Unter Hauptmenü / Beschaffung / Eingangsrechnungen / Ablaufende Rechnungen siehst du die Eingangsrechnungen (und Kosten), die du noch nicht ausgeglichen hast und deren Zahlungsfrist näher rückt oder bereits abgelaufen ist. Die Liste hilft dir, Lieferanten rechtzeitig zu bezahlen: Du erfasst hier keine neuen Rechnungen, sondern verfolgst und bearbeitest bereits erfasste. Hinweis: Die Screenshots stammen aus der ungarischen Oberfläche; die ungarischen Bezeichnungen stehen in den Bildbeschreibungen, wo sinnvoll, in Klammern.
Welche Seite verwendest du wann?
Klicke auf Hauptmenü / Beschaffung / Eingangsrechnungen / Ablaufende Rechnungen. Die Liste öffnet sich mit der oben beschriebenen Standardeinstellung. Oben siehst du vier Reiter: Vorgänge, Suche, Ansicht und Layout und Zusatzfunktionen. Die Spalten der Liste sind: Belegnummer, Belegdatum, Leistungsdatum, Firmenname des Partners, Nettowert, MwSt.-Satz, Bruttowert, Ausgeglichen, Währung und Status.
Auf dem Reiter Suche kannst du die Liste mit diesen Feldern eingrenzen: Firmenname des Partners, Belegnummer, Währung, Status (mehrere gleichzeitig wählbar) und Ausgeglichen. Beispiel: Interessiert dich nur ein Lieferant, gib seinen Namen in das Feld Firmenname des Partners ein und klicke auf Suche. Das Feld Ausgeglichen ist auf dieser Seite fest auf „Nein“ gesetzt, grau dargestellt und nicht änderbar, weil die Seite nur nicht ausgeglichene Rechnungen zeigt.
Mit der Schaltfläche Erweiterung öffnen sich weitere Filter: Belegdatum, Leistungsdatum, Fälligkeit, Abrechnungszeitraum (jeweils mit „von“ und „bis“) sowie Mitarbeiter und Artikelnummer. Hier änderst du den voreingestellten Wert Fälligkeit „bis“: Möchtest du zum Beispiel bis zum Ende des nächsten Monats vorausplanen, trage ein späteres Datum ein; willst du nur bereits überfällige Rechnungen sehen, trage das gestrige Datum ein.
Auf dem Reiter Ansicht und Layout passt du das Aussehen der Liste an: Unter Spalten wählst du, welche Spalten sichtbar sind und in welcher Reihenfolge; Zeilen legt die Zahl der Zeilen pro Seite fest; Sortierung die Standard-Sortierspalte und -richtung; Vorschaufenster schaltet das Vorschaufenster unter der Liste ein, aus oder fixiert es; Oberfläche und Funktionsweise enthält weitere Anzeigeeinstellungen. Die Einstellungen werden pro Benutzer gespeichert.
Wenn du in der Liste eine Rechnung markierst, zeigt das Vorschaufenster unter der Liste ihre Details, ohne sie zu öffnen. Seine Reiter: Positionen (Spalten: Bezeichnung, Artikelnummer, Bruttogewicht, Menge, Netto-Einzelpreis, Aktion), Verknüpfte Belege, Lagerplatzcodes und Liste der Seriennummern. So prüfst du schnell, worauf sich die Rechnung bezieht, bevor du sie bezahlst.
Auf dem Reiter Vorgänge findest du die folgenden Schaltflächen (sie beziehen sich auf die markierte Rechnung):
Auf dem Reiter Zusatzfunktionen findest du Gesendete E-Mails, Neue E-Mail, Neue Aufgabe, Partnerkarte und CRM, zum Beispiel um eine Aufgabe zur Zahlungsfrist anzulegen oder die Partnerkarte des Lieferanten anzusehen.
