A Főmenü / Beszerzés / Bejövő számlák / E-mail számlák oldalon azokat a PDF számlákat látod, amelyeket e-mailben továbbítottál a cég számlafogadó e-mail címére. A Logzi a beérkező levélből felveszi a számlát a listába, és eltárolja a PDF-et. Innen a sort kijelölve az Iktatás gombbal nyithatsz belőle egy új bejövő számla piszkozatot, amelynek jobb oldalán a PDF is látszik. Az oldal tehát azokra a beszállítói számlákra való, amelyek nem érkeznek a NAV Online rendszerén keresztül, vagy amelyeket e-mailben kapsz meg.
Melyik oldalt mikor használd?
Kattints a Főmenü / Beszerzés / Bejövő számlák / E-mail számlák menüpontra. A lista az Iktatásra váró számlák nézettel és az elmúlt hónap időszakával nyílik meg. Ha nincs iktatásra váró számla, a lista üres, és a rendszer megmondja, hogy az iktatáshoz melyik e-mail címre kell elküldeni a számlákat. Három fület találsz: Műveletek, Keresés és Kiegészítő funkciók.
Küldd el (vagy továbbítsd) a beszállítótól kapott levelet a lista üres állapotában kiírt számlafogadó címre, a PDF számlát mellékletként. A levél feldolgozása után a számla megjelenik a listán iktatásra váróként. Ha nem jelenik meg, frissítsd az oldalt, és ellenőrizd, hogy a Bizonylat kelte időszak lefedi-e a számla dátumát.
A Keresés fülön szűrhetsz: Bizonylat kelte (-tól és -ig), Partner cégnév, Deviza, Bizonylatszám és Státusz. Ha azt akarod megtudni, hogy egy számlát már iktattak-e, válaszd a Státusznál a Minden számla értéket, és bővítsd a Bizonylat kelte időszakot. Példa: a demóban a Minden számla nézet 6 beiktatott sort mutat, köztük az E-DR-2023-29774 számút ötször is: ez ugyanannak a számlának a többszörös beküldéséből adódó duplikáció.
Kattints a beiktatandó számla sorára, majd a Műveletek fülön az Iktatás gombra. Ha nem jelöltél ki sort, Figyelmeztetés ablak kér, hogy válassz egy tételt a listából. A Műveletek fülön az Iktatás mellett a Törlés és az Email küldés gombot is megtalálod.
Az Iktatás mindig új bejövő számla piszkozatot nyit meg, akkor is, ha ugyanezt a számlát korábban már beiktattad: itt nincs olyan védelem, mint az Online számlák oldalon, ahol a rendszer a meglévő számlához visz. A fejlécben a levélből kiolvasott bizonylatszám, dátumok, deviza, alapértelmezett fizetési mód és a partner jelenik meg; a jobb oldalon a PDF számla látszik, hogy összevethesd az adatokat. A tételek listája üres ("A lista üres" felirattal): vedd fel a tételeket kézzel, vagy kattints az AI feldolgozás gombra, amely a PDF alapján próbálja kitölteni őket. Az AI által kitöltött értékeket mindig ellenőrizd. Ellenőrizd a partnert is: a rendszer a partnert adószám, majd név alapján keresi a levélből kiolvasott adatok alapján, ezért előfordulhat, hogy a saját cégedet (a vevőt) ajánlja fel beszállítóként. Példa: a demóban az E-DR-2023-29774 számú számla piszkozatában a partner a vevő cég (NUMINC Kft) volt, és ezt a Mentés előtt javítani kell. A számla csak a Mentés gombbal kerül el.
Ha egy beérkezett levélből nem akarsz számlát iktatni (például nem hozzád tartozik, vagy duplikáció), jelöld ki a sort, és a Műveletek fülön kattints a Törlés gombra. A rendszer a Figyelmeztetés ablakban megkérdezi: „Biztosan törölni szeretné az adatokat?” A Nem gombbal visszalépsz, az Igen gombbal a sor kikerül a listából. Csak akkor erősítsd meg, ha biztos vagy benne.
A Kiegészítő funkciók fülön az Elküldött levelek, az Új email, az Új teendő, a Partnerkarton és a CRM érhető el, például ha vissza kell kérdezned a beszállítónál egy számla adatait.
Iktatás előtt mindig nézd meg a Minden számla nézetben, hogy ugyanaz a Bizonylatszám szerepel-e már beiktatottként. Ha a számla megvan, a levelet töröld a listáról, ne iktasd újra. A piszkozat mentése előtt hasonlítsd össze a partnert és a végösszeget a jobb oldali PDF-fel.
