In diesem Modul überprüfst und verwaltest du die Belege vom Typ An Lieferanten gesendetes Angebot. Mit diesem Beleg bittest du einen Lieferanten um ein Angebot (einen Preis): Du hältst fest, bei welchem Partner du was kaufen möchtest, mit welcher Artikelnummer und in welcher Menge und bis wann die Leistung erfolgen soll. Der Beleg enthält keine Preise, sondern nur die angefragten Positionen, es handelt sich also um die Angebotsanfrage an den Lieferanten. Die Liste bietet dir alle bisher erstellten Anfragen an einem Ort, ermöglicht die Suche und erlaubt dir, die wichtigsten Aktionen direkt von hier aus zu starten. Wenn der Lieferant geantwortet hat, kannst du aus der abgeschlossenen Anfrage mit einem Klick über das Menü Belegverwaltung den Beleg Eingehendes Lieferantenangebot starten, in dem du die erhaltenen Preise erfasst.
Verwechsle die beiden Angebotsbelege der Beschaffung nicht: An Lieferanten gesendetes Angebot ist die Anfrage, die du an den Lieferanten sendest (ohne Preise); Eingehendes Lieferantenangebot ist die Antwort des Lieferanten mit Preisen, die du erfasst. Die Menünamen folgen der Terminologie des Systems; der Typ dieses Belegs wird in der Liste der verknüpften Belege als Lieferantenangebotsanfrage angezeigt.
Die möglichen Status der Belege sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert — die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Status findest du im Abschnitt Häufige Fragen.
Klicke auf Hauptmenü / Beschaffung / An Lieferanten gesendetes Angebot / Liste, dann werden alle bisher erstellten Angebotsanfragen angezeigt. Oberhalb der Tabelle kannst du mit den Schaltflächen auf dem Reiter Aktionen mit dem ausgewählten Beleg arbeiten. Einen neuen Beleg erstellst du über den Menüpunkt Hauptmenü / Beschaffung / An Lieferanten gesendetes Angebot / Neu oder mit der Schaltfläche Neu der Liste. Die Screenshots stammen aus der ungarischsprachigen Demo-Oberfläche.
Am rechten Ende der Reiterleiste führt der Link Analytik zur Statistikseite der gesendeten Angebotsanfragen.
Das Menü Belegverwaltung startet aus der ausgewählten, abgeschlossenen Anfrage einen neuen Beleg. Für einen Beleg im Status Entwurf kann nur Kopieren verwendet werden.
Klicke oberhalb der Tabelle auf den Reiter Suche, um die Filteroptionen anzuzeigen. Sofort sichtbar sind die Felder Partner-Firmenname, Belegnummer, Währung und Status (mehrere Status sind auswählbar). Mit der Schaltfläche „Erweiterung“ öffnen sich weitere Filter: Belegdatum und Leistungsdatum von–bis, Mitarbeiter, Projekt, Auftragsnummer, Abteilungsnummer und die Artikelnummer, mit der du die Anfragen findest, die ein bestimmtes Produkt enthalten. Mit der Schaltfläche Suche filterst du nach den eingestellten Bedingungen. Mit dem Disketten-Symbol neben der Schaltfläche kannst du die aktuelle Suche speichern (die Liste wird dann nach dem gespeicherten Stand geladen), mit dem X-Symbol löschst du die gespeicherte Suche, danach wird wieder die vollständige Liste geladen.
Auf dem Reiter Ansicht und Layout stellst du ein, wie die Liste für dich angezeigt wird:
Diese Einstellungen werden pro Benutzer gespeichert und bleiben bei der nächsten Anmeldung erhalten. Die Bezeichnungen Spalten und Zeilen erscheinen in der Oberfläche auf Ungarisch (Oszlopok, Sorok).
Im Bereich unterhalb der Liste siehst du schnell die Details eines ausgewählten Belegs, ohne den Beleg selbst zu öffnen. Der Bereich hat zwei Reiter:
Der Bereich lässt sich mit dem Symbol in der oberen rechten Ecke fixieren (feste Größe), und seine Größe kannst du durch Ziehen der Trennlinie am oberen Rand des Bereichs ändern.
Auf dem Reiter Zusatzfunktionen findest du zusätzliche Möglichkeiten für den ausgewählten Beleg, die deine tägliche Arbeit erleichtern:
Angenommen, ein Kunde fragt bei dir 20 Stück eines Produkts an, du kennst aber den Einkaufspreis noch nicht. Mit dem Menüpunkt An Lieferanten gesendetes Angebot / Neu erstellst du die Anfrage an den Lieferanten mit Artikelnummer und Menge, trägst das gewünschte Leistungsdatum ein, schließt sie ab und sendest sie an den Lieferanten (zum Beispiel mit der Option Abschließen und herunterladen). Wenn der Lieferant antwortet, wählst du die Anfrage in der Liste aus und öffnest mit Belegverwaltung > Eingehendes Lieferantenangebot das vorausgefüllte eingehende Angebot, in dem du nur noch die Preise und die Gültigkeit eintragen musst.
Wenn du bei mehreren Lieferanten für dieselbe Positionsliste ein Angebot anfragst, erstelle nicht jede Anfrage einzeln: Erstelle die erste Anfrage, verwende dann die Schaltfläche Kopieren und tausche auf dem neuen Beleg nur den Partner aus. Mit dem Filter Artikelnummer findest du später schnell, wen du zu einem bestimmten Produkt bereits angefragt hast.
