In diesem Modul verwalten Sie Kassenbelege. Ein Kassenbeleg erfasst die Geldbewegung einer Kasse: Jeder Beleg gehört zu einer Richtung (Eingehend oder Ausgehend), einer Kasse und einer Währung, und seine Positionen enthalten die einzelnen Ein- bzw. Auszahlungen, bei Bedarf zusammen mit der zugehörigen Rechnung, Proforma-Rechnung oder dem Ladenverkauf. Diese Anleitung zeigt die Bearbeitungsseite eines einzelnen Belegs: wie Sie einen neuen Beleg anlegen, seine Positionen erfassen und ihn abschließen.
Die Status eines Kassenbelegs sind: Entwurf (ein neuer Beleg beginnt immer so), Abgeschlossen (die Geldbewegung wurde in der Kasse verbucht) und Storniert (ein gelöschter Beleg). Der Status Storno erscheint im Filter der Belegliste, die Aktionen dieser Seite erzeugen jedoch nur die Status Entwurf, Abgeschlossen und Storniert. Die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufig gestellte Fragen erläutert.
Die Screenshots zeigen die ungarische Benutzeroberfläche; wo es hilfreich ist, wird die ungarische Bezeichnung in Klammern angegeben.
Ein Klick auf den Menüpunkt Hauptmenü / Kasse / Kassenbeleg / Neu öffnet einen leeren Beleg. Einen bereits vorhandenen Beleg öffnen Sie über den Menüpunkt Hauptmenü / Kasse / Kassenbeleg / Liste. Im oberen Bereich der Seite finden Sie die Reiter Aktionen, Zusatzfunktionen und Ansicht und Layout, darunter den Belegkopf, dann den Reiter Positionen und die weiteren inneren Reiter. Am Seitenanfang sind außerdem weitere Reiter sichtbar (Részletek, Történet, E-mail, Csomagkövetés, CRM, Státusz történet, Események); die Daten des Belegs bearbeiten Sie im Reiter Részletek (Details).
Im Belegkopf finden Sie die folgenden Felder — die ausführliche Beschreibung steht im Abschnitt Felderklärung:
Den Inhalt des Belegs verwalten Sie im Reiter Positionen, mit den Schaltflächen über der Positionstabelle und in der Tabelle. Die Spalten der Tabelle sind: Wert, Belegnummer, Belegdatum und Bemerkung. Positionen sind nur bei einem Beleg im Status Entwurf bearbeitbar.
Im Reiter Aktionen des Positionsfensters fügen Sie die Position mit der Schaltfläche Hinzufügen dem Beleg hinzu, mit Schließen schließen Sie das Fenster, ohne die Position hinzuzufügen. Die Felder des Fensters:
Neben dem Reiter Positionen gibt es weitere innere Reiter:
Im Reiter Aktionen finden Sie die Schaltflächen, die den Lebenszyklus des Belegs steuern:
Beim Abschließen führt das System Folgendes aus:
Das Löschen kehrt dies um: Die Wirkung des Belegs wird vom Kassenbestand abgezogen, die Ausgleiche werden zurückgenommen, und der Beleg samt Positionen erhält den Status Storniert.
Im Reiter Zusatzfunktionen finden Sie zusätzliche Möglichkeiten für die tägliche Arbeit: Mit Gesendete E-Mails sehen Sie die zuvor zum Beleg gesendeten E-Mails, mit Neue E-Mail (Externer E-Mail-Client oder Interner E-Mail-Client) verfassen Sie eine neue E-Mail, mit Neues Bankkonto, Neue Währung und Neuer Partner legen Sie fehlende Stammdaten in einem neuen Tab an — so bleibt der Beleg geöffnet — und mit Neue Aufgabe erstellen Sie eine Aufgabe zum Beleg.
