În acest modul consulți și gestionezi documentele Ofertă furnizor primită. Este documentul pe care înregistrezi oferta cu prețuri primită de la un furnizor: legată de un partener, cu dată de valabilitate, monedă și subiect, iar la poziții cu denumire, cod articol, cantitate, preț unitar și TVA. De obicei aici se înregistrează răspunsul la cererea trimisă furnizorului (Ofertă trimisă către furnizor), astfel încât ofertele de achiziție apar cu prețuri într-un singur loc. Lista îți oferă acces la toate documentele create până acum, poți căuta printre ele și poți porni direct de aici cele mai importante acțiuni. Dintr-o ofertă finalizată poți crea, cu meniul Gestionare documente, o ofertă către client, o comandă către furnizor sau o fișă de lucru.
Nu confunda cele două documente de ofertă de achiziție: Ofertă trimisă către furnizor este cererea pe care o trimiți furnizorului (fără prețuri, doar cu pozițiile și cantitățile cerute); Ofertă furnizor primită este răspunsul cu prețuri al furnizorului, pe care îl înregistrezi în sistem. Denumirile din meniu urmează terminologia sistemului; tipul documentului apare în lista Documente asociate ca Ofertă furnizor.
Stările posibile ale documentelor sunt: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat — semnificația și restricțiile fiecărei stări sunt detaliate în secțiunea Întrebări frecvente.
Dacă faci clic pe Meniu principal / Achiziție / Ofertă furnizor primită / Listă, apar toate ofertele primite de la furnizori create până acum. Deasupra tabelului, cu butoanele din fila Acțiuni poți lucra cu documentul selectat. Un document nou îl creezi cu elementul de meniu Meniu principal / Achiziție / Ofertă furnizor primită / Nou sau cu butonul Nou al listei. Capturile de ecran provin din interfața demo în limba maghiară.
În capătul din dreapta al rândului de file, linkul Analiză duce la pagina de statistici a ofertelor primite de la furnizori.
Meniul Gestionare documente pornește un document nou din oferta selectată și finalizată. Pentru un document în stare de ciornă se poate folosi doar Copiere.
Dacă faci clic pe fila Căutare de deasupra tabelului, apar opțiunile de filtrare. Câmpurile vizibile imediat: Nume companie partener, Număr document, Monedă și Stare (poți selecta mai multe stări). Cu butonul „Extindere” se deschid filtre suplimentare: Data documentului și Data prestării de la–până la, Angajat, Proiect, Număr comandă și Număr departament. Cu butonul Căutare filtrezi după condițiile setate. Cu pictograma dischetă de lângă buton salvezi căutarea curentă (lista se încarcă apoi conform stării salvate), iar cu pictograma X ștergi căutarea salvată și se încarcă din nou lista completă. Această listă nu are un filtru separat Cod articol.
Important: filtrul și coloana Data prestării tratează aceeași dată pe care o completezi în fișă la Valabilitate: ziua până la care este valabilă oferta furnizorului. Dacă vrei să filtrezi ofertele care expiră după valabilitate, folosește câmpul Data prestării.
În fila Vizualizare și aspect setezi cum se afișează lista pentru tine:
Aceste setări se salvează personalizat, legate de utilizatorul tău, deci se păstrează și la următoarea autentificare. Denumirile Coloane și Rânduri apar în interfață în limba maghiară (Oszlopok, Sorok).
În panoul de sub listă poți vedea rapid detaliile unui document selectat, fără a deschide documentul propriu-zis. Panoul conține două file:
Panoul poate fi fixat (setat la dimensiune fixă) cu pictograma din colțul dreapta sus, iar dimensiunea lui se poate modifica trăgând linia de separare din partea de sus a panoului.
În fila Funcții suplimentare găsești opțiuni extra pentru documentul selectat, care ușurează munca zilnică:
Să presupunem că ai cerut furnizorului prețul pentru 20 de bucăți dintr-un produs. Dacă ai finalizat deja cererea în modulul Ofertă trimisă către furnizor, poți porni acest document de acolo cu opțiunea Gestionare documente > Ofertă furnizor primită, astfel că pozițiile te așteaptă precompletate, iar tu trebuie doar să introduci prețurile, TVA-ul și valabilitatea. Când a sosit oferta furnizorului, o înregistrezi aici și o finalizezi, apoi decizi din oferta finalizată: comanzi de la furnizor (Comenzi furnizori) sau o transmiți propriului client (Ofertă trimisă către client).
Folosește filtrul Data prestării (aceasta este valabilitatea ofertei) pentru a găsi rapid ofertele furnizorilor care expiră în curând: setează intervalul de date de la ziua de azi până săptămâna viitoare și alege între stări Finalizat. Astfel poți decide asupra comenzii înainte de expirare.
Coloanele tabelului implicit și semnificația lor:
| Câmp / Coloană | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Număr document | Identificatorul unic al ofertei primite (de ex. SZAJKUL000005/2025), atribuit de sistem la prima salvare. | |
| Data documentului | Data creării documentului. | |
| Data prestării | Data de valabilitate a ofertei; în fișă se numește Valabilitate și trebuie completată. | |
| Nume companie partener | Numele furnizorului care dă oferta (câmp obligatoriu în fișă). | |
| Persoană de contact partener | Numele persoanei de contact de la furnizor. | |
| Valoare netă | Totalul net al ofertei în moneda documentului. | |
| Cotă TVA | Cota de TVA aplicată pozițiilor; pe poziții o vezi în fișă. | |
| Valoare brută | Totalul brut al ofertei în moneda documentului. | |
| Monedă | Moneda documentului. | |
| Curs de schimb | Cursul de schimb, dacă oferta nu a fost întocmită în moneda de bază a companiei tale. | |
| Angajat | Numele colegului care a înregistrat documentul. | |
| Stare | Starea curentă a documentului (Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat). |
Setul de coloane afișate poate fi personalizat în setarea Vizualizare și aspect > Coloane — lista de mai sus arată vizualizarea implicită. Marcajul Obligatoriu arată că la salvare completarea câmpului în fișă este obligatorie.
