Auf diesem Datenblatt kannst du Vereinbarungs-Belege (Verträge) erfassen und bearbeiten. Zu einer Vereinbarung kannst du den Partner und dessen Ansprechpartner, die Währung, die Gültigkeit, die Positionen (Produkte oder Dienstleistungen mit Netto-Einzelpreis), die Bemerkung für den Kunden und die interne Bemerkung angeben sowie Dateien und Aufgaben anhängen.
Die möglichen Zustände einer Vereinbarung sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno und Storniert — die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Zustände werden im Abschnitt Häufige Fragen erläutert.
Mit einem Klick auf Hauptmenü / Stammdaten / Vereinbarung / Neu öffnet sich ein leeres Datenblatt mit dem Titel Neuen Vertrag erfassen. Eine bestehende Vereinbarung kannst du auf der Seite Hauptmenü / Stammdaten / Vereinbarung / Liste mit der Schaltfläche Öffnen öffnen. Auf dem Reiter Aktionen stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung:
Am oberen Rand des Datenblatts kannst du folgende Felder ausfüllen:
Ohne Ausfüllen der Felder wird Speichern nicht ausgeführt: Unter dem fehlenden Pflichtfeld erscheint eine rote Fehlermeldung.
Auf dem Reiter Positionen kannst du mit der Schaltfläche Neu eine Position hinzufügen, mit Öffnen die ausgewählte Position bearbeiten und mit Löschen entfernen. Die Spalten der Tabelle sind: Bezeichnung, Artikelnummer, Menge und Netto-Einzelpreis. Die Schaltfläche Neu öffnet ein Fenster, in dem du angeben kannst:
Die Schaltfläche Hinzufügen übernimmt die Position in die Tabelle, die Schaltfläche Schließen schließt das Fenster. Die Positionen werden mit der Schaltfläche Speichern der Vereinbarung erfasst. Wenn du ein Produkt eingibst, das noch nicht in den Stammdaten ist, bietet das System an, es sofort als einfaches Produkt oder als Dienstleistung anzulegen.
Auf den weiteren Reitern unter der Positionstabelle findest du Folgendes:
Auf dem Reiter Zusatzfunktionen zeigt Gesendete E-Mails die zur Vereinbarung versendeten E-Mails, im Dropdown Neue E-Mail kannst du mit dem Externen E-Mail-Client oder dem Internen E-Mail-Client eine Nachricht starten, Neues Produkt und Neuer Partner öffnen das jeweilige Datenblatt in einem neuen Tab, Neue Aufgabe legt eine Aufgabe an und Partnerkarte öffnet das Gesamtdatenblatt des Partners. Auf dem Reiter Ansicht und Layout erreichst du mit der Schaltfläche Oberfläche und Funktionsweise die Darstellungseinstellungen des Datenblatts.
Wenn du am rechten Rand der Reiter auf den Link CRM klickst, öffnet sich neben dem Datenblatt ein Seitenpanel. Hier kannst du zwischen den Reitern Aufgabe, E-Mail, SMS und Anruf wechseln, und am unteren Rand des Panels kannst du der KI auch eine Frage zum Beleg stellen.
Wenn der Partner noch nicht im System ist, verlasse das Datenblatt nicht: Mit dem Symbol Neuen Partner hinzufügen neben dem Feld Partner-Firmenname kannst du ihn schnell anlegen, und die Partnerdaten der Vereinbarung werden automatisch ausgefüllt. Stelle vor dem Speichern sicher, dass du mindestens eine Position hinzugefügt hast.
