In diesem Modul siehst und verwaltest du die Belege An Kunden gesendetes Angebot. Das an Kunden gesendete Angebot ist ein Belegtyp im Menü Verkauf: Darin erfasst du das dem Kunden unterbreitete Angebot, verknüpft mit einem Partner, mit Gültigkeitsdatum sowie Menge und Preis der angebotenen Positionen. Aus einem abgeschlossenen Angebot kannst du über das Menü Belegverwaltung eine Kundenbestellung, eine Rechnung, einen Lieferschein oder ein Arbeitsblatt starten. Die Liste bietet dir an einer Stelle Zugriff auf alle bisher angelegten Angebote, du kannst darin suchen und die wichtigsten Aktionen direkt starten (neues Angebot, Abschluss, Löschen, Kopieren, als verwendet markieren, Herunterladen, E-Mail senden, Bestellung oder Rechnung erstellen).
Die möglichen Status der Belege An Kunden gesendetes Angebot sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert, Verwendet — die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufige Fragen erläutert.
Hinweis: Die Screenshots in dieser Anleitung stammen aus der ungarischen Demo-Oberfläche. Die Funktionen und das Layout sind in deiner Sprache gleich, nur die Beschriftungen unterscheiden sich.
Klicke auf Hauptmenü / Verkauf / An Kunden gesendetes Angebot / Liste, um alle bisher erfassten an Kunden gesendeten Angebote zu sehen. Oberhalb der Tabelle findest du auf dem Tab Aktionen die Schaltflächen, mit denen du den markierten Beleg bearbeitest. Ein neues Angebot kannst du auch über Hauptmenü / Verkauf / An Kunden gesendetes Angebot / Neu oder über die Schaltfläche Neu der Liste anlegen.
Am rechten Ende der Tab-Leiste führt der Link Analytik zur Statistikseite der an Kunden gesendeten Angebote, und mit dem Zwischenablage-Symbol kannst du den Inhalt der Tabelle in die Zwischenablage kopieren, etwa zum Einfügen in eine Tabellenkalkulation.
Im Dropdown-Menü der Schaltfläche Belegverwaltung startest du aus einem markierten, abgeschlossenen Angebot mit einem Klick einen neuen Beleg.
Klicke oberhalb der Tabelle auf den Tab Suche, um die Filtermöglichkeiten anzuzeigen. Sofort sichtbare Felder: Partner-Firmenname, Belegnummer, Währung und Status (beim Status kannst du mehrere auswählen: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert, Verwendet). Mit der Schaltfläche „Erweiterung“ öffnen sich weitere Filter: Belegdatum und Leistungsdatum von–bis, Mitarbeiter, Artikelnummer, Projekt, Auftragsnummer und Abteilungsnummer. Mit der Schaltfläche Suche filterst du nach den eingestellten Bedingungen. Daneben speichert das Disketten-Symbol die aktuelle Suche (die Liste lädt danach entsprechend dem gespeicherten Zustand), und das X-Symbol löscht die gespeicherte Suche, sodass wieder die gesamte Liste geladen wird.
Auf dem Tab Ansicht und Layout stellst du ein, wie die Liste für dich angezeigt wird:
Diese Einstellungen werden personalisiert, an deinen Benutzer gebunden gespeichert und bleiben daher auch beim nächsten Login erhalten.
Im Bereich unterhalb der Liste siehst du schnell die Details eines markierten Belegs, ohne den Beleg selbst öffnen zu müssen. Der Bereich enthält mehrere Tabs:
Mit dem Symbol in der rechten oberen Ecke lässt sich der Bereich fixieren (auf feste Größe stellen), seine Größe änderst du durch Ziehen der Trennlinie am oberen Rand des Bereichs.
Auf dem Tab Zusatzfunktionen findest du zusätzliche, die tägliche Arbeit unterstützende Möglichkeiten zum markierten Beleg:
Mit einem Rechtsklick auf eine Belegzeile erreichst du die gängigsten Schnellaktionen (neu, öffnen, abschließen, löschen, kopieren) auch über ein Kontextmenü, wie auf dem Tab Aktionen.
Hat der Kunde das Angebot angenommen, erfasse die Daten nicht neu: Markiere das abgeschlossene Angebot und wähle Belegverwaltung > Kundenbestellungen, dann öffnet das System das neue Bestellungs-Datenblatt mit den Positionen und dem Partner des Angebots vorausgefüllt. Muss ein Angebot nicht mehr bearbeitet werden, markiere es mit der Schaltfläche Verwendet, damit es später anhand des Status eindeutig filterbar ist.
Die Spalten der Standardtabelle und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des an Kunden gesendeten Angebots (z. B. VAJKUL000032/2026), die das System beim ersten Speichern vergibt. | |
| Belegdatum | Das Erstellungsdatum des Belegs. | |
| Leistungsdatum | Die Gültigkeitsfrist des Angebots; im Datenblatt heißt dasselbe Feld Gültigkeit und muss ausgefüllt werden. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des Partners, der das Angebot erhält (im Datenblatt ein Pflichtfeld). | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Name des Ansprechpartners auf Partnerseite. | |
| Nettowert | Der Gesamtnettowert der Angebotspositionen; am Ende der Liste erscheint auch die Summe der auf der Seite sichtbaren Zeilen. | |
| MwSt.-Satz | Der MwSt.-Betrag des Angebots anhand der MwSt.-Sätze der Positionen (die Liste zeigt diese Spalte mit der Überschrift MwSt.-Satz). | |
| Bruttowert | Der Gesamtbruttowert der Angebotspositionen. | |
| Währung | Die Währung des Belegs (im Datenblatt ein Pflichtfeld). | |
| Wechselkurs | Der Wechselkurs der Währung, wenn sie von der Standardwährung abweicht. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Kollegen, der den Beleg erfasst hat. | |
| Status | Der aktuelle Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert, Verwendet). |
Der Umfang der angezeigten Spalten lässt sich unter Ansicht und Layout > Spalten anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht.
