Die Analyse Angebotsanfragen ist die Statistikseite der Angebotsanfragen, die du an Lieferanten geschickt hast. Sie listet keine einzelnen Belege auf, sondern fasst zusammen: Sie zeigt, wie viele Angebote du angefragt hast, bei wem, für welche Produkte, ob die Lieferanten geantwortet haben, wie schnell und ob daraus eine Lieferantenbestellung wurde. Damit findest du zum Beispiel Antworten auf diese Fragen:
Ein Beleg der Angebotsanfrage geht immer an einen Lieferanten. Wenn du für denselben Bedarf bei mehreren Lieferanten einen Preis anfragst, erfasst du mehrere Belege, und diese gehören mit den verknüpften eingehenden Angeboten und Lieferantenbestellungen zu einem Geschäftsvorgang (einer Verknüpfungsgruppe). Über diese Verknüpfung stellt die Seite fest, ob auf eine Angebotsanfrage ein Angebot einging und ob daraus eine Bestellung wurde.
Die möglichen Status einer Angebotsanfrage (An Lieferanten gesendetes Angebot) sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert. Die Statistik wertet die Abgeschlossenen (gesendeten) Angebotsanfragen als gültig. Entwürfe sowie Storno- und stornierte Belege bleiben in den Berechnungen außen vor, du siehst sie aber in den Kennzahlen Entwürfe und Stornoquote sowie in der Aufteilung nach Status. Gelöschte Belege erscheinen nirgends.
Klicke auf den Menüpunkt Hauptmenü / Beschaffung / Analytik / Analyse Angebotsanfragen, um die Seite zu öffnen. Oben siehst du vier Reiter: Übersicht, Reaktion der Lieferanten, Nachfrage und Prozess. Auf dem Reiter Suche kannst du die Daten mit dem Feldpaar Belegdatum, mit einem Teil des Firmennamens im Feld Lieferant und mit der Liste Mitarbeiter eingrenzen und anschließend auf Suche klicken. Beim Öffnen siehst du den Zeitraum vom 1. Januar des laufenden Jahres bis heute. Der Filter funktioniert auf allen vier Reitern gleich, wird aber beim Wechsel des Reiters auf den Standardzeitraum zurückgesetzt. Wähle also zuerst den Reiter und filtere danach. Wenn du mit der Maus über das kleine Fragezeichen neben einer Kennzahl fährst, liest du ihre genaue Definition. Die Screenshots stammen aus der ungarischen Demo-Oberfläche.
Die obere Zeile zeigt die Daten des gewählten Zeitraums. Angebotsanfragen ist die Anzahl der gültigen Angebotsanfragen im Vergleich zum vorherigen, gleich langen Zeitraum (mit der prozentualen Veränderung). Positionen ist die Anzahl der angefragten Positionszeilen, darunter siehst du, wie viele verschiedene Produkte das sind, und Menge ist die Summe der angefragten Mengen. Angefragte Lieferanten ist die Zahl der verschiedenen angesprochenen Lieferanten, Ø Lieferanten / Vorgang zeigt, bei durchschnittlich wie vielen Lieferanten du in einem Geschäftsvorgang ein Angebot anfragst: Liegt der Wert um 1, fragst du meist nur einen Lieferanten nach dem Preis, es gibt also nichts zu vergleichen. Die Antwortquote ist der Prozentsatz der Angebotsanfragen, auf die ein Angebot desselben Lieferanten einging. Die Stornoquote und die Entwürfe zeigen abgebrochene oder zurückgezogene Anfragen, gelb, wenn es welche gibt. Weiter unten zeigen die Balken im Diagramm Monatsverlauf die monatlichen Angebotsanfragen und die Linie die angefragten Lieferanten. Das Ringdiagramm Aufteilung nach Status gliedert die Angebotsanfragen nach Status, und die Tabelle Mitarbeiter zeigt, wer wie viele Angebotsanfragen an wie viele Lieferanten geschickt hat und wie viele davon beantwortet wurden. Wo ein Beleg keinen Mitarbeiter hat, landet er in der Zeile Unbekannt.
