Im Beleg An Lieferanten gesendetes Angebot stellst du die Angebotsanfrage zusammen, die du an den Lieferanten sendest: Du wählst den Partner aus, gibst an, bis wann die Leistung erfolgen soll, und listest die angefragten Produkte mit Artikelnummer und Menge auf. Der Beleg enthält keine Preise und Werte — der Zweck der Angebotsanfrage ist ja gerade, dass der Lieferant einen Preis nennt. Die Antwort des Lieferanten mit Preisen erfasst du später auf einem anderen Beleg, dem Beleg Eingehendes Lieferantenangebot.
Was das ist und was nicht: Dies ist die Angebotsanfrage an den Lieferanten. Die Angebotsanfrage eines Kunden ist das Eingehendes Kundenangebot, das an einen Kunden gesendete Preisangebot ist das An Kunden gesendetes Angebot, und das vom Lieferanten erhaltene Angebot mit Preisen findest du im Modul Eingehendes Lieferantenangebot. Die Status des Belegs sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert.
Um eine neue Angebotsanfrage zu erstellen, klicke auf den Menüpunkt Hauptmenü / Beschaffung / An Lieferanten gesendetes Angebot / Neu (oder auf die Schaltfläche Neu der Liste). Oben im Beleg kannst du auf dem Reiter Details die Kopfdaten ausfüllen. Die Screenshots stammen aus der ungarischsprachigen Demo-Oberfläche.
Auf dem Reiter Positionen stehen die angefragten Produkte. Die Positionen sind nur bei einem Beleg im Status Entwurf bearbeitbar. Die Schaltflächen des Reiters:
In dem Fenster, das sich mit der Schaltfläche Neu öffnet, füllst du die Position auf dem Reiter Aktionen aus: Artikelnummer (Pflichtfeld), Menge, Bezeichnung (Pflichtfeld) und Anmerkung. Mit der Schaltfläche Hinzufügen kommt die Position auf den Beleg, mit der Schaltfläche Schließen wird das Fenster geschlossen. Wenn das angegebene Produkt noch nicht in den Stammdaten steht, fragt das System nach, ob es als einfaches Produkt oder als Dienstleistung angelegt werden soll — so bleibt die Angebotsanfrage nicht an einem noch nicht erfassten Produkt hängen (diese Abfrage wird auf Ungarisch angezeigt). In der Positionstabelle sind die Spalten Bezeichnung, Artikelnummer und Menge sichtbar.
Auf dem Reiter Einstellungen kannst du die weiteren Daten des Belegs angeben: Rechnungsadresse (Pflichtfeld; du wählst aus den eigenen Rechnungsadressen deines Unternehmens), Projekt, Auftragsnummer, Abteilungsnummer und Kundenbestellnummer. Anhand von Projekt, Auftragsnummer und Abteilungsnummer kannst du später in der Liste filtern.
Auf den Reitern Kundenbemerkung und Interne Bemerkung kannst du Freitext schreiben; oberhalb des Textfelds kannst du auch aus den zuvor gespeicherten Bemerkungsvorlagen wählen, falls es welche gibt. Auf dem Reiter Aufgaben verwaltest du die zum Beleg gehörenden Aufgaben, auf dem Reiter Dateien die angehängten Dokumente und auf dem Reiter Benutzerdefinierte Felder die auf dein Unternehmen zugeschnittenen zusätzlichen Datenfelder. Oben im Beleg gibt es weitere Reiter: Verlauf, E-Mail, Paketverfolgung, CRM, Statushistorie und Ereignisse.
Die Schaltflächen des Reiters Aktionen:
Nach dem Abschluss können die Daten des Belegs nicht mehr geändert werden. Auf den Reitern Zusatzfunktionen und Ansicht und Layout findest du weitere Hilfsfunktionen und Anzeigeeinstellungen.
Bei einer abgeschlossenen Angebotsanfrage bietet das Menü Belegverwaltung drei Optionen: Eingehendes Lieferantenangebot, Arbeitsblätter und Kopieren. Die Option Eingehendes Lieferantenangebot verwendest du, wenn der Lieferant geantwortet hat: Der neue Beleg öffnet sich mit den Daten der Angebotsanfrage vorausgefüllt, und du gibst nur noch die Preise und die Gültigkeit an. Der neue Beleg wird nur erstellt, wenn du ihn speicherst. Kopieren kann auch bei einem Entwurf verwendet werden. Auf dem Reiter Verknüpfte Belege siehst du mit den Spalten Belegnummer, Datum, Typ, ausstellender Mitarbeiter und Aktion die Kette der Belege: die zur Angebotsanfrage gehörenden früheren (zum Beispiel eine Kundenangebotsanfrage) und späteren (zum Beispiel ein eingehendes Lieferantenangebot) Belege.
Dein Kunde bestellt bei dir 2 Bleistifte. Du legst eine neue Angebotsanfrage an den Lieferanten an: Du wählst den Partner aus, trägst im Feld Leistungsdatum den gewünschten Zeitpunkt ein und erfasst auf dem Reiter Positionen mit der Schaltfläche Neu das Produkt mit der Artikelnummer CERUZA01 mit der Menge 2. Du speicherst, schließt ab (zum Beispiel mit Abschließen und herunterladen) und sendest die PDF an den Lieferanten. Wenn der Preis eintrifft, erfasst du die Antwort aus der abgeschlossenen Angebotsanfrage mit der Option Belegverwaltung > Eingehendes Lieferantenangebot.
Prüfe vor dem Abschluss die Artikelnummern und Mengen der Positionen sowie den Partner: Ein abgeschlossener Beleg kann nicht mehr geändert werden, bei einem Fehler kannst du nur mit der Option Löschen und kopieren (Liste) oder der Option Kopieren eine korrigierte Version erstellen. Wenn du bei mehreren Lieferanten für dieselbe Positionsliste ein Angebot anfragst, kopiere die erste Anfrage und tausche nur den Partner aus.
