În acest modul poți consulta și gestiona documentele Ofertă trimisă către client. Oferta trimisă către client este un tip de document din meniul Vânzare: în ea înregistrezi oferta adresată clientului, legată de un partener, cu dată de valabilitate, precum și cu cantitatea și prețul pozițiilor oferite. Dintr-o ofertă finalizată poți porni, prin meniul Gestionare documente, o comandă client, o factură, un aviz de expediție sau o fișă de lucru. În listă ai la un loc toate ofertele create până acum, poți căuta printre ele și poți porni de aici cele mai importante operațiuni (ofertă nouă, finalizare, ștergere, copiere, marcare ca utilizată, descărcare, trimiterea unui e-mail, crearea unei comenzi sau a unei facturi).
Stările posibile ale documentelor Ofertă trimisă către client sunt: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat, Utilizat — semnificația și restricțiile fiecărei stări sunt explicate în secțiunea Întrebări frecvente.
Notă: capturile de ecran din acest ghid provin din interfața demo în limba maghiară. Funcțiile și aspectul sunt aceleași în limba ta, diferă doar denumirile.
Dă clic pe Meniu principal / Vânzare / Ofertă trimisă către client / Listă pentru a vedea toate ofertele trimise către clienți introduse până acum. Deasupra tabelului, pe fila Acțiuni, găsești butoanele cu care lucrezi cu documentul selectat. O ofertă nouă o poți crea și din Meniu principal / Vânzare / Ofertă trimisă către client / Nou sau cu butonul Nou al listei.
În capătul din dreapta al rândului de file, linkul Analiză duce la pagina de statistici a ofertelor trimise către clienți, iar cu pictograma clipboard copiezi conținutul tabelului în clipboard, de exemplu pentru a-l lipi într-o foaie de calcul.
Din meniul derulant al butonului Gestionare documente pornești dintr-un clic, din oferta selectată și finalizată, un document nou.
Dă clic pe fila Căutare de deasupra tabelului pentru a vedea opțiunile de filtrare. Câmpurile imediat vizibile sunt Denumirea companiei partenerului, Număr document, Monedă și Stare (la stare poți alege mai multe: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat, Utilizat). Butonul „Extindere” deschide filtre suplimentare: Data documentului și Data prestării de la–până la, Angajat, Cod articol, Proiect, Număr comandă și Număr departament. Cu butonul Căutare filtrezi după condițiile setate. Lângă el, pictograma dischetă salvează căutarea curentă (lista se încarcă apoi conform stării salvate), iar pictograma X șterge căutarea salvată, astfel încât se încarcă din nou lista completă.
Pe fila Vizualizare și aspect stabilești cum ți se afișează lista:
Aceste setări se salvează personalizat, legate de utilizatorul tău, deci se păstrează și la următoarea autentificare.
În panoul de sub listă poți vedea rapid detaliile unui document selectat, fără să trebuiască să deschizi documentul propriu-zis. Panoul are mai multe file:
Panoul se poate fixa cu pictograma din colțul din dreapta sus (setat la dimensiune fixă), iar înălțimea lui se schimbă trăgând linia de separare din partea de sus a panoului.
Pe fila Funcții suplimentare găsești opțiuni extra legate de documentul selectat, care ușurează munca de zi cu zi:
Dacă dai clic dreapta pe rândul unui document, cele mai frecvente operațiuni rapide (nou, deschidere, finalizare, ștergere, copiere) sunt disponibile și dintr-un meniu contextual, ca pe fila Acțiuni.
Dacă clientul a acceptat oferta, nu reintroduce datele: selectează oferta finalizată și alege Gestionare documente > Comenzi clienți, iar sistemul deschide fișa noii comenzi precompletată cu pozițiile și partenerul ofertei. Dacă o ofertă nu mai trebuie modificată, marcheaz-o cu butonul Utilizat, ca să poată fi filtrată ulterior fără echivoc după stare.
Coloanele tabelului implicit și semnificația lor:
| Câmp / Coloană | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Număr document | Identificatorul unic al ofertei trimise către client (de ex. VAJKUL000032/2026), atribuit de sistem la prima salvare. | |
| Data documentului | Data creării documentului. | |
| Data prestării | Termenul de valabilitate al ofertei; pe fișă același câmp se numește Valabilitate și trebuie completat. | |
| Denumirea companiei partenerului | Numele partenerului care primește oferta (câmp obligatoriu pe fișă). | |
| Persoană de contact partener | Numele persoanei de contact din partea partenerului. | |
| Valoare netă | Valoarea netă totală a pozițiilor ofertei; la finalul listei apare și totalul rândurilor vizibile pe pagină. | |
| Cota TVA | Suma TVA a ofertei, pe baza cotelor TVA ale pozițiilor (lista afișează această coloană sub titlul Cota TVA). | |
| Valoare brută | Valoarea brută totală a pozițiilor ofertei. | |
| Monedă | Moneda documentului (câmp obligatoriu pe fișă). | |
| Curs valutar | Cursul valutar al monedei, dacă diferă de moneda implicită. | |
| Angajat | Numele colegului care a introdus documentul. | |
| Stare | Starea curentă a documentului (Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat, Utilizat). |
Coloanele afișate pot fi personalizate la Vizualizare și aspect > Coloane — lista de mai sus arată vizualizarea implicită.
