Die Lieferantenbestellungen-Analytik ist die Statistikseite der Bestellungen, die du bei deinen Lieferanten aufgegeben hast. Sie listet keine einzelnen Bestellungen auf, sondern fasst zusammen: Sie zeigt, wie viel du bei wem bestellt hast, welche Produkte zu welchem Preis, wie zuverlässig deine Lieferanten liefern und auf welche Bestellungen du noch wartest. Sie hilft dir zum Beispiel bei diesen Fragen:
Die möglichen Status einer Lieferantenbestellung sind: Entwurf, Genehmigt, Teilweise erfüllt, Erfüllt, Finalisiert, Abgeschlossen, Storno, Storniert. Die Statistik zählt die gültigen Bestellungen, also die Belege mit dem Status Genehmigt, Teilweise erfüllt, Erfüllt, Finalisiert und Abgeschlossen, in den Wert und die Belegzahl. Entwürfe sowie Storno- und stornierte Belege bleiben außen vor, du siehst sie aber in eigenen Kennzahlen (Entwürfe, Stornoquote) und im Diagramm Aufteilung nach Status. Gelöschte Bestellungen zählt die Seite nirgends.
Klicke auf Hauptmenü / Beschaffung / Analytik / Lieferantenbestellungen-Analytik, um die Seite zu öffnen. Auf der Registerkarte Suche kannst du die Daten mit dem Feldpaar Belegdatum, einem Teil des Firmennamens im Feld Lieferant und der Liste Mitarbeiter eingrenzen und dann auf die Schaltfläche Suche klicken. Beim Öffnen siehst du den Zeitraum vom 1. Januar des laufenden Jahres bis heute. Der Filter funktioniert auf jeder Registerkarte gleich, beim Wechsel auf eine andere Registerkarte lädt die Seite aber wieder mit dem Standardzeitraum, stelle den Filter dort also erneut ein. Die Screenshots stammen aus der ungarischen Demo-Oberfläche.
Die obere Leiste zeigt die Anzahl und den Wert der gültigen Bestellungen aufgeteilt nach Heute, Diese Woche, Dieser Monat, Dieses Jahr und Gesamt (das hängt nicht vom Filter ab). Darunter stehen die Kennzahlen des gewählten Zeitraums: die Anzahl der Lieferantenbestellungen, der Bestellwert, der Durchschnittliche Bestellwert, die Anzahl der Lieferanten (bei wie vielen verschiedenen Lieferanten du bestellt hast) und die Anzahl der Positionen (Bestellzeilen) mit der bestellten Menge darunter. Sie zeigen die prozentuale Änderung gegenüber dem vorherigen, gleich langen Zeitraum. Die Kennzahl Entwürfe zählt die unfertigen Bestellungen (gelb, wenn es welche gibt), die Stornoquote zeigt den Anteil der Storno- und stornierten Belege. Die Balken des Diagramms Monatsverlauf zeigen den monatlichen Bestellwert, die Linie die Anzahl der Bestellungen, und der Kreis Aufteilung nach Status zeigt, wie viele Bestellungen sich in den einzelnen Status befinden.
Der TOP3-Anteil ist der gemeinsame Wertanteil der drei größten Lieferanten: Über 60 % wird er gelb, weil er ein Konzentrationsrisiko anzeigt. Der Konzentrationsindex (HHI) gibt dasselbe in einer einzigen Zahl zwischen 0 und 10.000 an: Unter 1500 ist die Konzentration niedrig (grün), zwischen 1500 und 2500 mäßig (gelb), über 2500 hoch (rot), du verlässt dich also praktisch auf ein bis zwei Lieferanten. Die Neuen Lieferanten sind die, bei denen du im Zeitraum erstmals bestellt hast, die Inaktiven Lieferanten die, bei denen du früher bestellt hast, aber seit 90+ Tagen nicht mehr. Das Diagramm Top-Lieferanten zeigt die zehn größten Lieferanten nach Wert, das Diagramm Neue und wiederkehrende Lieferanten zeigt pro Monat, bei wie vielen Lieferanten du erstmals bestellt hast und wie viele wiederkehrend waren. Die Tabelle Lieferantenranking (bis zu 25 Zeilen) ordnet nach Wert, die Spalten Anteil und Kumulierter Anteil liefern das Pareto-Bild: So siehst du, wie viele Lieferanten 80 % des Bestellwerts ausmachen. Die Tabelle Inaktive Lieferanten listet bis zu 15 inaktive Lieferanten mit dem höchsten Wert auf, mit dem Datum des Letzten Belegs und den Vergangenen Tagen; diese Liste hängt nicht vom Filter ab. Das Diagramm und die Tabelle Aufteilung nach Währung zeigen, in welchen Währungen du bestellt hast: Betrag (Bestellwährung) steht in der Währung des Belegs selbst, die Spalte Wert in der Standardwährung.
Neben den bestellten Positionen und der Menge zeigen die oberen Kennzahlen, wie gut du den Lieferantenmarkt nutzt. Die Produkte mit mehreren Lieferanten sind die, die du im Zeitraum bei mindestens zwei verschiedenen Lieferanten bestellt hast (darunter die Durchschnittliche Preisspanne). Die Geschätzte Einsparung zeigt, um wie viel niedriger der Bestellwert gewesen wäre, wenn du diese Produkte immer zum günstigsten Lieferanten-Einzelpreis bestellt hättest. Die Einhaltung des bevorzugten Lieferanten zeigt bei den Produkten, für die ein bevorzugter Lieferant hinterlegt ist, wie viel Prozent der Bestellzeilen an diesen Lieferanten gingen; hat kein Produkt einen bevorzugten Lieferanten, lautet der Wert 0 / 0 Zeilen. Die Diagramme Top-Produkte nach Wert und Top-Produkte nach Menge zeigen die zehn größten Produkte, die Aufteilung der Produktkategorien (Wert) den Wert der Kategorien, und die Aufteilung nach Ziellager zeigt, in welches Lager du die Ware bestellt hast (die Tabelle mit den Spalten Lager, Positionen, Menge und Wert). Die Tabelle Bestellpreis im Vergleich zum durchschnittlichen Einkaufspreis zeigt die Abweichung des Bestellten Einzelpreises vom Durchschnittlichen Einkaufspreis: Die Spalte Änderung gibt sie in Prozent an, die Mehrkosten in Geld (eine positive Zahl bedeutet eine Verteuerung), mit den größten Mehrkosten zuerst. Die Tabelle Produkte mit mehreren Lieferanten nennt je Produkt die Anzahl der Lieferanten, den Niedrigsten Einzelpreis, Durchschnittlichen Einzelpreis und Höchsten Einzelpreis, die Preisspanne (Differenz zwischen Höchst- und Niedrigstpreis in Prozent des Niedrigstpreises) und die geschätzte Einsparung des Produkts. In den Demodaten kommt zum Beispiel das Produkt Ceruza bei 11 verschiedenen Lieferanten vor, daher hat es die größte geschätzte Einsparung.
