Az E-mail lista oldalon kanban táblán látod a cégedhez beérkezett és a kiküldött levelezési ügyeket. Egy kártya mindig egy ügyet (levélváltást) jelent, nem egyetlen levelet: ha egy ügyfél többször válaszol ugyanarra a levélre, azok ugyanabban a kártyában, ugyanabban az ügyben maradnak.
Az ügyek állapotai: Új, Várakozik, Elküldve és Lezárt. Az oszlopok pontosan ezeket az állapotokat követik, ugyanilyen sorrendben.
A Főmenü / CRM / Levelezés / Áttekintés menüpontra kattintva megjelenik a kanban tábla. Az oldal tetején két fül van: a Műveletek és a Keresés, az oldal megnyitásakor a Keresés fül látszik. A tábla oszlopai balról jobbra: Új, Várakozik, Elküldve, Lezárt.
Minden kártyán ugyanazokat az információkat találod:
[86] Bizonylatértesítés). A félkövér tárgy azt jelzi, hogy az ügyet még nem olvasta el senki, megnyitás után normál betűs lesz.Az oszlopok induláskor legfeljebb 10-10 kártyát töltenek be. Ha többet szeretnél látni, kattints az oszlop alján lévő körkörös nyilas (frissítés) ikonra: minden kattintás újabb 10 kártyát tölt be az oszlop aljára.
Fogd meg a kártyát az egérrel, és húzd át a megfelelő oszlopba, majd engedd el. A rendszer azonnal elmenti az új állapotot, külön megerősítés nincs. Így tudod például egy feldolgozott ügyet Lezárt állapotba tenni, vagy egy választ váró ügyet a Várakozik oszlopba parkoltatni. Tévedés esetén húzd vissza a kártyát az eredeti oszlopba.
A Keresés fülön az alábbi mezők állnak rendelkezésre: Kulcsszó (a levél szövegében, a címzett mezőben és a tárgyban keres), E-mail címek (több e-mail cím is kiválasztható) és a Levél beérkezett időszak (-tól és -ig dátum). A Bővítés gombra kattintva további szűrők nyílnak le a partner adataira: Cégnév, Kapcsolattartó, Kapcsolattartó E-mail cím és Kapcsolattartó telefonszám. A beállított feltételekkel a Keresés gombbal szűrhetsz, a kártyák ezután csak a találatokat mutatják.
Ha egy ügyfél telefonon keres és azonnal látni szeretnéd a vele folytatott levelezést, nyisd le a Bővítés szűrőket, írd be a Kapcsolattartó telefonszám mezőbe a számát (vagy a Kapcsolattartó E-mail cím mezőbe az e-mail címét), majd kattints a Keresés gombra. A táblán így csak az ő ügyei maradnak.
A kártyára kattintva az ügy részletes nézete új böngészőlapon nyílik meg, így az E-mail lista a háttérben, változatlanul nyitva marad. A részletes nézetben olvashatod a teljes levélváltást, válaszolhatsz, módosíthatod a prioritást és delegálhatod az ügyet.
A Műveletek fülön két gyorsgomb található a levelezés beállításához: az E-mail cím beállítás gomb a saját e-mail címeid felvételéhez és módosításához, az E-mail szerver beállítás gomb pedig a postafiók szerver-kapcsolatainak beállításához visz. Akkor használd ezeket, ha még nem érkeznek levelek a táblára, vagy új postafiókot szeretnél bekötni.