Öffne diese Liste einmal pro Woche und setze den Wert Fälligkeit „bis“ auf das Ende der nächsten Woche: So siehst du nicht nur überfällige, sondern auch in den nächsten Tagen zu zahlende Rechnungen und kannst rechtzeitig überweisen. Die Summen je Währung am Ende der Liste zeigen, welchen Betrag du in jeder Währung bereitstellen musst.
Die Spalten der Liste (auf dem Reiter Ansicht und Layout änderbar):
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Nummer der Eingangsrechnung (Lieferantenrechnungsnummer; bei Kosten die Kennung KLTS-...). | |
| Belegdatum | Der Ausstellungstag der Rechnung. | |
| Leistungsdatum | Der Tag der Leistung. | |
| Firmenname des Partners | Der Name des Lieferanten. | |
| Nettowert | Der Nettobetrag der Rechnung in der Rechnungswährung. | |
| MwSt.-Satz | Der auf der Rechnung ausgewiesene MwSt.-Satz. | |
| Bruttowert | Der zu zahlende Bruttobetrag. | |
| Ausgeglichen | Zeigt, ob die Rechnung ausgeglichen ist. Auf dieser Seite ist der Filter fest auf „Nein“ gesetzt. | |
| Währung | Die Währung der Rechnung. | |
| Status | Entwurf, Abgeschlossen, Storno oder Storniert. |
Die Suchfelder (keines ist Pflicht):
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Firmenname des Partners, Belegnummer, Währung | Filter nach Lieferant, Rechnungsnummer oder Währung. | |
| Status | Mehrere Status können gleichzeitig gewählt werden. | |
| Ausgeglichen | Fest auf „Nein“, nicht änderbar. | |
| Belegdatum, Leistungsdatum, Fälligkeit, Abrechnungszeitraum | Unter Erweiterung, mit „von“ und „bis“. Der Wert „bis“ der Fälligkeit ist standardmäßig heute + 5 Tage. | |
| Mitarbeiter, Artikelnummer | Unter Erweiterung: Filter nach Mitarbeiter bzw. Artikelnummer. |
Die Positionstabelle des Vorschaufensters: Bezeichnung, Artikelnummer, Bruttogewicht, Menge, Netto-Einzelpreis und Aktion.
Weil die Liste nach dem Wert Fälligkeit „bis“ filtert (standardmäßig heute + 5 Tage), ohne Untergrenze. Deshalb erscheint jede nicht ausgeglichene Rechnung, deren Frist spätestens an diesem Tag abläuft, auch lange überfällige. Das ist Absicht: Deine Verbindlichkeiten sollen nicht verschwinden.
Auf dieser Seite ist das Feld Ausgeglichen fest auf „Nein“ gesetzt und grau, weil die Liste nur nicht ausgeglichene Rechnungen zeigt. Bereits ausgeglichene Rechnungen findest du in den übrigen Listen der Eingangsrechnungen.
Online-Rechnungen zeigen aus NAV heruntergeladene Daten, die noch auf die Erfassung warten oder schon erfasst sind, und dort erfasst du Rechnungen. Ablaufende Rechnungen zeigt bereits erfasste Eingangsrechnungen nach Zahlungsfrist: Hier erfasst du nicht, sondern zahlst und verfolgst.
Es gibt drei häufige Gründe: Die Rechnung ist bereits ausgeglichen; ihre Fälligkeit liegt später als 5 Tage (ändere unter Erweiterung den Wert Fälligkeit „bis“); oder du hast sie noch nicht erfasst, sie wartet also bei den Online-Rechnungen oder E-Mail-Rechnungen auf die Erfassung und erscheint erst danach hier.
Markiere die Rechnung, klicke dann auf dem Reiter Vorgänge auf Ausgleich und wähle Kassenbeleg oder Bankbeleg, je nachdem, wie du bezahlt hast. Prüfe die Daten des erscheinenden Belegs, bevor du speicherst.
Das Modul erscheint nur dann im Menü, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Fehlt es, bitte den Administrator deines Unternehmens, die Modulzuweisung deines Benutzers zu prüfen.
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