Coloanele filei Poziții din fereastra de previzualizare și semnificația lor:
| Câmp / Coloană | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Denumire | Numele produsului sau al serviciului de pe poziție. | |
| Cod articol | Codul articol al produsului, prin care poate fi identificat și în datele de bază. | |
| Greutate brută | Greutatea brută a poziției, pe baza datelor înregistrate în datele de bază ale produsului. | |
| Cantitate | Cantitatea oferită de furnizor. | |
| Preț unitar net | Prețul net pe unitate al produsului, oferit de furnizor. |
Coloanele filei Documente asociate din fereastra de previzualizare:
| Câmp / Coloană | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Număr document | Identificatorul documentului asociat. | |
| Data documentului | Data creării documentului asociat. | |
| Tip document | Felul documentului asociat (de exemplu Cerere de ofertă furnizor, Ofertă client). | |
| Angajat emitent | Colegul care a emis documentul asociat. |
Ofertă trimisă către furnizor este documentul pe care îl emiți tu și îl trimiți furnizorului: o cerere fără prețuri, doar cu pozițiile, cantitățile și data prestării cerute. Ofertă furnizor primită este răspunsul cu prețuri al furnizorului, pe care îl înregistrezi în sistem, cu prețuri unitare, TVA și dată de valabilitate. Cele două se succed: mai întâi ceri o ofertă, apoi înregistrezi oferta primită. Denumirile din meniu urmează terminologia sistemului, nu direcția documentului, de aceea merită să verifici și tipul documentului (Cerere de ofertă furnizor, respectiv Ofertă furnizor) în lista Documente asociate.
Se poate finaliza doar un document în starea Ciornă, iar șterge doar unul în starea Ciornă sau Finalizat — documentele în starea Stornare și Stornat nu mai pot fi nici finalizate, nici șterse. Prin finalizare documentul devine definitiv și nu mai poate fi modificat. Dacă finalizarea se oprește cu un mesaj de eroare, citește mesajul și verifică câmpurile obligatorii ale documentului (de exemplu valabilitatea, partenerul și moneda), apoi încearcă din nou.
Aceste acțiuni sunt disponibile doar pentru un document finalizat (sau mai avansat). Pentru un document în stare de ciornă poți folosi Descărcare > PDF Previzualizare, Poziții XLSX și Gestionare documente > Copiere — dacă ai nevoie de exemplarul final, finalizează mai întâi documentul (chiar cu opțiunea Finalizare și descărcare). Asigură-te și că rândul este selectat în tabel, deoarece fără selecție butoanele nu sunt active.
Documentul șters nu dispare definitiv: primește starea Stornat și în această stare îl găsești în continuare în listă, dacă în fila Căutare filtrezi după Stare. Ștergerea nu poate fi anulată, documentul nu poate fi restaurat, iar un document stornat nu mai poate fi finalizat sau șters din nou. Dacă vrei să-l creezi din nou cu aceleași date, folosește opțiunea Ștergere și copiere, care pe lângă ștergere face și o copie.
Finalizează oferta primită de la furnizor, selecteaz-o în listă și din meniul Gestionare documente alege Ofertă trimisă către client (oferta pentru propriul client) sau Comenzi furnizori (comandă la furnizor). Sistemul deschide fișa noului document, precompletată cu datele ofertei; el se creează doar dacă îl salvezi. Noul document îl găsești ulterior și în fila Documente asociate a ofertei.
Coloana și filtrul listei, precum și fișa, folosesc același câmp de dată, dar lista afișează ca Data prestării ceea ce în fișă completezi la Valabilitate. Data înseamnă aici până când este valabilă oferta furnizorului, nu când se livrează.
Filtrează lista pe documentele dorite în fila Căutare, apoi cu opțiunea Descărcare > Listă XLSX poți exporta întreaga listă afișată în acel moment într-un tabel, chiar și fără selecție. Dacă ai nevoie și de poziții, folosește opțiunea Listă poziții XLSX.
Selectează documentul și în fereastra de previzualizare deschide fila Documente asociate, sau deschide fișa documentului și acolo fila Documente asociate. Textul rândurilor arată direcția legăturii, de exemplu „document creat din documentul nr. …” sau „folosit pe documentul nr. …” (formularea acestor rânduri apare în limba maghiară).
Modulul Ofertă furnizor primită apare la Meniu principal / Achiziție doar dacă este atribuit utilizatorului tău. Dacă nu îl vezi, roagă administratorul sistemului să verifice atribuirea modulului în setările utilizatorului tău.
Nu doriți să petreceți ore căutând o soluție? Alegeți cea mai eficientă cale: programați-vă la o sesiune de instruire online personalizată de 45 de minute, dedicată exclusiv dumneavoastră. Fie că este vorba despre o trecere în revistă a elementelor de bază sau despre configurarea detaliată a unui modul specific, colegul nostru expert vă va ghida pas cu pas prin întregul proces.
Nu vă pierdeți timpul - solicitați ajutor!
Scopul nostru este să folosiți sistemul nostru cât mai rapid și eficient posibil. Indiferent dacă sunteți complet nou la noi sau ați rămas blocat la o setare specifică, nu ezitați să cereți ajutor!
Ești interesat de software-ul nostru? Scrie-ne cu încredere!
Dacă nu găsești răspunsul și ai nevoie de asistență
Creează-ți contul acum,
plătește mai târziu!