A Keresés fül mezői és jelentésük (egyik sem kötelező, üresen hagyva nem szűkítik a találatokat):
| Mező / Elem | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Kulcsszó | Szabad szöveg: az e-mailek szövegében, a címzett mezőben és a tárgyban keres. | |
| E-mail címek | Legördülő lista a felvett e-mail címekkel, több cím is kiválasztható. Segítségével adott postafiókhoz tartozó levelekre szűkíthetsz. | |
| Levél beérkezett | Időszak szerinti szűrés: az első mezőbe a kezdő, a másodikba a záró dátumot add meg. Elég az egyiket kitölteni is. | |
| Cégnév | Bővítés szűrő: a levelező partner cégnevére szűr. | |
| Kapcsolattartó | Bővítés szűrő: a partner kapcsolattartójának nevére szűr. | |
| Kapcsolattartó E-mail cím | Bővítés szűrő: a kapcsolattartó e-mail címére szűr. | |
| Kapcsolattartó telefonszám | Bővítés szűrő: a kapcsolattartó telefonszámára szűr. |
A tábla elemei és jelentésük (ezeket nem kell kitöltened, csak olvasható információk):
| Elem | Leírás |
|---|---|
| Oszlopfejléc és szám | Az állapot neve és mellette az adott állapotú ügyek összes darabszáma. |
| Kártya tárgya | Az ügy azonosítója és az e-mail tárgya. Félkövér, ha még olvasatlan. |
| Kerek monogram | A felelős munkatárs monogramja, színe a prioritás szerint sárga, zöld vagy piros. Kötőjel: nincs delegálva. |
| Frissítés ikon | Az oszlop alján: újabb 10 kártya betöltése. |
| Ügykezelés | A jobb felső sarokban lévő hivatkozás, a táblázatos ügylistára visz. |
Az ügy állapota azonnal átáll arra az állapotra, amelyik oszlopba húztad, és ez a többi munkatársnál is ezt az állapotot mutatja. Megerősítést nem kér a rendszer, ezért húzás közben figyelj arra, hova engeded el a kártyát. Ha mégis rossz oszlopba tetted, húzd vissza.
Két gyakori ok van. Egyrészt lehet, hogy a Keresés fülön be van állítva szűrő (kulcsszó, e-mail cím, dátum vagy partneradat), ilyenkor csak a találatok látszanak, ezért töröld a mezők tartalmát, és szűrj újra. Másrészt egy oszlop egyszerre legfeljebb 10 kártyát tölt be, a többit az oszlop alján lévő frissítés ikonnal kérheted le. A fejlécben lévő szám mindig az adott állapotú ügyek összes darabszámát mutatja.
A kötőjel azt jelenti, hogy az ügynek még nincs felelős munkatársa, vagyis nincs senkire delegálva. Ha egy ilyen ügyet megnyitsz, a rendszer automatikusan téged rendel hozzá felelősként. Másik munkatársat az ügy részletes nézetében a Delegálás funkcióval jelölhetsz ki, lásd az E-mail adatlap és levélírás útmutatót.
Az E-mail lista kanban táblán, állapot szerinti oszlopokban mutatja az ügyeket, és húzással gyorsan átrendezhetők. Az Ügykezelés lista ugyanezeket az ügyeket táblázatban, prioritással, felelőssel és olvasottsági jelzéssel mutatja, és ott alapból csak a saját ügyeid látszanak. A két nézet között a jobb felső Ügykezelés hivatkozással vagy a Főmenü / CRM / Levelezés / Ügykezelés menüponttal léphetsz át.
Először azt nézd meg, hogy nincs-e bekapcsolva szűrő a Keresés fülön. Ha nincs, a Műveletek fülön az E-mail cím beállítás és az E-mail szerver beállítás gombbal ellenőrizheted, hogy az e-mail címed és a postafiók szerver-kapcsolata jól van-e megadva.
A Főmenü / CRM / Levelezés / Áttekintés menüpont csak akkor jelenik meg, ha a CRM modul hozzá van rendelve a felhasználódhoz. Ha hiányzik, kérd meg a cég adminisztrátorát, hogy ellenőrizze a felhasználód modul-hozzárendelését.
Nem szeretnél órákon át keresgélni a megoldás után? Válaszd a leghatékonyabb utat: jelentkezz egy személyre szabott, 45 perces online oktatásra, ahol kizárólag veled foglalkozunk. Legyen szó az alapok átnézéséről vagy egy konkrét modul részletes beállításáról, szakértő kollégánk lépésről lépésre végigvezet a teljes folyamaton.
Ne vesztegesd az időd – kérj segítséget!
A célunk az, hogy minél gyorsabban és hatékonyabban használd a rendszerünket. Akár teljesen új vagy nálunk, akár csak egy specifikus beállítással akadtál el, ne habozz segítséget kérni!
Érdeklődsz a szoftverünkkel kapcsolatban, írj bátran!
Ha nem találod a választ és szükséged van segítségre
Regisztrációdat hozd létre most,
fizess később!
