Document comandă client

În acest modul faci cunoștință cu pagina de editare a unui singur document Comandă client. Comanda clientului înregistrează ce a comandat partenerul tău; de aici începe onorarea: rezervarea stocului, ieșirea din depozit, livrarea și facturarea. Acest ghid arată cum înregistrezi o comandă nouă, cum adaugi pozițiile și cum o finalizezi, respectiv o duci mai departe în următorul document.

• Antet și partener: data documentului, data prestării, starea, moneda, precum și partenerul, persoana de contact, modul de livrare și de plată, adresa de facturare și cea de livrare se pot seta într-un singur loc.
• Mai multe moduri de adăugare a pozițiilor: poziții poți adăuga manual (Nou), cu o fereastră simplificată (Adăugare rapidă), prin căutare (Căutare produs), dintr-o listă de coduri de bare (Scaner coduri de bare) sau dintr-un fișier XLSX (Import).
• Salvare și finalizare separat: la salvare datele sunt doar înregistrate, comanda devine definitivă la finalizare — până atunci o poți modifica liber.
• Continuarea fluxului: din comanda finalizată poți crea cu meniul Gestionare documente o factură, o cerere de plată, o ieșire de marfă, un aviz de expediție sau o rezervare de stoc, iar cu meniul Predare pentru onorare poți preda comanda depozitului.
• Comenzi din magazinul online: comenzile venite din magazinul online se deschid pe aceeași pagină, iar cu butonul Link magazin online ajungi la pagina comenzii din magazinul online.

Stările posibile ale documentelor Comandă client sunt: Ciornă, Finalizat, Stornat, Îndeplinit, Îndeplinit parțial, Poate fi descărcat — o comandă nouă începe întotdeauna în starea Ciornă; semnificația și restricțiile fiecărei stări sunt explicate în secțiunea Întrebări frecvente.

1. Deschiderea unei comenzi noi de client

Făcând clic pe Meniu principal / Vânzare / Comenzi clienți / Nou se deschide o comandă goală. O comandă existentă o deschizi din Meniu principal / Vânzare / Comenzi clienți / Listă. În partea de sus a paginii găsești filele Acțiuni, Funcții suplimentare și Vizualizare și aspect (în dreapta cu linkul CRM), dedesubt antetul documentului, apoi fila Poziții și celelalte file.

Comandă nouă de client – antet și fila Poziții

2. Completarea antetului

În antet găsești următoarele câmpuri — descrierea detaliată a câmpurilor obligatorii și opționale se află în secțiunea Descrierea câmpurilor:

• Număr document: înainte de salvare este gol, la prima salvare sistemul îl atribuie automat; nu poate fi modificat manual.
• Data documentului și Data prestării: data creării documentului se completează automat; modifică Data prestării dacă comanda trebuie onorată în altă zi.
• Stare și Stare externă/magazin online: Starea este starea setată în cadrul sistemului, care declanșează evenimentele (la o comandă nouă Ciornă); Starea externă/magazin online este starea trimisă de magazinul online și sistemele externe.
• Nume companie partener, Persoană de contact partener: alege partenerul (clientul), apoi persoana de contact aferentă. Dacă partenerul nu există încă în sistem, îl poți adăuga pe loc cu pictograma de lângă câmp, iar fișa partenerului o deschizi cu pictograma fișei partenerului.
• Monedă (și Curs de schimb): implicit este setată moneda de bază a firmei; pentru altă monedă o selectezi, iar atunci se poate introduce și cursul de schimb.
• Mod de livrare ales și Mod de plată preferat: modul specificat la comandă în magazinul online, pe care îl poți modifica și pe factură sau pe alt document.
• Adresă de facturare și Adresă de livrare: alege dintre adresele partenerului selectat.

3. Adăugarea pozițiilor

Conținutul comenzii îl înregistrezi în fila Poziții, cu butoanele de deasupra tabelului de poziții. Poți alege între mai multe metode — alege-o pe cea mai rapidă în situația dată:

• Nou: se deschide fereastra de editare a poziției, în care alegi produsul după cod articol sau denumire și introduci cantitatea și prețul. Alege-l când vrei să înregistrezi o poziție detaliat, cu toate datele.
• Adăugare rapidă: o fereastră simplificată de poziție, care se redeschide imediat după salvarea poziției — la multe poziții consecutive este cea mai rapidă.
• Căutare produs: poți căuta printre produse și alege din rezultate, dacă nu știi exact codul articolului.
• Scaner coduri de bare: într-un câmp de text poți scrie sau scana, rând cu rând, coduri de bare și cantități, iar sistemul adaugă dintr-odată pozițiile. Formatul rândurilor este: [cod de bare];[cantitate].
• Import: adăugarea în masă a pozițiilor dintr-un fișier XLSX; în fereastră poți descărca și structura așteptată a fișierului.
• Reducere de grup și Listă de prețuri de grup: reducerea, respectiv prețul din lista de prețuri, se pot seta pentru poziții dintr-odată, fără a le parcurge una câte una.

Alte butoane de deasupra tabelului: Deschidere editează poziția selectată, Ștergere o elimină, Copiere o dublează, Etichetă produs tipărește o etichetă, Șablon încarcă un șablon salvat de poziție, Fișă produs deschide fișa produsului selectat, Greutate și volum lucrează cu datele de greutate și volum ale pozițiilor, iar Completări și alternative arată produsele complementare și de înlocuire ale produsului. Sub tabelul de poziții sistemul afișează totalurile Valoare netă, Valoare TVA și Valoare brută.

4. Observații, setări și anexe

Pe lângă fila Poziții există și alte file:

• Observație client: un text pentru partener, care apare și pe versiunea tipărită sau descărcată a documentului.
• Observație internă: o notă vizibilă doar în interiorul firmei.
• Setări: aici poți indica Adresa de facturare și Adresa de livrare ale firmei tale, încadrarea după Proiect, Număr comandă și Număr departament, Număr comandă client (numărul propriu al comenzii clientului), marcajul Livrare directă și Regula de livrare/predare colet.
• Documente asociate: documentele create din această comandă; cu pictograma de la sfârșitul rândului le deschizi direct.
• Sarcini: lista sarcinilor înregistrate pentru comandă.
• Fișiere: gestionarea documentelor atașate comenzii.
• Câmpuri personalizate: câmpurile suplimentare ale firmei, create individual, pentru document.

Fila Setări

5. Salvarea, finalizarea și ștergerea

În fila Acțiuni găsești butoanele care controlează ciclul de viață al documentului:

• Salvare: datele sunt înregistrate, dar comanda rămâne în starea Ciornă și poate fi editată în continuare. În meniul derulant al butonului, Salvare și finalizare salvează și finalizează comanda într-un singur pas.
• Finalizare: definitivarea comenzii — din acel moment pozițiile nu mai pot fi modificate. Este disponibilă doar pentru o comandă în starea Ciornă. În meniul derulant, Finalizare și tipărire sau Finalizare și descărcare generează imediat după finalizare și documentul.
• Ștergere: comanda poate fi ștearsă dacă este în starea Ciornă, Finalizat, Îndeplinit parțial sau Îndeplinit. Opțiunea Ștergere și copiere din meniul derulant creează pe lângă ștergere și o copie, iar Ștergere definitivă elimină comanda definitiv.
• Istoric: vizualizarea istoricului legat de comandă.

6. Descărcarea, tipărirea, gestionarea documentelor și onorarea

• Descărcare: documentul poate fi descărcat sau îl poți vedea într-o previzualizare PDF, fără descărcare.
• Tipărire: Document tipărește întreaga comandă, Etichetă produs tipărește etichetele pozițiilor.
• Gestionare documente: din comandă poți crea un document nou asociat: Facturare, Cerere de plată, Factură de avans, Ieșire marfă, Aviz de expediție, Rezervare de stoc, Fișe de lucru, Ofertă trimisă către furnizor, Comenzi furnizori și altele, iar cu Copiere poți începe o comandă nouă pe baza comenzii. Documentul creat apare și în fila Documente asociate.
• Organizație de transport: Etichetă de colet nouă creează o etichetă de colet nouă pentru comandă, Etichete de colet deschide lista etichetelor deja înregistrate.
• Predare pentru onorare: poți preda comanda depozitului prin Predare către colectorul de coduri de bare, Predare pentru ambalare sau Predare pentru ambalare și deschidere ambalaj, respectiv prin Predare fulfillment.
• Link magazin online: la o comandă venită din magazinul online deschide pagina comenzii din magazinul online.

Atenție: la o comandă nouă, încă nesalvată, aceste butoane sunt gri — salvează mai întâi comanda. Funcțiile din meniul Predare pentru onorare nu verifică nici starea plății, nici stocul.

Comandă nouă, nesalvată – meniul Gestionare documente în gri

7. Funcții suplimentare și personalizarea vizualizării

În fila Funcții suplimentare găsești opțiuni care ajută la munca zilnică, de exemplu vizualizarea e-mailurilor trimise, trimiterea unui e-mail nou, crearea unei sarcini noi pentru comandă și deschiderea fișei partenerului. În fila Vizualizare și aspect poți personaliza afișarea fișei de date și coloanele tabelului de poziții; aceste setări se salvează pentru utilizatorul tău.

Fila Funcții suplimentare și fila Observație client

Câmpurile antetului comenzii și ale setărilor (câmpurile obligatorii sunt verificate de sistem la salvare):

Coloanele tabelului din fila Poziții:

Celelalte câmpuri ale ferestrei de editare a poziției (de exemplu date de depozitare, date contabile) provin din fereastra comună cu celelalte documente; coloanele tabelului se pot personaliza în fila Vizualizare și aspect.