Die Spalten des Tabs Positionen im Vorschaufenster und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts oder der Dienstleistung auf der Position. | |
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts, über die es auch in den Stammdaten identifizierbar ist. | |
| Bruttogewicht | Das Bruttogewicht der Position, nach den in den Produktstammdaten erfassten Angaben. | |
| Menge | Die im Angebot enthaltene Menge. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Nettopreis einer Einheit des Produkts im Angebot. | |
| Aktion | Das Symbol der Schnellaktion der Zeile; die Positionen werden im Datenblatt des Angebots bearbeitet. |
Die Spalten des Tabs Verknüpfte Belege im Vorschaufenster:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Kennung des verknüpften Belegs. | |
| Belegdatum | Das Erstellungsdatum des verknüpften Belegs. | |
| Belegtyp | Die Art des verknüpften Belegs (zum Beispiel Kundenbestellung). | |
| Ausstellender Mitarbeiter | Der Kollege, der den verknüpften Beleg ausgestellt hat. |
Abschließen kann man nur Angebote im Status Entwurf, löschen nur Angebote im Status Entwurf oder Abgeschlossen — Angebote im Status Storno, Storniert und Verwendet lassen sich weder abschließen noch löschen. Mit dem Abschluss wird der Beleg endgültig, eine weitere Änderung ist nicht möglich. Bricht der Abschluss mit einer Fehlermeldung ab, lies die Meldung und prüfe die Pflichtfelder des Belegs (zum Beispiel die Gültigkeit, den Partner und die Rechnungsadresse), und versuche es dann erneut.
Diese Aktionen sind nur bei Belegen im abgeschlossenen (oder weiter fortgeschrittenen) Status verfügbar. Bei einem Beleg im Status Entwurf kannst du Herunterladen > PDF Vorschau und die XLSX-Positionen nutzen — brauchst du die endgültige Ausfertigung, schließe den Beleg zuerst ab (auch mit der Option Abschließen und herunterladen). Stelle außerdem sicher, dass die Zeile in der Tabelle markiert ist, denn ohne Markierung sind die Schaltflächen nicht aktiv.
Der gelöschte Beleg verschwindet nicht endgültig: Er erhält den Status Storniert und ist in diesem Zustand weiterhin in der Liste zu finden, wenn du auf dem Tab Suche mit dem Filter Status darauf filterst. Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen, der Beleg kann nicht wiederhergestellt werden, und ein stornierter Beleg kann weder abgeschlossen noch erneut gelöscht werden. Möchtest du ihn mit denselben Daten neu erfassen, nutze die Option Löschen und kopieren, die neben dem Löschen auch eine Kopie erstellt.
Mit dem Status Verwendet zeigst du an, dass mit dem abgeschlossenen Angebot nichts mehr zu tun ist. Markiere das Angebot im Status Abgeschlossen (du kannst auch mehrere Zeilen markieren) und klicke auf die Schaltfläche Verwendet; die Liste wird dann aktualisiert und der Status der Zeile lautet Verwendet. Die Schaltfläche funktioniert nur bei Angeboten im abgeschlossenen Status, bei einem Entwurf oder stornierten Beleg zeigt das System eine Fehlermeldung. Verwendete Angebote kannst du auf dem Tab Suche mit dem Filter Status gesondert auflisten.
Die Belegverwaltung startet auf Basis des markierten, abgeschlossenen Angebots einen weiteren Beleg: Kundenbestellungen öffnet aus dem vom Kunden angenommenen Angebot eine Bestellung, Rechnungsstellung eine Rechnung, Lieferschein einen Lieferschein und Arbeitsblätter ein Arbeitsblatt. Das System öffnet den neuen Beleg mit den Daten des Angebots vorausgefüllt, und er entsteht nur, wenn du ihn speicherst. Die Option Kopieren erstellt aus den Daten des markierten Angebots ein neues an Kunden gesendetes Angebot.
Filtere die Liste auf dem Tab Suche auf die gewünschten Belege, dann kannst du mit Herunterladen > XLSX-Liste die gesamte aktuell angezeigte Liste in eine Tabelle exportieren, auch ohne Markierung. Brauchst du auch die Positionen, nutze die Option XLSX-Positionsliste.
Markiere den Beleg und öffne im Vorschaufenster den Tab Verknüpfte Belege, oder öffne das Datenblatt des Angebots und dort den Tab Verknüpfte Belege. Die entstandenen Bestellungen kannst du im Leitfaden Kundenbestellungen-Liste, die Rechnungen im Leitfaden Rechnungsliste weiterbearbeiten.
Markiere den abgeschlossenen Beleg und klicke auf die Schaltfläche E-Mail senden, oder klicke auf dem Tab Zusatzfunktionen auf Neue E-Mail und wähle Externer E-Mail-Client oder Interner E-Mail-Client. Die zuvor zum Beleg gesendeten E-Mails siehst du mit der Schaltfläche Gesendete E-Mails. Die Schaltflächen sind nur bei einem markierten Beleg aktiv.
Das Modul An Kunden gesendetes Angebot erscheint unter Hauptmenü / Verkauf nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Siehst du es nicht, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in deinen Benutzereinstellungen zu prüfen.
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