Diese Registerkarte zeigt, was nach der Aufgabe der Bestellung passiert. Die Bestätigungsquote ist der Anteil der vom Lieferanten bestätigten Bestellungen, die Bestätigte / bestellte Menge zeigt, wie viel Prozent der bestellten Menge der Lieferant bei den bestätigten Bestellungen zugesagt hat. Die Kennzahlen Bestellung → bestätigter Liefertermin und Bestellung → erster Wareneingang geben Durchschnitt und Median in Tagen an: die Zeit zwischen der Bestellung und dem bestätigten Termin bzw. dem ersten Wareneingang. Die Termintreue zeigt, ob der erste Wareneingang bis zum bestätigten Datum erfolgte, die Durchschnittliche Verspätung ist die durchschnittliche Verspätung der verspäteten Bestellungen in Tagen. Die Offenen Bestellungen sind die Abgeschlossenen, Genehmigten oder Teilweise erfüllten Bestellungen, zu denen noch kein Wareneingang vorliegt (die Zahl überfällig zeigt die, bei denen das bestätigte Datum bereits verstrichen ist). Die Kennzahl Bedarfsgesteuerte Bestellungen ist der Anteil der mit Kundenbestellungen verknüpften Bestellungen (Back-to-Back), der Direktversand der Anteil der Bestellungen, die der Lieferant direkt an den Kunden liefert, und Lieferantenlink geöffnet der Anteil der Bestellungen, bei denen der Lieferant den geteilten Bestelllink geöffnet hat. Fahre mit der Maus über das Fragezeichen-Symbol neben dem Kennzahlnamen, um die genaue Definition zu sehen. Die Tabelle Durchlaufzeiten gibt Durchschnitt und Median in Tagen an, der Kreis Bedarfsgesteuert und Lagerauffüllung trennt die an Kundenbestellungen gebundenen Beschaffungen von denen für das eigene Lager. Das Diagramm Offene Bestellungen zeigt die Altersstruktur nach Belegdatum (0–7 Tage, 8–30 Tage, 31–90 Tage, Über 90 Tage). Die Tabelle Älteste offene Bestellungen listet bis zu 20 der ältesten offenen Bestellungen auf; mit einem Klick auf die Belegnummer öffnet sich die Bestellung in einem neuen Tab. Die Lieferantenbewertung zeigt je Lieferant (bis zu 15, nach Wert) die Anzahl und den Wert der Bestellungen, die Quoten Bestätigt und Termintreue sowie die Durchschnittliche Durchlaufzeit (Tage) von der Bestellung bis zum ersten Wareneingang. Das Diagramm Anteil verknüpfter Belege und die Tabelle Verknüpfungen im Detail zeigen, zu wie viel Prozent der Bestellungen im selben Geschäftsprozess eine Warenübernahme, ein Eingehender Lieferschein, eine Eingangsrechnung, eine Bestellung und ein Lieferschein gehören und wie viele Nicht verknüpft sind.
Die Heatmap Erstellungszeit (Wochentag x Stunde) zeigt, wann die Bestellungen nach Wochentag und Stunde erstellt werden. Der Kreis und die Tabelle Mitarbeiter zeigen, wer wie viele Bestellungen aufgegeben hat (Lieferantenbestellungen), in welchem Wert und wie hoch der Durchschnittliche Bestellwert ist. Die Tabellen Aufteilung nach Auftragsnummer und Aufteilung nach Abteilung gliedern die Bestellungen nach internen Kostenstellen; wo nichts angegeben ist, landet die Bestellung in der Zeile Unbekannt.
Öffne als wöchentliche Einkaufsroutine die Registerkarte Erfüllung und gehe die Liste Älteste offene Bestellungen durch: Ist eine Bestellung älter als 30 Tage und steht daneben kein Bestätigtes Datum, rufe den Lieferanten an und bitte um eine Bestätigung. Vor einer Einkaufsverhandlung siehst du in der ersten Zeile der Tabelle Produkte mit mehreren Lieferanten auf der Registerkarte Produkte sofort, bei welchem Produkt es sich am meisten lohnen würde, beim günstigsten Lieferanten zu bestellen.
