In diesem Modul kannst du Eingangsrechnungen einsehen und verwalten. Die Eingangsrechnung ist der Grundbeleg der Beschaffung: Du erfasst darauf die Daten der vom Lieferanten erhaltenen Rechnung, also was du von wem, zu welchem Preis und zu welchen Zahlungsbedingungen gekauft hast. Die Liste zeigt alle erfassten Eingangsrechnungen an einem Ort, ermöglicht die Suche und ist der Ausgangspunkt für die wichtigsten Aktionen (neue Rechnung erfassen, Abschluss, Storno, Ausgleich, E-Mail-Versand, Drucken, Herunterladen, Wareneingang erstellen).
Die Screenshots in dieser Anleitung stammen aus der ungarischen Oberfläche; die ungarischen Bezeichnungen stehen in den Bildunterschriften in Klammern.
Die möglichen Status der Eingangsrechnungen sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert — die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufige Fragen erläutert. Neben der Hauptliste findest du im Menü Beschaffung / Eingangsrechnungen auch gesonderte Ansichten: die Liste der ablaufenden Eingangsrechnungen, der Online-Eingangsrechnungen und der E-Mail-Rechnungen.
Klicke auf Hauptmenü / Beschaffung / Eingangsrechnungen / Liste, und alle bisher erfassten Eingangsrechnungen erscheinen. Oberhalb der Tabelle kannst du auf dem Tab Aktionen mit den folgenden Schaltflächen mit der ausgewählten Rechnung arbeiten:
Das Symbol oben rechts in der Liste kopiert den Inhalt der Tabelle in die Zwischenablage, sodass du ihn z. B. in eine Tabellenkalkulation einfügen kannst. Dieselben Schnellaktionen erreichst du auch über das Kontextmenü, das sich mit einem Rechtsklick auf die Rechnungszeile öffnet.
Das Dropdown der Schaltfläche Belegverwaltung erstellt aus der ausgewählten Rechnung einen neuen, verknüpften Beleg bzw. ändert die Rechnung:
Das Menü Herunterladen teilt sich in zwei Gruppen: Die Befehle der Gruppe Listenaktion exportieren die gesamte aktuell sichtbare Liste (auch ohne Auswahl), die Befehle der Gruppe Belegaktion beziehen sich auf die ausgewählte Rechnung. Die PDF Vorschau zeigt die Rechnung ohne Herunterladen an.
Klicke oberhalb der Tabelle auf den Tab Suche, um die Filteroptionen anzuzeigen. Die am häufigsten genutzten Felder sind sofort sichtbar: Partner-Firmenname, Belegnummer, Währung, Status (mehrere Werte wählbar) und Ausgeglichen (Ja / Nein). Mit der Schaltfläche Erweiterung öffnen sich weitere, detailliertere Filter: Suche nach Datum in den Feldern Belegdatum, Leistungsdatum, Fälligkeit und Abrechnungszeitraum sowie Filter nach Zahlungsart (mehrere Werte wählbar), Mitarbeiter, Artikelnummer, Projekt, Auftragsnummer und Abteilungsnummer. Die eingestellten Bedingungen wendest du mit der Schaltfläche Suche an; zum Speichern der Suche und zum Löschen der gespeicherten Suche gibt es je ein eigenes Symbol, und die gespeicherte Suche wird beim nächsten Öffnen automatisch geladen.
Auf dem Tab Ansicht und Layout stellst du ein, wie die Liste angezeigt wird:
Diese Einstellungen werden für deinen Benutzer gespeichert und bleiben daher bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Das unterhalb der Liste erscheinende Feld ermöglicht es dir, die Daten der ausgewählten Rechnung schnell zu überfliegen, ohne sie zu öffnen. Das Feld enthält mehrere Tabs:
Die Tabs Lagerplatzcodes und Liste der Seriennummern erscheinen nur, wenn diese Funktionen in deinem Unternehmen aktiviert sind. Das Feld lässt sich mit dem Symbol oben rechts fixieren (auf feste Größe stellen), und seine Größe änderst du, indem du die Trennlinie am oberen Rand des Feldes ziehst.
Der Tab Zusatzfunktionen bietet zusätzliche, die tägliche Arbeit unterstützende Möglichkeiten zur ausgewählten Rechnung:
Wenn du wissen möchtest, welche Lieferantenrechnungen du noch nicht bezahlt hast, nutze auf dem Tab Suche den Filter Ausgeglichen (Nein) und wähle im Feld Status den Status Abgeschlossen. So zeigt die Liste nur die abgeschlossenen, noch nicht ausgeglichenen Rechnungen, und du kannst sie mit dem Befehl Herunterladen / XLSX-Liste direkt in eine Tabelle exportieren.