Die Felder des Kopfbereichs und der Reiter sowie ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Kennung der Vereinbarung (zum Beispiel SZERZ000003/2026); entsteht beim ersten Speichern, nicht bearbeitbar. | |
| Status | Der aktuelle Status der Vereinbarung; nicht bearbeitbar. | |
| Währung | Die Währung der Vereinbarung. Nach dem ersten Speichern nicht mehr änderbar. | |
| Wechselkurs | Erscheint nur bei einer von der Basiswährung abweichenden Währung; nach dem ersten Speichern nicht änderbar. | |
| Belegdatum | Das Erstellungsdatum der Vereinbarung; nicht bearbeitbar. | |
| Gültigkeit | Das Gültigkeitsdatum der Vereinbarung; im Kalender wählbar. | |
| Partner-Firmenname | Der Partner der Vereinbarung; er muss aus der Trefferliste ausgewählt werden. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Ansprechpartner des ausgewählten Partners. | |
| Partneradresse | Die Adresse des ausgewählten Partners. | |
| Rechnungsadresse (Reiter Einstellungen) | Eine aus den Rechnungsadressen deines Unternehmens wählbare Adresse. | |
| Projekt, Auftragsnummer, Abteilungsnummer (Reiter Einstellungen) | Das der Vereinbarung zuordenbare Projekt, die Auftragsnummer und die Abteilungsnummer; per Suche wählbar, mit dem Symbol + kannst du auch ein neues Element anlegen. | |
| Kundenbemerkung | Formatierbarer Text für den Kunden; kann auch aus einer vordefinierten Bemerkung geladen werden. | |
| Interne Bemerkung | Formatierbarer Text für den internen Gebrauch; kann auch aus einer vordefinierten Bemerkung geladen werden. | |
| Verknüpfte Belege | Die Liste der mit der Vereinbarung verknüpften Belege (Belegnummer, Datum, Typ, ausstellender Mitarbeiter). | |
| Aufgaben, Dateien, Benutzerdefinierte Felder | Die mit der Vereinbarung verknüpften Aufgaben, die angehängten Dateien und die benutzerdefinierten Felder. |
Die Felder der Tabelle auf dem Reiter Positionen und des Positionsfensters:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts oder der Dienstleistung; es muss ein in den Stammdaten erfasstes Produkt sein. | |
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts; ihre Angabe füllt auch die Bezeichnung aus. | |
| Menge | Die Menge der Position; eine Zahl, Dezimal- und negative Werte sind möglich. | |
| Netto-Einzelpreis (im Fenster Nettowert) | Der Netto-Einzelpreis der Position in der Währung der Vereinbarung; manuell einzugeben, eine Zahl mit Dezimalstellen oder negativ möglich. | |
| Bemerkung | Freier Text zur Position. |
Die Felder des Datenblatts, die Positionen sowie die Schaltflächen Abschluss und Löschen kannst du nur bei einer Vereinbarung im Status Entwurf verwenden. Ist die Vereinbarung bereits Abgeschlossen, Storno oder Storniert, sind die Felder grau und die Daten nicht änderbar. In diesem Fall kannst du mit der Funktion Kopieren in der Vereinbarungsliste daraus einen neuen Entwurf erstellen.
Die Belegnummer vergibt das System beim ersten Speichern, bis dahin ist das Feld leer und nicht bearbeitbar. Zum selben Zeitpunkt werden auch Währung und Wechselkurs festgelegt: Nach dem Speichern sind sie nicht mehr änderbar, prüfe sie daher vor dem Speichern.
Zum Speichern musst du die Pflichtfelder ausfüllen: Währung, Gültigkeit, Partner-Firmenname, Partner-Ansprechpartner, Partneradresse und auf dem Reiter Einstellungen die Rechnungsadresse. Außerdem muss auf dem Reiter Positionen mindestens eine Position vorhanden sein, sonst zeigt das System die Fehlermeldung, dass dem Beleg mindestens 1 Position hinzugefügt werden muss.
E-Mail senden sowie der Download von PDF und CSV sind nur bei einer abgeschlossenen (nicht als Entwurf vorliegenden) Vereinbarung verfügbar. Schließe die Vereinbarung mit der Schaltfläche Abschluss ab oder wähle Abschließen und herunterladen, wodurch das PDF direkt nach dem Abschluss heruntergeladen wird.
Die Vereinbarungen findest du auf der Seite Hauptmenü / Stammdaten / Vereinbarung / Liste, wo du in ihnen suchen sowie sie öffnen, abschließen oder kopieren kannst. Die Verwendung der Liste beschreibt die Anleitung Vereinbarungsliste.
Das Modul Vereinbarung erscheint unter Hauptmenü / Stammdaten nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn du es nicht siehst, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in deinen Benutzereinstellungen zu prüfen.
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