Zoznam odoslaných ponúk zákazníkom

V tomto module si môžeš prezerať a spravovať doklady Odoslaná ponuka zákazníkovi. Odoslaná ponuka zákazníkovi je typ dokladu v menu Predaj: zaznamenávaš v nej ponuku určenú zákazníkovi, viazanú na partnera, s dátumom platnosti a s množstvom a cenou ponúkaných položiek. Z uzavretej ponuky môžeš cez menu Správa dokladov spustiť objednávku zákazníka, faktúru, dodací list alebo pracovný list. V zozname nájdeš na jednom mieste všetky doteraz vytvorené ponuky, môžeš v nich vyhľadávať a odtiaľto spúšťať najdôležitejšie operácie (nová ponuka, uzavretie, vymazanie, kopírovanie, označenie ako použitej, stiahnutie, odoslanie e-mailu, vytvorenie objednávky alebo faktúry).

• Prehľadný zoznam: ponuky sa zobrazujú v stránkovanej tabuľke podľa čísla dokladu, dátumu, partnera, netto, DPH a brutto hodnoty, meny, zamestnanca a stavu, so súčtovým riadkom na konci.
• Rýchle operácie: označenú ponuku môžeš jedným kliknutím otvoriť, uzavrieť, vymazať, kopírovať, stiahnuť alebo odoslať e-mailom bez toho, aby si musel vstupovať do jednotlivých dokladov.
• Farebné stavy: riadky dostanú podľa stavu inú farbu pozadia, takže na prvý pohľad vidíš, ktorá ponuka je koncept, uzavretá, použitá alebo stornovaná.
• Okno náhľadu: pod zoznamom sa okamžite, bez opustenia zoznamu, zobrazia položky a súvisiace doklady označenej ponuky.
• Prispôsobiteľné zobrazenie: nastavíš, ktoré stĺpce sa zobrazia, koľko riadkov bude na jednej strane a ako sa údaje zoradia.

Možné stavy dokladov Odoslaná ponuka zákazníkovi sú: Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný, Použitý — význam a obmedzenia jednotlivých stavov vysvetľuje časť Často kladené otázky.

Poznámka: snímky obrazovky v tomto návode pochádzajú z maďarského demo rozhrania. Funkcie a rozloženie sú v tvojom jazyku rovnaké, líšia sa len popisy.

1. Zobrazenie zoznamu a operácie s dokladmi

Kliknutím na Hlavné menu / Predaj / Odoslaná ponuka zákazníkovi / Zoznam sa zobrazia všetky doteraz zadané ponuky odoslané zákazníkom. Nad tabuľkou nájdeš na karte Operácie tlačidlá, s ktorými pracuješ s označeným dokladom. Novú ponuku môžeš založiť aj cez Hlavné menu / Predaj / Odoslaná ponuka zákazníkovi / Nový alebo tlačidlom Nový v zozname.

• Nový: vytvorí novú ponuku odoslanú zákazníkovi na prázdnej karte.
• Otvoriť: otvorí kartu označeného dokladu na zobrazenie alebo úpravu hlavičkových údajov a položiek.
• Uzavretie: uzavrie doklad — možné len pri ponuke v stave Koncept. Šípkou vedľa tlačidla môžeš uzavretie spojiť s tlačou (Uzavretie a tlač) alebo so stiahnutím (Uzavretie a stiahnutie).
• Vymazať: vymaže doklad, alebo možnosťou Vymazanie a kopírovanie vymaže a zároveň vytvorí kópiu. Vymazať môžeš ponuky v stave Koncept a Uzavretý; vymazaný doklad dostane stav Stornovaný a nedá sa obnoviť.
• Kopírovanie: vytvorí nový doklad podľa údajov označenej ponuky — ak zákazník znova žiada podobnú ponuku, je to rýchlejšie než zadávať všetko od začiatku.
• História: zobrazí históriu označeného dokladu.
• Použité: označí označenú ponuku ako použitú. Použiteľné len pri ponuke v stave Uzavretý; potom má doklad stav Použitý. Operáciu môžeš použiť aj na viac označených riadkov naraz.
• Odoslanie e-mailu: otvorí okno e-mailov označeného dokladu, kde si môžeš pozrieť predtým odoslané e-maily k dokladu, odoslať ich znova alebo začať nový. Dostupné len pri uzavretom (alebo ďalej pokročilom) doklade.
• Stiahnuť: exportuje zoznam alebo označený doklad. V bloku Operácie zoznamu stiahneš celý zoznam (XLSX zoznam, XLSX zoznam položiek), v bloku Operácie dokladu údaje označeného dokladu (XLSX položky, XLSX zoznam sériových čísiel, PDF, PDF náhľad, Stiahnutie priložených súborov). Konečné PDF sa dá vytvoriť len z uzavretého (alebo ďalej pokročilého) dokladu, PDF náhľad a XLSX položky aj z konceptu.
• Správa dokladov: z označenej ponuky spustí nový doklad: Objednávky zákazníkov, Fakturácia, Dodací list alebo Pracovné listy, prípadne možnosť Kopírovanie. Okrem kopírovania sú dostupné len pri uzavretom (alebo ďalej pokročilom) doklade; systém potom otvorí kartu nového dokladu predvyplnenú údajmi ponuky, ktorú ty uložíš a uzavrieš.

Na pravom konci radu kariet odkaz Analytika vedie na štatistickú stránku odoslaných ponúk zákazníkom a ikonou schránky skopíruješ obsah tabuľky do schránky, napríklad na vloženie do tabuľkového procesora.

Zoznam odoslaných ponúk zákazníkom – karta Operácie

V rozbaľovacej ponuke tlačidla Správa dokladov spustíš z označenej, uzavretej ponuky jedným kliknutím nový doklad.

Zoznam odoslaných ponúk zákazníkom – ponuka Správa dokladov

Vyhľadávanie medzi dokladmi

Kliknutím na kartu Hľadať nad tabuľkou sa zobrazia možnosti filtrovania. Hneď viditeľné polia sú Názov firmy partnera, Číslo dokladu, Mena a Stav (zo stavov môžeš vybrať viac: Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný, Použitý). Tlačidlo „Rozšírenie“ otvorí ďalšie filtre: Dátum vystavenia dokladu a Plnenie od–do, Zamestnanec, Kód položky, Projekt, Číslo úlohy a Číslo strediska. Tlačidlom Hľadať filtruješ podľa nastavených podmienok. Vedľa neho ikona diskety uloží aktuálne vyhľadávanie (zoznam sa potom načíta podľa uloženého stavu) a ikona X vymaže uložené vyhľadávanie, takže sa znova načíta celý zoznam.

Zoznam odoslaných ponúk zákazníkom – karta Hľadať, filter stavu

Prispôsobenie zobrazenia

Na karte Zobrazenie a rozloženie nastavíš, ako sa ti zoznam zobrazuje:

• Stĺpce: vyberieš, ktoré polia sa zobrazia v tabuľke a v akom poradí.
• Riadky: nastavíš, koľko dokladov sa zobrazí na jednej strane.
• Zoradenie: vyberieš, podľa ktorého stĺpca a v akom smere sa zoznam zoradí predvolene. Kliknutím na hlavičku stĺpca môžeš tabuľku kedykoľvek zoradiť inak.
• Okno náhľadu: nastavenia panela náhľadu pod zoznamom (pozri nižšie).
• Rozhranie a fungovanie: ďalšie nastavenia zobrazenia rozhrania zoznamu.

Tieto nastavenia sa ukladajú osobne, viazané na tvojho používateľa, takže sa zachovajú aj pri ďalšom prihlásení.

Zoznam odoslaných ponúk zákazníkom – karta Zobrazenie a rozloženie

Okno náhľadu

V paneli pod zoznamom si môžeš rýchlo pozrieť podrobnosti označeného dokladu bez toho, aby si musel otvárať samotný doklad. Panel má niekoľko kariet:

• Položky: označenie, kód položky, hrubá hmotnosť, množstvo a netto jednotková cena produktov na doklade.
• Súvisiace doklady: ďalšie doklady viazané na tento doklad (napríklad z neho vytvorená objednávka zákazníka alebo faktúra).
• Kódy umiestnenia: kód umiestnenia, sklad a paleta položiek.
• Sériové čísla: rozpis podľa jedinečných identifikátorov zadaných k položkám (sériové číslo, dátum exspirácie).

Panel môžeš pripnúť ikonou v pravom hornom rohu (nastaviť na pevnú veľkosť) a jeho výšku zmeníš ťahaním deliacej čiary na hornom okraji panela.

Doplnkové funkcie

Na karte Doplnkové funkcie nájdeš ďalšie možnosti k označenému dokladu, ktoré uľahčujú každodennú prácu:

• Odoslané správy: zobrazenie e-mailov, ktoré boli k dokladu predtým odoslané.
• Nový e-mail: napísanie nového e-mailu k dokladu, buď cez Externý poštový klient, alebo cez Interný poštový klient zabudovaný v systéme.
• Nová úloha: vytvorenie úlohy k dokladu.
• Karta partnera: otvorenie podrobnej karty partnera uvedeného na doklade.
• CRM: zobrazenie CRM poznámok a záznamov partnera.

Ak klikneš pravým tlačidlom na riadok dokladu, najčastejšie rýchle operácie (nový, otvoriť, uzavrieť, vymazať, kopírovať) sú dostupné aj z kontextovej ponuky, rovnako ako na karte Operácie.

Zoznam odoslaných ponúk zákazníkom – kontextová ponuka pravým tlačidlom

Stĺpce predvolenej tabuľky a ich význam:

Zobrazené stĺpce si môžeš prispôsobiť v časti Zobrazenie a rozloženie > Stĺpce — uvedený zoznam ukazuje predvolené zobrazenie.

Stĺpce karty Položky v okne náhľadu a ich význam:

Stĺpce karty Súvisiace doklady v okne náhľadu: