Prijatá žiadosť od zákazníka – doklad

V tomto doklade zakladáte a upravujete doklady Prijatá žiadosť od zákazníka: evidujete dopyt na ponuku, ktorý ste dostali od zákazníka – od koho, s akým termínom a na ktoré položky (označenie, kód položky, množstvo) od vás žiada ponuku. Doklad sa skladá z hlavičkových údajov (číslo dokladu, stav, dátum vystavenia dokladu, termín, partner, mena, predmet), kariet pod nimi (položky, poznámka pre zákazníka a interná poznámka, nastavenia, súvisiace doklady, úlohy, súbory, vlastné polia) a súčtového riadku v dolnej časti. Z uzavretého dopytu môžete cez ponuku Správa dokladov spustiť odoslanú ponuku zákazníkovi, odoslanú ponuku dodávateľa alebo pracovný list.

• Hlavičkové údaje: číslo dokladu, stav a dátum vystavenia dokladu spravuje systém a sú iba na čítanie; termín, partnera a menu zadáte vy.
• Položky: pridávanie, otváranie, vymazávanie a kopírovanie požadovaných produktov a služieb – položky možno meniť len na doklade v stave Koncept.
• Správa stavov: tlačidlami Uložiť, Uzavretie a Vymazať prevediete dopyt jeho stavmi.
• Výstupy: z ponúk Stiahnuť a Správa dokladov z dopytu vytvoríte súbor alebo nový doklad.
• Doplnky: napísanie e-mailu, zaevidovanie úlohy, otvorenie karty partnera a poznámok CRM súvisiacich s dokladom.

Možné stavy dokladu sú: Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný. V doklade uloženého dokumentu sa hore zobrazia ďalšie karty (Podrobnosti, História, E-mail, Sledovanie zásielky, CRM, História stavu, Udalosti); ich fungovanie tento návod podrobne nerozoberá.

1. Otvorenie dokladu a vyplnenie hlavičkových údajov

Nový dopyt otvoríte položkou ponuky Hlavné menu / Predaj / Prijatá žiadosť od zákazníka / Nový. Už zaevidovaný doklad nájdete v Hlavné menu / Predaj / Prijatá žiadosť od zákazníka / Zoznam: označte ho a kliknite na Otvoriť. Snímky obrazovky pochádzajú z maďarského demo rozhrania.

Doklad Prijatá žiadosť od zákazníka – koncept a karta Položky

Polia hlavičky:

• Číslo dokladu, Stav, Dátum vystavenia dokladu: polia iba na čítanie, nedajú sa upravovať.
• Termín: dátum, dokedy treba na dopyt odpovedať – povinné pole.
• Názov firmy partnera: partner, ktorý žiada ponuku – povinné. Počas písania systém ponúka už zaevidovaných partnerov; ikonami vedľa poľa otvoríte kartu partnera alebo založíte nového partnera.
• Kontaktná osoba partnera: kontakt patriaci k vybranému partnerovi; tlačidlom vedľa poľa pridáte novú kontaktnú osobu.
• Mena a Výmenný kurz: v novom doklade je predvolená mena vašej firmy, menu treba zadať; na existujúcom doklade sa mena a výmenný kurz nedajú zmeniť. Pole Výmenný kurz sa zobrazí len vtedy, ak vybraná mena nie je predvolenou menou vašej firmy.
• Predmet: krátky voľný text označujúci dopyt.

2. Pridávanie položiek

Položky dokladu spravujete radom tlačidiel na karte Položky. Tabuľka položiek zobrazuje tri stĺpce: Označenie, Kód položky a Množstvo. Tlačidlá na úpravu položiek možno použiť len na doklade v stave Koncept:

• Nový: pridanie nového produktu alebo služby – otvorí okno novej položky.
• Otvoriť: otvorenie označenej položky na úpravu.
• Vymazať: vymazanie označenej položky z dokladu.
• Kopírovanie: skopírovanie označenej položky.
• Štítok produktu: tlač štítkov produktov položiek (uložený doklad).
• Karta produktu: otvorenie karty produktu patriaceho k označenej položke.
• Zber čiarových kódov, Skupinová zľava, Skupinový cenník, Doplnky a alternatívy: podľa názvu tieto tlačidlá pomáhajú rýchlejšie pridávať a dopĺňať položky; ich fungovanie tento návod podrobne nerozoberá.

Tlačidlá Otvoriť, Vymazať, Kopírovanie a Karta produktu sú aktívne, len ak ste predtým v tabuľke označili riadok položky.

Doklad Prijatá žiadosť od zákazníka – okno novej položky

V okne novej položky zadajte údaje položky: Kód položky, Označenie, Množstvo a v prípade potreby Poznámku. Položky dopytu nemajú cenové polia: evidujete len to, čo a koľko zákazník žiada. Tlačidlá okna:

• Pridať: pridá položku do dokladu, okno sa zavrie.
• Zavrieť: opustí okno bez pridania položky.