Die Elemente der Registerkarte Suche und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegdatum (von – bis) | Der Zeitpunkt der Ausstellung der Lieferantenbestellung. Standardmäßig der 1. Januar des laufenden Jahres und der heutige Tag. | |
| Lieferant | Ein Teil des Firmennamens des Lieferanten. Bleibt das Feld leer, werden alle Lieferanten angezeigt. | |
| Mitarbeiter | Der Mitarbeiter, der die Bestellung ausgestellt hat. Die Zeile Bitte auswählen bedeutet alle Mitarbeiter. | |
| Schaltfläche Suche | Lädt die aktive Registerkarte mit den angegebenen Filtern neu. |
Die Bedeutung der wichtigsten Kennzahlen:
| Kennzahl | Was sie zeigt | Wie sie berechnet wird |
|---|---|---|
| Bestellwert | Der Bruttowert der gültigen Lieferantenbestellungen. | Der Betrag der Bestellung in der Standardwährung, mit dem Wechselkurs des Belegs umgerechnet. |
| Stornoquote | Der Anteil der Storno- und stornierten Belege. | Storno und storniert / (gültig + Storno und storniert) im Zeitraum. |
| TOP3-Anteil | Der Anteil der drei größten Lieferanten. | Der Wert der ersten drei Lieferanten in Prozent des Gesamtwerts. |
| Konzentrationsindex (HHI) | Wie konzentriert dein Einkauf ist. | Die Summe der quadrierten Wertanteile der Lieferanten, zwischen 0 und 10.000. |
| Neue Lieferanten | Lieferanten, bei denen du im Zeitraum erstmals bestellt hast. | Das Datum ihrer ersten gültigen Bestellung liegt im Zeitraum (anhand der gesamten Historie). |
| Inaktive Lieferanten | Lieferanten, bei denen du seit 90+ Tagen nicht bestellt hast. | Ihre letzte gültige Bestellung liegt mindestens 90 Tage zurück; unabhängig vom Filter, bis zu 15 Lieferanten. |
| Geschätzte Einsparung | Die mögliche Einsparung bei Produkten mit mehreren Lieferanten. | Menge × (bestellter Einzelpreis – günstigster Lieferanten-Einzelpreis des Produkts), summiert. |
| Einhaltung des bevorzugten Lieferanten | Der Anteil der Bestellzeilen beim bevorzugten Lieferanten. | Es zählen nur die Zeilen von Produkten, für die ein bevorzugter Lieferant hinterlegt ist. |
| Änderung und Mehrkosten | Die Abweichung des Bestellpreises vom durchschnittlichen Einkaufspreis. | (bestellter Einzelpreis – durchschnittlicher Einkaufspreis) / durchschnittlicher Einkaufspreis, in Prozent; die Mehrkosten sind dieser Wert multipliziert mit der Menge. Nur wo der durchschnittliche Einkaufspreis bekannt ist. |
| Bestätigungsquote | Der Anteil der vom Lieferanten bestätigten Bestellungen. | Bestätigte Bestellungen / gültige Bestellungen. Bestätigt ist eine Bestellung mit dem Status Genehmigt, Teilweise erfüllt, Erfüllt oder Finalisiert oder wenn eine Position eine bestätigte Menge oder einen bestätigten Liefertermin hat. |
| Bestätigte / bestellte Menge | Der Anteil der vom Lieferanten zugesagten Menge. | Die bestätigte Menge (höchstens die bestellte Menge) geteilt durch die bestellte Menge, nur bei Bestellungen mit bestätigter Menge. |
| Bestellung → bestätigter Liefertermin | Die Zeit bis zur Bestätigung des Liefertermins durch den Lieferanten. | Durchschnitt und Median der Tage von der Erstellung der Bestellung bis zum bestätigten Liefertermin, anhand der mit Kundenbestellungen verknüpften Positionen. |
| Bestellung → erster Wareneingang | Die Zeit bis zum ersten Wareneingang. | Durchschnitt und Median der Tage von der Erstellung der Bestellung bis zum ersten verknüpften Wareneingang, der kein Entwurf ist. |
| Termintreue | Der Anteil der pünktlich eingetroffenen Bestellungen. | Das Datum des ersten Wareneingangs liegt nicht nach dem frühesten bestätigten Liefertermin. Berücksichtigt werden nur Bestellungen mit beiden bekannten Daten. |
| Offene Bestellungen | Bestellungen ohne Ware. | Status Abgeschlossen, Genehmigt oder Teilweise erfüllt, und im Prozess gibt es keinen Wareneingang. |
| Bedarfsgesteuerte Bestellungen | Der Anteil der mit Kundenbestellungen verknüpften Beschaffungen. | Die mit Positionen von Kundenbestellungen verknüpften (Back-to-Back) Bestellungen in Prozent aller gültigen Bestellungen. |
Der Menüpunkt erscheint, wenn dir das Modul Lieferantenbestellungen zugewiesen ist. Fehlt er, bitte deinen Administrator, deine Modulzuweisung zu prüfen.
