Az Ügyfél kapcsolat adatlapon rögzítheted egy ügyféllel folytatott megkeresés minden fontos adatát: kivel történt a kapcsolatfelvétel, honnan érkezett, milyen irányú és mennyire sürgős, mit kért az ügyfél, és milyen belső megjegyzések tartoznak hozzá. Az adatlapról közvetlenül indíthatsz e-mailt, felvehetsz teendőt, csatolhatsz fájlokat, a lezárt megkeresésből pedig ajánlatot, rendelést, számlát, szállítólevelet vagy munkalapot készíthetsz.
Egy új bizonylat mentéskor mindig az alapstátuszban jön létre (alapbeállításban Kérés elküldve). A Lezárás a bizonylatot véglegesíti (alapbeállításban Kész státusz). A listában lévő bizonylatok kezeléséről az Ügyfél kapcsolat lista cikkben olvashatsz.
Új ügyfél kapcsolat bizonylatot a Főmenü / CRM / Ügyfélkezelés / Ügyfél kapcsolat / Új menüponttal, vagy a lista Új gombjával hozhatsz létre. Az űrlap tetején a fejadatokat töltheted ki:
Az adatlap fölötti fülek közül a Műveletek fülön találod a bizonylattal végezhető műveleteket (lásd a 9. lépést). Az űrlap alatti füleket a következő lépések mutatják be.
A Tételek fülön rögzítheted, mit kért az ügyfél. A fül gombjai:
A tételek táblázata a Megnevezés, a Cikkszám és a Mennyiség oszlopot mutatja. A táblázat felett keresőmezővel szűrheted a tételeket, alatta pedig egy számláló mutatja, hány sor és hány darab tétel szerepel a bizonylaton (pl. 0 sor / 0 db tétel).
Az Ügyfél megjegyzés és a Belső megjegyzés fülön egy-egy szövegszerkesztő várja a megjegyzéseidet. A szerkesztő felett a Kérem válasszon listából előre elkészített szövegsablont választhatsz. A szerkesztő eszköztárával formázhatod a szöveget (félkövér, áthúzott, aláhúzott, dőlt, lista, igazítás, betűméret, hivatkozás, táblázat, forráskód). Az ügyfél megjegyzés az ügyfélnek szóló szöveg, a belső megjegyzés csak a cégen belüli jegyzet.
A Beállítások fülön a bizonylat egyéb adatait adhatod meg:
A Kapcsolódó bizonylatok fülön azok a bizonylatok jelennek meg, amelyek ebből az ügyfél kapcsolatból jöttek létre vagy hozzá kötődnek (például a Bizonylatkezelés menüből készített ajánlat vagy számla). A táblázat oszlopai: Bizonylatszám, Bizonylat kelte, Bizonylat típus, Kiállító munkatárs és Művelet.
A Teendők fülön a megkereséshez felvett teendőid láthatók a Bizonylat kelte, Tárgy, Megjegyzés és Kiállító munkatárs oszlopokkal. Új teendőt a Kiegészítő funkciók fül Új teendő gombjával vehetsz fel — ez az első mentés után érhető el. A teendők kezeléséről a Teendő adatlap cikkben olvashatsz.
A Fájlok fülön a bizonylathoz csatolt állományokat kezelheted. A gombok: Új, Megnyitás, Törlés, Besorolás és Tallózás; a táblázat oszlopai: Hozzáadva, Besorolás és Megnevezés. Új bizonylatnál az Új és a Tallózás gomb szürke: fájlt csak az első mentés után tölthetsz fel.
Az Egyedi mezők fülön a cégedre szabott, saját mezőket használhatod a bizonylaton. Ha még nincs ilyen sémád, az Új bizonylat séma gombbal hozhatod létre.
Az adatlap felett a Műveletek fülön találod a bizonylattal végezhető műveleteket:
Új, még el nem mentett bizonylatnál a mentésre váró műveletek (pl. a Bizonylatkezelés menüpontjai) szürkék, ahogy a képen is látszik.
A Kiegészítő funkciók fülön további, a bizonylathoz kapcsolódó lehetőségeket találsz:
A Nézet és elrendezés fülön a Felület és működés beállításai érhetők el. A fülek sorának jobb szélén lévő CRM gombbal a bizonylathoz tartozó CRM jegyzetek panelje nyílik meg.
Ha egy telefonos megkeresés közben szeretnél gyorsan jegyzetelni, elég a kötelező mezőket (Forrás, Irány, Prioritás, Számlázási cím) kitölteni, és a Belső megjegyzés fülön leírni a lényeget — a partnert és a tételeket később is pótolhatod, amíg a bizonylat nincs lezárva.
