In diesem Modul überblickst und verwaltest du die Belege vom Typ Eingehendes Lieferantenangebot. Auf diesem Beleg erfasst du das bepreiste Angebot, das du von einem Lieferanten erhalten hast: mit Partner, Gültigkeitsdatum, Währung und Betreff, bei den Positionen mit Bezeichnung, Artikelnummer, Menge, Einzelpreis und Umsatzsteuer. Typischerweise wird hier die Antwort auf eine an den Lieferanten gesendete Anfrage (An Lieferanten gesendetes Angebot) erfasst, sodass du deine Beschaffungsangebote samt Preisen an einer Stelle siehst. In der Listenansicht erreichst du alle bisher angelegten Belege an einem Ort, kannst darin suchen und die wichtigsten Aktionen direkt von hier starten. Aus einem abgeschlossenen Angebot kannst du mit dem Menü Belegverwaltung ein Kundenangebot, eine Lieferantenbestellung oder ein Arbeitsblatt erstellen.
Verwechsle die beiden Beschaffungsangebots-Belege nicht: Das An Lieferanten gesendete Angebot ist die Anfrage, die du an den Lieferanten sendest (ohne Preise, nur mit den angefragten Positionen und Mengen); das Eingehende Lieferantenangebot ist die bepreiste Antwort des Lieferanten, die du im System erfasst. Die Menünamen folgen der Terminologie des Systems; der Belegtyp erscheint in der Liste Verknüpfte Belege als Lieferantenangebot.
Die möglichen Status der Belege sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert — die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufige Fragen erläutert.
Klicke auf den Menüpunkt Hauptmenü / Beschaffung / Eingehendes Lieferantenangebot / Liste, und alle bisher erfassten eingehenden Lieferantenangebote werden angezeigt. Über der Tabelle kannst du mit den Schaltflächen auf dem Reiter Aktionen mit dem markierten Beleg arbeiten. Einen neuen Beleg legst du über den Menüpunkt Hauptmenü / Beschaffung / Eingehendes Lieferantenangebot / Neu oder über die Schaltfläche Neu der Liste an. Die Screenshots stammen aus der ungarischsprachigen Demo-Oberfläche.
Am rechten Ende der Reiterleiste führt der Link Analytik zur Statistikseite der eingehenden Lieferantenangebote.
Das Menü Belegverwaltung startet aus dem markierten, abgeschlossenen Angebot einen neuen Beleg. Bei einem Beleg im Status Entwurf ist nur Kopieren verwendbar.
Klicke über der Tabelle auf den Reiter Suche, um die Filtermöglichkeiten anzuzeigen. Sofort sichtbar sind die Felder Partner-Firmenname, Belegnummer, Währung und Status (du kannst mehrere Status auswählen). Mit der Schaltfläche „Erweiterung“ öffnen sich weitere Filter: Belegdatum und Leistungsdatum von–bis, Mitarbeiter, Projekt, Auftragsnummer und Abteilungsnummer. Mit der Schaltfläche Suche filterst du nach den eingestellten Bedingungen. Mit dem Disketten-Symbol neben der Schaltfläche speicherst du die aktuelle Suche (die Liste lädt danach entsprechend dem gespeicherten Stand), mit dem X-Symbol löschst du die gespeicherte Suche, und die vollständige Liste wird wieder geladen. Diese Liste hat keinen eigenen Filter Artikelnummer.
Wichtig: Der Filter und die Spalte Leistungsdatum behandeln dasselbe Datum, das du auf dem Datenblatt als Gültigkeit ausfüllst: den Tag, bis zu dem das Angebot des Lieferanten gültig ist. Wenn du ablaufende Angebote nach Gültigkeit filtern möchtest, verwende das Feld Leistungsdatum.
Auf dem Reiter Ansicht und Layout stellst du ein, wie die Liste für dich dargestellt wird:
Diese Einstellungen werden personalisiert, an deinen Benutzer gebunden, gespeichert und bleiben daher bei der nächsten Anmeldung erhalten. Die Bezeichnungen Spalten und Zeilen erscheinen in der Oberfläche auf Ungarisch (Oszlopok, Sorok).
Im Bereich unter der Liste siehst du schnell die Details eines markierten Belegs, ohne den Beleg selbst öffnen zu müssen. Der Bereich hat zwei Reiter:
Der Bereich lässt sich mit dem Symbol in der rechten oberen Ecke fixieren (auf eine feste Größe setzen), und seine Größe kannst du durch Ziehen der Trennlinie am oberen Rand des Bereichs ändern.
Auf dem Reiter Zusatzfunktionen findest du zusätzliche Möglichkeiten zum markierten Beleg, die die tägliche Arbeit erleichtern:
Angenommen, du hast beim Lieferanten einen Preis für 20 Stück eines Produkts angefragt. Wenn du die Anfrage im Modul An Lieferanten gesendetes Angebot bereits abgeschlossen hast, kannst du diesen Beleg von dort mit der Option Belegverwaltung > Eingehendes Lieferantenangebot starten, sodass die Positionen vorausgefüllt bereitstehen und du nur noch die Preise, die Umsatzsteuer und die Gültigkeit eintragen musst. Sobald das Angebot des Lieferanten eingetroffen ist, erfasst du es hier und schließt es ab; aus dem abgeschlossenen Angebot entscheidest du dann: Du bestellst beim Lieferanten (Lieferantenbestellungen) oder gibst es an deinen eigenen Kunden weiter (An Kunden gesendetes Angebot).
Verwende den Filter Leistungsdatum (das ist die Gültigkeit des Angebots), um in kurzer Zeit bald ablaufende Lieferantenangebote zu finden: Stelle den Datumsbereich von heute bis zur nächsten Woche ein und wähle unter den Status Abgeschlossen. So kannst du noch vor Ablauf über die Bestellung entscheiden.
Die Spalten der Standardtabelle und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des eingehenden Lieferantenangebots (z. B. SZAJKUL000005/2025), die das System beim ersten Speichern vergibt. | |
| Belegdatum | Das Datum, an dem der Beleg angelegt wurde. | |
| Leistungsdatum | Das Gültigkeitsdatum des Angebots; auf dem Datenblatt heißt es Gültigkeit und muss ausgefüllt werden. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des Lieferanten, der das Angebot abgibt (Pflichtfeld auf dem Datenblatt). | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Name des Ansprechpartners auf Lieferantenseite. | |
| Nettowert | Der Nettobetrag des Angebots in der Währung des Belegs. | |
| MwSt.-Satz | Der auf die Positionen angewandte Steuersatz; positionsweise siehst du ihn auf dem Datenblatt. | |
| Bruttowert | Der Bruttobetrag des Angebots in der Währung des Belegs. | |
| Währung | Die Währung des Belegs. | |
| Wechselkurs | Der Wechselkurs, wenn das Angebot nicht in der Basiswährung deines Unternehmens erstellt wurde. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Kollegen, der den Beleg erfasst hat. | |
| Status | Der aktuelle Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). |
Die Auswahl der angezeigten Spalten lässt sich in der Einstellung Ansicht und Layout > Spalten anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht. Die Markierung Pflicht zeigt, dass das Feld auf dem Datenblatt beim Speichern ausgefüllt werden muss.
Die Spalten des Reiters Positionen im Vorschaufenster und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts oder der Dienstleistung auf der Position. | |
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts, über die es auch in den Stammdaten identifiziert werden kann. | |
| Bruttogewicht | Das Bruttogewicht der Position, basierend auf den in den Stammdaten des Produkts erfassten Daten. | |
| Menge | Die vom Lieferanten angebotene Menge. | |
| Netto-Einzelpreis | Der vom Lieferanten angebotene Nettopreis des Produkts pro Einheit. |
Die Spalten des Reiters Verknüpfte Belege im Vorschaufenster:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Kennung des verknüpften Belegs. | |
| Belegdatum | Das Datum, an dem der verknüpfte Beleg angelegt wurde. | |
| Belegtyp | Die Art des verknüpften Belegs (zum Beispiel Lieferantenangebotsanfrage, Kundenangebot). | |
| Ausstellender Mitarbeiter | Der Kollege, der den verknüpften Beleg ausgestellt hat. |
Das An Lieferanten gesendete Angebot ist der Beleg, den du ausstellst und an den Lieferanten sendest: eine Anfrage ohne Preise, nur mit den angefragten Positionen, Mengen und dem Leistungszeitpunkt. Das Eingehende Lieferantenangebot ist die bepreiste Antwort des Lieferanten, die du im System erfasst, mit Einzelpreisen, Umsatzsteuer und Gültigkeitsdatum. Die beiden folgen aufeinander: Zuerst fragst du ein Angebot an, dann erfasst du das erhaltene Angebot. Die Menünamen folgen der Terminologie des Systems, nicht der Richtung des Belegs; daher lohnt sich auch ein Blick auf den Belegtyp (Lieferantenangebotsanfrage bzw. Lieferantenangebot) in der Liste Verknüpfte Belege.
