A Szállítói elküldött ajánlat adatlapján állítod össze azt az ajánlatkérést, amelyet a szállítónak küldesz: kiválasztod a partnert, megadod, mikorra kéred a teljesítést, és felsorolod a kért termékeket cikkszámmal és mennyiséggel. A bizonylaton nincsenek árak és értékek — az ajánlatkérés célja éppen az, hogy a szállító árat adjon. A szállító árazott válaszát később egy másik bizonylaton, a Szállítói beérkező ajánlat adatlapon rögzíted.
Mi ez, és mi nem: ez az ajánlatkérés a szállító felé. A vevő ajánlatkérése a Vevői beérkező ajánlat, a vevőnek küldött árajánlat a Vevői elküldött ajánlat, a szállítótól kapott árazott ajánlat pedig a Szállítói beérkező ajánlat modulban található. A bizonylat állapotai: Piszkozat, Lezárt, Sztornó, Sztornózott.
Az új ajánlatkérés létrehozásához kattints a Főmenü / Beszerzés / Szállítói elküldött ajánlat / Új menüpontra (vagy a lista Új gombjára). Az adatlap tetején a Részletek fülön töltheted ki a fejadatokat:
A Tételek fülön szerepelnek a kért termékek. A tételek csak Piszkozat állapotú bizonylaton szerkeszthetők. A fül gombjai:
Az Új gombra megnyíló ablakban a Műveletek fülön töltheted ki a tételt: Cikkszám (kötelező), Mennyiség, Megnevezés (kötelező) és Megjegyzés. A Hozzáadás gombbal a tétel felkerül a bizonylatra, a Bezárás gombbal az ablak bezárul. Ha a megadott termék még nem szerepel a törzsadatban, a rendszer rákérdez, hogy egyszerű termékként vagy szolgáltatásként létrehozza-e — így az ajánlatkérés nem akad el egy még nem rögzített terméken. A tételtáblázatban a Megnevezés, a Cikkszám és a Mennyiség oszlop látható.
A Beállítások fülön adhatod meg a bizonylat további adatait: Számlázási cím (kötelező; a cég saját számlázási címei közül választasz), Projekt, Munkaszám, Részlegszám és Ügyfél rendelésszám. A projekt, munkaszám és részlegszám alapján később szűrhetsz a listában.
Az Ügyfél megjegyzés és a Belső megjegyzés fülön szabad szöveget írhatsz; a szövegmező felett a korábban elmentett megjegyzés-sablonokból is választhatsz, ha vannak ilyenek. A Teendők fülön a bizonylathoz kapcsolódó feladatokat, a Fájlok fülön a csatolt dokumentumokat, az Egyedi mezők fülön pedig a cégedre szabott extra adatmezőket kezelheted. Az adatlap tetején további fülek is vannak: Történet, E-mail, Csomagkövetés, CRM, Státusz történet és Események.
A Műveletek fül gombjai:
Lezárás után a bizonylat adatai már nem módosíthatók. A Kiegészítő funkciók és a Nézet és elrendezés fülön további segédfunkciókat és megjelenítési beállításokat találsz.
A lezárt ajánlatkérésen a Bizonylatkezelés menüben három opció érhető el: Szállítói beérkező ajánlat, Munkalapok és Másolás. A Szállítói beérkező ajánlat opciót akkor használd, amikor a szállító válaszolt: az új adatlap az ajánlatkérés adataival előtöltve nyílik meg, és te már csak az árakat és az érvényességet adod meg. Az új bizonylat csak akkor jön létre, ha elmented. A Másolás piszkozatnál is használható. A Kapcsolódó bizonylatok fülön, bizonylatszám, kelte, típus, kiállító munkatárs és művelet oszlopokkal látod a bizonylatok láncát: az ajánlatkéréshez tartozó korábbi (például vevői ajánlatkérés) és későbbi (például szállítói beérkező ajánlat) bizonylatokat.
A vevőd 2 darab ceruzát kér tőled. Felveszel egy új ajánlatkérést a szállítónak: kiválasztod a partnert, a Teljesítés mezőbe beírod a kért időpontot, a Tételek fülön az Új gombbal felveszed a CERUZA01 cikkszámú terméket 2 darabbal. Elmented, lezárod (például Lezárás és letöltés), és a PDF-et elküldöd a szállítónak. Amikor megjön az ára, a lezárt ajánlatkérésből a Bizonylatkezelés > Szállítói beérkező ajánlat opcióval rögzíted a választ.
Mielőtt lezárod, ellenőrizd a tételek cikkszámát és mennyiségét, valamint a partnert: a lezárt bizonylat már nem módosítható, hiba esetén csak a Törlés és másolás opcióval (lista) vagy a Másolás opcióval készíthetsz javított változatot. Ha több szállítótól kérsz ajánlatot ugyanarra a tétellistára, az elsőt másold le, és csak a partnert cseréld.
