Karta dohody

Na tejto karte môžeš zaznamenávať a upravovať doklady Dohoda (zmluva). K dohode môžeš zadať partnera a jeho kontaktnú osobu, menu, platnosť, položky (produkty alebo služby s netto jednotkovou cenou), poznámku pre zákazníka a internú poznámku, ako aj pripojiť súbory a úlohy.

• Začína ako koncept: nová dohoda má stav Koncept, kým ju neuzavrieš; v tomto stave sú všetky polia upraviteľné.
• Položky: na karte Položky môžeš pridať produkty alebo služby s množstvom a netto jednotkovou cenou. Na uloženie je potrebná aspoň jedna položka.
• Súvislosti: súvisiace doklady, úlohy, súbory a vlastné polia dohody sú dostupné na samostatných kartách.
• Odoslanie a stiahnutie: po uzavretí môžeš dohodu odoslať e-mailom, resp. stiahnuť ako PDF.

Možné stavy dohody sú: Koncept, Uzavretý, Storno a Stornovaný — význam a obmedzenia jednotlivých stavov podrobne opisuje sekcia Časté otázky.

1. Otvorenie novej dohody a operácie

Po kliknutí na Hlavné menu / Kmeňové údaje / Dohoda / Nový sa otvorí prázdna karta s názvom Zaznamenanie novej zmluvy. Existujúcu dohodu otvoríš zo stránky Hlavné menu / Kmeňové údaje / Dohoda / Zoznam tlačidlom Otvoriť. Na karte Operácie sú dostupné tieto tlačidlá:

• Uložiť: zaznamená údaje; dohoda ostáva konceptom, finalizácia nastane až pri uzavretí. V rozbaľovacej ponuke vedľa tlačidla Uložiť a zavrieť po uložení hneď vráti do zoznamu dohôd — vyber ho, keď si s úpravou hotový.
• Uzavretie: finalizuje dohodu, ďalej ju už nemožno upravovať. V rozbaľovacej ponuke môžeš vybrať aj Uzavretie a tlač (na okamžitú tlač) a Uzavretie a stiahnutie (na okamžité stiahnutie PDF).
• Vymazať: dohoda sa dostane do stavu vymazaný alebo stornovaný a nemožno ju obnoviť. V rozbaľovacej ponuke je Vymazanie a kopírovanie užitočné, keď vymažeš chybnú dohodu, ale chceš z jej údajov vytvoriť novú kópiu.
• Odoslanie e-mailu: odošle dohodu e-mailom; použiteľné iba pri uzavretej (nie koncept) dohode.
• Stiahnuť: CSV a PDF sú dostupné iba pri uzavretej dohode, XLSX aj pri uloženom koncepte.

Karta dohody – karta Operácie

2. Vyplnenie hlavičky

V hornej časti karty môžeš vyplniť tieto polia:

• Číslo dokladu, Stav, Dátum vystavenia dokladu: tieto vypĺňa systém, nemožno ich upravovať. Číslo dokladu vznikne pri prvom uložení.
• Mena: povinné. Ak vyberieš inú menu než základnú, zobrazí sa aj pole Výmenný kurz. Po prvom uložení už menu ani výmenný kurz nemožno zmeniť.
• Platnosť: povinný dátum; je to dátum, ktorý zobrazuje stĺpec Plnenie v zozname. Pri jeho zmene systém aktualizuje aj výmenný kurz.
• Názov firmy partnera: povinné. Píš do poľa (vyhľadáva podľa názvu partnera, daňového čísla alebo kódu) a partnera vyber zo zoznamu nájdených. Ikonami vedľa poľa môžeš otvoriť kartu partnera alebo ikonou Pridať nového partnera založiť nového partnera, ktorého údaje sa potom automaticky vyplnia na dohode.
• Kontaktná osoba partnera a Adresa partnera: povinné; po výbere partnera môžeš vyberať z kontaktných osôb a adries zaznamenaných pri partnerovi.

Bez vyplnenia polí sa Uložiť nevykoná: pod chýbajúcim povinným poľom sa zobrazí červená chybová správa.

Karta dohody – karta Doplnkové funkcie a chybová správa povinného poľa

3. Pridávanie položiek

Na karte Položky pridáš položku tlačidlom Nový, vybranú položku upravíš tlačidlom Otvoriť a odstrániš tlačidlom Vymazať. Stĺpce tabuľky sú: Označenie, Kód položky, Množstvo a Netto jednotková cena. Tlačidlo Nový otvorí okno, v ktorom môžeš zadať:

• Kód položky: pri písaní systém ponúka existujúce produkty; podľa vybraného alebo zadaného kódu sa označenie vyplní automaticky a ikonou obnovenia vedľa neho ho môžeš znova načítať.
• Označenie: povinné; názov produktu alebo služby. Musí to byť produkt už zaznamenaný v kmeňových údajoch.
• Množstvo a Netto hodnota: čísla (možno zadať desatinné aj záporné hodnoty); netto hodnota je netto jednotková cena položky. Cena sa z vybraného produktu automaticky nedoplní, zadávaš ju sám.
• Poznámka: voľný text k položke.

Tlačidlo Pridať pridá položku do tabuľky, tlačidlo Zavrieť zatvorí okno. Položky sa zaznamenajú tlačidlom Uložiť dohody. Ak zadáš produkt, ktorý ešte nie je v kmeňových údajoch, systém ponúkne, že ho hneď vytvorí ako jednoduchý produkt alebo ako službu.

4. Poznámky, nastavenia a súvisiace údaje

Na ďalších kartách pod tabuľkou položiek nájdeš tieto možnosti:

• Poznámka pre zákazníka: text určený pre zákazníka; môžeš vybrať aj z vopred zaznamenaných poznámok.
• Interná poznámka: text určený iba na interné použitie; aj tu môžeš vybrať vopred zaznamenanú poznámku.
• Nastavenia: Fakturačná adresa (povinné), ako aj Projekt, Číslo úlohy a Číslo strediska, ktoré možno priradiť k dohode; vedľa nich ikonou + vytvoríš nový prvok.
• Súvisiace doklady: zoznam dokladov súvisiacich s dohodou (číslo dokladu, dátum, typ, vystavujúci zamestnanec).
• Úlohy, Súbory, Vlastné polia: úlohy priradené k dohode, pripojené súbory a vlastné polia definované tvojou firmou.

5. Doplnkové funkcie, zobrazenie a CRM panel

Na karte Doplnkové funkcie Odoslané správy zobrazia e-maily odoslané k dohode, z rozbaľovacej ponuky Nový e-mail môžeš spustiť správu cez Externý poštový klient alebo Interný poštový klient, Nový produkt a Nový partner otvoria príslušnú kartu na novej záložke, Nová úloha založí úlohu a Karta partnera otvorí súhrnnú kartu partnera. Na karte Zobrazenie a rozloženie sa tlačidlom Rozhranie a fungovanie dostaneš k nastaveniam zobrazenia karty.

Karta dohody – karta Zobrazenie a rozloženie

Ak klikneš na odkaz CRM na pravom okraji kariet, vedľa karty sa otvorí bočný panel. Tu môžeš prepínať medzi kartami Úloha, E-mail, SMS a Hovor a v dolnej časti panela môžeš položiť otázku AI o doklade.

Karta dohody – bočný panel CRM

Polia hlavičky a kariet a ich význam:

Polia tabuľky na karte Položky a okna položky: