Adatok importálása

Ismertető

A Logzi univerzális importáló eszközével tömeges adatfeltöltést végezhetsz különféle objektumtípusokhoz – például termékekhez, partnerekhez vagy árlistákhoz. Hasznos megoldás új adatok betöltésére vagy meglévő rekordok frissítésére.

Az importálási folyamat minden típus esetén hasonló felépítésű, de egyes lépések csak bizonyos típusokra vonatkoznak (pl. egyedi mezőhozzárendelés, tárhelyek kódolása stb.). 

Az alábbi útmutató minden importálási folyamat esetén használható, függetlenül az importált adatok típusától. 

Adatok felépítése, kezdő lépések

Az adatok importálása bár egyszerű folyamat, néhány alapfeltétele van a sikeres importálásnak: 

• Az importálási folyamat csak a megfelelő jogosultságokkal indítható el (Importálás és Objektum szerkesztése jogok)
• Az importálni kívánt fájlban megtalálhatóak a kötelező adatok (típustól függően termékazonosító, partnernév, árak, stb.)
• Az importálni kíván adatok a megfelelő formátumúak (a Logzi a .xlsx vagy .csv fájlkiterjesztéseket képes importálni)

Támogatott importtípusok

A rendszer jelenleg az alábbi objektumtípusokat támogatja:

• Termékkategória – termékeid logikus csoportosításához.
• Termékek – a vállalkozásod által értékesített árucikkek.
• Partnertörzs – ügyfelek, beszállítók, kapcsolattartók nyilvántartása.
• Raktárak és telephelyek – működési helyszínek rögzítése.
• Tárhelyek és polcok – raktáron belüli fizikai tárolási helyek.
• Árlista – termékárak telephelyek vagy vevőcsoportok szerint.
• Raklapok és konténerek – belső logisztikai tárolóegységek azonosítása.
• Adattörlő kód - tartós adathordozókhoz kiadandó adattörlő kódok.
• Termék vonalkód - termékek azonosítására szolgáló adatforrások

Importálás

Az importálást mint funkciót univerzálisan minden lista nézetből ahová adatok importálhatók elérheted.

Ilyen a partnertörzs például, vagy a terméktörzs. Az importálás funkciót a lista nézet feletti gombok közül az Importálás gombra kattintva érheted el:

Importálás / Objektumtípus kiválasztása

Az importálás első lépéseként válaszd ki, melyik adattípust szeretnéd importálni.

Ez meghatározza a kötelező mezőket, valamint a rendszer által alkalmazott logikát.

Ha kiválasztottad a megfelelő típust, görgess lejjebb majd kattints a Következő gombra az importálás folytatásához. 

Importálás / Mintafájlok

Minden importálható objektumtípushoz tartozik egy mintafájl, amelybe beilleszthető a korábbi adatstruktúra annak érdekében, hogy a folyamat során az adatok struktúrájának különbsége miatt ne merüljenek fel importálási hibák. 

Ezeket bármelyik objektumtípust kiválasztva az fájl feltöltése ablakban az objektumtípusok alatt megtalálható szövegboxban találod, a Töltsd le linkre kattintva pedig eléred a mintafájlt:

A mintafájl minden esetben egy .xlsx kiterjesztésű excel fájl, amely tartalmazza az importálható oszlopokat és tartalmazza azok tag-jét is a data munkalapon. 

A fenti példában a termékek importálásához látható egy minta excel fájl, amelyben látható, hogy mi csak a cikkszámot, a termék nevét, a leírását, illetve az értékét tudtuk a korábbi adatbázisunkból. Így csak ezek az oszlopok lettek felhasználva. 

A táblázat megfelelő kialakításához pedig a help munkalapon találsz további segítséget: 

Importálás / Fájl feltöltése

Amennyiben a korábbiakban leírtak szerint megtörtént az adatok szortírozása és a megfelelő struktúra kialakítása, töltsd fel a fájlt, amely tartalmazza az importálni kívánt adatokat.

Egy fájl egy típushoz tartozhat.

Importálás / Fájl feltöltése / Importálási módok

Az importálást három módon tudja a Logzi elvégezni: 

• Új rekordok létrehozása (Csak azokat a sorokat dolgozza fel, amelyek még nem léteznek a rendszerben)
• Meglévő rekordok frissítése (Csak azok a sorok kerülnek feldolgozásra, amelyek már léteznek, és szerepel bennük egyedi azonosító.)
• Létrehozás + frissítés (A rendszer új rekordokat hoz létre, de a meglévőket is frissíti, ha az azonosító alapján megtalálja őket.)

Válaszd ki a megfelelő opciót és kattints a Következő gombra a következő lépés elvégzéséhez. 

Importálás / Mezők párosítása

Ha betallóztuk a fájlt, a Következő gombra kattintva indíthatjuk el az importálás első fontos lépését, ami a mezők összepárosításában ad segítséget. Ekkora a Logzi automatikusan megpróbálja összepárosítani az oszlopokat az elérhető mezőkkel. A mezők összepárosításának ablakában még ellenőrizheted, hogy mindent úgy és abban a formában talált meg a táblázatban a Logzi ahogyan azt szükséges, amennyiben nem, újraindíthatod a folyamatot.

Törekedj arra, hogy egyértelműen azonosítható mezőt használj (pl. cikkszám, partner azonosító).

A fenti mintában tehát a cikkszám (partnumber), a terméknév (product_name), illetve a termékleírás (description) is importálásra kerül, de az érték (product_unit_value) kihagyásra kerül majd. 

A feltöltéshez kattints a Következő gombra. 

Importálás / Kiértékelés és visszajelzés

Amennyiben az importálás sikeresen lezajlott és végig ért a folyamat előrehaladtát mutató grafikon, az alábbi ablak jelenik majd meg: 

• Sikeres sorok száma (új vagy frissített rekordok).

• Hibás sorok listája letölthető fájlban (okkal együtt).

• Duplikációk, mezőhiányok, formátumhibák részletezve.

• Lehetőség azonnali javításra és újrapróbálkozásra.

• Mindig ellenőrizd, hogy a dátum, számformátum, nyelv helyesen szerepel-e a fájlban!
• Egyedi azonosító (pl. cikkszám, email, partnerkód) használata esetén kerülhető el a duplikáció!
• Tölts le példafájlt az adott típushoz az importfelületen.
• Tesztelj kis méretű fájlokkal éles adatbetöltés előtt.

Mi történik az import után?

• Az új adatok azonnal elérhetők a megfelelő modulban (pl. Termékek, Partnerek).
• A rendszer naplózza az importálás közben történt módosításokat.
• Sikeres betöltés után automatikusan listába rendezhetők az új rekordok.