul real primit de la furnizor. Detaliile sunt descrise în ghidul Fișa facturii de intrare.
Stornare doar stornează factura. Stornare și copiere creează, pe lângă stornare, și o copie, iar comanda Modificare din meniul Gestionare documente pornește, la o factură finalizată, același proces de stornare și copiere. Ștergere definitivă nu mai este stornare: elimină definitiv o factură deja stornată, de aceea folosește-o cu atenție.
Comanda Compensare înregistrează factura selectată, fără fereastră separată, imediat ca fiind compensată în valoare brută integrală, cu data de azi. Pentru o compensare parțială sau o altă dată, deschide factura și folosește fereastra Compensare din fișă; pentru înregistrarea din partea băncii sau a casieriei servesc opțiunile Document bancar și Tranzacție bancară.
Pe fila Căutare restrânge lista la facturile de care ai nevoie, apoi exportă cu Descărcare > Listă XLSX întreaga listă vizibilă în acel moment într-un tabel — chiar și fără selecție. Dacă dorești și pozițiile facturilor, folosește comanda Listă poziții XLSX sau Listă poziții XLSX grupată.
În meniul Meniu principal / Achiziție / Facturi de intrare există elemente separate: Facturi care expiră (Facturi de intrare care expiră), Facturi online (Facturi de intrare online) și Facturi pe e-mail (Facturi primite pe e-mail). Această listă afișează facturile de intrare deja înregistrate.
Modulul apare în meniu doar dacă este atribuit utilizatorului tău. Dacă lipsește, roagă administratorul firmei tale să verifice atribuirea modulelor pentru utilizatorul tău.
Nu doriți să petreceți ore căutând o soluție? Alegeți cea mai eficientă cale: programați-vă la o sesiune de instruire online personalizată de 45 de minute, dedicată exclusiv dumneavoastră. Fie că este vorba despre o trecere în revistă a elementelor de bază sau despre configurarea detaliată a unui modul specific, colegul nostru expert vă va ghida pas cu pas prin întregul proces.
Nu vă pierdeți timpul - solicitați ajutor!
Scopul nostru este să folosiți sistemul nostru cât mai rapid și eficient posibil. Indiferent dacă sunteți complet nou la noi sau ați rămas blocat la o setare specifică, nu ezitați să cereți ajutor!
Ești interesat de software-ul nostru? Scrie-ne cu încredere!
Dacă nu găsești răspunsul și ai nevoie de asistență
Creează-ți contul acum,
plătește mai târziu!
