Doklad objednávky zákazníka

V tomto module sa zoznámiš so stránkou na úpravu jedného dokladu Objednávka zákazníka. Objednávka zákazníka eviduje, čo si u teba partner objednal; od nej sa začína plnenie: rezervácia zásob, výdaj zo skladu, doprava a fakturácia. Tento návod ukazuje, ako zaevidovať novú objednávku, ako pridať položky a ako ju uzavrieť, resp. posunúť do ďalšieho dokladu.

• Hlavička a partner: dátum dokladu, dátum plnenia, stav, mena, ako aj partner, kontaktná osoba, spôsob dopravy a platby, fakturačná a dodacia adresa sa dajú nastaviť na jednom mieste.
• Viac spôsobov pridávania položiek: položky môžeš pridať ručne (Nový), zjednodušeným oknom (Rýchle zadanie), vyhľadávaním (Vyhľadávanie produktu), zo zoznamu čiarových kódov (Zber čiarových kódov) alebo zo súboru XLSX (Import).
• Uloženie a uzavretie osobitne: pri uložení sa údaje iba zaznamenajú, objednávka sa stane konečnou až uzavretím — dovtedy ju môžeš voľne upravovať.
• Posun ďalej: z uzavretej objednávky môžeš v ponuke Správa dokladov vytvoriť faktúru, výzvu na platbu, výdaj zo skladu, dodací list alebo rezerváciu zásob a v ponuke Výdaj na plnenie ju odovzdať do skladu.
• Objednávky z e-shopu: objednávky prichádzajúce z e-shopu sa otvárajú na tej istej stránke a tlačidlom Odkaz na e-shop prejdeš na stránku objednávky v e-shope.

Možné stavy dokladov Objednávka zákazníka sú: Koncept, Uzavretý, Stornovaný, Splnený, Čiastočne splnené, Pripravené na výdaj — nová objednávka vždy začína v stave Koncept; význam a obmedzenia jednotlivých stavov opisuje časť Často kladené otázky.

1. Otvorenie novej objednávky zákazníka

Kliknutím na Hlavné menu / Predaj / Objednávky zákazníkov / Nový sa otvorí prázdna objednávka. Už existujúcu objednávku otvoríš cez Hlavné menu / Predaj / Objednávky zákazníkov / Zoznam. V hornej časti stránky nájdeš karty Operácie, Doplnkové funkcie a Zobrazenie a rozloženie (vpravo s odkazom CRM), pod nimi hlavičku dokladu, potom kartu Položky a ďalšie karty.

Nová objednávka zákazníka – hlavička a karta Položky

2. Vyplnenie hlavičky

V hlavičke nájdeš nasledujúce polia — podrobný opis povinných a voliteľných polí je v časti Popis polí:

• Číslo dokladu: pred uložením je prázdne, pri prvom uložení ho systém pridelí automaticky; ručne sa nedá zmeniť.
• Dátum vystavenia dokladu a Plnenie: dátum vytvorenia dokladu sa vyplní automaticky; Plnenie zmeň, ak sa má objednávka splniť v iný deň.
• Stav a Externý/e-shop stav: Stav je stav označený v rámci systému, ktorý vyvoláva udalosti (pri novej objednávke Koncept); Externý/e-shop stav je stav odoslaný e-shopom a externými systémami.
• Názov firmy partnera, Kontaktná osoba partnera: vyber partnera (zákazníka) a potom príslušnú kontaktnú osobu. Ak partner ešte nie je v systéme, môžeš ho priamo pridať ikonou vedľa poľa, kartu partnera otvoríš ikonou karty partnera.
• Mena (a Výmenný kurz): predvolene je nastavená základná mena firmy; pri inej mene ju vyber, vtedy sa dá zadať aj výmenný kurz.
• Zvolený spôsob dopravy a Zvolený spôsob platby: spôsob zadaný pri objednávke v e-shope, ktorý môžeš zmeniť aj na faktúre alebo inom doklade.
• Fakturačná adresa a Dodacia adresa: vyberaj z adries vybraného partnera.

3. Pridávanie položiek

Obsah objednávky zaznamenáš na karte Položky tlačidlami nad tabuľkou položiek. Môžeš si vybrať z viacerých spôsobov — zvoľ ten, ktorý je v danej situácii najrýchlejší:

• Nový: otvorí sa okno na úpravu položky, v ktorom vyberieš produkt podľa kódu produktu alebo názvu a zadáš množstvo a cenu. Zvoľ ho, keď chceš položku zaevidovať podrobne, so všetkými údajmi.
• Rýchle zadanie: zjednodušené okno položky, ktoré sa po uložení položky ihneď znova otvorí — pri veľkom počte po sebe idúcich položiek je to najrýchlejšie.
• Vyhľadávanie produktu: môžeš hľadať medzi produktmi a vyberať z nájdených, ak nepoznáš presný kód produktu.
• Zber čiarových kódov: do textového poľa môžeš po riadkoch napísať alebo naskenovať čiarové kódy a množstvá a systém z nich naraz pridá položky. Formát riadkov je: [čiarový kód];[množstvo].
• Import: hromadné pridanie položiek zo súboru XLSX; v okne si môžeš stiahnuť aj očakávanú štruktúru súboru.
• Skupinová zľava a Skupinový cenník: zľavu, resp. cenu podľa cenníka môžeš nastaviť pre položky naraz, bez prechádzania po jednej.

Ďalšie tlačidlá nad tabuľkou: Otvoriť upraví označenú položku, Vymazať ju odstráni, Kopírovanie ju zduplikuje, Štítok produktu vytlačí štítok, Šablóna načíta uloženú šablónu položky, Karta produktu otvorí kartu označeného produktu, Hmotnosť a objem pracuje s údajmi o hmotnosti a objeme položiek a Doplnky a alternatívy zobrazí doplnkové a náhradné produkty k produktu. Pod tabuľkou položiek systém zobrazuje súčty Netto hodnota, Hodnota DPH a Brutto hodnota.

4. Poznámky, nastavenia a prílohy

Okrem karty Položky sú k dispozícii ďalšie karty:

• Poznámka pre zákazníka: text pre partnera, ktorý sa zobrazí aj na vytlačenej alebo stiahnutej verzii dokladu.
• Interná poznámka: poznámka viditeľná iba vo vnútri firmy.
• Nastavenia: tu môžeš zadať Fakturačnú adresu a Dodaciu adresu vlastnej firmy, zaradenie podľa Projektu, Čísla úlohy a Čísla strediska, Objednávkové číslo zákazníka (vlastné číslo objednávky zákazníka), označenie Priama doprava a Pravidlo dopravy/podania zásielky.
• Súvisiace doklady: doklady, ktoré vznikli z tejto objednávky; ikonou na konci riadku ich otvoríš priamo.
• Úlohy: zoznam úloh zaevidovaných k objednávke.
• Súbory: správa dokumentov priložených k objednávke.
• Vlastné polia: vlastné, individuálne založené doplnkové polia firmy k dokladu.

Karta Nastavenia

5. Uloženie, uzavretie a vymazanie

Na karte Operácie nájdeš tlačidlá riadiace životný cyklus dokladu:

• Uložiť: údaje sa zaznamenajú, ale objednávka zostane v stave Koncept a dá sa ďalej upravovať. V rozbaľovacej ponuke tlačidla Uložiť a zavrieť uloží a uzavrie objednávku v jednom kroku.
• Uzavretie: finalizácia objednávky — odvtedy sa položky už nedajú meniť. Je dostupné iba pri objednávke v stave Koncept. V rozbaľovacej ponuke Uzavretie a tlač alebo Uzavretie a stiahnutie po uzavretí ihneď vytvorí aj výstup.
• Vymazať: objednávku možno vymazať, ak je v stave Koncept, Uzavretý, Čiastočne splnené alebo Splnený. Možnosť Vymazanie a kopírovanie v rozbaľovacej ponuke vytvorí popri vymazaní aj kópiu a Trvalé vymazanie objednávku natrvalo odstráni.
• História: zobrazenie histórie súvisiacej s objednávkou.

6. Stiahnutie, tlač, správa dokladov a plnenie

• Stiahnuť: doklad si môžeš stiahnuť, alebo si ho pozrieť v náhľade PDF bez sťahovania.
• Tlač: Doklad vytlačí celú objednávku, Štítok produktu vytlačí štítky položiek.
• Správa dokladov: z objednávky môžeš vytvoriť nový súvisiaci doklad: Fakturácia, Výzva na platbu, Zálohová faktúra, Výdaj zo skladu, Dodací list, Rezervácia zásob, Pracovné listy, Odoslaná ponuka dodávateľa, Objednávky dodávateľom a ďalšie a pomocou Kopírovanie môžeš na základe objednávky založiť novú objednávku. Vytvorený doklad sa zobrazí aj na karte Súvisiace doklady.
• Organizácia prepravy: Nový štítok zásielky vytvorí nový štítok zásielky k objednávke, Štítky zásielok otvorí zoznam už zaevidovaných štítkov.
• Výdaj na plnenie: objednávku môžeš odovzdať do skladu cez Odoslanie na výdaj čiarového kódu, Odoslanie na balenie alebo Odoslanie na balenie a otvorenie, resp. cez Odovzdanie fulfillmentu.
• Odkaz na e-shop: pri objednávke, ktorá prišla z e-shopu, otvorí stránku objednávky v e-shope.

Pozor: pri novej, ešte neuloženej objednávke sú tieto tlačidlá sivé — objednávku najprv ulož. Funkcie v ponuke Výdaj na plnenie nekontrolujú stav platby ani zásoby.

Nová, neuložená objednávka – sivá ponuka Správa dokladov

7. Doplnkové funkcie a prispôsobenie zobrazenia

Na karte Doplnkové funkcie nájdeš ďalšie možnosti uľahčujúce každodennú prácu, napríklad zobrazenie odoslaných e-mailov, odoslanie nového e-mailu, vytvorenie novej úlohy k objednávke a otvorenie karty partnera. Na karte Zobrazenie a rozloženie môžeš prispôsobiť zobrazenie dátového listu a stĺpce tabuľky položiek; tieto nastavenia sa ukladajú k tvojmu používateľovi.

Karta Doplnkové funkcie a karta Poznámka pre zákazníka

Polia hlavičky objednávky a nastavení (povinné polia systém kontroluje pri uložení):

Stĺpce tabuľky na karte Položky:

Ďalšie polia okna na úpravu položky (napríklad skladové údaje, účtovné údaje) pochádzajú z okna spoločného s ostatnými dokladmi; stĺpce tabuľky sa dajú prispôsobiť na karte Zobrazenie a rozloženie.