Die Spalten der Standardtabelle und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung der Anfrage (z. B. SZAJKER000003/2025), die das System beim ersten Speichern vergibt. | |
| Belegdatum | Das Datum, an dem der Beleg erstellt wurde. | |
| Leistungsdatum | Der gewünschte Leistungszeitpunkt; er muss auf dem Beleg ausgefüllt werden. | |
| Partner-Firmenname | Der Lieferant, bei dem du das Angebot anfragst (Pflichtfeld auf dem Beleg). | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Name des Ansprechpartners auf Lieferantenseite. | |
| Währung | Die Währung des Belegs. | |
| Wechselkurs | Der Wechselkurs, wenn der Beleg nicht in der Basiswährung deines Unternehmens erstellt wurde. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Kollegen, der den Beleg erfasst hat. | |
| Status | Der aktuelle Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). |
Die Auswahl der angezeigten Spalten kannst du unter Ansicht und Layout > Spalten anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht. Diese Liste hat keine Preis- oder Wertspalten, da eine Angebotsanfrage keinen Preis enthält. Die Markierung Pflichtfeld zeigt, dass das Ausfüllen des Felds auf dem Beleg beim Speichern erforderlich ist.
Die Spalten des Reiters Positionen im Vorschaufenster und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des angefragten Produkts oder der Dienstleistung. | |
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts, über die es in den Stammdaten identifiziert werden kann. | |
| Bruttogewicht | Das Bruttogewicht der Position, basierend auf den in den Stammdaten des Produkts erfassten Daten. | |
| Menge | Die beim Lieferanten angefragte Menge. |
Die Spalten des Reiters Verknüpfte Belege im Vorschaufenster:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Kennung des verknüpften Belegs. | |
| Belegdatum | Das Datum, an dem der verknüpfte Beleg erstellt wurde. | |
| Belegtyp | Die Art des verknüpften Belegs (zum Beispiel Kundenangebotsanfrage, Lieferantenangebot). | |
| Ausstellender Mitarbeiter | Der Kollege, der den verknüpften Beleg ausgestellt hat. |
An Lieferanten gesendetes Angebot ist der Beleg, den du ausstellst und an den Lieferanten sendest: eine Angebotsanfrage ohne Preise, nur mit den angefragten Positionen, Mengen und dem Leistungsdatum. Eingehendes Lieferantenangebot ist die Antwort des Lieferanten mit Preisen, die du im System erfasst, mit Einzelpreisen, Umsatzsteuer und Gültigkeitsdatum. Die beiden folgen aufeinander: Zuerst fragst du ein Angebot an, dann erfasst du die erhaltene Antwort. Die Menünamen folgen der Terminologie des Systems, nicht der Richtung des Belegs; prüfe daher auch den Belegtyp (Lieferantenangebotsanfrage oder Lieferantenangebot) in der Liste der verknüpften Belege.
Nur ein Beleg im Status Entwurf kann abgeschlossen werden, und nur ein Beleg im Status Entwurf oder Abgeschlossen kann gelöscht werden — Belege im Status Storno und Storniert können weder abgeschlossen noch gelöscht werden. Der Abschluss macht den Beleg endgültig, er kann danach nicht mehr geändert werden. Wenn der Abschluss mit einer Fehlermeldung stoppt, lies die Meldung und prüfe die Pflichtfelder des Belegs (zum Beispiel Partner, Währung, Leistungsdatum und die Artikelnummern der Positionen), dann versuche es erneut.
Diese Aktionen sind nur für einen abgeschlossenen (oder weiter fortgeschrittenen) Beleg verfügbar. Für einen Beleg im Status Entwurf kannst du Herunterladen > PDF Vorschau, XLSX-Positionen und Belegverwaltung > Kopieren verwenden — wenn du die endgültige Kopie brauchst, schließe den Beleg zuerst ab (zum Beispiel mit der Option Abschließen und herunterladen). Achte auch darauf, dass die Zeile in der Tabelle ausgewählt ist, denn ohne Auswahl sind die Schaltflächen nicht aktiv.
Ein gelöschter Beleg verschwindet nicht endgültig: Er erhält den Status Storniert und ist in diesem Status weiterhin in der Liste zu finden, wenn du mit dem Filter Status auf dem Reiter Suche danach filterst. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden, der Beleg kann nicht wiederhergestellt werden, und ein stornierter Beleg kann weder abgeschlossen noch erneut gelöscht werden. Wenn du ihn mit denselben Daten neu erstellen möchtest, verwende die Option Löschen und kopieren, die neben dem Löschen auch eine Kopie erstellt.
Eine Angebotsanfrage enthält keine Preise, die Preise erfasst du daher auf einem anderen Beleg. Schließe die Anfrage ab, wähle sie in der Liste aus und wähle im Menü Belegverwaltung die Option Eingehendes Lieferantenangebot. Das System öffnet den mit den Daten der Anfrage vorausgefüllten neuen Beleg; er wird nur erstellt, wenn du ihn speicherst. Den neuen Beleg findest du später auch auf dem Reiter Verknüpfte Belege der Anfrage.
Filtere die Liste auf dem Reiter Suche auf die benötigten Belege, dann kannst du mit der Option Herunterladen > XLSX-Liste die gesamte aktuell angezeigte Liste in eine Tabelle exportieren, auch ohne Auswahl. Wenn du auch die Positionen brauchst, verwende die Option XLSX-Positionsliste.
Wähle den Beleg aus und öffne im Vorschaufenster den Reiter Verknüpfte Belege, oder öffne den Beleg selbst und verwende dort den Reiter Verknüpfte Belege. Der Text der Zeilen zeigt die Richtung der Verknüpfung, zum Beispiel „aus Beleg Nr. … erstellt“ oder „auf Beleg Nr. … verwendet“ (der Wortlaut dieser Zeilen wird auf Ungarisch angezeigt).
Das Modul An Lieferanten gesendetes Angebot erscheint unter Hauptmenü / Beschaffung nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn du es nicht siehst, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in deinen Benutzereinstellungen zu prüfen.
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