Die Kopfdaten des Belegs:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die vom System vergebene Kennung; nicht bearbeitbar. | |
| Belegdatum | Der Tag, an dem der Beleg erstellt wurde; nicht bearbeitbar. | |
| Partner-Firmenname | Der Lieferant, bei dem du ein Angebot anfragst. | |
| Status | Der Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert); er ändert sich durch die Aktionen und kann nicht von Hand geändert werden. | |
| Leistungsdatum | Der gewünschte Leistungszeitpunkt. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Ansprechpartner beim Lieferanten aus den Ansprechpartnern des Partners. | |
| Währung | Die Währung des Belegs; nach dem ersten Speichern nicht mehr änderbar. | |
| Wechselkurs | Der Wechselkurs; er erscheint, wenn du nicht die Basiswährung deines Unternehmens wählst. | |
| Betreff | Ein Freitext-Betreff zur leichteren Identifizierung. |
Die Felder des Reiters Einstellungen:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Rechnungsadresse | Die eigene Rechnungsadresse deines Unternehmens, die auf dem Beleg erscheint. | |
| Projekt | Das Projekt, zu dem der Beleg gehört. | |
| Auftragsnummer | Eine interne Auftragsnummer zur Kostenverfolgung. | |
| Abteilungsnummer | Die Nummer der Abteilung, die den Beleg bearbeitet. | |
| Kundenbestellnummer | Die vom Partner verwendete Referenznummer, falls vorhanden. |
Positionsfelder (in dem Fenster, das sich mit der Schaltfläche Neu öffnet):
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des angefragten Produkts; bleibt sie leer, erhältst du eine Fehlermeldung. | |
| Menge | Die beim Lieferanten angefragte Menge. | |
| Bezeichnung | Der Name des Produkts oder der Dienstleistung; bleibt er leer, erhältst du eine Fehlermeldung. | |
| Anmerkung | Eine freie Anmerkung zur Position. |
Die Markierung Pflichtfeld zeigt, dass das Ausfüllen des Felds beim Speichern (bzw. beim Hinzufügen der Position) erforderlich ist. Die Freitextfelder der Reiter Kundenbemerkung und Interne Bemerkung sind keine Pflichtfelder.
Weil dies eine Angebotsanfrage ist: Du hältst darauf fest, was du vom Lieferanten erhalten möchtest, und den Preis nennt er. Die erhaltenen Preise kannst du auf dem Beleg Eingehendes Lieferantenangebot erfassen, den du aus der abgeschlossenen Angebotsanfrage über das Menü Belegverwaltung starten kannst. Deshalb sind in der Positionstabelle nur Bezeichnung, Artikelnummer und Menge sichtbar.
Speichern legt den Beleg als Entwurf ab, den du später noch bearbeiten kannst. Abschluss macht ihn endgültig: Danach können die Daten nicht mehr geändert werden, dafür werden das Menü Belegverwaltung, PDF und der E-Mail-Versand verfügbar. Löschen versetzt den Beleg in den Status Storniert; das kann nicht rückgängig gemacht werden. Speichern und abschließen erledigt beides in einem Schritt.
Positionen und Kopfdaten sind nur im Status Entwurf bearbeitbar. Nach dem Abschluss sind die Felder gesperrt. Wenn du etwas ändern musst, erstelle vom abgeschlossenen Beleg mit der Option Belegverwaltung > Kopieren eine Kopie und korrigiere dort. Die Währung kann nach dem ersten Speichern des Belegs auch im Entwurf nicht mehr geändert werden.
Die Optionen Eingehendes Lieferantenangebot und Arbeitsblätter sind nur bei einem abgeschlossenen (oder weiter fortgeschrittenen) Beleg verfügbar. Schließe den Beleg ab und wähle dann die Option. Bei einem Entwurf funktioniert nur Kopieren.
Das System fragt nach, ob das Produkt als einfaches Produkt oder als Dienstleistung in den Stammdaten angelegt werden soll (die Abfrage wird auf Ungarisch angezeigt). Wenn du zustimmst, kommt das Produkt in die Stammdaten, und du kannst es später auch anderswo verwenden. Wenn du die Artikelnummer oder die Bezeichnung leer lässt, gibt das System eine Fehlermeldung aus, und die Position kommt nicht auf den Beleg.
Bei einem neuen oder eigenständig angelegten Beleg ist die Liste leer, weil es noch keinen verknüpften Beleg gibt. Eine Zeile erscheint darin, wenn die Angebotsanfrage aus einem anderen Beleg erstellt wurde (zum Beispiel aus einer Kundenangebotsanfrage) oder wenn du daraus einen weiteren Beleg startest (zum Beispiel ein eingehendes Lieferantenangebot). Der Text der Zeile zeigt die Richtung: „aus Beleg Nr. … erstellt“ bzw. „auf Beleg Nr. … verwendet“ (der Wortlaut dieser Zeilen wird auf Ungarisch angezeigt).
Schließe den Beleg ab, lade ihn dann mit der Option Herunterladen > PDF herunter und sende ihn an den Lieferanten; oder verwende die Möglichkeit Zusatzfunktionen > Neue E-Mail, mit der du die E-Mail direkt aus dem Beleg starten kannst. Abschluss und Download lassen sich mit der Option Abschließen und herunterladen auch in einem Schritt erledigen.
Das Modul An Lieferanten gesendetes Angebot erscheint unter Hauptmenü / Beschaffung nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn du es nicht siehst, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in deinen Benutzereinstellungen zu prüfen.
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