Ein Entwurf, eine Storno- oder stornierte Bestellung und eine gelöschte Bestellung gelten nicht als gültige Bestellung. Die Entwürfe zählt die Kennzahl Entwürfe, die stornierten die Stornoquote, gelöschte Bestellungen erscheinen nirgends. Fehlt eine Bestellung, prüfe ihren Status auf der Seite Lieferantenbestellungen-Liste und kontrolliere, ob ihr Belegdatum in den gefilterten Zeitraum fällt.
Bestätigt ist eine Bestellung mit dem Status Genehmigt, Teilweise erfüllt, Erfüllt oder Finalisiert oder wenn eine ihrer Positionen eine bestätigte Menge oder einen bestätigten Liefertermin hat. Wenn du bei den Abgeschlossenen Bestellungen die Bestätigung des Lieferanten nicht erfasst hast, gelten sie nicht als bestätigt, daher kann die Quote niedrig sein. Die positionsweise Bestätigung kannst du auf der Seite Positionsweise Bestätigungen erfassen.
Die Termintreue prüft nur die Bestellungen, bei denen sowohl der erste Wareneingang als auch der vom Lieferanten bestätigte Liefertermin bekannt sind; die Zahl in Klammern unter der Kennzahl zeigt, aus wie vielen Belegen sie berechnet wurde. Haben nur wenige Bestellungen einen Wareneingang oder ein bestätigtes Datum, ist die Kennzahl ein Strich oder beruht auf wenigen Daten. Die Durchschnittliche Verspätung mittelt nur die verspäteten Bestellungen, ist also ein Strich, wenn keine zu spät war.
Das System ordnet den Wareneingang der Bestellung über die Verknüpfung des Geschäftsprozesses zu und ignoriert einen Wareneingang im Entwurf. Hast du die Ware unabhängig von der Bestellung ohne Verknüpfung übernommen oder ist der Wareneingang noch ein Entwurf, bleibt die Bestellung offen. Im Diagramm Anteil verknüpfter Belege kannst du prüfen, zu wie viel Prozent der Bestellungen ein Wareneingang gehört.
Die Preisvergleichstabelle prüft nur die Positionen, bei denen das System den durchschnittlichen Einkaufspreis des Produkts kennt und dieser vom bestellten Einzelpreis abweicht. Wurde jede Position genau zum Durchschnittspreis bestellt oder gibt es noch keinen durchschnittlichen Einkaufspreis, ist die Liste leer. Die Einhaltung des bevorzugten Lieferanten zählt nur die Bestellzeilen, deren Produkt einen bevorzugten Lieferanten hat; hat keines einen, beträgt der Wert 0 % (0 / 0 Zeilen). Beides ist kein Fehler.
Die Registerkarten sind getrennte Seiten, und der Filter wird nicht zwischen ihnen übernommen: Beim Wechsel auf eine andere Registerkarte wird der Standardzeitraum vom 1. Januar des laufenden Jahres bis heute geladen. Stelle auf der neuen Registerkarte die Filter Belegdatum, Lieferant und Mitarbeiter erneut ein und klicke dann auf die Schaltfläche Suche.
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