3. Poznámky, nastavenia a ďalšie karty

• Poznámka pre zákazníka a Interná poznámka: formátovateľný textový editor pre poznámky k dokladu (tučné písmo, kurzíva, podčiarknutie, zoznam, zarovnanie, veľkosť písma, odkaz, tabuľka). Ako naznačuje názov, poznámka pre zákazníka je text určený zákazníkovi, interná poznámka je pre vašich kolegov. Zo zoznamu nad editorom môžete vybrať aj skôr uloženú poznámku.
• Nastavenia: Fakturačná adresa vašej firmy (povinná), Projekt, Číslo úlohy, Číslo strediska a Objednávkové číslo zákazníka. Tlačidlom + vedľa projektu, čísla úlohy a čísla strediska pridáte novú položku; otvorí sa na novej karte prehliadača.
• Súvisiace doklady: tabuľka ďalších dokladov prepojených s dokladom (číslo dokladu, dátum vystavenia dokladu, typ dokladu, vystavujúci zamestnanec, operácia).
• Úlohy: zoznam úloh zaevidovaných k dokladu.
• Súbory a Vlastné polia: miesto pre súbory pripojené k dokladu a pre vlastné polia zavedené vo vašej firme.

Doklad Prijatá žiadosť od zákazníka – karta Nastavenia

Na karte Súvisiace doklady vidíte, aké doklady vznikli z dopytu. Kým z neho nespustíte nový doklad, zoznam je prázdny.

Doklad Prijatá žiadosť od zákazníka – karta Súvisiace doklady

4. Uloženie, uzavretie a vymazanie

Prvé tri tlačidlá karty Operácie prevedú dopyt jeho stavmi:

• Uložiť: údaje sa zaevidujú, doklad však ešte nie je konečný. Šípka vedľa tlačidla ponúka aj možnosť Uložiť a zavrieť.
• Uzavretie: doklad sa definitívne uzavrie – potom ho už nemožno meniť. Použiteľné len na uloženom doklade v stave Koncept. Cez šípku vedľa tlačidla spojíte uzavretie hneď s tlačou alebo stiahnutím: Uzavretie a tlač, Uzavretie a stiahnutie.
• Vymazať: doklad dostane stav Stornovaný. Cez šípku vedľa tlačidla možnosť Vymazanie a kopírovanie popri vymazaní vytvorí aj kópiu.
• História: zobrazí históriu súvisiacu s dokladom.

Tlačidlá Uzavretie a Vymazať sú v doklade už uzavretého dokumentu neaktívne. Uzavretý doklad môžete vymazať akciou Vymazať v zozname (vymazať možno doklady v stave Koncept a Uzavretý).

5. Stiahnutie a spustenie nového dokladu

• Stiahnuť: môžete si vybrať z možností CSV, XLSX, PDF a PDF náhľad. CSV a konečné PDF sú dostupné len pri uzavretom (alebo pokročilejšom) doklade; PDF náhľad a XLSX aj pri uloženom doklade v stave Koncept.
• Správa dokladov: z dopytu môžete spustiť nový doklad: Odoslaná ponuka zákazníkovi (odpoveď zákazníkovi), Odoslaná ponuka dodávateľa (dopyt smerom k dodávateľovi) alebo Pracovné listy; možnosť Kopírovanie vytvorí kópiu. Tri nové doklady možno vybrať len pri uzavretom (alebo pokročilejšom) doklade; na koncepte sú neaktívne, Kopírovanie však použiť možno. Doklad nového dokumentu sa otvorí predvyplnený údajmi dopytu a vznikne len vtedy, ak ho uložíte.

Doklad Prijatá žiadosť od zákazníka – ponuka Správa dokladov

6. Doplnkové funkcie a zobrazenie

Na karte Doplnkové funkcie nájdete Odoslané správy (len pri uzavretom alebo pokročilejšom doklade), tlačidlo Nový e-mail (Externý poštový klient alebo Interný poštový klient), tlačidlá Nový produkt, Nový partner a Nová úloha a otvorenie Karty partnera. Nový e-mail a Nová úloha možno použiť len na uloženom doklade. Na karte Zobrazenie a rozloženie nastavením Rozhranie a fungovanie upravíte vzhľad. Odkaz CRM na pravom konci riadka kariet otvorí poznámky CRM súvisiace s dokladom.

Polia hlavičky a ich význam:

Polia karty Nastavenia:

Polia okna novej položky:

Označenie poľa Množstvo ako povinného je záver vyplývajúci z číselnej kontroly poľa; povinnosť poľa Označenie okno signalizuje priamo.

Stĺpce tabuľky na karte Položky:

V dolnej časti dokladu je súčtový riadok Netto hodnota, Hodnota DPH a Brutto hodnota. Keďže položky dopytu nemajú cenové pole, hodnoty na snímke obrazovky ukazujú 0.00.

Stĺpce karty Súvisiace doklady: