Ez az oldal két feladatot lát el: itt írhatsz új e-mailt a Levélírás menüponton keresztül, és itt kezelheted egy meglévő e-mail ügy teljes levélváltását. Az ügy adatlapja három részből áll: a bal oldalon az ügyek mini listája állapot szerint, középen a levélváltás és a válaszadás, jobb oldalon a levelező partner adatai és a hozzá tartozó dokumentumok.
Az ügy állapotai: Új, Várakozik, Elküldve és Lezárt. A prioritás értékei: Alacsony, Normál és Magas.
Kattints a Főmenü / CRM / Levelezés / Levélírás menüpontra. Megnyílik az új levél űrlapja, amelyen egyetlen E-mail küldés fül látható. Add meg, melyik e-mail címedről küldesz (Feladó), a címzettet, a tárgyat, majd írd meg a levél szövegét a szerkesztőben. Szükség esetén tölts ki Másolat és Titkos másolat címeket, és csatolj fájlokat a Csatolmány mezőn keresztül. A Csatolmány mezőben egyszerre több fájlt is kiválaszthatsz, a kiválasztott fájlok kis címkékként jelennek meg, és egyenként el is távolíthatók.
Az E-mail sablonok legördülő listából előre elkészített szöveget szúrhatsz a levélbe, így nem kell minden alkalommal újragépelned az ismétlődő szövegeket. Az E-mail küldés gombbal indítod a küldést. Sikeres küldés után a rendszer az újonnan létrejött ügy adatlapjára visz, ahol a levelezést tovább követheted.
A sablonok és az e-mail beállítások gyors eléréséhez használd a küldés gomb melletti három pontos ⋮ menüt: innen közvetlenül megnyithatod az E-mail beállítások és az E-mail válasz sablonok oldalt, így nem kell elhagynod a levélírást a menüben keresgélve. A Dokumentumok gomb jelenleg nem aktív.
Egy meglévő ügyet úgy nyithatsz meg, hogy a Főmenü / CRM / Levelezés / Áttekintés oldalon a kártyára kattintasz, vagy a Főmenü / CRM / Levelezés / Ügykezelés listában a sor elején lévő kerek monogramra vagy a Megnyitás gombra. Az ügy új böngészőlapon nyílik meg. Ha az ügynek még nincs felelőse, megnyitáskor a rendszer téged jelöl ki felelősnek, és az ügyet olvasottnak jelöli.
A bal oldali listában az Új, Várakozik, Elküldve és Lezárt fülekkel válthatsz az ügyek között. Az Új fül az összes új ügyet mutatja, a többi fül csak a saját, rád delegált ügyeidet. A középső részen fent a Vissza az kártyákhoz gomb visz az E-mail listára, alatta látod az ügy tárgyát, a címzettet, a Státusz: és Felelős: adatokat (ha nincs delegálva, a felelős helyén Nincs áll). Az üzenetek fejlécére kattintva összecsukhatod vagy kinyithatod őket.
Az üzenetek alatt a válaszűrlap két fülön érhető el: E-mail küldés és Belső megjegyzés. Az E-mail küldés fülön a címzett előre ki van töltve a levelező partner címével, te a Másolat és Titkos másolat mezőket, a Csatolmány fájlokat és a levél szövegét adhatod meg. Az E-mail küldés gombbal küldöd el a választ. A Piszkozat készítése gomb mesterséges intelligenciával elkészíti a válasz javaslatát és beilleszti a szerkesztőbe, amit elküldés előtt nyugodtan átírhatsz. Az E-mail sablonok listából kész szövegeket illeszthetsz be.
A Belső megjegyzés fülön írd be a jegyzetet, majd kattints a Megjegyzés rögzítése gombra. A megjegyzést a partner nem kapja meg, csak a kollégák látják: az E-mail listán az ügy kártyáján piros betűkkel jelenik meg a megjegyzés eleje.
A Prioritás gombra kattintva legördül a lista: Alacsony, Normál és Magas. A kiválasztott érték az ügy minden nézetében megjelenik: az E-mail lista kártyáján a kerek monogram színe sárga (Alacsony), zöld (Normál) vagy piros (Magas).
Az Összefoglaló gomb mesterséges intelligenciával rövid összefoglalót készít a teljes levélváltásról, amelyet egy felugró ablakban olvashatsz el. A három pontos ... menüben három művelet található: Összefoglaló, Delegálás és Lezár. A Delegálás megnyitja a Munkatárs kiválasztása ablakot, ahol kiválasztod a kollégát, megjegyzést fűzhetsz hozzá, és a Mentés gombbal átadod neki az ügyet. A Lezár az ügyet Lezárt állapotba teszi, az oldal ezután újratöltődik.