Dieser Reiter zeigt, welche Lieferanten antworten und wie schnell. Die Antwortquote und die Erfolgsquote beziehen sich auf die gültigen Angebotsanfragen: Die Erfolgsquote gibt an, nach wie vielen Angebotsanfragen du tatsächlich eine Lieferantenbestellung beim angefragten Lieferanten aufgegeben hast. Die Ø Antwortzeit (Tage) ist der Durchschnitt der Zeit zwischen dem Erstellen der Angebotsanfrage und dem eingegangenen Angebot, und Anfragen ohne Antwort ist die Zahl der vor mindestens 7 Tagen gesendeten und immer noch unbeantworteten Anfragen (gelb, wenn es welche gibt). Das Diagramm Antwortquote je Lieferant vergleicht die zehn Lieferanten mit den meisten Angebotsanfragen, das Ringdiagramm zeigt das Verhältnis von beantworteten und unbeantworteten Anfragen. Die Tabelle Reaktion der Lieferanten listet je Lieferant die Anzahlen Gesendete Anfragen, Beantwortet, Bestellt und Ohne Antwort (7+ Tage) auf, dazu die Prozentwerte und die Antwortzeit als Durchschnitt (Tage) und Median (Tage) (der Median zeigt den typischen Lieferanten, weil ihn ein, zwei extrem langsame Antworten nicht verzerren). Wo ein Lieferant noch nie geantwortet hat, steht statt der Antwortzeit ein Strich. Die Tabelle zeigt die 50 Lieferanten mit den meisten Angebotsanfragen. Darunter nennt die Liste Anfragen ohne Antwort (7+ Tage) die 20 ältesten solchen Anfragen, und ein Klick auf die Belegnummer öffnet die Angebotsanfrage in einem neuen Tab.
Der Reiter zeigt, wofür du am häufigsten Angebote anfragst. In der oberen Zeile siehst du die Angefragte Produkte (Zahl der verschiedenen Produkte), die Positionen, die Menge und die Zahl der Rahmenvertragskandidaten. Das Diagramm und die Tabelle Meistangefragte Produkte ordnen nach der Zahl der Angebotsanfragen: Du siehst, bei wie vielen Lieferanten du einen Preis angefragt hast, für welche Menge, aus wie vielen Anfragen eine Lieferantenbestellung wurde (Bestellte Anfragen), wann die Letzte Anfrage war und wie hoch der aktuelle verfügbare Bestand (Verfügbarer Bestand) des Produkts in allen Lagern ist. Die Tabelle Rahmenvertragskandidaten sammelt die Produkte, die in mindestens 3 Angebotsanfragen vorkamen, von denen aber keine zu einer Lieferantenbestellung führte. Das Ringdiagramm und die Tabelle Angefragte Produkte nach Kategorie (Positionen) summieren die angefragten Positionen je Produktkategorie, Produkte ohne Kategorie landen in der Zeile Ohne Kategorie. Die Produkt- und Kategorietabellen zeigen die häufigsten 15 bzw. 12 Zeilen. In den Demodaten kommt zum Beispiel die Ceruza in 12 Angebotsanfragen vor, wurde aber noch nie bestellt, deshalb ist sie ein Rahmenvertragskandidat.
