V doklade Odoslaná ponuka dodávateľa (v maďarskom rozhraní Szállítói elküldött ajánlat) zostavíš žiadosť o ponuku, ktorú pošleš dodávateľovi: vyberieš partnera, uvedieš, dokedy má plnenie nastať, a vypíšeš požadované produkty s kódom položky a množstvom. Doklad neobsahuje ceny ani hodnoty — účelom žiadosti o ponuku je práve to, aby dodávateľ uviedol cenu. Odpoveď dodávateľa s cenami zaznamenáš neskôr na inom doklade, v doklade Prijatá žiadosť dodávateľa (maďarsky Szállítói beérkező ajánlat).
Pozor: slovenské názvy menu nie sú doslovné preklady maďarských názvov, preto pri nich uvádzame aj maďarský názov v zátvorke.
Čo to je a čo nie: je to žiadosť o ponuku adresovaná dodávateľovi. Žiadosť o ponuku od zákazníka je Prijatá žiadosť od zákazníka, cenová ponuka odoslaná zákazníkovi je Odoslaná ponuka zákazníkovi a ponuku s cenami, ktorú dostaneš od dodávateľa, nájdeš v module Prijatá žiadosť dodávateľa. Stavy dokladu: Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný.
Novú žiadosť o ponuku vytvoríš cez menu Hlavné menu / Obstarávanie / Odoslaná ponuka dodávateľa / Nový (maďarsky Szállítói elküldött ajánlat / Új), prípadne tlačidlom Nový v zozname. V hornej časti dokladu môžeš na karte Podrobnosti vyplniť hlavičkové údaje. Snímky obrazovky pochádzajú z maďarského demo rozhrania.
Na karte Položky sú požadované produkty. Položky sa dajú upravovať len v doklade v stave Koncept. Tlačidlá karty:
V okne, ktoré sa otvorí tlačidlom Nový, položku vyplníš na karte Operácie: Kód položky (povinné), Množstvo, Názov (povinné) a Poznámka. Tlačidlom Pridať sa položka dostane do dokladu, tlačidlom Zavrieť sa okno zatvorí. Ak zadaný produkt ešte nie je v kmeňových údajoch, systém sa opýta, či ho má založiť ako jednoduchý produkt alebo ako službu — žiadosť o ponuku tak nezostane visieť na ešte nezaevidovanom produkte (táto otázka sa zobrazuje po maďarsky). V tabuľke položiek sú viditeľné stĺpce Názov, Kód položky a Množstvo.
Na karte Nastavenia môžeš uviesť ďalšie údaje dokladu: Fakturačná adresa (povinné; vyberáš z fakturačných adries vlastnej firmy), Projekt, Číslo úlohy, Číslo strediska a Objednávkové číslo zákazníka. Podľa projektu, čísla úlohy a čísla strediska môžeš neskôr filtrovať v zozname.
Na kartách Poznámka pre zákazníka a Interná poznámka môžeš písať voľný text; nad textovým poľom môžeš vybrať aj z predtým uložených šablón poznámok, ak nejaké existujú. Na karte Úlohy spravuješ úlohy patriace k dokladu, na karte Súbory priložené dokumenty a na karte Vlastné polia dodatočné údaje prispôsobené tvojej firme. V hornej časti dokladu sú ďalšie karty: História, E-mail, Sledovanie zásielky, CRM, História stavu a Udalosti.
Tlačidlá karty Operácie:
Po uzavretí sa údaje dokladu už nedajú meniť. Na kartách Doplnkové funkcie a Zobrazenie a rozloženie nájdeš ďalšie pomocné funkcie a nastavenia zobrazenia.
Pri uzavretej žiadosti o ponuku ponúka menu Správa dokladov tri možnosti: Prijatá žiadosť dodávateľa, Pracovné listy a Kopírovanie. Možnosť Prijatá žiadosť dodávateľa použiješ, keď dodávateľ odpovedal: nový doklad sa otvorí s predvyplnenými údajmi žiadosti o ponuku a ty už len uvedieš ceny a platnosť. Nový doklad vznikne, až keď ho uložíš. Kopírovanie sa dá použiť aj pri koncepte. Na karte Súvisiace doklady vidíš v stĺpcoch číslo dokladu, dátum, typ, vystavujúci zamestnanec a operácia reťaz dokladov: predchádzajúce (napríklad žiadosť o ponuku od zákazníka) a nasledujúce (napríklad prijatá ponuka dodávateľa) doklady patriace k žiadosti o ponuku.
Tvoj zákazník si u teba objedná 2 ceruzky. Založíš novú žiadosť o ponuku pre dodávateľa: vyberieš partnera, do poľa Plnenie zadáš požadovaný termín a na karte Položky tlačidlom Nový zadáš produkt s kódom položky CERUZA01 v množstve 2. Uložíš, uzavrieš (napríklad cez Uzavretie a stiahnutie) a PDF pošleš dodávateľovi. Keď príde cena, odpoveď zaznamenáš z uzavretej žiadosti o ponuku možnosťou Správa dokladov > Prijatá žiadosť dodávateľa.
Pred uzavretím skontroluj kódy položiek, množstvá a partnera: uzavretý doklad sa už nedá zmeniť, pri chybe môžeš opravenú verziu vytvoriť len možnosťou Vymazanie a kopírovanie (zoznam) alebo Kopírovanie. Ak žiadaš ponuku od viacerých dodávateľov na ten istý zoznam položiek, skopíruj prvú žiadosť a vymeň len partnera.