A jobb oldali panel a levelező partner nevét, kapcsolattartóját, e-mail címét és telefonszámát mutatja, alatta a partner címeit. A panel három pontos menüjében a Partner adatlap megnyitja a partner adatlapját, a Vevői rendelések pedig a partner rendeléseit, a Partnerkarton gomb pedig a partnerkartont nyitja meg. Ezek a lehetőségek csak akkor aktívak, ha a rendszer felismeri a partnert a feladó e-mail címe alapján. Az összecsukható szakaszokban: Vevői rendelések, Számlák, Munkalap, Vevői elküldött ajánlat, Szállítólevél és Fuvarozás, az adott partnerhez tartozó legutóbbi 10-10 dokumentumot találod.
Az új levél (Levélírás) és a válaszűrlap mezői:
| Mező | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Feladó (e-mail cím) | Csak új levélnél: legördülő lista a felvett e-mail címeidből, ezen a címen megy ki a levél. | |
| Címzett | Akinek a levelet küldöd. Válasznál előre ki van töltve a levelező partner címével. | |
| Másolat | További címzettek, akik látják a többi címzettet is. | |
| Titkos másolat | További címzettek, akiknek a címét a többi címzett nem látja. | |
| Tárgy | Új levélnél a levél tárgya. Ajánlott kitölteni, hogy a címzett és te is könnyen azonosítsd az ügyet. | |
| Csatolmány | Egyszerre több fájl is feltölthető, a kiválasztott fájlok címkén jelennek meg, és egyenként törölhetők. | |
| Levél szövege | Szövegszerkesztő formázási lehetőségekkel. Ide kerülnek a sablonok és az AI piszkozat szövegei is. | |
| Belső megjegyzés | Csak a kollégák számára látható jegyzet az ügyhöz. |
Az ügy adatlapjának további elemei (csak olvasható információk és gombok):
| Elem | Leírás |
|---|---|
| Státusz: | Az ügy aktuális állapota: Új, Várakozik, Elküldve vagy Lezárt. |
| Felelős: | Az ügyet kezelő munkatárs. Ha senkire nincs delegálva, Nincs szerepel. |
| Prioritás | Az ügy fontossága: Alacsony, Normál, Magas. |
| Összefoglaló | MI által készített összefoglaló a levélváltásról. |
| Piszkozat készítése | MI által készített válaszjavaslat, amely bekerül a szerkesztőbe. |
| Delegálás | Az ügy átadása másik munkatársnak, a Munkatárs kiválasztása ablakban. |
| Lezár | Az ügy Lezárt állapotba helyezése. |
| Vissza az kártyákhoz | Visszalépés az E-mail listára. |
| Dokumentumok | Jelenleg nem aktív gomb a szerkesztő alatt. |
Ha az ügynek még nincs felelőse, a rendszer a megnyitáskor automatikusan téged jelöl ki, és az ügyet olvasottnak jelöli. Ha nem te szeretnéd kezelni, a Delegálás funkcióval add át egy másik munkatársnak.
A partnert a rendszer a feladó e-mail címe alapján ismeri fel. Ha a cím nem szerepel a partnereid között, a Partner adatlap és a Vevői rendelések lehetőség nem aktív, és a dokumentumszakaszok is üresek maradnak. Ilyenkor vedd fel a partnert az e-mail címével együtt, vagy keresd meg kézzel a partner adatlapján.
A Lezár az ügy állapotát Lezárt-ra állítja. Ha később újra foglalkoznod kell vele, az E-mail lista kanban táblán húzd vissza a kártyát egy másik oszlopba, így az ügy állapota újra módosul.
Ha a A mentés nem sikerült – Meg kell adni minden kötelező mezőt! üzenetet kapod, valamelyik kötelező mező üresen maradt, új levélnél általában a Feladó e-mail cím vagy a Címzett. Töltsd ki, majd próbáld újra. Ha a küldés tartósan nem megy, ellenőrizd az E-mail beállítások oldalon a postafiók szerver-kapcsolatát.
A bal oldali listában az Új fül az összes új ügyet mutatja, a Várakozik, Elküldve és Lezárt fül viszont csak a hozzád delegált ügyeket. A kollégák ügyeit az E-mail lista kanban táblán találod.
A Főmenü / CRM / Levelezés / Levélírás menüpont csak akkor jelenik meg, ha a CRM modul hozzá van rendelve a felhasználódhoz. Ha hiányzik, kérd meg a cég adminisztrátorát, hogy ellenőrizze a felhasználód modul-hozzárendelését.
Nem szeretnél órákon át keresgélni a megoldás után? Válaszd a leghatékonyabb utat: jelentkezz egy személyre szabott, 45 perces online oktatásra, ahol kizárólag veled foglalkozunk. Legyen szó az alapok átnézéséről vagy egy konkrét modul részletes beállításáról, szakértő kollégánk lépésről lépésre végigvezet a teljes folyamaton.
Ne vesztegesd az időd – kérj segítséget!
A célunk az, hogy minél gyorsabban és hatékonyabban használd a rendszerünket. Akár teljesen új vagy nálunk, akár csak egy specifikus beállítással akadtál el, ne habozz segítséget kérni!
Érdeklődsz a szoftverünkkel kapcsolatban, írj bátran!
Ha nem találod a választ és szükséged van segítségre
Regisztrációdat hozd létre most,
fizess később!