Hier siehst du, wo der Prozess der Angebotsanfrage stockt. Der Trichter Anfrage → Angebot → Bestellung und die Tabelle Schritte im Detail zeigen, wie viel Prozent der gültigen Angebotsanfragen das eingegangene Angebot, die Lieferantenbestellung und die Bestellung beim angefragten Lieferanten erreicht haben. Die Spalte Nicht erreicht gibt an, wie viele Angebotsanfragen bei dem jeweiligen Schritt ausgefallen sind. Die Tabelle Durchlaufzeiten zeigt die Zeit zwischen der Angebotsanfrage und dem nächstgelegenen später erstellten verknüpften Angebot oder der Lieferantenbestellung, als Durchschnitt und Median. Die Kennzahl Unbeantwortet zählt die gesendeten Angebotsanfragen ohne Angebot, Über 15 Tage die ältesten davon (rot, wenn es welche gibt), und das Diagramm teilt sie nach dem Datum der Angebotsanfrage in Altersgruppen (0–3, 4–7, 8–14 und über 15 Tage) ein. Die Liste Älteste unbeantwortete Anfragen nennt die 20 ältesten mit dem Lieferantennamen und der Zahl der vergangenen Tage (Vergangene Tage). In den Demodaten erhielten zum Beispiel 2 der 14 gültigen Angebotsanfragen ein Angebot, deshalb verengt sich der Trichter beim zweiten Schritt auf 14,3 %.
Öffne zu Beginn jeder Woche den Reiter Prozess und geh die Liste Älteste unbeantwortete Anfragen durch. Ein Klick auf die Belegnummer öffnet die Angebotsanfrage, dort kannst du sofort beim Lieferanten nachhaken oder, wenn der Balken Über 15 Tage nicht leer ist, dieselbe Anfrage an einen anderen Lieferanten schicken.
Wirf vor einer Lieferantenverhandlung oder einem Rahmenvertrag auf dem Reiter Nachfrage einen Blick auf die Liste Rahmenvertragskandidaten und auf dem Reiter Reaktion der Lieferanten darauf, wer am schnellsten antwortet. So schließt du den Rahmenvertrag für dein meistangefragtes Produkt mit einem Lieferanten ab, der auch zuverlässig reagiert.
Die Elemente des Reiters Suche und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegdatum (von – bis) | Das Ausstellungsdatum der Angebotsanfrage. Standardmäßig der 1. Januar des laufenden Jahres und der heutige Tag. | |
| Lieferant | Ein Teil des Firmennamens des Lieferanten. Bleibt das Feld leer, werden alle Lieferanten angezeigt. | |
| Mitarbeiter | Der Mitarbeiter, der die Angebotsanfrage ausgestellt hat. Die Zeile Bitte auswählen steht für alle Mitarbeiter. | |
| Schaltfläche Suche | Lädt den aktiven Reiter mit den angegebenen Filtern neu. |
Die Bedeutung der wichtigsten Kennzahlen:
| Kennzahl | Was sie zeigt | Wie sie berechnet wird |
|---|---|---|
| Angebotsanfragen | Die Anzahl der gültigen Angebotsanfragen. | Abgeschlossene, nicht gelöschte Angebotsanfragen im gefilterten Zeitraum. Die prozentuale Veränderung vergleicht mit dem vorherigen, gleich langen Zeitraum. |
| Angefragte Lieferanten | Bei wie vielen verschiedenen Lieferanten du ein Angebot angefragt hast. | Die Zahl der verschiedenen Lieferanten der gültigen Angebotsanfragen. |
| Ø Lieferanten / Vorgang | Wie viele Lieferanten du in einem Geschäftsvorgang durchschnittlich angefragt hast. | Der Durchschnitt der je Vorgang angefragten verschiedenen Lieferanten. Eine Angebotsanfrage ohne Verknüpfung zählt als eigener Vorgang. |
| Antwortquote | Auf welchen Teil der Angebotsanfragen ein Angebot einging. | Beantwortet / gültige Angebotsanfragen. Beantwortet ist eine Anfrage, zu der im selben Vorgang ein nicht stornierter Beleg vom Typ Eingehendes Lieferantenangebot desselben Lieferanten gehört. |
| Stornoquote | Der Anteil der stornierten Anfragen. | Storno und stornierte / (gültige + Storno und stornierte) Angebotsanfragen. |