Die Standardspalten der Liste und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Kennung der Eingangsrechnung, also die vom Lieferanten auf die Rechnung geschriebene Nummer (z. B. BSZL260817-01). | |
| Belegdatum | Das Ausstellungsdatum der Rechnung. | |
| Leistungsdatum | Das Datum der tatsächlichen Erbringung der Leistung. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des Lieferanten (Partners), der die Rechnung ausgestellt hat. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Name des Ansprechpartners auf Partnerseite. | |
| Nettowert | Der gesamte Nettowert der Rechnungspositionen. | |
| MwSt.-Satz | Der gesamte MwSt.-Betrag der Rechnungspositionen (trotz des Spaltennamens wird der MwSt.-Wert angezeigt). | |
| Bruttowert | Der gesamte Bruttowert der Rechnungspositionen, also der zu zahlende Gesamtbetrag. | |
| Ausgeglichen | Der bisher ausgeglichene Betrag der Rechnung. Wenn du noch keinen Ausgleich erfasst hast, ist der Wert 0. | |
| Währung | Die auf der Rechnung verwendete Währung (z. B. HUF, EUR). | |
| Wechselkurs | Der auf der Rechnung angewendete Wechselkurs, wenn die Rechnung nicht in der Basiswährung des Unternehmens ausgestellt wurde. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Mitarbeiters, der die Rechnung erfasst hat. | |
| Status | Der aktuelle Zustand der Rechnung (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). |
Die angezeigten Spalten lassen sich in der Einstellung Ansicht und Layout / Spalten anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht. Unter den Spalten kann auch eine eigene Datei-Kennzeichnungsspalte gewählt werden.
Die Spalten des Tabs Positionen im Vorschaufenster und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts oder der Dienstleistung der Position. | |
| Artikelnummer | Die eindeutige Artikelnummer des Produkts, anhand derer es in den Stammdaten identifiziert werden kann. | |
| Bruttogewicht | Das gesamte Bruttogewicht der Position (Menge × Einzelgewicht), berechnet aus dem in den Produktstammdaten erfassten Einzelgewicht. | |
| Menge | Die beschaffte Menge in der Einheit des Produkts. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Netto-Einkaufspreis pro Mengeneinheit. | |
| Aktion | Schnellaktionen für die Zeile; im Vorschaufenster dient sie nur zur Ansicht. |
Der Abschluss finalisiert die Rechnung, daher können Positionen und Kopfdaten danach nicht mehr bearbeitet werden. Wenn du einen Fehler findest, kannst du die Rechnung stornieren oder mit dem Befehl Belegverwaltung / Änderung in einem Schritt stornieren und kopieren, die Kopie dann korrigieren und neu erfassen. Mit der Funktion Kopieren kannst du außerdem aus einer abgeschlossenen Rechnung eine neue Rechnung im Status Entwurf starten.
Die Schaltflächen sind abhängig vom Status der ausgewählten Rechnung aktiv. Abschluss ist nur bei einer Rechnung im Status Entwurf verfügbar. E-Mail senden, Bankbeleg, Banktransaktion, Wareneingang, Arbeitsblätter und Drucken / Beleg sind nur bei einer abgeschlossenen (oder späteren) Rechnung nutzbar, der Befehl Ausgleich dagegen bei einer Rechnung im Status Entwurf oder Abgeschlossen. Endgültiges Löschen ist nur bei bereits stornierten Rechnungen wählbar. Wenn keine Schaltfläche aktiv ist, prüfe, ob du eine Zeile in der Tabelle ausgewählt hast.
Eine Eingangsrechnung wird vom Lieferanten ausgestellt, daher sendet er auch die Stornorechnung. Beim Stornieren fordert das System mit der Meldung „Für die Stornierung der Eingangsrechnung muss die Nummer der Stornorechnung angegeben werden!“ die Nummer der Stornorechnung an; im Fenster ist das Feld Stornorechnungsnummer mit der ursprünglichen Belegnummer plus dem Suffix „-S“ vorbelegt, das du durch die tatsächliche, vom Lieferanten erhaltene Nummer ersetzen kannst. Die Einzelheiten beschreibt die Anleitung Eingangsrechnung – Datenblatt.
Storno storniert die Rechnung nur. Storno und Kopieren erstellt neben dem Storno auch eine Kopie, und der Befehl Änderung im Menü Belegverwaltung startet bei einer abgeschlossenen Rechnung denselben Vorgang aus Stornieren und Kopieren. Endgültiges Löschen bedeutet kein Stornieren mehr: Es entfernt eine bereits stornierte Rechnung dauerhaft, nutze es daher mit Vorsicht.
Der Befehl Ausgleich erfasst die ausgewählte Rechnung ohne separates Fenster sofort in voller Bruttohöhe mit dem heutigen Datum als ausgeglichen. Für einen Teilausgleich oder ein anderes Datum öffne die Rechnung und nutze das Fenster Ausgleich im Datenblatt; für die Erfassung auf Bank- oder Kassenseite dienen die Optionen Bankbeleg und Banktransaktion.
Grenze die Liste auf dem Tab Suche auf die benötigten Rechnungen ein und exportiere dann mit Herunterladen > XLSX-Liste die gesamte aktuell sichtbare Liste in eine Tabelle — auch ohne Auswahl. Wenn du auch die Positionen der Rechnungen möchtest, nutze den Befehl XLSX-Positionsliste oder XLSX-Positionsliste gruppiert.
Unter dem Menü Hauptmenü / Beschaffung / Eingangsrechnungen gibt es eigene Menüpunkte: Ablaufende Rechnungen (Ablaufende Eingangsrechnungen), Online-Rechnungen (Online-Eingangsrechnungen) und E-Mail-Rechnungen (E-Mail-Rechnungen). Diese Liste zeigt die bereits erfassten Eingangsrechnungen.
Das Modul erscheint nur dann im Menü, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn es fehlt, bitte den Administrator deines Unternehmens, die Modulzuweisung deines Benutzers zu prüfen.
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