Az adatlap fejadatai:
| Mező / Elem | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Bizonylatszám | A rendszer által kiosztott azonosító; nem szerkeszthető. | |
| Bizonylat kelte | A bizonylat létrehozásának napja; nem szerkeszthető. | |
| Partner cégnév | A szállító, akitől ajánlatot kérsz. | |
| Státusz | A bizonylat állapota (Piszkozat, Lezárt, Sztornó, Sztornózott); a műveletek hatására változik, kézzel nem módosítható. | |
| Teljesítés | A kért teljesítés időpontja. | |
| Partner ügyintéző | A szállító kapcsolattartója a partner ügyintézői közül. | |
| Deviza | A bizonylat pénzneme; az első mentés után nem módosítható. | |
| Árfolyam | A devizaárfolyam; akkor jelenik meg, ha nem a cég alapdevizáját választod. | |
| Tárgy | Szabad szöveges tárgy az azonosítás megkönnyítésére. |
A Beállítások fül mezői:
| Mező / Elem | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Számlázási cím | A cég saját számlázási címe, amely a bizonylaton szerepel. | |
| Projekt | Projekt, amelyhez a bizonylat tartozik. | |
| Munkaszám | Belső munkaszám a költségek követéséhez. | |
| Részlegszám | A bizonylatot kezelő részleg száma. | |
| Ügyfél rendelésszám | A partner által használt hivatkozási szám, ha van. |
Tétel mezők (az Új gombra megnyíló ablakban):
| Mező / Elem | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Cikkszám | A kért termék cikkszáma; üresen hibaüzenetet kapsz. | |
| Mennyiség | A szállítótól kért mennyiség. | |
| Megnevezés | A termék vagy szolgáltatás neve; üresen hibaüzenetet kapsz. | |
| Megjegyzés | Tételhez fűzött szabad megjegyzés. |
A Kötelező jelölés azt mutatja, hogy mentéskor (illetve a tétel hozzáadásakor) a mező kitöltése szükséges. Az Ügyfél megjegyzés és a Belső megjegyzés fül szabad szöveges mezői nem kötelezők.
Mert ez az ajánlatkérés: azt rögzíted rajta, mit szeretnél a szállítótól kapni, az árat pedig ő adja meg. A kapott árakat a Szállítói beérkező ajánlat bizonylaton rögzítheted, amelyet a lezárt ajánlatkérésből a Bizonylatkezelés menüvel indíthatsz. A tételtáblázatban ezért csak a megnevezés, a cikkszám és a mennyiség látható.
A Mentés piszkozatként tárolja a bizonylatot, amelyet később még szerkeszthetsz. A Lezárás véglegesíti: ezután az adatok nem módosíthatók, de a Bizonylatkezelés menü, a PDF és az e-mail küldés elérhetővé válik. A Törlés a bizonylatot Sztornózott állapotba teszi; ez nem vonható vissza. A Mentés és lezárás a kettőt egy lépésben végzi el.
A tételek és a fejadatok csak Piszkozat állapotban szerkeszthetők. Lezárás után a mezők zárolva vannak. Ha módosítanod kell, a lezárt bizonylatról a Bizonylatkezelés > Másolás opcióval készíts másolatot, és azon javíts. A Deviza a bizonylat első mentése után piszkozatban sem módosítható.
A Szállítói beérkező ajánlat és a Munkalapok opció csak lezárt (vagy annál továbbhaladott) bizonylatnál érhető el. Zárd le a bizonylatot, és ezután válaszd ki az opciót. Piszkozatnál csak a Másolás működik.
A rendszer rákérdez, hogy a terméket egyszerű termékként vagy szolgáltatásként létrehozza-e a törzsadatban. Ha elfogadod, a termék a törzsadatba kerül, és később máshol is használhatod. Ha a cikkszámot vagy a megnevezést üresen hagyod, a rendszer hibaüzenetet ad, és a tétel nem kerül fel a bizonylatra.
Új vagy önállóan felvett bizonylatnál a lista üres, mert még nincs kapcsolódó bizonylat. Akkor jelenik meg benne sor, amikor az ajánlatkérés egy másik bizonylatból készült (például vevői ajánlatkérésből), vagy amikor te indítasz belőle újabb bizonylatot (például szállítói beérkező ajánlatot). A sor szövege jelzi az irányt: „… számú bizonylatból készült bizonylat”, illetve „… számú bizonylaton került felhasználásra”.
Zárd le a bizonylatot, majd a Letöltés > PDF opcióval töltsd le, és küldd el a szállítónak; vagy használd a Kiegészítő funkciók > Új email lehetőséget, amellyel a levelet a bizonylatról indíthatod. A lezárás és a letöltés a Lezárás és letöltés opcióval egy lépésben is elvégezhető.
A Szállítói elküldött ajánlat modul csak akkor jelenik meg a Főmenü / Beszerzés alatt, ha hozzá van rendelve a felhasználódhoz. Ha nem látod, kérd meg a rendszer adminisztrátorát, hogy ellenőrizze a modul hozzárendelését a felhasználód beállításaiban.
Nem szeretnél órákon át keresgélni a megoldás után? Válaszd a leghatékonyabb utat: jelentkezz egy személyre szabott, 45 perces online oktatásra, ahol kizárólag veled foglalkozunk. Legyen szó az alapok átnézéséről vagy egy konkrét modul részletes beállításáról, szakértő kollégánk lépésről lépésre végigvezet a teljes folyamaton.
Ne vesztegesd az időd – kérj segítséget!
A célunk az, hogy minél gyorsabban és hatékonyabban használd a rendszerünket. Akár teljesen új vagy nálunk, akár csak egy specifikus beállítással akadtál el, ne habozz segítséget kérni!
Érdeklődsz a szoftverünkkel kapcsolatban, írj bátran!
Ha nem találod a választ és szükséged van segítségre
Regisztrációdat hozd létre most,
fizess később!
