Na stránke Hlavné menu / Obstarávanie / Prijaté faktúry / E-mailové faktúry vidíš PDF faktúry, ktoré si preposlal e-mailom na adresu spoločnosti na prijímanie faktúr. Logzi z doručenej správy zaradí faktúru do zoznamu a uloží PDF. Po označení riadku môžeš tlačidlom Zaevidovanie otvoriť z neho nový koncept prijatej faktúry, pri ktorom sa vpravo zobrazí aj PDF. Stránka je teda určená pre dodávateľské faktúry, ktoré neprichádzajú cez systém NAV Online, alebo ktoré dostávaš e-mailom.
Ktorú stránku kedy použiť?
Klikni na menu Hlavné menu / Obstarávanie / Prijaté faktúry / E-mailové faktúry. Zoznam sa otvorí so zobrazením Faktúry čakajúce na zaevidovanie a s obdobím posledného mesiaca. Ak nie je žiadna faktúra čakajúca na zaevidovanie, zoznam je prázdny a systém ti povie, na ktorú e-mailovú adresu máš faktúry na zaevidovanie poslať. Nájdeš tri karty: Operácie, Hľadať a Doplnkové funkcie. Snímky obrazovky v tomto článku pochádzajú z maďarského používateľského rozhrania; maďarské popisy sú v zátvorkách v popisoch obrázkov.
Pošli (alebo preposli) správu doručenú od dodávateľa na adresu na prijímanie faktúr, ktorá je uvedená v prázdnom stave zoznamu, s PDF faktúrou ako prílohou. Po spracovaní správy sa faktúra zobrazí v zozname ako čakajúca na zaevidovanie. Ak sa nezobrazí, obnov stránku a skontroluj, či obdobie Dátumu dokladu pokrýva dátum faktúry.
Na karte Hľadať môžeš filtrovať podľa polí Dátum dokladu (od a do), Obchodný názov partnera, Mena, Číslo dokladu a Stav. Ak chceš zistiť, či už bola faktúra zaevidovaná, vyber pri Stave hodnotu Všetky faktúry a rozšír obdobie Dátumu dokladu. Príklad: v demo verzii zobrazuje pohľad Všetky faktúry 6 zaevidovaných riadkov, medzi nimi faktúru s číslom E-DR-2023-29774 až päťkrát: ide o duplicitu spôsobenú opakovaným odoslaním tej istej faktúry.
Klikni na riadok faktúry, ktorú chceš zaevidovať, a potom na karte Operácie na tlačidlo Zaevidovanie. Ak si neoznačil riadok, okno Upozornenie ťa vyzve, aby si vybral položku zo zoznamu. Na karte Operácie nájdeš vedľa Zaevidovania aj tlačidlá Vymazať a Odoslanie e-mailu.
Zaevidovanie otvorí vždy nový koncept prijatej faktúry, aj keď si tú istú faktúru už skôr zaevidoval: nie je tu ochrana ako na stránke Online faktúry, kde ťa systém privedie k existujúcej faktúre. V hlavičke sa zobrazí číslo dokladu načítané zo správy, dátumy, mena, predvolený spôsob platby a partner; vpravo vidíš PDF faktúru, aby si mohol údaje porovnať. Zoznam položiek je prázdny (s nápisom „Zoznam je prázdny”): doplň položky ručne alebo klikni na tlačidlo AI spracovanie, ktoré sa ich pokúsi vyplniť podľa PDF. Hodnoty vyplnené umelou inteligenciou vždy skontroluj. Skontroluj aj partnera: systém hľadá partnera podľa údajov načítaných zo správy najprv podľa daňového čísla a potom podľa názvu, preto sa môže stať, že ako dodávateľa ponúkne tvoju vlastnú spoločnosť (kupujúceho). Príklad: v demo verzii bol v koncepte faktúry s číslom E-DR-2023-29774 partnerom kupujúci (NUMINC Kft), čo treba pred uložením opraviť. Faktúra sa uloží až tlačidlom Uložiť.
Ak z doručenej správy nechceš zaevidovať faktúru (napríklad ti nepatrí, alebo je to duplicita), označ riadok a na karte Operácie klikni na tlačidlo Vymazať. Systém sa v okne Upozornenie opýta: „Naozaj chcete vymazať údaje?” Tlačidlom Nie sa vrátiš späť, tlačidlom Áno sa riadok odstráni zo zoznamu. Potvrď len vtedy, ak si si istý.
Na karte Doplnkové funkcie sú dostupné Odoslané správy, Nový e-mail, Nová úloha, Karta partnera a CRM, napríklad ak sa potrebuješ dodávateľa opýtať na údaje faktúry.
Pred zaevidovaním vždy skontroluj v zobrazení Všetky faktúry, či sa rovnaké Číslo dokladu už nenachádza medzi zaevidovanými. Ak faktúra už existuje, správu zo zoznamu vymaž a nezaeviduj ju znova. Pred uložením konceptu porovnaj partnera a celkovú sumu s PDF vpravo.
Stĺpce zoznamu:
| Pole / Prvok | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Ikona stavu | Zelená fajka: faktúra je zaevidovaná. Žltý trojuholník: čaká na zaevidovanie. | |
| Číslo dokladu | Číslo faktúry načítané zo správy. | |
| Dátum dokladu | Dátum vystavenia faktúry. | |
| Plnenie | Dátum plnenia. | |
| Obchodný názov partnera | Názov partnera načítaný zo správy; môže byť prázdny. | |
| Mena | Mena faktúry. |
Vyhľadávacie polia (žiadne nie je povinné):
| Pole / Prvok | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Dátum dokladu | Obdobie od a do; predvolene posledný mesiac. | |
| Obchodný názov partnera | Filtrovanie podľa názvu partnera. | |
| Mena | Filtrovanie podľa meny. | |
| Číslo dokladu | Filtrovanie podľa čísla faktúry. | |
| Stav | Zaevidované faktúry, Faktúry čakajúce na zaevidovanie (predvolené) alebo Všetky faktúry. |
Hlavné prvky konceptu otvoreného po Zaevidovaní:
| Pole / Prvok | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Číslo dokladu, Dátum dokladu, Plnenie, Mena | Predvyplnené hodnotami načítanými zo správy; pred uložením ich porovnaj s PDF. | |
| Partner | Systém ho hľadá podľa daňového čísla a potom podľa názvu; môže sa zobraziť spoločnosť kupujúceho, v takom prípade ho oprav na dodávateľa. | |
| Položky | Po zaevidovaní prázdne; dá sa vyplniť ručne alebo tlačidlom AI spracovanie. | |
| Zobrazovač PDF | Vedľa karty sa zobrazuje pôvodná PDF faktúra na kontrolu údajov. | |
| Stav | Po uložení Koncept. |
Existujú tri časté dôvody: ešte si neposlal faktúru na adresu na prijímanie faktúr; obdobie Dátumu dokladu (predvolene posledný mesiac) nepokrýva dátum faktúry; alebo je Stav Faktúry čakajúce na zaevidovanie a všetky faktúry sú už zaevidované. V prázdnom stave systém zobrazí e-mailovú adresu, na ktorú treba faktúry posielať.
Na adresu tvojej spoločnosti na prijímanie faktúr, s PDF faktúrou ako prílohou. Presnú adresu nájdeš v prázdnom stave stránky E-mailové faktúry (v demo verzii napríklad demo@logzi.com). Správy doručené od dodávateľov môžeš na túto adresu aj preposlať.
PDF faktúra doručená e-mailom neobsahuje štruktúrované údaje o položkách, preto Zaevidovanie predvyplní len údaje hlavičky. Položky môžeš doplniť ručne alebo klikni na tlačidlo AI spracovanie, ktoré sa ich pokúsi vyplniť podľa PDF; výsledok skontroluj. Ak je faktúra aj v NAV, na stránke Online faktúry sa položky prenesú automaticky.
Systém sa pokúša nájsť partnera podľa údajov načítaných zo správy (najprv podľa daňového čísla, potom podľa názvu), a môže ísť aj o údaje kupujúceho uvedeného na faktúre. Pred uložením skontroluj partnera a v prípade odlišnosti ho nahraď dodávateľom, ktorý faktúru vystavil.
Technicky áno: Zaevidovanie vždy otvorí nový koncept a nekontroluje, či faktúra už existuje. Opakované odoslanie tej istej správy môže vytvoriť viac riadkov (v demo verzii je faktúra s číslom E-DR-2023-29774 uvedená päťkrát). Preto pred zaevidovaním vyhľadaj Číslo dokladu v zobrazení Všetky faktúry a duplicitné riadky vymaž.
Odstráni označenú doručenú správu zo zoznamu, ak otázku „Naozaj chcete vymazať údaje?” potvrdíš tlačidlom Áno. Použi ho len pri riadku, ktorý nechceš zaevidovať (napríklad duplicita). Tlačidlom Nie sa môžeš kedykoľvek vrátiť späť.
Online faktúry obsahujú štruktúrované údaje stiahnuté z NAV, preto sa položky prenesú automaticky a pri už zaevidovanej faktúre ťa systém privedie k existujúcej. E-mailové faktúry sú PDF doručené na adresu na prijímanie faktúr: hlavičku možno predvyplniť, ale položky musíš doplniť ručne alebo pomocou AI spracovania a duplicite sa musíš vyhnúť sám.
Položka menu sa zobrazí len vtedy, ak je modul priradený tvojmu používateľovi. Ak chýba, požiadaj administrátora spoločnosti, aby skontroloval priradenie modulov tvojho používateľa.
Nechcete stráviť hodiny hľadaním riešenia? Zvoľte najefektívnejšiu cestu: objednajte sa na individuálne 45-minútové online školenie, počas ktorého sa budeme venovať výlučne vám. Či už ide o prehľad základov alebo podrobné nastavenie konkrétneho modulu, náš odborný kolega vás krok za krokom prevedie celým procesom.
Nestrácajte čas – požiadajte o pomoc!
Naším cieľom je, aby ste náš systém začali využívať čo najrýchlejšie a najefektívnejšie. Či už ste u nás úplne noví, alebo ste sa zasekli pri konkrétnom nastavení, neváhajte požiadať o pomoc!
Zaregistruj sa teraz,
zaplať neskôr!