Hlavičkové údaje dokladu:
| Pole / Prvok | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Číslo dokladu | Identifikátor pridelený systémom; nedá sa upraviť. | |
| Dátum vystavenia dokladu | Deň, keď bol doklad vytvorený; nedá sa upraviť. | |
| Názov firmy partnera | Dodávateľ, od ktorého žiadaš ponuku. | |
| Stav | Stav dokladu (Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný); mení sa operáciami a nedá sa zmeniť ručne. | |
| Plnenie | Požadovaný termín plnenia. | |
| Kontaktná osoba partnera | Kontaktná osoba u dodávateľa z kontaktných osôb partnera. | |
| Mena | Mena dokladu; po prvom uložení sa nedá zmeniť. | |
| Výmenný kurz | Výmenný kurz; zobrazí sa, ak nezvolíš základnú menu svojej firmy. | |
| Predmet | Voľný text predmetu na ľahšiu identifikáciu. |
Polia karty Nastavenia:
| Pole / Prvok | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Fakturačná adresa | Vlastná fakturačná adresa tvojej firmy, ktorá sa zobrazí na doklade. | |
| Projekt | Projekt, ku ktorému doklad patrí. | |
| Číslo úlohy | Interné číslo úlohy na sledovanie nákladov. | |
| Číslo strediska | Číslo strediska, ktoré doklad spracúva. | |
| Objednávkové číslo zákazníka | Referenčné číslo používané partnerom, ak existuje. |
Polia položky (v okne, ktoré sa otvorí tlačidlom Nový):
| Pole / Prvok | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Kód položky | Kód položky požadovaného produktu; ak ho nevyplníš, dostaneš chybové hlásenie. | |
| Množstvo | Množstvo požadované od dodávateľa. | |
| Názov | Názov produktu alebo služby; ak ho nevyplníš, dostaneš chybové hlásenie. | |
| Poznámka | Voľná poznámka k položke. |
Označenie povinného poľa znamená, že vyplnenie poľa je pri uložení (resp. pri pridaní položky) nevyhnutné. Voľnotextové polia kariet Poznámka pre zákazníka a Interná poznámka nie sú povinné.
Pretože ide o žiadosť o ponuku: zaznamenávaš v nej, čo chceš od dodávateľa dostať, a cenu uvedie on. Prijaté ceny môžeš zaznamenať v doklade Prijatá žiadosť dodávateľa, ktorý z uzavretej žiadosti o ponuku založíš cez menu Správa dokladov. Preto sú v tabuľke položiek viditeľné len názov, kód položky a množstvo.
Uložiť uloží doklad ako koncept, ktorý môžeš neskôr ešte upravovať. Uzavretie ho urobí definitívnym: údaje sa už nedajú meniť, zato sa sprístupní menu Správa dokladov, PDF a odosielanie e-mailom. Vymazať prevedie doklad do stavu Stornovaný; to sa nedá vrátiť späť. Uložiť a zavrieť urobí oboje naraz.
Položky a hlavičkové údaje sa dajú upravovať len v stave Koncept. Po uzavretí sú polia zamknuté. Ak potrebuješ niečo zmeniť, z uzavretého dokladu vytvor kópiu možnosťou Správa dokladov > Kopírovanie a oprav ju tam. Mena sa po prvom uložení dokladu nedá zmeniť ani v koncepte.
Možnosti Prijatá žiadosť dodávateľa a Pracovné listy sú dostupné len pri uzavretom (alebo pokročilejšom) doklade. Doklad uzavri a potom vyber možnosť. Pri koncepte funguje len Kopírovanie.
Systém sa opýta, či má produkt založiť do kmeňových údajov ako jednoduchý produkt alebo ako službu (otázka sa zobrazuje po maďarsky). Ak súhlasíš, produkt sa dostane do kmeňových údajov a môžeš ho neskôr použiť aj inde. Ak kód položky alebo názov nevyplníš, systém vypíše chybové hlásenie a položka sa na doklad nedostane.
Pri novom alebo samostatne založenom doklade je zoznam prázdny, pretože ešte neexistuje súvisiaci doklad. Riadok sa v ňom objaví, ak žiadosť o ponuku vznikla z iného dokladu (napríklad zo žiadosti o ponuku od zákazníka) alebo ak z nej založíš ďalší doklad (napríklad prijatú ponuku dodávateľa). Text riadku ukazuje smer: „vytvorené z dokladu č. …“ resp. „použité na doklade č. …“ (znenie týchto riadkov sa zobrazuje po maďarsky).
Doklad uzavri, potom ho stiahni možnosťou Stiahnuť > PDF a pošli dodávateľovi; alebo použi možnosť Doplnkové funkcie > Nový e-mail, ktorou môžeš e-mail založiť priamo z dokladu. Uzavretie a stiahnutie môžeš vybaviť aj naraz možnosťou Uzavretie a stiahnutie.
Modul Odoslaná ponuka dodávateľa sa v menu Hlavné menu / Obstarávanie zobrazí len vtedy, ak je pridelený tvojmu používateľovi. Ak ho nevidíš, požiadaj správcu systému, aby skontroloval pridelenie modulov v nastaveniach tvojho používateľa.
Nechcete stráviť hodiny hľadaním riešenia? Zvoľte najefektívnejšiu cestu: objednajte sa na individuálne 45-minútové online školenie, počas ktorého sa budeme venovať výlučne vám. Či už ide o prehľad základov alebo podrobné nastavenie konkrétneho modulu, náš odborný kolega vás krok za krokom prevedie celým procesom.
Nestrácajte čas – požiadajte o pomoc!
Naším cieľom je, aby ste náš systém začali využívať čo najrýchlejšie a najefektívnejšie. Či už ste u nás úplne noví, alebo ste sa zasekli pri konkrétnom nastavení, neváhajte požiadať o pomoc!
Zaregistruj sa teraz,
zaplať neskôr!