A lista oszlopai:
| Mező / Elem | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Státusz ikon | Zöld pipa: a számla be van iktatva. Sárga háromszög: iktatásra vár. | |
| Bizonylatszám | A levélből kiolvasott számlaszám. | |
| Bizonylat kelte | A számla kiállításának napja. | |
| Teljesítés | A teljesítés napja. | |
| Partner cégnév | A levélből kiolvasott partnernév; előfordulhat, hogy üres. | |
| Deviza | A számla pénzneme. |
A keresőmezők (egyik sem kötelező):
| Mező / Elem | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Bizonylat kelte | Időszak -tól és -ig; alapértelmezetten az elmúlt hónap. | |
| Partner cégnév | Szűrés a partner neve szerint. | |
| Deviza | Szűrés pénznem szerint. | |
| Bizonylatszám | Szűrés a számla száma szerint. | |
| Státusz | Beiktatott számlák, Iktatásra váró számlák (alapértelmezett) vagy Minden számla. |
Az Iktatás után megnyíló piszkozat főbb elemei:
| Mező / Elem | Kötelező | Leírás |
|---|---|---|
| Bizonylatszám, Bizonylat kelte, Teljesítés, Deviza | A levélből kiolvasott értékekkel előtöltve; mentés előtt vesd össze a PDF-fel. | |
| Partner | Adószám, majd név alapján keresi a rendszer; előfordulhat, hogy a vevő cég jelenik meg, ilyenkor javítsd a beszállítóra. | |
| Tételek | Iktatás után üres; kézzel vagy az AI feldolgozás gombbal tölthető fel. | |
| PDF megjelenítő | Az adatlap mellett látszik az eredeti PDF számla az adatok ellenőrzéséhez. | |
| Státusz | Mentés után Piszkozat. |
Három gyakori oka van: még nem küldtél számlát a számlafogadó címre; a Bizonylat kelte időszak (alapértelmezetten az elmúlt hónap) nem fedi a számla dátumát; vagy a Státusz Iktatásra váró számlák, és minden számla már be van iktatva. Az üres állapotban a rendszer kiírja azt az e-mail címet, ahová a számlákat küldeni kell.
A cég saját számlafogadó e-mail címére, a PDF számlát mellékletként. A pontos címet az E-mail számlák oldal üres állapotában olvashatod le (a demóban például demo@logzi.com). A beszállítóktól érkező leveleket továbbíthatod is erre a címre.
Az e-mailben érkező PDF számla nem tartalmaz strukturált tételadatot, ezért az Iktatás csak a fejléc adatait tölti elő. A tételeket felveheted kézzel, vagy kattints az AI feldolgozás gombra, amely a PDF alapján próbálja kitölteni őket; az eredményt ellenőrizd. Ha a számla a NAV-ban is megvan, az Online számlák oldalon a tételek automatikusan átkerülnek.
A rendszer a levélből kiolvasott adatok alapján próbálja megtalálni a partnert (előbb adószám, majd név szerint), és ez a számlán szereplő vevő adata is lehet. Mentés előtt ellenőrizd a partnert, és cseréld ki a számlát kiállító beszállítóra, ha eltér.
Technikailag igen: az Iktatás mindig új piszkozatot nyit, és nem ellenőrzi, hogy a számla már szerepel-e. Ugyanannak a levélnek a többszöri beküldése több sort is létrehozhat (a demóban az E-DR-2023-29774 számú számla ötször szerepel). Ezért iktatás előtt keress rá a Bizonylatszámra a Minden számla nézetben, és a duplikált sorokat töröld.
A kijelölt beérkezett levelet kiveszi a listából, ha az Igen gombbal megerősíted a „Biztosan törölni szeretné az adatokat?” kérdést. Csak olyan sorra használd, amelyet nem akarsz beiktatni (például duplikáció). A Nem gombbal bármikor visszaléphetsz.
Az Online számlák a NAV-tól letöltött strukturált adatokat tartalmaznak, ezért a tételek is automatikusan átkerülnek, és a már beiktatott számlához a rendszer visz. Az E-mail számlák a számlafogadó címre érkezett PDF-ek: a fejléc előtölthető, de a tételeket kézzel vagy AI feldolgozással kell felvenned, és a duplikációt neked kell elkerülnöd.
A menüpont csak akkor jelenik meg, ha a modul hozzá van rendelve a felhasználódhoz. Ha hiányzik, kérd meg a cég adminisztrátorát, hogy ellenőrizze a felhasználód modul-hozzárendelését.
Nem szeretnél órákon át keresgélni a megoldás után? Válaszd a leghatékonyabb utat: jelentkezz egy személyre szabott, 45 perces online oktatásra, ahol kizárólag veled foglalkozunk. Legyen szó az alapok átnézéséről vagy egy konkrét modul részletes beállításáról, szakértő kollégánk lépésről lépésre végigvezet a teljes folyamaton.
Ne vesztegesd az időd – kérj segítséget!
A célunk az, hogy minél gyorsabban és hatékonyabban használd a rendszerünket. Akár teljesen új vagy nálunk, akár csak egy specifikus beállítással akadtál el, ne habozz segítséget kérni!
Érdeklődsz a szoftverünkkel kapcsolatban, írj bátran!
Ha nem találod a választ és szükséged van segítségre
Regisztrációdat hozd létre most,
fizess később!
