Im Datenblatt Kundenbeziehung erfasst du alle wichtigen Daten einer Kundenanfrage: wer sich gemeldet hat, woher die Anfrage kam, welche Richtung und Dringlichkeit sie hat, was der Kunde wollte und welche internen Bemerkungen dazugehören. Vom Datenblatt aus kannst du direkt eine E-Mail schreiben, eine Aufgabe anlegen und Dateien anhängen. Aus einer abgeschlossenen Anfrage erstellst du ein Angebot, eine Bestellung, eine Rechnung, einen Lieferschein oder ein Arbeitsblatt.
Ein neuer Beleg wird beim Speichern immer mit dem Standardstatus angelegt (standardmäßig Anfrage gesendet, in der ungarischen Demo Kérés elküldve). Mit Abschließen wird der Beleg finalisiert (standardmäßig Status Fertig, in der Demo Kész). Wie du die Belege in der Liste verwaltest, liest du im Artikel Kundenbeziehungsliste.
Hinweis: Die Screenshots in diesem Artikel stammen aus der ungarischen Oberfläche, deshalb steht bei den darin sichtbaren Schaltflächen, Registerkarten und Menüpunkten die ungarische Bezeichnung in Klammern.
Einen neuen Kundenbeziehung-Beleg legst du über Hauptmenü / CRM / Kundenverwaltung / Kundenbeziehung / Neu oder mit der Schaltfläche Neu in der Liste an. Die Kopfdaten oben im Formular:
Die Vorgänge für den Beleg findest du auf der Registerkarte Aktionen (Műveletek) über dem Formular (siehe Schritt 9). Die Registerkarten unter dem Formular werden in den folgenden Schritten beschrieben.
Auf der Registerkarte Positionen (Tételek) erfasst du, was der Kunde angefragt hat. Die Schaltflächen der Registerkarte:
Die Positionstabelle zeigt die Spalten Bezeichnung, Artikelnummer und Menge. Über der Tabelle filterst du mit einem Suchfeld die Positionen, darunter zeigt ein Zähler, wie viele Zeilen und Stück im Beleg stehen (zum Beispiel 0 Zeilen / 0 Stück).
Die Registerkarten Kundenbemerkung und Interne Bemerkung (Ügyfél megjegyzés, Belső megjegyzés) enthalten jeweils einen Texteditor. Über dem Editor kannst du in der Liste Bitte auswählen (Kérem válasszon) eine vorbereitete Textvorlage wählen. Mit der Symbolleiste formatierst du den Text (fett, durchgestrichen, unterstrichen, kursiv, Liste, Ausrichtung, Schriftgröße, Link, Tabelle, Quellcode). Die Kundenbemerkung ist der Text für den Kunden, die interne Bemerkung eine Notiz, die in deinem Unternehmen bleibt.
Auf der Registerkarte Einstellungen (Beállítások) gibst du die weiteren Daten des Belegs an:
Die Registerkarte Verknüpfte Belege (Kapcsolódó bizonylatok) listet die Belege auf, die aus diesem Kundenbeziehung-Beleg entstanden oder mit ihm verknüpft sind (zum Beispiel ein Angebot oder eine Rechnung, die über das Menü Belegverwaltung erstellt wurde). Die Spalten der Tabelle: Belegnummer, Belegdatum, Belegtyp, Ausstellender Mitarbeiter und Aktion.
Die Registerkarte Aufgaben (Teendők) zeigt die zur Anfrage angelegten Aufgaben mit den Spalten Belegdatum, Betreff, Bemerkung und Ausstellender Mitarbeiter. Eine neue Aufgabe legst du mit der Schaltfläche Neue Aufgabe (Új teendő) auf der Registerkarte Zusatzfunktionen (Kiegészítő funkciók) an; sie steht nach dem ersten Speichern zur Verfügung. Mehr zu Aufgaben liest du im Artikel Aufgabenblatt.
Auf der Registerkarte Dateien (Fájlok) verwaltest du die am Beleg angehängten Dateien. Die Schaltflächen: Neu, Öffnen, Löschen, Einstufung und Durchsuchen; die Spalten der Tabelle: Hinzugefügt, Einstufung und Bezeichnung. Bei einem neuen Beleg sind Neu und Durchsuchen ausgegraut: Dateien kannst du erst nach dem ersten Speichern hochladen.
Auf der Registerkarte Benutzerdefinierte Felder (Egyedi mezők) kannst du eigene, auf dein Unternehmen zugeschnittene Felder im Beleg nutzen. Hast du noch kein solches Schema, legst du es mit der Schaltfläche Neues Belegschema (Új bizonylat séma) an.
Auf der Registerkarte Aktionen (Műveletek) über dem Datenblatt findest du die Vorgänge für den Beleg:
Bei einem neuen, noch nicht gespeicherten Beleg sind die Vorgänge, die einen gespeicherten Beleg voraussetzen (zum Beispiel die Einträge der Belegverwaltung), ausgegraut, wie im Bild zu sehen.
Auf der Registerkarte Zusatzfunktionen (Kiegészítő funkciók) findest du weitere Möglichkeiten rund um den Beleg:
Auf der Registerkarte Ansicht und Layout (Nézet és elrendezés) findest du die Einstellungen unter Oberfläche und Funktionsweise. Die Schaltfläche CRM am rechten Ende der Registerkartenzeile öffnet das Panel mit den CRM-Notizen des Belegs.
Wenn du bei einem Telefonat schnell mitschreiben willst, genügt es, die Pflichtfelder (Quelle, Richtung, Priorität, Rechnungsadresse) auszufüllen und das Wichtigste auf der Registerkarte Interne Bemerkung festzuhalten. Partner und Positionen kannst du später ergänzen, solange der Beleg nicht abgeschlossen ist.
Die Kopfdaten des Datenblatts und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des Belegs. Nicht bearbeitbar; sie wird beim ersten Speichern vergeben. | |
| Status | Der Zustand des Belegs; ein neuer Beleg erhält den Standardstatus (standardmäßig Anfrage gesendet). | |
| Belegdatum | Das Erstellungsdatum des Belegs, nicht bearbeitbar. | |
| Quelle | Woher die Anfrage kam (zum Beispiel E-Mail, Telefon, Persönlich, Brief). Die Liste lässt sich für dein Unternehmen anpassen. | |
| Partner-Firmenname | Der mit der Anfrage verknüpfte Partner. Beim Tippen schlägt das System Partner vor. | |
| Partner-Ansprechpartner | Ein Kontakt des gewählten Partners. | |
| Richtung | Die Richtung der Anfrage: Eingehend oder Ausgehend. | |
| Priorität | Die Dringlichkeit der Anfrage (zum Beispiel Normal, Dringend, Niedrig). | |
| Betreff | Eine kurze Bezeichnung der Anfrage als Freitext. |
Die Felder der Registerkarte Einstellungen und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Rechnungsadresse | Eine der in deinen Firmendaten erfassten Rechnungsadressen (zum Beispiel Ungarn, 5500 Esztergom Terézia utca 11.). | |
| Projekt | Das der Anfrage zugeordnete Projekt. | |
| Auftragsnummer | Die der Anfrage zugeordnete Auftragsnummer. | |
| Abteilungsnummer | Die der Anfrage zugeordnete Abteilungsnummer. |
Das System prüft die Pflichtfelder beim Speichern und lässt das Speichern erst zu, wenn sie ausgefüllt sind.
Die Spalten der Registerkarte Positionen und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts oder der Dienstleistung in der Position. | |
| Artikelnummer | Die eindeutige Artikelnummer des Produkts, mit der es auch in den Stammdaten identifiziert wird. | |
| Menge | Die vom Kunden angefragte Menge in der Einheit des Produkts. |
Vor dem Speichern musst du die Pflichtfelder ausfüllen: Quelle, Richtung, Priorität und auf der Registerkarte Einstellungen die Rechnungsadresse. Wenn das Speichern nicht durchgeht, öffne die Registerkarte Einstellungen und prüfe, ob eine Rechnungsadresse ausgewählt ist.
Abschließen finalisiert den Beleg: Danach lassen sich Kopfdaten, Positionen und Bemerkungen nicht mehr bearbeiten, nur das Feld Status kann geändert werden. Müssen die Daten geändert werden, erstelle eine Kopie mit der Option Löschen und kopieren oder mit der Kopierfunktion der Liste.
Die Schaltflächen Neu und Durchsuchen der Registerkarte Dateien sowie Gesendete E-Mails und Neue Aufgabe der Registerkarte Zusatzfunktionen lassen sich nur bei einem gespeicherten Beleg nutzen. Speichere den Beleg zuerst mit der Schaltfläche Speichern, dann stehen diese Funktionen zur Verfügung.
Nein, der Partner ist optional, du kannst also auch eine Anfrage von einem Kunden erfassen, der noch nicht in deinen Partnern steht. Ist der Kunde neu, legst du ihn mit der Schaltfläche Neuer Partner der Registerkarte Zusatzfunktionen in einem neuen Tab an, kehrst zurück und wählst ihn im Beleg aus.
Diese Vorgänge stehen nur bei einem abgeschlossenen Beleg zur Verfügung. Bei einem neuen Beleg oder einem Beleg mit Standardstatus speicherst du ihn zuerst und schließt ihn dann mit der Schaltfläche Abschließen ab (oder nutzt die Option Speichern und abschließen).
Der Menüpunkt Kundenbeziehung erscheint nur, wenn das Modul deinem Konto zugewiesen ist. Siehst du ihn nicht unter Hauptmenü / CRM / Kundenverwaltung, bitte deinen Administrator oder den Kundendienst, das Modul für dich zu aktivieren.
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