V tomto module spravujete pokladničné doklady. Pokladničný doklad zachytáva pohyb peňazí v pokladni: každý doklad patrí k určitému smeru (Vstup alebo Výstup), pokladni a mene a jeho položky obsahujú jednotlivé príjmy, resp. výdavky, v prípade potreby spolu s príslušnou faktúrou, zálohovou faktúrou alebo predajom v predajni. Tento návod ukazuje stránku úpravy jedného dokladu: ako založiť nový doklad, zadať jeho položky a uzavrieť ho.
Stavy pokladničného dokladu sú: Koncept (nový doklad vždy začína takto), Uzavretý (pohyb peňazí bol zaúčtovaný do pokladne) a Stornovaný (vymazaný doklad). Stav Storno sa objaví vo filtri zoznamu dokladov, akcie tejto stránky však vytvárajú iba stavy Koncept, Uzavretý a Stornovaný. Obmedzenia jednotlivých stavov vysvetľuje sekcia Často kladené otázky.
Snímky obrazovky zobrazujú maďarské používateľské rozhranie; kde je to užitočné, uvádzame maďarský názov v zátvorke.
Kliknutím na položku ponuky Hlavné menu / Pokladňa / Pokladničný doklad / Nový sa otvorí prázdny doklad. Už existujúci doklad otvoríte cez položku ponuky Hlavné menu / Pokladňa / Pokladničný doklad / Zoznam. V hornej časti stránky nájdete karty Operácie, Doplnkové funkcie a Zobrazenie a rozloženie, pod nimi hlavičku dokladu, potom kartu Položky a ďalšie vnútorné karty. Na začiatku stránky sú viditeľné aj ďalšie karty (Részletek, Történet, E-mail, Csomagkövetés, CRM, Státusz történet, Események); údaje dokladu upravujete na karte Részletek (Podrobnosti).
V hlavičke dokladu nájdete tieto polia — podrobný popis je v sekcii Popis polí:
Obsah dokladu spravujete na karte Položky, pomocou tlačidiel nad tabuľkou položiek a v tabuľke. Stĺpce tabuľky sú: Hodnota, Číslo dokladu, Dátum vystavenia dokladu a Poznámka. Položky sa dajú upravovať len pri doklade v stave Koncept.
Na karte Operácie v okne položky pridáte položku do dokladu tlačidlom Pridať, tlačidlom Zavrieť okno zatvoríte bez pridania položky. Polia okna:
Okrem karty Položky existujú ďalšie vnútorné karty:
Na karte Operácie nájdete tlačidlá, ktoré riadia životný cyklus dokladu:
Pri uzavretí systém vykoná nasledovné:
Vymazanie to zvráti: účinok dokladu sa odpočíta zo stavu pokladne, vyrovnania sa stiahnu a doklad aj s položkami dostane stav Stornovaný.
Na karte Doplnkové funkcie nájdete ďalšie možnosti pre každodennú prácu: tlačidlom Odoslané správy uvidíte e-maily odoslané k dokladu, tlačidlom Nový e-mail (Externý poštový klient alebo Interný poštový klient) napíšete nový e-mail, tlačidlami Nový bankový účet, Nová mena a Nový partner založíte chýbajúce kmeňové údaje na novej karte — doklad tak zostane otvorený — a tlačidlom Nová úloha vytvoríte k dokladu úlohu.
Na karte Zobrazenie a rozloženie môžete tlačidlom Rozhranie a fungovanie prispôsobiť vzhľad karty. Toto nastavenie sa uloží pre vášho používateľa a zostane zachované aj pri ďalšom prihlásení.
Ak pohyb peňazí patrí k existujúcej faktúre alebo zálohovej výzve, najprv vyplňte pole Názov firmy partnera a až potom vyberte typ dokladu a číslo dokladu položky: zoznam dokladov sa zúži podľa partnera, takže vyrovnávaný doklad nájdete rýchlejšie. Pred uzavretím skontrolujte aj smer, pretože po prvom uložení sa už nedá zmeniť.
Polia v hlavičke dokladu a na kartách dokladu a ich význam:
| Pole / Prvok | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Číslo dokladu | Jednoznačný identifikátor dokladu. Vytvorí sa automaticky pri prvom uložení a nedá sa upravovať ručne. | |
| Stav | Stav dokladu (Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný). Pri novom doklade Koncept; mení ho systém na základe akcií (uzavretie, vymazanie), ručne sa nedá upravovať. | |
| Dátum vystavenia dokladu | Deň vystavenia dokladu; vyplní sa automaticky, nedá sa upravovať. | |
| Smer | Smer pohybu peňazí: Vstup (do pokladne) alebo Výstup (vyplácate z pokladne). Po prvom uložení sa už nedá zmeniť. | |
| Pokladňa | Pokladňa, ktorej stav doklad mení. Po prvom uložení sa už nedá zmeniť. Tlačidlom + založíte v nastaveniach pokladní novú pokladňu. | |
| Mena | Mena dokladu; pri výbere pokladne sa vyplní automaticky. Po prvom uložení sa už nedá zmeniť. | |
| Výmenný kurz | Výmenný kurz meny; systém ho pri výbere pokladne načíta automaticky. Po prvom uložení sa už nedá zmeniť. | |
| Počiatočná hodnota | Stav pokladne pred položkami. Vyplní ju uzavretie, nedá sa upravovať. | |
| Konečná hodnota | Stav pokladne po zaúčtovaní položiek. Vyplní ju uzavretie, nedá sa upravovať. | |
| Názov firmy partnera | Partner pohybu peňazí. Pri písaní systém ponúka nájdené zhody; zoznam Čísla dokladu v okne položky sa zúži na tohto partnera. | |
| Poznámka pre zákazníka | Poznámka na doklade určená pre zákazníka. | |
| Interná poznámka | Poznámka viditeľná len vo vnútri spoločnosti. | |
| Fakturačná adresa | Fakturačná adresa uvedená na doklade; dá sa vybrať na karte Nastavenia. |
Stĺpce tabuľky položiek a polia okna položky (v okne upravujete tie isté údaje):
| Pole / Stĺpec | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Typ dokladu | Typ prepojeného dokladu: Predaj v predajni, Faktúra, Zálohová faktúra, Prijatá faktúra, Zálohová výzva (Díjbekérő) alebo Ostatné, nesúvisiace s dokladom. | |
| Číslo dokladu | Dá sa vybrať spomedzi ešte nevyrovnaných dokladov zvoleného typu, ktoré patria partnerovi. V tabuľke sa zobrazuje číslo dokladu patriaceho k položke. | |
| Dátum vystavenia dokladu | Deň, kedy bola položka založená; zobrazuje sa v tabuľke. | |
| Právny titul | Právny dôvod pohybu peňazí; v zozname sa zobrazuje názov právneho titulu spolu s číslom účtu hlavnej knihy. | |
| Hodnota | Suma položky. Musíte zadať číslo; povolené sú desatinné aj záporné čísla. | |
| Poznámka k transakcii (správa) | Správa pre prijímateľa, účel pohybu peňazí. | |
| Interná poznámka | Poznámka k položke viditeľná len vo vnútri spoločnosti. | |
| Poznámka | Stĺpec tabuľky položiek, ktorý zobrazuje poznámku pripojenú k položke. |
Polia okna položky sa nedajú upravovať, ak je doklad už uzavretý (alebo má vyšší stav).