Az adatlap fejadatai és jelentésük:
| Mező / Elem | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Bizonylatszám | A bizonylat egyedi azonosítója (pl. UGYFK000009/2026). Nem szerkeszthető, az első mentéskor kapja meg. | |
| Státusz | A bizonylat állapota; új bizonylatnál az alapstátusz (alapbeállításban Kérés elküldve). | |
| Bizonylat kelte | A bizonylat létrehozásának dátuma, nem szerkeszthető. | |
| Forrás | A megkeresés érkezésének forrása (pl. E-mail, Telefon, Személyes, Levél). A lista a cégedre szabható. | |
| Partner cégnév | A megkereséshez kapcsolt partner. Gépeléskor a rendszer javaslatokat ad a partnerek közül. | |
| Partner ügyintéző | A kiválasztott partner kapcsolattartója. | |
| Irány | A megkeresés iránya: Bejövő vagy Kimenő. | |
| Prioritás | A megkeresés sürgőssége (pl. Normál, Sürgős, Alacsony). | |
| Tárgy | A megkeresés rövid, szabad szöveges megnevezése. |
A Beállítások fül mezői és jelentésük:
| Mező / Elem | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Számlázási cím | A cégadataidban rögzített számlázási címek egyike (pl. Magyarország, 5500 Esztergom Terézia utca 11.). | |
| Projekt | A megkereséshez rendelt projekt. | |
| Munkaszám | A megkereséshez rendelt munkaszám. | |
| Részlegszám | A megkereséshez rendelt részlegszám. |
A kötelező mezőket a rendszer mentéskor ellenőrzi, és kitöltésükig nem engedi a mentést.
A Tételek fül oszlopai és jelentésük:
| Mező / Oszlop | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Megnevezés | A tételen szereplő termék vagy szolgáltatás neve. | |
| Cikkszám | A termék egyedi cikkszáma, amellyel a törzsadatban is azonosítható. | |
| Mennyiség | Az ügyfél által kért mennyiség a termék mértékegységében. |
Mentés előtt a kötelező mezőket ki kell töltened: Forrás, Irány, Prioritás és a Beállítások fülön a Számlázási cím. Ha a mentés elakad, nyisd meg a Beállítások fület, és ellenőrizd, hogy a számlázási cím ki van-e választva.
A Lezárás véglegesíti a bizonylatot: ezután a fejadatok, a tételek és a megjegyzések nem szerkeszthetők, csak a Státusz mező módosítható. Ha módosítani kell az adatokat, készíts másolatot a lista Másolás gombjával.
A Fájlok fül Új és Tallózás gombja, valamint a Kiegészítő funkciók fül Elküldött levelek és Új teendő gombja csak elmentett bizonylaton használható. Először mentsd el a bizonylatot a Mentés gombbal, utána ezek a funkciók elérhetővé válnak.
Nem, a partner megadása nem kötelező, így olyan megkeresést is rögzíthetsz, amelynél az ügyfél még nincs a partnerek között. Ha az ügyfél új, a Kiegészítő funkciók fül Új partner gombjával új lapon felveheted, majd visszatérve kiválaszthatod a bizonylaton.
Ezek a műveletek csak lezárt bizonylaton érhetők el. Új vagy még alapstátuszú bizonylatnál előbb mentsd, majd zárd le a bizonylatot a Lezárás gombbal (vagy használd a Mentés és lezárás opciót).
Az Ügyfél kapcsolat menüpont csak akkor jelenik meg, ha a modul hozzá van rendelve a fiókodhoz. Ha nem látod a Főmenü / CRM / Ügyfélkezelés alatt, kérd a rendszergazdát vagy az ügyfélszolgálatot, hogy aktiválja számodra a modult.
Nem szeretnél órákon át keresgélni a megoldás után? Válaszd a leghatékonyabb utat: jelentkezz egy személyre szabott, 45 perces online oktatásra, ahol kizárólag veled foglalkozunk. Legyen szó az alapok átnézéséről vagy egy konkrét modul részletes beállításáról, szakértő kollégánk lépésről lépésre végigvezet a teljes folyamaton.
Ne vesztegesd az időd – kérj segítséget!
A célunk az, hogy minél gyorsabban és hatékonyabban használd a rendszerünket. Akár teljesen új vagy nálunk, akár csak egy specifikus beállítással akadtál el, ne habozz segítséget kérni!
Érdeklődsz a szoftverünkkel kapcsolatban, írj bátran!
Ha nem találod a választ és szükséged van segítségre
Regisztrációdat hozd létre most,
fizess később!
