În acest modul poți consulta și gestiona documentele Ofertă client primită. Oferta client primită este un tip de document din meniul Vânzare: în ea înregistrezi o cerere de ofertă primită de la un client, legată de un partener, cu termen limită și subiect, precum și cu pozițiile solicitate (denumire, cod articol și cantitate). Dintr-un document finalizat poți porni, prin meniul Gestionare documente, o ofertă trimisă către client, o ofertă trimisă către furnizor sau o fișă de lucru. În listă ai la un loc toate documentele introduse până acum, poți căuta printre ele și poți porni de aici cele mai importante operațiuni (crearea unui document nou, chiar și din PDF-ul clientului, finalizare, ștergere, copiere, descărcare, trimiterea unui e-mail, pregătirea unei oferte).
Stările posibile ale documentelor Ofertă client primită sunt: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat — semnificația și restricțiile fiecărei stări sunt explicate în secțiunea Întrebări frecvente.
Notă: capturile de ecran din acest ghid provin din interfața demo în limba maghiară. Funcțiile și aspectul sunt aceleași în limba ta, diferă doar denumirile.
Dă clic pe Meniu principal / Vânzare / Ofertă client primită / Listă pentru a vedea toate ofertele client primite introduse până acum. Deasupra tabelului, pe fila Acțiuni, găsești butoanele cu care lucrezi cu documentul selectat. Un document nou îl poți crea și din Meniu principal / Vânzare / Ofertă client primită / Nou sau cu butonul Nou al listei.
În capătul din dreapta al rândului de file, linkul Analiză duce la pagina de statistici a ofertelor client primite, iar cu pictograma clipboard copiezi conținutul tabelului în clipboard, de exemplu pentru a-l lipi într-o foaie de calcul.
Opțiunea Nou din PDF deschide fereastra Document nou din PDF. Aici poți încărca fișierul PDF trimis de client (în câmpul de încărcare se poate trage doar PDF), iar sistemul recunoaște automat, cu ajutorul inteligenței artificiale, datele din antet și pozițiile. Butonul Încărcare pornește procesarea, butonul Închidere părăsește fereastra; datele recunoscute trebuie doar să le verifici și să le salvezi.
Dă clic pe fila Căutare de deasupra tabelului pentru a vedea opțiunile de filtrare. Câmpurile imediat vizibile sunt Nume companie partener, Număr document, Monedă și Stare (la stare poți alege mai multe). Butonul „Extindere” deschide filtre suplimentare: Data documentului și Data prestării de la–până la, Angajat, Cod articol, Proiect, Număr comandă și Număr departament. Cu butonul Căutare filtrezi după condițiile setate. Lângă el, pictograma dischetă salvează căutarea curentă (lista se încarcă apoi conform stării salvate), iar pictograma X șterge căutarea salvată, astfel încât se încarcă din nou lista completă.
Pe fila Vizualizare și aspect stabilești cum ți se afișează lista:
Aceste setări se salvează personalizat, legate de utilizatorul tău, deci se păstrează și la următoarea autentificare.
În panoul de sub listă poți vedea rapid detaliile unui document selectat, fără să trebuiască să deschizi documentul propriu-zis. Panoul are două file:
Panoul se poate fixa cu pictograma din colțul din dreapta sus (setat la dimensiune fixă), iar înălțimea lui se schimbă trăgând linia de separare din partea de sus a panoului.
Pe fila Funcții suplimentare găsești opțiuni extra legate de documentul selectat, care ușurează munca de zi cu zi:
Dacă dai clic dreapta pe rândul unui document, cele mai frecvente operațiuni rapide (nou, deschidere, finalizare, ștergere, copiere) sunt disponibile și dintr-un meniu contextual, ca pe fila Acțiuni.
Dacă clientul a trimis cererea de ofertă în format PDF, nu o retasta: cu săgeata de lângă butonul Nou alege Nou din PDF, încarcă fișierul și apoi verifică doar datele recunoscute. Dacă trebuie să răspunzi la o cerere finalizată, selectează documentul și folosește Gestionare documente > Ofertă trimisă către client: sistemul deschide fișa noii oferte precompletată cu datele cererii.
Coloanele tabelului implicit și semnificația lor:
| Câmp / Coloană | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Număr document | Identificatorul unic al ofertei client primite (de ex. VAJKER000002/2026), atribuit de sistem la prima salvare. | |
| Subiect | O denumire scurtă a cererii de ofertă, pe care o poți completa liber pe fișă. | |
| Data documentului | Data creării documentului. | |
| Termen limită | O dată care trebuie obligatoriu introdusă pe fișă: până când trebuie răspuns la cererea de ofertă. | |
| Nume companie partener | Numele partenerului care cere oferta (câmp obligatoriu pe fișă). | |
| Persoană de contact partener | Numele persoanei de contact din partea partenerului. | |
| Angajat | Numele colegului care a introdus documentul. | |
| Stare | Starea curentă a documentului (Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat). |
Coloanele afișate pot fi personalizate la Vizualizare și aspect > Coloane — lista de mai sus arată vizualizarea implicită. Lista ofertelor client primite nu are coloane de preț sau de totaluri.
Coloanele filei Poziții din fereastra de previzualizare și semnificația lor:
| Câmp / Coloană | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Denumire | Numele produsului sau serviciului de pe poziție. | |
| Cod articol | Codul articolului produsului, prin care poate fi identificat și în datele de bază. | |
| Greutate brută | Greutatea brută a poziției, pe baza datelor înregistrate în datele de bază ale produsului. | |
| Cantitate | Cantitatea solicitată de client. | |
| Preț unitar net | Prețul net al unei unități de produs din document, dacă este completat. |
Coloanele filei Documente asociate din fereastra de previzualizare:
| Câmp / Coloană | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Număr document | Identificatorul documentului asociat. | |
| Data documentului | Data creării documentului asociat. | |
| Tip document | Felul documentului asociat (de exemplu o ofertă trimisă către client). | |
| Angajat emitent | Colegul care a emis documentul asociat. |
Se pot finaliza doar documentele în starea Ciornă și șterge doar cele în starea Ciornă sau Finalizat — documentele în starea Stornare și Stornat nu mai pot fi nici finalizate, nici șterse. Prin finalizare documentul devine definitiv și nu mai poate fi modificat. Dacă finalizarea se oprește cu un mesaj de eroare, citește mesajul și verifică câmpurile obligatorii ale documentului (de exemplu termenul limită și partenerul), apoi încearcă din nou.
Aceste operațiuni sunt disponibile doar pentru documentele în starea Finalizat sau ulterioară. La o ciornă poți folosi Descărcare > PDF previzualizare și Poziții XLSX — dacă ai nevoie de exemplarul final, finalizează mai întâi documentul (chiar și cu opțiunea Finalizare și descărcare). Asigură-te și că rândul este selectat în tabel, deoarece fără selecție butoanele nu sunt active.
Documentul șters nu dispare definitiv: primește starea Stornat și îl găsești în continuare în listă dacă pe fila Căutare filtrezi după această stare cu filtrul Stare. Ștergerea nu poate fi anulată, documentul nu poate fi restabilit, iar un document stornat nu mai poate fi nici finalizat, nici șters din nou. Dacă vrei să-l introduci din nou cu aceleași date, folosește opțiunea Ștergere și copiere, care pe lângă ștergere creează și o copie.
Dă clic pe săgeata de lângă butonul Nou și alege Nou din PDF. În fereastra deschisă, trage fișierul PDF al clientului în câmpul de încărcare și dă clic pe Încărcare. Sistemul recunoaște automat datele din antet și pozițiile, iar tu verifici și salvezi datele pe documentul deschis. Recunoașterea este automată, de aceea verifică întotdeauna partenerul, termenul limită și pozițiile înainte de salvare.
Gestionare documente pornește un alt document pe baza cererii de ofertă selectate și finalizate. Ofertă trimisă către client pregătește răspunsul la cerere, Ofertă trimisă către furnizor transmite pozițiile cererii ca cerere de ofertă către furnizor, iar Fișe de lucru deschide o fișă de lucru. Sistemul deschide noul document precompletat cu datele cererii, iar el se creează doar dacă îl salvezi.
Filtrează lista pe documentele dorite pe fila Căutare, apoi cu Descărcare > Listă XLSX exporți într-un tabel întreaga listă afișată în acel moment, chiar și fără selecție. Dacă ai nevoie și de poziții, folosește opțiunea Listă poziții XLSX.
Selectează documentul și deschide în fereastra de previzualizare fila Documente asociate, sau deschide fișa documentului și fila Documente asociate de acolo. Ofertele trimise către clienți le poți consulta și în ghidul Lista ofertelor trimise către clienți.
Selectează documentul finalizat și dă clic pe butonul Trimitere e-mail, sau pe fila Funcții suplimentare dă clic pe E-mail nou și alege Client de e-mail extern sau Client de e-mail intern. E-mailurile trimise anterior pentru document le vezi cu butonul E-mailuri trimise. Butoanele sunt active doar pentru un document selectat.
Modulul Ofertă client primită apare la Meniu principal / Vânzare doar dacă este atribuit utilizatorului tău. Dacă nu-l vezi, roagă administratorul sistemului să verifice atribuirea modulului în setările utilizatorului tău.
Nu doriți să petreceți ore căutând o soluție? Alegeți cea mai eficientă cale: programați-vă la o sesiune de instruire online personalizată de 45 de minute, dedicată exclusiv dumneavoastră. Fie că este vorba despre o trecere în revistă a elementelor de bază sau despre configurarea detaliată a unui modul specific, colegul nostru expert vă va ghida pas cu pas prin întregul proces.
Nu vă pierdeți timpul - solicitați ajutor!
Scopul nostru este să folosiți sistemul nostru cât mai rapid și eficient posibil. Indiferent dacă sunteți complet nou la noi sau ați rămas blocat la o setare specifică, nu ezitați să cereți ajutor!
Ești interesat de software-ul nostru? Scrie-ne cu încredere!
Dacă nu găsești răspunsul și ai nevoie de asistență
Creează-ți contul acum,
plătește mai târziu!