Im Reiter Ansicht und Layout können Sie mit der Schaltfläche Oberfläche und Funktionsweise die Darstellung des Datenblatts anpassen. Diese Einstellung wird für Ihren Benutzer gespeichert und bleibt auch bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Gehört die Geldbewegung zu einer bestehenden Rechnung oder Proforma-Rechnung, füllen Sie zuerst das Feld Partner-Firmenname aus und wählen erst danach Belegtyp und Belegnummer der Position: Die Belegliste wird nach Partner eingegrenzt, sodass Sie den auszugleichenden Beleg schneller finden. Prüfen Sie vor dem Abschließen auch die Richtung, denn sie ist nach dem ersten Speichern nicht mehr änderbar.
Die Felder im Belegkopf und in den Reitern des Belegs sowie ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des Belegs. Sie wird beim ersten Speichern automatisch erzeugt und kann nicht manuell bearbeitet werden. | |
| Status | Der Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). Bei einem neuen Beleg Entwurf; das System ändert ihn durch die Aktionen (Abschluss, Löschen), manuell nicht bearbeitbar. | |
| Belegdatum | Der Tag der Erstellung des Belegs; wird automatisch ausgefüllt, nicht bearbeitbar. | |
| Richtung | Die Richtung der Geldbewegung: Eingehend (in die Kasse) oder Ausgehend (Sie zahlen aus der Kasse). Nach dem ersten Speichern nicht mehr änderbar. | |
| Kasse | Die Kasse, deren Bestand der Beleg ändert. Nach dem ersten Speichern nicht mehr änderbar. Mit der +-Schaltfläche legen Sie in den Kasseneinstellungen eine neue Kasse an. | |
| Währung | Die Währung des Belegs; wird bei der Auswahl der Kasse automatisch ausgefüllt. Nach dem ersten Speichern nicht mehr änderbar. | |
| Wechselkurs | Der Wechselkurs der Währung; das System ruft ihn bei der Auswahl der Kasse automatisch ab. Nach dem ersten Speichern nicht mehr änderbar. | |
| Anfangswert | Der Kassenbestand vor den Positionen. Wird durch den Abschluss ausgefüllt, nicht bearbeitbar. | |
| Endwert | Der Kassenbestand nach der Verbuchung der Positionen. Wird durch den Abschluss ausgefüllt, nicht bearbeitbar. | |
| Partner-Firmenname | Der Partner der Geldbewegung. Beim Tippen schlägt das System Treffer vor; die Belegnummer-Liste des Positionsfensters wird auf diesen Partner eingegrenzt. | |
| Kundenbemerkung | Eine für den Kunden bestimmte Bemerkung auf dem Beleg. | |
| Interne Bemerkung | Eine nur innerhalb des Unternehmens sichtbare Notiz. | |
| Rechnungsadresse | Die auf dem Beleg angegebene Rechnungsadresse; im Reiter Einstellungen wählbar. |
Die Spalten der Positionstabelle und die Felder des Positionsfensters (im Fenster bearbeiten Sie dieselben Daten):
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegtyp | Der Typ des verknüpften Belegs: Ladenverkauf, Rechnung, Anzahlungsrechnung, Eingangsrechnung, Proforma-Rechnung oder Sonstiges, nicht belegbezogen. | |
| Belegnummer | Auswählbar unter den noch nicht ausgeglichenen Belegen des gewählten Typs, die zum Partner gehören. In der Tabelle wird die Nummer des zur Position gehörenden Belegs angezeigt. | |
| Belegdatum | Der Tag, an dem die Position angelegt wurde; wird in der Tabelle angezeigt. | |
| Rechtsgrund | Der Rechtsgrund der Geldbewegung; in der Liste wird der Name des Rechtsgrunds zusammen mit der Sachkontonummer angezeigt. | |
| Wert | Der Betrag der Position. Sie müssen eine Zahl eingeben; Dezimalzahlen und negative Zahlen sind zulässig. | |
| Transaktionsbemerkung (Verwendungszweck) | Der Verwendungszweck der Geldbewegung. | |
| Interne Bemerkung | Eine nur innerhalb des Unternehmens sichtbare Notiz zur Position. | |
| Bemerkung | Eine Spalte der Positionstabelle, die die der Position beigefügte Bemerkung anzeigt. |
Die Felder des Positionsfensters sind nicht bearbeitbar, wenn der Beleg bereits abgeschlossen ist (oder einen höheren Status hat).