| Ø Antwortzeit (Tage) | Wie schnell das Angebot eintrifft. | Der Durchschnitt der Stunden zwischen dem Erstellen der Angebotsanfrage und dem nächstgelegenen späteren Angebot desselben Lieferanten, in Tage umgerechnet. Es werden nur die beantworteten Anfragen gezählt. |
| Erfolgsquote | Nach wie vielen Angebotsanfragen du beim angefragten Lieferanten bestellt hast. | Der Anteil der gültigen Angebotsanfragen, in deren Vorgang eine nicht als Entwurf geführte und nicht stornierte Lieferantenbestellung (Lieferantenbestellungen) an denselben Lieferanten gehört. |
| Anfragen ohne Antwort | Die seit 7 Tagen ohne Angebot gebliebenen Angebotsanfragen. | Abgeschlossene Angebotsanfragen, die vor mindestens 7 Tagen datiert sind und auf die kein Angebot einging. |
| Unbeantwortet | Alle gesendeten Angebotsanfragen ohne Angebot. | Abgeschlossene Angebotsanfragen, auf die noch kein Angebot einging, unabhängig vom Alter. Über 15 Tage zählt davon die, die älter als 15 Tage sind. |
| Angefragte Produkte | Wie viele verschiedene Produkte du angefragt hast. | Die verschiedenen Produkte der Produktpositionen der gültigen Angebotsanfragen. Textzeilen ohne Produkt zählen nicht. |
| Rahmenvertragskandidaten | Die Zahl der oft angefragten, aber nie bestellten Produkte. | Produkte, die in mindestens 3 Angebotsanfragen vorkommen und zu denen in keinem dieser Vorgänge eine Lieferantenbestellung existiert. |
Die Spalten der Tabellen und des Trichters:
| Spalte | Wo du sie siehst | Beschreibung |
|---|---|---|
| Gesendete Anfragen | Reaktion der Lieferanten | Die Zahl der gültigen Angebotsanfragen des jeweiligen Lieferanten. |
| Beantwortet | Reaktion der Lieferanten, Übersicht | Auf wie viele Angebotsanfragen ein Angebot einging. Die Antwortquote ist ihr Verhältnis zu den gesendeten Anfragen. |
| Durchschnitt (Tage) und Median (Tage) | Reaktion der Lieferanten, Prozess | Der Durchschnitt und der mittlere Wert der Antwortzeit oder Durchlaufzeit in Tagen. Ein Strich bedeutet: keine Daten. |
| Bestellt | Reaktion der Lieferanten | Nach wie vielen Angebotsanfragen eine Lieferantenbestellung an denselben Lieferanten erstellt wurde. Die Erfolgsquote ist ihr Verhältnis zu den gesendeten Anfragen. |
| Ohne Antwort (7+ Tage) | Reaktion der Lieferanten | Die Zahl der seit mindestens 7 Tagen unbeantworteten Angebotsanfragen je Lieferant. |
| Vergangene Tage | Reaktion der Lieferanten, Prozess | Die Zahl der Tage zwischen dem Datum der unbeantworteten Angebotsanfrage und heute. |
| Angebotsanfragen (in der Produkttabelle) | Nachfrage | In wie vielen verschiedenen Angebotsanfragen das Produkt vorkommt. |
| Bestellte Anfragen | Nachfrage | Die Zahl der Angebotsanfragen, in deren Vorgang eine Lieferantenbestellung besteht. |
| Verfügbarer Bestand | Nachfrage | Der aktuelle verwendbare Bestand des Produkts in allen Lagern. Er hängt nicht vom gefilterten Zeitraum ab. |
| Letzte Anfrage | Nachfrage | Das Datum des zuletzt für das Produkt angefragten Angebots. |
| Anteil | Prozess | Wie viel Prozent der gültigen Angebotsanfragen den jeweiligen Schritt erreicht haben. |
| Nicht erreicht | Prozess | Wie viele der gültigen Angebotsanfragen den jeweiligen Schritt nicht erreicht haben. |
Der Menüpunkt erscheint, wenn dir das Modul An Lieferanten gesendetes Angebot zugewiesen ist. Wenn du ihn nicht siehst, bitte deinen Administrator, deine Modulzuweisung zu prüfen. Die Beschaffungsübersicht ist davon unabhängig sichtbar, wenn dir irgendeines der Beschaffungsmodule (Lieferantenbestellung, Eingangsrechnung, eingehendes Angebot, gesendetes Angebot) zugewiesen ist.