Coloanele filei Poziții din fereastra de previzualizare și semnificația lor:
| Câmp / Coloană | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Denumire | Numele produsului sau serviciului de pe poziție. | |
| Cod articol | Codul articolului produsului, prin care poate fi identificat și în datele de bază. | |
| Greutate brută | Greutatea brută a poziției, pe baza datelor înregistrate în datele de bază ale produsului. | |
| Cantitate | Cantitatea inclusă în ofertă. | |
| Preț unitar net | Prețul net al unei unități de produs din ofertă. | |
| Acțiune | Pictograma operațiunii rapide a rândului; pozițiile se editează pe fișa ofertei. |
Coloanele filei Documente asociate din fereastra de previzualizare:
| Câmp / Coloană | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Număr document | Identificatorul documentului asociat. | |
| Data documentului | Data creării documentului asociat. | |
| Tip document | Felul documentului asociat (de exemplu comandă client). | |
| Angajat emitent | Colegul care a emis documentul asociat. |
Se pot finaliza doar ofertele în starea Ciornă și șterge doar cele în starea Ciornă sau Finalizat — ofertele în starea Stornare, Stornat și Utilizat nu mai pot fi nici finalizate, nici șterse. Prin finalizare documentul devine definitiv și nu mai poate fi modificat. Dacă finalizarea se oprește cu un mesaj de eroare, citește mesajul și verifică câmpurile obligatorii ale documentului (de exemplu valabilitatea, partenerul și adresa de facturare), apoi încearcă din nou.
Aceste operațiuni sunt disponibile doar pentru documentele în starea finalizat (sau ulterioară). La o ciornă poți folosi Descărcare > PDF previzualizare și Poziții XLSX — dacă ai nevoie de exemplarul final, finalizează mai întâi documentul (chiar și cu opțiunea Finalizare și descărcare). Asigură-te și că rândul este selectat în tabel, deoarece fără selecție butoanele nu sunt active.
Documentul șters nu dispare definitiv: primește starea Stornat și îl găsești în continuare în listă dacă pe fila Căutare filtrezi după această stare cu filtrul Stare. Ștergerea nu poate fi anulată, documentul nu poate fi restabilit, iar un document stornat nu mai poate fi nici finalizat, nici șters din nou. Dacă vrei să-l introduci din nou cu aceleași date, folosește opțiunea Ștergere și copiere, care pe lângă ștergere creează și o copie.
Cu starea Utilizat arăți că oferta finalizată nu mai are nimic de făcut. Selectează oferta în starea Finalizat (poți selecta și mai multe rânduri) și dă clic pe butonul Utilizat; lista se reîmprospătează, iar starea rândului devine Utilizat. Butonul funcționează doar pentru ofertele în starea finalizat, la o ciornă sau la un document stornat sistemul afișează un mesaj de eroare. Ofertele utilizate le poți lista separat pe fila Căutare, cu filtrul Stare.
Gestionare documente pornește un alt document pe baza ofertei selectate și finalizate: Comenzi clienți deschide o comandă din oferta acceptată de client, Facturare o factură, Aviz de expediție un aviz de expediție, iar Fișe de lucru o fișă de lucru. Sistemul deschide noul document precompletat cu datele ofertei, iar el se creează doar dacă îl salvezi. Opțiunea Copiere creează o ofertă nouă trimisă către client pe baza datelor ofertei selectate.
Filtrează lista pe documentele dorite pe fila Căutare, apoi cu Descărcare > Listă XLSX exporți într-un tabel întreaga listă afișată în acel moment, chiar și fără selecție. Dacă ai nevoie și de poziții, folosește opțiunea Listă poziții XLSX.
Selectează documentul și deschide în fereastra de previzualizare fila Documente asociate, sau deschide fișa ofertei și fila Documente asociate de acolo. Comenzile rezultate le poți gestiona mai departe în ghidul Lista comenzilor clienților, iar facturile în ghidul Lista facturilor.
Selectează documentul finalizat și dă clic pe butonul Trimitere e-mail, sau pe fila Funcții suplimentare dă clic pe E-mail nou și alege Client de e-mail extern sau Client de e-mail intern. E-mailurile trimise anterior pentru document le vezi cu butonul E-mailuri trimise. Butoanele sunt active doar pentru un document selectat.
Modulul Ofertă trimisă către client apare la Meniu principal / Vânzare doar dacă este atribuit utilizatorului tău. Dacă nu-l vezi, roagă administratorul sistemului să verifice atribuirea modulului în setările utilizatorului tău.
Nu doriți să petreceți ore căutând o soluție? Alegeți cea mai eficientă cale: programați-vă la o sesiune de instruire online personalizată de 45 de minute, dedicată exclusiv dumneavoastră. Fie că este vorba despre o trecere în revistă a elementelor de bază sau despre configurarea detaliată a unui modul specific, colegul nostru expert vă va ghida pas cu pas prin întregul proces.
Nu vă pierdeți timpul - solicitați ajutor!
Scopul nostru este să folosiți sistemul nostru cât mai rapid și eficient posibil. Indiferent dacă sunteți complet nou la noi sau ați rămas blocat la o setare specifică, nu ezitați să cereți ajutor!
Ești interesat de software-ul nostru? Scrie-ne cu încredere!
Dacă nu găsești răspunsul și ai nevoie de asistență
Creează-ți contul acum,
plătește mai târziu!