Abgeschlossen werden kann nur ein Beleg im Status Entwurf, gelöscht nur ein Beleg im Status Entwurf oder Abgeschlossen — Belege im Status Storno und Storniert können weder abgeschlossen noch gelöscht werden. Mit dem Abschluss wird der Beleg endgültig und kann nicht mehr geändert werden. Wenn der Abschluss mit einer Fehlermeldung stoppt, lies die Meldung und prüfe die Pflichtfelder des Belegs (zum Beispiel Gültigkeit, Partner und Währung), und versuche es dann erneut.
Diese Aktionen sind nur bei einem abgeschlossenen (oder weiter fortgeschrittenen) Beleg verfügbar. Bei einem Beleg im Status Entwurf kannst du Herunterladen > PDF Vorschau, XLSX-Positionen und Belegverwaltung > Kopieren verwenden — wenn du die endgültige Ausfertigung brauchst, schließe den Beleg zuerst ab (auch mit der Option Abschließen und herunterladen). Achte auch darauf, dass die Zeile in der Tabelle markiert ist, denn ohne Markierung sind die Schaltflächen nicht aktiv.
Der gelöschte Beleg verschwindet nicht endgültig: Er erhält den Status Storniert und ist in diesem Status weiterhin in der Liste zu finden, wenn du auf dem Reiter Suche mit dem Filter Status darauf filterst. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden, der Beleg kann nicht wiederhergestellt werden, und ein stornierter Beleg kann weder abgeschlossen noch erneut gelöscht werden. Wenn du ihn mit denselben Daten neu anlegen möchtest, verwende die Option Löschen und kopieren, die neben dem Löschen auch eine Kopie erstellt.
Schließe das eingehende Lieferantenangebot ab, markiere es in der Liste und wähle im Menü Belegverwaltung die Option An Kunden gesendetes Angebot (das Angebot für deinen eigenen Kunden) oder Lieferantenbestellungen (Bestellung beim Lieferanten). Das System öffnet das Datenblatt des neuen Belegs, vorausgefüllt mit den Daten des Angebots; er entsteht nur, wenn du ihn speicherst. Den neuen Beleg findest du später auch auf dem Reiter Verknüpfte Belege des Angebots.
Die Spalte und der Filter der Liste sowie das Datenblatt verwenden dasselbe Datumsfeld, aber die Liste zeigt als Leistungsdatum, was du auf dem Datenblatt als Gültigkeit ausfüllst. Das Datum bedeutet hier, bis wann das Angebot des Lieferanten gültig ist, nicht, wann geliefert wird.
Filtere die Liste auf dem Reiter Suche auf die gewünschten Belege und exportiere dann mit der Option Herunterladen > XLSX-Liste die gesamte aktuell sichtbare Liste in eine Tabelle, auch ohne Markierung. Wenn du auch die Positionen brauchst, verwende die Option XLSX-Positionsliste.
Markiere den Beleg und öffne im Vorschaufenster den Reiter Verknüpfte Belege, oder öffne das Datenblatt des Belegs und dort den Reiter Verknüpfte Belege. Der Text der Zeilen zeigt die Richtung der Verknüpfung, zum Beispiel „aus Beleg Nr. … erstellter Beleg“ oder „auf Beleg Nr. … verwendet“ (der Wortlaut dieser Zeilen wird auf Ungarisch angezeigt).
Das Modul Eingehendes Lieferantenangebot erscheint unter Hauptmenü / Beschaffung nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn du es nicht siehst, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in deinen Benutzereinstellungen zu prüfen.
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