Die Seite ordnet das Angebot über die Verknüpfung des Geschäftsvorgangs der Angebotsanfrage zu. Als beantwortet gilt eine Anfrage, wenn im selben Vorgang ein nicht storniertes eingehendes Angebot desselben Lieferanten existiert. Wenn du das Angebot unabhängig von der Angebotsanfrage ohne Verknüpfung oder auf den Namen eines anderen Lieferanten erfasst hast, erkennt das System den Zusammenhang nicht. Dasselbe gilt für die Erfolgsquote: Sie zählt nur, wenn die Lieferantenbestellung im selben Vorgang erstellt wurde und an denselben Lieferanten geht. Deshalb lohnt es sich, das eingehende Angebot und die Bestellung ausgehend von der Angebotsanfrage zu erstellen.
Nur Abgeschlossene, also tatsächlich gesendete Angebotsanfragen sind gültig. Ein Entwurf ist noch nicht zum Lieferanten hinausgegangen, und ein Beleg mit dem Status Storno oder Storniert ist eine zurückgezogene Anfrage, deshalb verfälscht keiner davon die Antwortquote. Du siehst sie getrennt in den Kennzahlen Entwürfe und Stornoquote sowie im Diagramm Aufteilung nach Status auf dem Reiter Übersicht. Gelöschte Belege erscheinen nirgends.
Unbeantwortet (Reiter Prozess) zählt jede abgeschlossene Angebotsanfrage, auf die noch kein Angebot einging, auch wenn du sie erst gestern gesendet hast. Anfragen ohne Antwort (Reiter Reaktion der Lieferanten) zählt davon nur die, die vor mindestens 7 Tagen datiert sind. Die zweite Kennzahl zeigt also die wirklich schweigenden Lieferanten, die erste den gesamten offenen Bestand, nach Altersgruppen aufgeteilt.
Die Liste enthält nur Produkte, für die du im gefilterten Zeitraum mindestens 3 Angebotsanfragen gesendet hast und in deren Vorgängen keine Lieferantenbestellung existiert. Wenn du jedes oft angefragte Produkt schon bestellt hast oder keines mehr als zweimal angefragt wurde, ist die Liste leer. Das ist kein Fehler. Wenn du den gefilterten Zeitraum erweiterst, können mehr Produkte 3 Angebotsanfragen erreichen.
Ein Strich bedeutet, dass auf keine Angebotsanfrage des gefilterten Zeitraums ein Angebot einging, es gibt also nichts zu mitteln. Der Wert 0,00 erscheint, wenn du das eingehende Angebot innerhalb einer Stunde nach der Angebotsanfrage erfasst hast. Das System vergleicht den Zeitpunkt, zu dem die beiden Belege erstellt wurden, nicht den Zeitpunkt der tatsächlichen Antwort des Lieferanten. Für eine genaue Antwortzeit erfasse das Angebot also dann, wenn es eintrifft.
Diese Seite verfolgt nur, ob auf die Angebotsanfrage eine Antwort und eine Bestellung folgten. Den Wert der Angebote und den Vergleich zwischen den Lieferanten zeigt die Analyse eingegangener Angebote, die Entwicklung der aufgegebenen Bestellungen die Lieferantenbestellungen-Analytik und die dazu eintreffenden Rechnungen die Eingangsrechnungs-Analytik.
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