Im Datenblatt der Eingangsrechnung erfasst du die Daten der vom Lieferanten erhaltenen Rechnung: wer sie ausgestellt hat, wann, zu welchen Zahlungsbedingungen und welche Produkte oder Dienstleistungen sie enthält. Hier kannst du die Rechnung außerdem abschließen, ausgleichen und stornieren sowie den zugehörigen Wareneingangsbeleg starten. Eine abgeschlossene Eingangsrechnung ist einer der Grundbelege des Beschaffungsprozesses, von dem aus der Wareneingang und die Verfolgung der Lieferantenverbindlichkeit starten.
Die Screenshots in dieser Anleitung stammen aus der ungarischen Oberfläche; die ungarischen Bezeichnungen stehen in den Bildunterschriften in Klammern.
Die Status der Eingangsrechnung sind: Entwurf (bearbeitbar, noch nicht finalisiert), Abgeschlossen (finalisiert, nicht mehr änderbar), Storno und Storniert (nachdem die Rechnung storniert wurde). Zum Überblick über die erfassten Rechnungen siehe die Anleitung Eingangsrechnungsliste.
Klicke auf Hauptmenü / Beschaffung / Eingangsrechnungen / Neu oder auf die Schaltfläche Neu der Eingangsrechnungsliste. Es öffnet sich das Datenblatt Új bejövő számla (neue Eingangsrechnung) im Status Entwurf mit leerer Tabelle Positionen. Eine bestehende Rechnung öffnest du aus der Liste mit der Schaltfläche Öffnen.
Oben im Datenblatt gibt es drei Tabs: Aktionen (Speichern, Abschluss, Storno, Verlauf, Herunterladen, Drucken, Belegverwaltung, Ausgleich), Zusatzfunktionen (Gesendete E-Mails, Neue E-Mail, Neues Produkt, Neuer Partner, Neue Aufgabe, Partnerkarte, Verwendung des Lieferscheins) und Ansicht und Layout (Oberfläche und Funktionsweise, Spalten).
Fülle den Rechnungskopf anhand der vom Lieferanten erhaltenen Rechnung aus:
Klicke auf das Aktualisieren-Symbol (die Schaltfläche Belegnummernprüfung) neben dem Feld Belegnummer, und das System prüft, ob bereits eine Eingangsrechnung mit der eingegebenen Nummer erfasst wurde. Falls ja, erscheint die ungarische Warnung „Iktatásra került már egy másik bejövő számla ezen a sorszámon!“ (unter dieser Nummer wurde bereits eine andere Eingangsrechnung erfasst); mit der Schaltfläche Újat kezdek („Ich beginne eine neue“) kannst du die Erfassung neu starten, mit Folytatom („Ich mache weiter“) behältst du die bisherigen Daten. Ist die Nummer noch frei, erhältst du die Meldung „A sorszámon még nem került iktatásra számla!“ (unter dieser Nummer wurde noch keine Rechnung erfasst). Diese Prüfung hilft, dieselbe Lieferantenrechnung nicht doppelt zu erfassen; beim Speichern warnt das System außerdem gesondert, wenn die Belegnummer bereits existiert („A bizonylatszám már létezik a rendszerben!“).
Auf dem Tab Positionen fügst du die Produkte und Dienstleistungen der Rechnung hinzu. Die Schaltflächen der Symbolleiste über der Tabelle:
Die Spalten der Tabelle: Bezeichnung, Artikelnummer, Menge, Netto-Einzelpreis, MwSt.-Satz, Nettowert, Umsatzsteuerwert und Bruttowert. Unter der Tabelle siehst du die Anzahl der Zeilen und Positionen, das Feld Sonstige Kosten (z. B. Versand- oder Zollkosten), das anteilig auf die Anschaffungskosten der Positionen verteilt wird (Anschaffungskosten = Einkaufspreis + anteilige sonstige Kosten), sowie die Summen Nettowert, Umsatzsteuerwert und Bruttowert der Rechnung.
Im Fenster des Positionseditors, das sich mit Neu öffnet, gibst du die Daten der Position auf dem Tab Tulajdonságok (Eigenschaften) ein: Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, MwSt.-Satz, Nettó alapár (Netto-Grundpreis), Kedvezmény / Felár (%) (Rabatt / Aufschlag), Netto-Einzelpreis, Bruttó egységár (Brutto-Einzelpreis) und Tétel megjegyzés (Positionsbemerkung). Die Daten zu Raktározási alapadatok (Lager-Grunddaten) und Könyvelés (Buchhaltung) stellst du auf weiteren Tabs ein. Das rechte Panel zeigt auf dem Tab Alapadatok (Grunddaten) die Preis- und Bestandsdaten des gewählten Produkts (Verkaufs- und Einkaufspreis, physischer, reservierter, verfügbarer und eingehender Bestand), weitere Informationen auf dem Tab Egyéb (Sonstiges). Unten im Fenster siehst du den Netto-, Umsatzsteuer- und Bruttowert der Position. Mit der Schaltfläche Hozzáadás („Hinzufügen“) kommt die Position auf die Rechnung, mit Hozzáadás és új termék („Hinzufügen und neues Produkt“) kannst du direkt nach dem Hinzufügen ein neues, noch nicht in den Stammdaten vorhandenes Produkt anlegen.
Wenn du bereits einen Eingangslieferschein des Lieferanten erfasst hast, musst du dessen Positionen nicht neu eintippen. Wähle den Partner und klicke dann auf dem Tab Zusatzfunktionen auf die Schaltfläche Verwendung des Lieferscheins. Das sich öffnende Fenster listet aus den abgeschlossenen, noch nicht berechneten Eingangslieferscheinen des Partners (höchstens 99) die Daten Belegnummer, Partner-Firmenname und Bruttowert auf. Hake die gewünschten Lieferscheine an und klicke auf Speichern: Die Positionen der Lieferscheine werden in die Tabelle Positionen der Rechnung übernommen. Dauerhaft erfasst werden die Positionen erst beim Speichern der Rechnung. Ist kein Partner gewählt, zeigt das System die Warnung „Kérlek válassz egy partnert!“ (bitte wähle einen Partner). Die Funktion ist nur bei einer Rechnung im Status Entwurf verfügbar. Die Handhabung von Lieferscheinen beschreibt die Anleitung Eingangslieferschein.
Die Schaltfläche KI-Verarbeitung in der Symbolleiste des Tabs Positionen erscheint nur, wenn du das Datenblatt aus einer per E-Mail eingegangenen Rechnung mit PDF-Anhang geöffnet hast (siehe die Anleitung E-Mail-Rechnungen); in diesem Fall ist die PDF-Datei auch auf der rechten Seite des Datenblatts sichtbar. Die Schaltfläche startet die Erkennung der Positionen der angehängten PDF-Rechnung mithilfe von KI. Das System bittet um Bestätigung („Ez néhány másodpercig tarthat, a felismert tételek automatikusan bekerülnek a listába, ellenőrizd mentés előtt. Folytatod?“ — das kann einige Sekunden dauern, die erkannten Positionen werden automatisch in die Liste übernommen, prüfe sie vor dem Speichern; fortfahren?) und lädt dann die erkannten Positionen in die Tabelle Positionen. Ist ein erkanntes Produkt nicht in den Stammdaten, gibt das System eine Warnung aus. Findet die KI keine verarbeitbare Position, erhältst du die Meldung „Az AI nem talált feldolgozható tételt a számlán“ (die KI hat auf der Rechnung keine verarbeitbare Position gefunden), bei einem Fehler „Az AI feldolgozás sikertelen, próbáld újra!“ (die KI-Verarbeitung ist fehlgeschlagen, versuche es erneut). Das Ergebnis der Erkennung muss immer geprüft werden, vergleiche die Positionen also vor dem Speichern mit der Originalrechnung.
Auf dem Tab Aktionen erfasst die Schaltfläche Speichern die Daten, die Rechnung bleibt aber im Status Entwurf und ist somit weiter bearbeitbar. Speichern und abschließen im Dropdown schließt die Rechnung direkt nach dem Speichern ab. Willst du einen bereits gespeicherten Entwurf finalisieren, nutze die Schaltfläche Abschluss. Beim Abschluss wird die Rechnung finalisiert, weitere Änderungen sind nicht mehr möglich. Ist die Prüfung vor dem Abschluss in deinem Unternehmen aktiviert, warnt dich das System vor dem Abschluss vor möglichen Abweichungen. Im Dropdown der Schaltfläche Abschluss kannst du direkt nach dem Abschluss drucken (Abschließen und drucken) oder herunterladen (Abschließen und herunterladen).
Im Dropdown der Schaltfläche Ausgleich kannst du zwischen Bankbeleg, Banktransaktion und Ausgleich wählen (die Option Kassenbeleg ist derzeit nicht wählbar). Der Befehl Ausgleich ist bei einer Rechnung im Status Entwurf oder Abgeschlossen nutzbar, die Bank- und Kassenoptionen bei einer abgeschlossenen Rechnung. Im Fenster Ausgleich siehst du den Partner, die Rechnungsnummer, die Zahlungsart, den Bruttogesamtbetrag der Rechnung und den Restbetrag; wenn du noch keinen Ausgleich erfasst hast, wird die Meldung „A bizonylatra még nem könyveltünk kiegyenlítést!“ (für diesen Beleg wurde noch kein Ausgleich gebucht) angezeigt. Gib den Ausgleichsbetrag und das Ausgleichsdatum ein und klicke dann auf Speichern für einen Teilausgleich oder auf Mentés teljes kiegyenlítéssel („Speichern mit vollem Ausgleich“), wenn du den gesamten Restbetrag der Rechnung ausgleichen möchtest.
Die Schaltfläche Storno storniert eine Rechnung im Status Entwurf oder Abgeschlossen, im Dropdown steht außerdem Storno und Kopieren zur Verfügung. Da die Stornorechnung einer Eingangsrechnung ebenfalls vom Lieferanten ausgestellt wird, fragt das sich öffnende Fenster Rendszerüzenet („Systemmeldung“) nach der Nummer der Stornorechnung: Fülle das Feld Stornorechnungsnummer aus (standardmäßig ist die ursprüngliche Belegnummer mit dem Suffix „-S“ vorbelegt), bei Bedarf auch die Felder Leistungsdatum, Interne Bemerkung und Kundenbemerkung, und klicke dann auf Speichern. Im oberen Teil des Fensters siehst du die Kennung, das Ausstellungsdatum, das Leistungsdatum und den Gesamtbetrag der ursprünglichen Rechnung. Nach dem Speichern gilt die Rechnung als storniert und kann nicht wiederhergestellt werden.
Aus einer abgeschlossenen Rechnung kannst du im Menü Belegverwaltung einen Wareneingang (siehe die Anleitung Wareneingangsbeleg) oder einen Beleg Arbeitsblätter starten, und mit dem Befehl Kopieren eine neue Eingangsrechnung mit übernommenen Daten beginnen. Im Menü Herunterladen kannst du einen PDF- oder XLSX-Export anfordern, die Vorschau zeigt die Rechnung ohne Herunterladen an, und im Menü Drucken druckst du den Beleg oder das Produktetikett. Die Schaltfläche Verlauf zeigt die mit der Rechnung verknüpften Belege.
Gib vor dem Erfassen einer längeren Rechnung zuerst die Rechnungsnummer des Lieferanten in das Feld Belegnummer ein und prüfe sie mit dem Symbol: So kannst du die Rechnung nicht doppelt erfassen. Speichere den Entwurf regelmäßig und schließe ihn erst ab, wenn du die Positionen mit der Originalrechnung verglichen hast, denn nach dem Abschluss ist keine Änderung mehr möglich.
Die Felder des Datenblatt-Kopfs:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Rechnungsnummer auf der Lieferantenrechnung. Mit dem Aktualisieren-Symbol kannst du prüfen, ob sie bereits erfasst wurde. | |
| Status | Der Zustand der Rechnung (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). Nur zur Ansicht. | |
| Währung | Die Währung der Rechnung. Nach dem ersten Speichern nicht mehr änderbar. | |
| Wechselkurs | Der angewendete Wechselkurs; wird nur bei einer Rechnung in Fremdwährung angezeigt. | |
| Zahlungsart | Die Zahlungsart der Rechnung; mit dem Symbol + kann eine neue angelegt werden. | |
| Belegdatum | Das Ausstellungsdatum der Rechnung. | |
| Leistungsdatum | Das Datum der Leistungserbringung. | |
| Fälligkeit | Die Zahlungsfrist. | |
| Abrechnungszeitraum | Der Zeitpunkt, dem die Rechnung buchhalterisch zugeordnet wird. | |
| Partner-Firmenname | Der Lieferant, der die Rechnung ausgestellt hat. Ein neuer Partner lässt sich mit dem Symbol + anlegen, das Symbol der Partnerkarte öffnet den Partnerdatensatz. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Ansprechpartner des Partners. | |
| Rechnungsadresse | Die Rechnungsadresse des Partners. | |
| Lieferadresse | Die Lieferadresse des Partners. |
Die Elemente der Tabelle Positionen und des Positionseditors:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Artikelnummer | Die Kennung des Produkts in den Stammdaten. | |
| Bezeichnung | Der Name des Produkts oder der Dienstleistung auf der Rechnung. | |
| Menge | Die eingekaufte Menge. | |
| MwSt.-Satz | Der für die Position geltende MwSt.-Satz. | |
| Nettó alapár (Netto-Grundpreis) | Der Nettopreis der Position vor Rabatt oder Aufschlag. | |
| Kedvezmény / Felár (%) (Rabatt / Aufschlag) | Ein prozentualer Rabatt oder Aufschlag auf den Netto-Grundpreis. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Nettopreis pro Einheit (durch Rabatt oder Aufschlag verändert). | |
| Bruttó egységár (Brutto-Einzelpreis) | Der Bruttopreis pro Einheit. | |
| Tétel megjegyzés (Positionsbemerkung) | Eine Freitext-Bemerkung zur Position. | |
| Nettowert, Umsatzsteuerwert, Bruttowert | Der Netto-, Umsatzsteuer- und Bruttowert der Position bzw. der Rechnungssumme; vom System berechnet. | |
| Sonstige Kosten | Z. B. Versand- oder Zollkosten, die anteilig auf die Anschaffungskosten der Positionen verteilt werden. |
Das System prüft beim Speichern die Pflichtfelder; fehlt eines, wird nicht gespeichert.