Tieto polia sa po prvom uložení už nedajú zmeniť, pretože doklad je viazaný na stav konkrétnej pokladne. Ak ste vybrali nesprávnu hodnotu, pred uložením ju ešte môžete prestaviť. Pri uloženom doklade musíte namiesto chybného zadať nový doklad. Výmenný kurz sa vyplní automaticky pri výbere pokladne.
Doklad musí obsahovať aspoň jednu položku, inak systém zobrazí chybové hlásenie („k dokladu treba pridať aspoň 1 položku!“). Na karte Položky založte tlačidlom Nový položku a uložte znova. Skontrolujte aj, či sú vyplnené povinné polia (Smer, Pokladňa, Mena, Fakturačná adresa, Hodnota položky). Pri úprave už uloženého dokladu sa menia len fakturačná adresa, poznámky, partner a položky.
Dostupnosť tlačidiel závisí od stavu dokladu. Zakladanie a vymazávanie položiek a tlačidlá Uzavretie a Vymazať sú aktívne len pri doklade v stave Koncept; polia okna položky sa po uzavretí nedajú upravovať. Definitívne PDF, CSV a odoslanie e-mailu vyžadujú uzavretý doklad, kým náhľad a XLSX sú použiteľné už po uložení. Uzavretý doklad sa nedá upravovať; ak je chybný, musíte ho vymazať a zadať nanovo.
Systém vymazanie vykoná len pri uzavretom doklade; inak zobrazí chybové hlásenie „doklad možno vymazať len v uzavretom stave!“. Na tejto stránke je tlačidlo Vymazať aktívne v stave konceptu, uzavretý doklad preto môžete vymazať zo zoznamu dokladov. Po vymazaní je doklad Stornovaný a nedá sa obnoviť. Účinok dokladu sa odpočíta zo stavu pokladne a vyrovnania sa stiahnu.
Uloženie len zaznamená údaje: doklad zostane v stave Koncept, stav pokladne sa nezmení a môžete sa k nemu kedykoľvek vrátiť. Uzavretie urobí doklad definitívnym, zmení stav pokladne, zaznamená počiatočnú a konečnú hodnotu a vytvorí vyrovnanie prepojených dokladov. Uzavrieť sa dá len doklad v stave Koncept, inak systém zobrazí chybové hlásenie („doklad možno uzavrieť len v otvorenom stave!“). Ak ste si údajmi istí, Uložiť a zavrieť vykoná oboje v jednom kroku.
Zoznam zobrazuje ešte nevyrovnané doklady, ktoré patria k zvolenému typu dokladu a k partnerovi uvedenému v poli Názov firmy partnera. Skontrolujte, či ste vybrali správneho partnera a typ dokladu a či doklad už nebol vyrovnaný. Správu faktúr opisuje návod Zoznam faktúr, predaje v predajni návod Zoznam predaja v predajni.
V ponuke Hlavné menu / Pokladňa / Pokladničný doklad / Zoznam uvidíte všetky doklady a môžete v nich aj vyhľadávať a filtrovať. Na používanie zoznamu si prečítajte návod Zoznam pokladničných dokladov.
Modul sa v ponuke Hlavné menu / Pokladňa zobrazí len vtedy, ak je pridelený vášmu používateľovi. Ak chýba, požiadajte správcu svojej spoločnosti, aby skontroloval pridelenie modulov vášmu používateľovi.
Nechcete stráviť hodiny hľadaním riešenia? Zvoľte najefektívnejšiu cestu: objednajte sa na individuálne 45-minútové online školenie, počas ktorého sa budeme venovať výlučne vám. Či už ide o prehľad základov alebo podrobné nastavenie konkrétneho modulu, náš odborný kolega vás krok za krokom prevedie celým procesom.
Nestrácajte čas – požiadajte o pomoc!
Naším cieľom je, aby ste náš systém začali využívať čo najrýchlejšie a najefektívnejšie. Či už ste u nás úplne noví, alebo ste sa zasekli pri konkrétnom nastavení, neváhajte požiadať o pomoc!
Zaregistruj sa teraz,
zaplať neskôr!
