Ebben a modulban kezelheted a Pénztárbizonylatokat. A pénztárbizonylat egy pénztár készpénzmozgását rögzíti: minden bizonylat egy Irányhoz (Bejövő vagy Kimenő), egy Pénztárhoz és egy Devizahoz tartozik, a tételei pedig az egyes be- vagy kifizetéseket tartalmazzák, szükség esetén a hozzájuk tartozó számlával, díjbekérővel vagy bolti értékesítéssel együtt. Ez a leírás egyetlen bizonylat szerkesztőoldalát mutatja be: hogyan vedd fel az új bizonylatot, hogyan rögzítsd a tételeit, és hogyan zárd le.
A Pénztárbizonylat állapotai: Piszkozat (az új bizonylat mindig így indul), Lezárt (a pénzmozgás könyvelődött a pénztárban), Sztornózott (a törölt bizonylat). A Sztornó állapot a bizonylatlista szűrőjében szerepel, a lap saját műveletei azonban csak a Piszkozat, Lezárt és Sztornózott állapotokat hozzák létre. Az egyes állapotok korlátozásait a Gyakori kérdések szekció részletezi.
A Főmenü / Pénztár / Pénztárbizonylat / Új menüpontra kattintva megnyílik egy üres bizonylat. Már meglévő bizonylatot a Főmenü / Pénztár / Pénztárbizonylat / Lista menüpontból nyithatsz meg. Az oldal felső részén a Műveletek, a Kiegészítő funkciók és a Nézet és elrendezés fül található, alatta a bizonylat fejléce, majd a Tételek és a további belső fülek. Az oldal tetején további fülek is láthatók (Részletek, Történet, E-mail, Csomagkövetés, CRM, Státusz történet, Események); a bizonylat adatait a Részletek fülön szerkeszted.
A fejlécben a következő mezőket találod — a részletes leírást a Mezők magyarázata szekcióban láthatod:
A bizonylat tartalmát a Tételek fülön, a tételtáblázat feletti gombokkal és a táblázatban kezelheted. A táblázat oszlopai: Érték, Bizonylatszám, Bizonylat kelte és Megjegyzés. A tételek csak Piszkozat állapotú bizonylatnál szerkeszthetők.
A tételablak Műveletek fülén a Hozzáadás gombbal adod hozzá a tételt a bizonylathoz, a Bezárás gombbal pedig a tétel hozzáadása nélkül zárod be az ablakot. Az ablak mezői:
A Tételek fül mellett további belső fülek találhatók:
A Műveletek fülön találod a bizonylat életciklusát vezérlő gombokat:
Lezáráskor a rendszer a következőket végzi el:
A törlés ezeket visszafordítja: a pénztár egyenlegéből levonódik a bizonylat hatása, a kiegyenlítések visszavonódnak, a bizonylat és a tételei pedig Sztornózott állapotba kerülnek.
A Kiegészítő funkciók fülön a napi munkát segítő extra lehetőségeket találod: az Elküldött levelek gombbal a bizonylathoz korábban küldött leveleket nézheted meg, az Új email gombbal (Külső levelező vagy Belső levelező) új levelet írhatsz, az Új bankszámla, Új deviza és Új partner gombokkal a hiányzó törzsadatot új lapon veheted fel — így a bizonylat nyitva marad —, az Új teendő gombbal pedig a bizonylathoz kapcsolódó feladatot hozhatsz létre.
A Nézet és elrendezés fülön a Felület és működés gombbal az adatlap megjelenítését szabhatod testre. Ez a beállítás a felhasználódhoz kötve mentődik el, tehát legközelebbi belépéskor is megmarad.
Ha a pénzmozgás egy meglévő számlához vagy díjbekérőhöz tartozik, először add meg a Partner cégnév mezőt, és csak utána válaszd ki a tétel Bizonylat típusát és Bizonylatszámát: a bizonylatok listája a partner szerint szűkül, így gyorsabban megtalálod a kiegyenlítendő bizonylatot. Lezárás előtt ellenőrizd az Irányt is, mert az első mentés után már nem módosítható.