Eine abgeschlossene Rechnung ist ein finalisierter Beleg, daher können ihre Positionen und Kopfdaten nicht mehr bearbeitet werden. Storniere die Rechnung bei einem Fehler oder nutze in der Liste Belegverwaltung / Änderung, um sie in einem Schritt zu stornieren und zu kopieren, korrigiere dann die Kopie und erfasse sie neu.
Die Schaltfläche KI-Verarbeitung erscheint nur, wenn du das Datenblatt aus einer per E-Mail eingegangenen Rechnung mit PDF-Anhang geöffnet hast. Bei einer manuell angelegten neuen Rechnung ist die Schaltfläche nicht sichtbar. Nutzbar ist sie, wenn du aus der Liste der E-Mail-Rechnungen startest.
Die Erkennung ist eine Hilfe, ersetzt aber nicht die Kontrolle. Die erkannten Positionen werden automatisch in die Tabelle Positionen übernommen, und das System weist selbst darauf hin: Prüfe sie vor dem Speichern und vergleiche sie mit der neben dem Datenblatt angezeigten PDF-Rechnung. Ist ein Produkt nicht in den Stammdaten, gibt das System eine Warnung aus.
Die Meldung bedeutet, dass unter dieser Nummer bereits eine andere Eingangsrechnung erfasst wurde. Die Belegnummernprüfung hat eine bereits erfasste Eingangsrechnung mit derselben Rechnungsnummer gefunden. Wahrscheinlich hast du dieselbe Rechnung schon eingegeben. Mit der Schaltfläche Újat kezdek kannst du die Erfassung neu starten, mit Folytatom behältst du die bisherigen Daten, wenn du bewusst eine Rechnung mit gleicher Nummer erfasst.
Das Fenster listet nur die abgeschlossenen, noch nicht berechneten Eingangslieferscheine des jeweiligen Partners auf, wähle also zuerst den Partner. Gibt es kein Ergebnis, prüfe, ob der Lieferschein abgeschlossen und auf denselben Partner ausgestellt ist. Einzelheiten stehen in der Anleitung Eingangslieferschein.
Öffne das Fenster Ausgleich / Ausgleich, gib im Feld Ausgleichsbetrag den teilweise ausgeglichenen Betrag und im Feld Ausgleichsdatum den Zahlungstag ein und klicke dann auf Speichern. Das Feld Restbetrag zeigt, wie viel noch offen ist. Möchtest du den gesamten Restbetrag ausgleichen, nutze die Schaltfläche Mentés teljes kiegyenlítéssel.
Zum Stornieren einer Eingangsrechnung musst du die Nummer der vom Lieferanten erhaltenen Stornorechnung angeben, denn die Stornierung stellt nicht du, sondern der Lieferant aus. Das Feld ist mit der ursprünglichen Rechnungsnummer plus dem Suffix „-S“ vorbelegt; hat der Lieferant eine andere Nummer vergeben, überschreibe sie.
Nein. Das System weist auch vor dem Löschen darauf hin: Beim Löschen wechselt der Beleg in den Status gelöscht oder storniert und kann nicht wiederhergestellt werden. Ist die Rechnung doch gültig, erfasse eine neue, z. B. mit dem Befehl Kopieren aus den ursprünglichen Daten.
Die sonstigen Kosten (z. B. Versand, Zoll) werden anteilig auf die Anschaffungskosten der Positionen verteilt: Anschaffungskosten = Einkaufspreis + anteilige sonstige Kosten. Darauf weist auch das Info-Symbol neben dem Feld hin.
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