Diese Felder sind nach dem ersten Speichern nicht mehr änderbar, weil der Beleg an den Bestand einer bestimmten Kasse gebunden ist. Haben Sie einen falschen Wert gewählt, können Sie ihn vor dem Speichern noch umstellen. Bei einem gespeicherten Beleg müssen Sie anstelle des fehlerhaften einen neuen Beleg erfassen. Der Wechselkurs wird bei der Auswahl der Kasse automatisch ausgefüllt.
Der Beleg muss mindestens eine Position enthalten, sonst zeigt das System eine Fehlermeldung („es muss mindestens 1 Position zum Beleg hinzugefügt werden!“). Legen Sie im Reiter Positionen mit der Schaltfläche Neu eine Position an und speichern Sie erneut. Prüfen Sie auch, ob die Pflichtfelder (Richtung, Kasse, Währung, Rechnungsadresse, der Wert der Position) ausgefüllt sind. Bei der Änderung eines bereits gespeicherten Belegs ändern sich nur die Rechnungsadresse, die Bemerkungen, der Partner und die Positionen.
Die Verfügbarkeit der Schaltflächen hängt vom Status des Belegs ab. Das Anlegen und Löschen von Positionen sowie die Schaltflächen Abschluss und Löschen sind nur bei einem Beleg im Status Entwurf aktiv; die Felder des Positionsfensters sind nach dem Abschluss nicht bearbeitbar. Das endgültige PDF, die CSV und der E-Mail-Versand erfordern einen abgeschlossenen Beleg, während die Vorschau und XLSX schon nach dem Speichern nutzbar sind. Ein abgeschlossener Beleg kann nicht bearbeitet werden; ist er fehlerhaft, müssen Sie ihn löschen und neu erfassen.
Das System führt die Löschung nur bei einem abgeschlossenen Beleg aus; andernfalls zeigt es die Fehlermeldung „Belege können nur im abgeschlossenen Status gelöscht werden!“. Auf dieser Seite ist die Schaltfläche Löschen im Entwurfsstatus aktiv, einen abgeschlossenen Beleg können Sie daher aus der Belegliste löschen. Nach dem Löschen ist der Beleg Storniert und nicht wiederherstellbar. Die Wirkung des Belegs wird vom Kassenbestand abgezogen, und die Ausgleiche werden zurückgenommen.
Speichern hält nur die Daten fest: Der Beleg bleibt im Status Entwurf, der Kassenbestand ändert sich nicht, und Sie können jederzeit darauf zurückkommen. Abschluss macht den Beleg endgültig, ändert den Kassenbestand, hält Anfangswert und Endwert fest und erzeugt den Ausgleich der verknüpften Belege. Abgeschlossen werden kann nur ein Beleg im Status Entwurf, sonst zeigt das System eine Fehlermeldung („Belege können nur im offenen Status abgeschlossen werden!“). Sind Sie sicher bei den Daten, erledigt Speichern und abschließen beides in einem Schritt.
Die Liste zeigt die noch nicht ausgeglichenen Belege, die zum gewählten Belegtyp und zum im Feld Partner-Firmenname angegebenen Partner gehören. Prüfen Sie, ob Sie den richtigen Partner und Belegtyp gewählt haben und ob der Beleg nicht bereits ausgeglichen ist. Zur Verwaltung von Rechnungen siehe die Anleitung Rechnungsliste, zu Ladenverkäufen die Anleitung Ladenverkauf-Liste.
Unter Hauptmenü / Kasse / Kassenbeleg / Liste sehen Sie alle Belege und können dort auch suchen und filtern. Zur Nutzung der Liste lesen Sie die Anleitung Kassenbeleg-Liste.
Das Modul erscheint nur dann unter Hauptmenü / Kasse, wenn es Ihrem Benutzer zugewiesen ist. Fehlt es, bitten Sie den Administrator Ihres Unternehmens, die Modulzuweisung Ihres Benutzers zu prüfen.
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