Megállapodás adatlap

Ezen az adatlapon rögzítheted és szerkesztheted a Megállapodás (szerződés) bizonylatokat. Egy megállapodáshoz megadhatod a partnert és annak ügyintézőjét, a devizát, az érvényességet, a tételeket (termékeket vagy szolgáltatásokat nettó egységárral), az ügyfélnek szóló és a belső megjegyzést, valamint fájlokat és teendőket is csatolhatsz hozzá.

• Piszkozatként indul: az új megállapodás Piszkozat státuszú, amíg le nem zárod; ebben az állapotban minden mező szerkeszthető.
• Tételek: a megállapodáshoz a Tételek fülön vehetsz fel termékeket vagy szolgáltatásokat mennyiséggel és nettó egységárral. Mentéshez legalább egy tétel szükséges.
• Kapcsolatok: a megállapodáshoz kapcsolódó bizonylatok, teendők, fájlok és egyedi mezők külön fülön érhetők el.
• Kiküldés és letöltés: lezárás után a megállapodást e-mailben elküldheted, illetve PDF-ként letöltheted.

A megállapodás lehetséges állapotai: Piszkozat, Lezárt, Sztornó és Sztornózott — az egyes állapotok jelentését és korlátozásait a Gyakori kérdések szekció részletezi.

1. Új megállapodás megnyitása és a műveletek

A Főmenü / Törzsadatok / Megállapodás / Új menüpontra kattintva üres adatlap nyílik Új szerződés rögzítése címmel. Egy meglévő megállapodást a Főmenü / Törzsadatok / Megállapodás / Lista oldalról a Megnyitás gombbal nyithatsz meg. A Műveletek fülön az alábbi gombok érhetők el:

• Mentés: rögzíti az adatokat; a megállapodás ilyenkor még piszkozat marad, véglegesítés csak a lezáráskor történik. A gomb melletti nyílból a Mentés és lezárás mentés után azonnal visszavisz a megállapodások listájára — akkor válaszd, ha végeztél a szerkesztéssel.
• Lezárás: véglegesíti a megállapodást, további módosításra nincs lehetőség. A nyílból a Lezárás és nyomtatás (azonnali nyomtatáshoz) és a Lezárás és letöltés (a PDF azonnali letöltéséhez) is választható.
• Törlés: a megállapodás törölt vagy sztornózott státuszba kerül, visszaállítani nem lehet. A nyílból a Törlés és másolás akkor hasznos, ha hibás megállapodást töröl, de az adataival új példányt szeretnél készíteni.
• Email küldés: a megállapodás elküldése e-mailben; csak lezárt (nem piszkozat) megállapodásnál használható.
• Letöltés: a CSV és a PDF csak lezárt megállapodásnál érhető el, az XLSX a mentett piszkozatnál is.

Megállapodás adatlap – Műveletek fül

2. A fejléc kitöltése

Az adatlap tetején a következő mezőket töltheted ki:

• Bizonylatszám, Státusz, Bizonylat kelte: ezeket a rendszer tölti ki, nem szerkeszthetők. A bizonylatszám az első mentéskor jön létre.
• Deviza: kötelező. Ha az alapdevizától eltérő devizát választasz, megjelenik az Árfolyam mező is. Az első mentés után a deviza és az árfolyam már nem módosítható.
• Érvényesség: kötelező dátum; ez az a dátum, amelyet a lista Teljesítés oszlopa mutat. Módosításakor a rendszer az árfolyamot is frissíti.
• Partner cégnév: kötelező. Gépelj a mezőbe (partnernév, adószám vagy kód alapján keres), és válaszd ki a partnert a találati listából. A mező melletti ikonokkal megnyithatod a partner adatlapját, vagy az Új partner hozzáadása ikonnal új partnert vehetsz fel, amelynek adatai automatikusan kitöltődnek a megállapodáson.
• Partner ügyintéző és Partner cím: kötelező; a partner kiválasztása után a partnerhez felvett ügyintézők és címek közül választhatsz.

A mezők kitöltése nélkül a Mentés nem fut le: a hiányzó kötelező mező alatt piros hibaüzenet jelenik meg.

Megállapodás adatlap – Kiegészítő funkciók fül és a kötelező mező hibaüzenete

3. Tételek felvétele

A Tételek fülön az Új gombbal vehetsz fel tételt, a Megnyitás gombbal a kijelölt tételt módosíthatod, a Törlés gombbal pedig eltávolíthatod. A táblázat oszlopai: Megnevezés, Cikkszám, Mennyiség és Nettó egységár. Az Új gomb megnyit egy ablakot, ahol megadhatod:

• Cikkszám: gépelés közben a rendszer a meglévő termékeket ajánlja; a kiválasztott vagy beírt cikkszám alapján a megnevezés automatikusan kitöltődik, a mellette lévő frissítés ikonnal újra lekérdezheted.
• Megnevezés: kötelező; a termék vagy szolgáltatás neve. Ennek a törzsadatok között már rögzített terméknek kell lennie.
• Mennyiség és Nettó érték: számok (tizedes és negatív érték is megadható); a nettó érték a tétel nettó egységára. Az ár a kiválasztott terméktől nem töltődik ki automatikusan, azt te adod meg.
• Megjegyzés: a tételhez fűzött szabad szöveg.

A Hozzáadás gomb felveszi a tételt a táblázatba, a Bezárás gomb bezárja az ablakot. A tételek a megállapodás Mentés gombjával kerülnek rögzítésre. Ha olyan terméket írsz be, amely még nincs a törzsadatok között, a rendszer felajánlja, hogy azonnal létrehozza egyszerű termékként vagy szolgáltatásként.

4. Megjegyzések, beállítások és kapcsolódó adatok

A tételek táblázata alatti további füleken az alábbiakat találod:

• Ügyfél megjegyzés: az ügyfélnek szóló szöveg; előre rögzített megjegyzések közül is választhatsz.
• Belső megjegyzés: csak belső használatra szánt szöveg; ide is választhatsz előre rögzített megjegyzést.
• Beállítások: a Számlázási cím (kötelező), valamint a megállapodáshoz rendelhető Projekt, Munkaszám és Részlegszám; mellettük a + ikonnal új elemet hozhatsz létre.
• Kapcsolódó bizonylatok: a megállapodáshoz kapcsolódó bizonylatok listája (bizonylatszám, kelte, típus, kiállító munkatárs).
• Teendők, Fájlok, Egyedi mezők: a megállapodáshoz kapcsolt teendők, csatolt fájlok és a céged által definiált egyedi mezők.

5. Kiegészítő funkciók, nézet és CRM panel

A Kiegészítő funkciók fülön az Elküldött levelek a megállapodásról elküldött e-maileket mutatja, az Új email legördülőből Külső levelező vagy Belső levelező szerint indíthatsz levelet, az Új termék és az Új partner új lapon nyitja meg a megfelelő adatlapot, az Új teendő teendőt vesz fel, a Partnerkarton pedig a partner összesített adatlapját nyitja meg. A Nézet és elrendezés fülön a Felület és működés gombbal az adatlap megjelenítésének beállításait érheted el.

Megállapodás adatlap – Nézet és elrendezés fül

A fülek jobb szélén a CRM hivatkozásra kattintva az adatlap mellett oldalpanel nyílik. Itt a Teendő, E-mail, SMS és Hívás fülek között válthatsz, és a panel alján kérdést is feltehetsz az AI-nak a bizonylatról.

Megállapodás adatlap – CRM oldalpanel

A fejléc és a fülek mezői és jelentésük:

A Tételek fül táblázatának és a tétel ablaknak a mezői: