În documentul Ofertă trimisă către furnizor compui cererea de ofertă pe care o trimiți furnizorului: alegi partenerul, indici până când dorești prestarea și enumeri produsele solicitate cu codul articolului și cantitatea. Documentul nu conține prețuri sau valori — scopul cererii de ofertă este tocmai ca furnizorul să comunice un preț. Răspunsul furnizorului cu prețuri îl înregistrezi mai târziu pe un alt document, documentul Ofertă furnizor primită.
Ce este și ce nu este: aceasta este cererea de ofertă adresată furnizorului. Cererea de ofertă a unui client este Ofertă client primită, oferta de preț trimisă unui client este Ofertă trimisă către client, iar oferta cu prețuri primită de la furnizor se află în modulul Ofertă furnizor primită. Stările documentului sunt: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat.
Pentru a crea o cerere de ofertă nouă, apasă pe elementul de meniu Meniu principal / Achiziție / Ofertă trimisă către furnizor / Nou (sau pe butonul Nou din listă). În partea de sus a documentului, pe fila Detalii, poți completa datele de antet. Capturile de ecran provin din interfața demo în limba maghiară.
Pe fila Poziții se află produsele solicitate. Pozițiile pot fi modificate doar la un document în starea Ciornă. Butoanele filei:
În fereastra care se deschide cu butonul Nou, completezi poziția pe fila Acțiuni: Cod articol (obligatoriu), Cantitate, Denumire (obligatoriu) și Observație. Cu butonul Adăugare poziția ajunge în document, cu butonul Închidere fereastra se închide. Dacă produsul indicat nu se află încă în datele de bază, sistemul întreabă dacă să-l creeze ca produs simplu sau ca serviciu — astfel cererea de ofertă nu rămâne blocată la un produs neînregistrat încă (această întrebare apare în limba maghiară). În tabelul pozițiilor sunt vizibile coloanele Denumire, Cod articol și Cantitate.
Pe fila Setări poți indica celelalte date ale documentului: Adresă de facturare (obligatoriu; alegi dintre adresele de facturare proprii ale firmei tale), Proiect, Număr comandă, Număr departament și Număr comandă client. După proiect, numărul comenzii și numărul departamentului poți filtra ulterior în listă.
Pe filele Observație client și Observație internă poți scrie text liber; deasupra câmpului de text poți alege și dintre șabloanele de observații salvate anterior, dacă există. Pe fila Sarcini gestionezi sarcinile aferente documentului, pe fila Fișiere documentele atașate, iar pe fila Câmpuri personalizate datele suplimentare adaptate firmei tale. În partea de sus a documentului există și alte file: Istoric, E-mail, Urmărire colet, CRM, Istoric stare și Evenimente.
Butoanele filei Acțiuni:
După finalizare, datele documentului nu mai pot fi modificate. Pe filele Funcții suplimentare și Vizualizare și aspect găsești alte funcții auxiliare și setări de afișare.
La o cerere de ofertă finalizată, meniul Gestionare documente oferă trei opțiuni: Ofertă furnizor primită, Fișe de lucru și Copiere. Opțiunea Ofertă furnizor primită o folosești când furnizorul a răspuns: documentul nou se deschide cu datele cererii de ofertă precompletate, iar tu indici doar prețurile și valabilitatea. Documentul nou se creează abia când îl salvezi. Copiere poate fi folosită și la o ciornă. Pe fila Documente asociate vezi, în coloanele număr document, dată, tip, angajat emitent și acțiune, lanțul documentelor: cele anterioare (de exemplu o cerere de ofertă a unui client) și cele ulterioare (de exemplu o ofertă primită de la furnizor) aferente cererii de ofertă.
Clientul tău comandă la tine 2 creioane. Creezi o cerere de ofertă nouă către furnizor: alegi partenerul, în câmpul Data prestării introduci termenul dorit, iar pe fila Poziții, cu butonul Nou, introduci produsul cu codul articolului CERUZA01 în cantitate de 2. Salvezi, finalizezi (de exemplu cu Finalizare și descărcare) și trimiți PDF-ul furnizorului. Când sosește prețul, înregistrezi răspunsul din cererea de ofertă finalizată cu opțiunea Gestionare documente > Ofertă furnizor primită.
Înainte de finalizare, verifică codurile articolelor, cantitățile și partenerul: un document finalizat nu mai poate fi modificat, iar în caz de greșeală poți crea o versiune corectată doar cu opțiunea Ștergere și copiere (lista) sau Copiere. Dacă soliciți ofertă de la mai mulți furnizori pentru aceeași listă de poziții, copiază prima cerere și schimbă doar partenerul.
Datele de antet ale documentului:
| Câmp / Element | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Număr document | Identificatorul atribuit de sistem; nu poate fi modificat. | |
| Data documentului | Ziua în care a fost creat documentul; nu poate fi modificată. | |
| Nume companie partener | Furnizorul de la care soliciți o ofertă. | |
| Stare | Starea documentului (Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat); se schimbă prin acțiuni și nu poate fi modificată manual. | |
| Data prestării | Termenul de prestare dorit. | |
| Persoană de contact partener | Persoana de contact de la furnizor, dintre persoanele de contact ale partenerului. | |
| Monedă | Moneda documentului; după prima salvare nu mai poate fi modificată. | |
| Curs de schimb | Cursul de schimb; apare dacă nu alegi moneda de bază a firmei tale. | |
| Subiect | Un subiect în text liber, pentru identificare mai ușoară. |
Câmpurile filei Setări:
| Câmp / Element | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Adresă de facturare | Adresa de facturare proprie a firmei tale, care apare pe document. | |
| Proiect | Proiectul căruia îi aparține documentul. | |
| Număr comandă | Un număr intern de comandă pentru urmărirea costurilor. | |
| Număr departament | Numărul departamentului care prelucrează documentul. | |
| Număr comandă client | Numărul de referință folosit de partener, dacă există. |
Câmpurile poziției (în fereastra care se deschide cu butonul Nou):
| Câmp / Element | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Cod articol | Codul articolului produsului solicitat; dacă rămâne necompletat, primești un mesaj de eroare. | |
| Cantitate | Cantitatea solicitată de la furnizor. | |
| Denumire | Numele produsului sau al serviciului; dacă rămâne necompletat, primești un mesaj de eroare. | |
| Observație | O observație liberă despre poziție. |
Marcajul de câmp obligatoriu arată că completarea câmpului este necesară la salvare (respectiv la adăugarea poziției). Câmpurile de text liber ale filelor Observație client și Observație internă nu sunt obligatorii.
Pentru că aceasta este o cerere de ofertă: consemnezi în ea ce dorești să primești de la furnizor, iar prețul îl comunică el. Prețurile primite le poți înregistra pe documentul Ofertă furnizor primită, pe care îl pornești din cererea de ofertă finalizată prin meniul Gestionare documente. De aceea, în tabelul pozițiilor sunt vizibile doar denumirea, codul articolului și cantitatea.
Salvare păstrează documentul ca ciornă, pe care o poți modifica ulterior. Finalizare îl face definitiv: după aceea datele nu mai pot fi modificate, dar devin disponibile meniul Gestionare documente, PDF-ul și trimiterea prin e-mail. Ștergere mută documentul în starea Stornat; aceasta nu poate fi anulată. Salvare și finalizare le face pe amândouă dintr-o dată.
Pozițiile și datele de antet pot fi modificate doar în starea Ciornă. După finalizare, câmpurile sunt blocate. Dacă trebuie să schimbi ceva, creează din documentul finalizat o copie cu opțiunea Gestionare documente > Copiere și corectează acolo. Moneda nu mai poate fi modificată după prima salvare a documentului, nici în ciornă.
Opțiunile Ofertă furnizor primită și Fișe de lucru sunt disponibile doar la un document finalizat (sau mai avansat). Finalizează documentul, apoi alege opțiunea. La o ciornă funcționează doar Copiere.
Sistemul întreabă dacă să creeze produsul în datele de bază ca produs simplu sau ca serviciu (întrebarea apare în limba maghiară). Dacă ești de acord, produsul ajunge în datele de bază și îl poți folosi ulterior și în altă parte. Dacă lași necompletat codul articolului sau denumirea, sistemul afișează un mesaj de eroare, iar poziția nu ajunge în document.
La un document nou sau creat de sine stătător lista este goală, deoarece nu există încă un document asociat. Un rând apare în ea dacă cererea de ofertă a fost creată dintr-un alt document (de exemplu dintr-o cerere de ofertă a unui client) sau dacă pornești din ea un alt document (de exemplu o ofertă primită de la furnizor). Textul rândului arată direcția: „creat din documentul nr. …” sau „folosit pe documentul nr. …” (formularea acestor rânduri apare în limba maghiară).
Finalizează documentul, apoi descarcă-l cu opțiunea Descărcare > PDF și trimite-l furnizorului; sau folosește opțiunea Funcții suplimentare > E-mail nou, cu care poți porni e-mailul direct din document. Finalizarea și descărcarea le poți face și dintr-o dată cu opțiunea Finalizare și descărcare.
Modulul Ofertă trimisă către furnizor apare în Meniu principal / Achiziție doar dacă este atribuit utilizatorului tău. Dacă nu îl vezi, roagă administratorul sistemului să verifice atribuirea modulelor în setările utilizatorului tău.
Nu doriți să petreceți ore căutând o soluție? Alegeți cea mai eficientă cale: programați-vă la o sesiune de instruire online personalizată de 45 de minute, dedicată exclusiv dumneavoastră. Fie că este vorba despre o trecere în revistă a elementelor de bază sau despre configurarea detaliată a unui modul specific, colegul nostru expert vă va ghida pas cu pas prin întregul proces.
Nu vă pierdeți timpul - solicitați ajutor!
Scopul nostru este să folosiți sistemul nostru cât mai rapid și eficient posibil. Indiferent dacă sunteți complet nou la noi sau ați rămas blocat la o setare specifică, nu ezitați să cereți ajutor!
Ești interesat de software-ul nostru? Scrie-ne cu încredere!
Dacă nu găsești răspunsul și ai nevoie de asistență
Creează-ți contul acum,
plătește mai târziu!
