Auf der Seite E-Mail-Liste siehst du die eingegangenen und gesendeten E-Mail-Fälle deines Unternehmens auf einem Kanban-Board. Eine Karte steht immer für einen Fall (einen E-Mail-Austausch), nicht für eine einzelne E-Mail: Antwortet ein Kunde mehrmals auf dieselbe E-Mail, bleiben die Antworten in derselben Karte und im selben Fall.
Die Status der Fälle sind: Neu (Új), Wartet (Várakozik), Gesendet (Elküldve) und Abgeschlossen (Lezárt). Die Spalten folgen genau diesen Status in dieser Reihenfolge.
Klicke auf Hauptmenü / CRM / Korrespondenz / Übersicht, dann erscheint das Kanban-Board. Oben auf der Seite gibt es zwei Tabs: Aktionen (Műveletek) und Suche (Keresés); beim Öffnen der Seite ist der Tab Suche sichtbar. Die Spalten des Boards von links nach rechts: Neu (Új), Wartet (Várakozik), Gesendet (Elküldve), Abgeschlossen (Lezárt).
Jede Karte zeigt dieselben Informationen:
[86] Bizonylatértesítés). Ein fetter Betreff bedeutet, dass noch niemand den Fall gelesen hat; nach dem Öffnen wird er normal dargestellt.Beim Start lädt jede Spalte höchstens 10 Karten. Möchtest du mehr sehen, klicke unten in der Spalte auf das Symbol mit dem Kreispfeil (Aktualisieren): Jeder Klick lädt weitere 10 Karten ans Ende der Spalte.
Fasse die Karte mit der Maus, ziehe sie in die gewünschte Spalte und lasse sie los. Das System speichert den neuen Status sofort, es gibt keine zusätzliche Bestätigung. So kannst du zum Beispiel einen bearbeiteten Fall auf Abgeschlossen (Lezárt) setzen oder einen Fall, der auf eine Antwort wartet, in die Spalte Wartet (Várakozik) verschieben. Bei einem Irrtum ziehe die Karte zurück in die ursprüngliche Spalte.
Auf dem Tab Suche stehen folgende Felder zur Verfügung: Schlüsselwort (Kulcsszó, sucht im Text der E-Mail, im Empfängerfeld und im Betreff), E-Mail-Adressen (E-mail címek, mehrere Adressen wählbar) und der Zeitraum E-Mail eingegangen (Levél beérkezett, Datum von und bis). Mit der Schaltfläche Erweiterung (Bővítés) öffnen sich weitere Filter für die Partnerdaten: Firmenname (Cégnév), Ansprechpartner (Kapcsolattartó), E-Mail-Adresse der Kontaktperson (Kapcsolattartó E-mail cím) und Telefonnummer der Kontaktperson (Kapcsolattartó telefonszám). Mit der Schaltfläche Suche filterst du nach den eingestellten Bedingungen, danach zeigen die Karten nur noch die Treffer.
Ruft dich ein Kunde an und du möchtest sofort den Schriftverkehr mit ihm sehen, klappe die Filter unter Erweiterung (Bővítés) auf, gib im Feld Telefonnummer der Kontaktperson seine Nummer ein (oder im Feld E-Mail-Adresse der Kontaktperson seine E-Mail-Adresse) und klicke auf Suche. Auf dem Board bleiben dann nur seine Fälle.
Ein Klick auf eine Karte öffnet die Detailansicht des Falls in einem neuen Browser-Tab, die E-Mail-Liste bleibt unverändert im Hintergrund geöffnet. In der Detailansicht kannst du den gesamten Verlauf lesen, antworten, die Priorität ändern und den Fall delegieren.
Auf dem Tab Aktionen (Műveletek) findest du zwei Schnellschaltflächen für die Einrichtung der Korrespondenz: Die Schaltfläche E-Mail-Adresse einrichten (E-mail cím beállítás) führt zum Anlegen und Ändern deiner E-Mail-Adressen, die Schaltfläche E-Mail-Server einrichten (E-mail szerver beállítás) zu den Serververbindungen des Postfachs. Nutze sie, wenn noch keine E-Mails auf dem Board ankommen oder wenn du ein neues Postfach anbinden möchtest.
Die Felder des Tabs Suche und ihre Bedeutung (keines ist ein Pflichtfeld, leer gelassen schränken sie die Treffer nicht ein):
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Schlüsselwort (Kulcsszó) | Freitext: sucht im Text der E-Mails, im Empfängerfeld und im Betreff. | |
| E-Mail-Adressen (E-mail címek) | Dropdown-Liste der angelegten E-Mail-Adressen, mehrere können gewählt werden. So kannst du die Treffer auf E-Mails eines bestimmten Postfachs eingrenzen. | |
| E-Mail eingegangen (Levél beérkezett) | Filter nach Zeitraum: Gib im ersten Feld das Anfangs-, im zweiten das Enddatum ein. Es genügt auch, nur eines auszufüllen. | |
| Firmenname (Cégnév) | Erweiterungsfilter: filtert nach dem Firmennamen des Partners. | |
| Ansprechpartner (Kapcsolattartó) | Erweiterungsfilter: filtert nach dem Namen des Ansprechpartners des Partners. | |
| E-Mail-Adresse der Kontaktperson (Kapcsolattartó E-mail cím) | Erweiterungsfilter: filtert nach der E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. | |
| Telefonnummer der Kontaktperson (Kapcsolattartó telefonszám) | Erweiterungsfilter: filtert nach der Telefonnummer des Ansprechpartners. |
Die Elemente des Boards und ihre Bedeutung (du musst sie nicht ausfüllen, es sind reine Informationen):
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Spaltenkopf und Zahl | Der Name des Status und daneben die Gesamtzahl der Fälle in diesem Status. |
| Betreff der Karte | Die ID des Falls und der Betreff der E-Mail. Fett, wenn noch ungelesen. |
| Runder Initialbuchstabe | Der Initialbuchstabe des zuständigen Mitarbeiters, die Farbe ist je nach Priorität gelb, grün oder rot. Strich: nicht zugewiesen. |
| Aktualisieren-Symbol | Unten in der Spalte: lädt weitere 10 Karten. |
| Fallbearbeitung (Ügykezelés) | Der Link oben rechts, führt zur tabellarischen Fallliste. |
Der Status des Falls wechselt sofort auf den Status der Spalte, in die du ihn gezogen hast, und deine Kollegen sehen ebenfalls diesen Status. Das System fragt nicht nach einer Bestätigung, achte also darauf, wo du die Karte loslässt. Liegt sie in der falschen Spalte, ziehe sie einfach zurück.
Es gibt zwei häufige Gründe. Erstens kann auf dem Tab Suche ein Filter gesetzt sein (Schlüsselwort, E-Mail-Adresse, Datum oder Partnerdaten); dann werden nur die Treffer angezeigt, leere also die Felder und suche erneut. Zweitens lädt eine Spalte höchstens 10 Karten auf einmal, den Rest holst du mit dem Aktualisieren-Symbol unten in der Spalte. Die Zahl in der Kopfzeile zeigt immer die Gesamtzahl der Fälle in diesem Status.
Der Strich bedeutet, dass der Fall noch keinen zuständigen Mitarbeiter hat, also niemandem zugewiesen ist. Öffnest du einen solchen Fall, setzt dich das System automatisch als Verantwortlichen ein. Einen anderen Mitarbeiter wählst du in der Detailansicht des Falls mit der Funktion Delegieren (Delegálás), siehe die Anleitung E-Mail-Verlauf und E-Mail schreiben.
Die E-Mail-Liste zeigt die Fälle auf einem Kanban-Board in Spalten nach Status und lässt sie per Ziehen schnell umsortieren. Die Fallbearbeitung-Liste zeigt dieselben Fälle in einer Tabelle mit Priorität, Verantwortlichem und Lesestatus, und standardmäßig sind dort nur deine eigenen Fälle sichtbar. Zwischen den beiden Ansichten wechselst du mit dem Link Fallbearbeitung oben rechts oder über den Menüpunkt Hauptmenü / CRM / Korrespondenz / Fallbearbeitung.
Prüfe zuerst, ob auf dem Tab Suche ein Filter gesetzt ist. Wenn nicht, kannst du auf dem Tab Aktionen mit den Schaltflächen E-Mail-Adresse einrichten und E-Mail-Server einrichten kontrollieren, ob deine E-Mail-Adresse und die Serververbindung des Postfachs korrekt eingetragen sind.
Der Menüpunkt Hauptmenü / CRM / Korrespondenz / Übersicht erscheint nur, wenn das CRM-Modul deinem Benutzer zugewiesen ist. Fehlt er, bitte den Administrator deines Unternehmens, die Modulzuweisung deines Benutzers zu prüfen.
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