A bizonylat fejlécének és fülein található mezők, valamint jelentésük:
| Mező / Elem | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Bizonylatszám | A bizonylat egyedi azonosítója. Az első mentéskor automatikusan jön létre, kézzel nem szerkeszthető. | |
| Státusz | A bizonylat állapota (Piszkozat, Lezárt, Sztornó, Sztornózott). Új bizonylatnál Piszkozat, értékét a rendszer a műveletek (lezárás, törlés) hatására változtatja, kézzel nem szerkeszthető. | |
| Bizonylat kelte | A bizonylat létrehozásának napja, automatikusan kitöltődik, nem szerkeszthető. | |
| Irány | A pénzmozgás iránya: Bejövő (a pénztárba érkezik) vagy Kimenő (a pénztárból fizetsz ki). Az első mentés után már nem módosítható. | |
| Pénztár | Az a pénztár, amelynek az egyenlegét a bizonylat módosítja. Az első mentés után már nem módosítható. A + gombbal új pénztárt vehetsz fel a pénztár beállításaiban. | |
| Deviza | A bizonylat pénzneme; a pénztár kiválasztásakor automatikusan kitöltődik. Az első mentés után már nem módosítható. | |
| Árfolyam | A deviza árfolyama; a pénztár kiválasztásakor a rendszer automatikusan lekéri. Az első mentés után már nem módosítható. | |
| Nyitó érték | A pénztár egyenlege a tételek előtt. A lezárás tölti ki, nem szerkeszthető. | |
| Záró érték | A pénztár egyenlege a tételek könyvelése után. A lezárás tölti ki, nem szerkeszthető. | |
| Partner cégnév | A pénzmozgás partnere. Gépeléskor a rendszer javaslatokat ad; a tételablak Bizonylatszám listája ehhez a partnerhez szűkül. | |
| Ügyfél megjegyzés | Az ügyfél számára szánt megjegyzés a bizonylaton. | |
| Belső megjegyzés | Csak a cégen belül látható jegyzet. | |
| Számlázási cím | A bizonylaton szereplő számlázási cím, a Beállítások fülön választható ki. |
A tételtáblázat oszlopai és a tételablak mezői (az ablakban ugyanezeket az adatokat szerkeszted):
| Mező / Oszlop | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Bizonylat típus | A kapcsolódó bizonylat típusa: Bolti értékesítés, Számla, Előleg számla, Bejövő számla, Díjbekérő, vagy Egyéb, nem bizonylathoz kapcsolódó. | |
| Bizonylatszám | A kiválasztott típusú, a partnerhez tartozó és még ki nem egyenlített bizonylatok közül választható. A táblázatban a tételhez tartozó bizonylat száma látszik. | |
| Bizonylat kelte | A tétel felvételének napja; a táblázatban jelenik meg. | |
| Jogcím | A pénzmozgás jogcíme; a listában a jogcím neve a főkönyvi számmal együtt látható. | |
| Érték | A tétel összege. Számot kell megadnod; tizedes tört és negatív szám is megadható. | |
| Tranzakció megjegyzés (közlemény) | A pénzmozgás közleménye. | |
| Belső megjegyzés | Csak a cégen belül látható jegyzet a tételhez. | |
| Megjegyzés | A tételtáblázat oszlopa, amely a tételhez fűzött megjegyzést mutatja. |
A tételablak mezői szerkeszthetetlenek, ha a bizonylat már lezárt (vagy annál magasabb státuszú).
Ezek a mezők az első mentés után már nem módosíthatók, mert a bizonylat egy adott pénztár egyenlegéhez kötődik. Ha rossz értéket választottál, még mentés előtt átválaszthatod. Elmentett bizonylatnál a hibás bizonylat helyett új bizonylatot kell felvenned. Az Árfolyam a Pénztár kiválasztásakor automatikusan töltődik ki.
A bizonylatnak legalább egy tételt tartalmaznia kell, különben a rendszer hibaüzenetet ad („legalább 1 tételt hozzá kell adni a bizonylathoz!”). Vegyél fel egy tételt a Tételek fülön az Új gombbal, majd mentsd újra. Ellenőrizd azt is, hogy a kötelező mezők (Irány, Pénztár, Deviza, Számlázási cím, a tétel Értéke) ki vannak-e töltve. Már elmentett bizonylatnál módosításkor csak a számlázási cím, a megjegyzések, a partner és a tételek változnak.
A gombok elérhetősége a bizonylat státuszától függ. A tételek felvétele és törlése, valamint a Lezárás és a Törlés gomb csak Piszkozat állapotú bizonylatnál aktív; a tételablak mezői lezárás után nem szerkeszthetők. A végleges PDF, a CSV és az e-mail küldése lezárt bizonylatot igényel, a PDF előnézet és az XLSX már mentés után is használható. Lezárt bizonylatot nem lehet szerkeszteni; ha hibás, törölnöd kell, majd újra fel kell venned.
A rendszer a törlést csak Lezárt bizonylatra hajtja végre; egyébként a „Bizonylatot törölni csak lezárt státusszal lehet!” hibaüzenetet adja. A lapon a Törlés gomb piszkozat állapotban aktív, lezárt bizonylatot ezért a bizonylatlistából törölhetsz. A törlés után a bizonylat Sztornózott állapotú lesz, visszaállítani nem lehet. A pénztár egyenlegéből levonódik a bizonylat hatása, a kiegyenlítések pedig visszavonódnak.
A Mentés csak rögzíti az adatokat: a bizonylat Piszkozat marad, a pénztár egyenlege nem változik, és bármikor visszatérhetsz hozzá. A Lezárás véglegesíti a bizonylatot, módosítja a pénztár egyenlegét, rögzíti a Nyitó értéket és a Záró értéket, és létrehozza a kapcsolódó bizonylatok kiegyenlítését. Lezárni csak Piszkozat állapotú bizonylatot lehet, különben a rendszer hibaüzenetet ad („Bizonylatot lezárni csak nyitott státusszal lehet!”). Ha biztos vagy az adatokban, a Mentés és lezárás opcióval egy lépésben megteheted mindkettőt.
A lista a kiválasztott Bizonylat típushoz és a Partner cégnév mezőben megadott partnerhez tartozó, még ki nem egyenlített bizonylatokat mutatja. Ellenőrizd, hogy a megfelelő partnert és bizonylattípust választottad-e, és hogy a bizonylat nincs-e már kiegyenlítve. A számlák kezeléséről a Számla lista, a bolti értékesítésekről a Bolti értékesítés lista útmutatóban olvashatsz.
A Főmenü / Pénztár / Pénztárbizonylat / Lista menüpontban látod az összes bizonylatot, ott kereshetsz és szűrhetsz is. A lista használatáról a Pénztárbizonylat lista útmutatóban olvashatsz.
A modul csak akkor jelenik meg a Főmenü / Pénztár alatt, ha hozzá van rendelve a felhasználódhoz. Ha hiányzik, kérd meg a cég adminisztrátorát, hogy ellenőrizze a felhasználód modulhozzárendelését.
Nem szeretnél órákon át keresgélni a megoldás után? Válaszd a leghatékonyabb utat: jelentkezz egy személyre szabott, 45 perces online oktatásra, ahol kizárólag veled foglalkozunk. Legyen szó az alapok átnézéséről vagy egy konkrét modul részletes beállításáról, szakértő kollégánk lépésről lépésre végigvezet a teljes folyamaton.
Ne vesztegesd az időd – kérj segítséget!
A célunk az, hogy minél gyorsabban és hatékonyabban használd a rendszerünket. Akár teljesen új vagy nálunk, akár csak egy specifikus beállítással akadtál el, ne habozz segítséget kérni!
Érdeklődsz a szoftverünkkel kapcsolatban, írj bátran!
Ha nem találod a választ és szükséged van segítségre
Regisztrációdat hozd létre most,
fizess később!
